諮問庁：防衛大臣
諮問日：令和４年１１月１７日（令和４年（行情）諮問第６４２号）
答申日：令和５年９月１４日（令和５年度（行情）答申第２７８号）
事件名：特定事件番号に係る答申の特定の説明の根拠が記載された文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる文書（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和２年１月１７日付け防官文第４８５号により，防衛大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消し及び文書の再特定・全部開示の決定を求める。
２ 審査請求の理由
（１）審査請求書
防衛省は，情報公開個人情報保護審査会にわざわざそう述べているので，根拠文書があるはずである。
（２）意見書
ア はじめに
まず本来，諮問は審査請求から９０日以内に為されなければならないところ，２年６か月もかかったことに抗議する。昨今の情報公開・個人情報保護審査会の答申では，付言で諮問庁の諮問遅れを指摘するかどうかの分水嶺は５年前後になっているようである。防衛省が５年～６年の諮問遅れを平気でやるので審査会の感覚も麻痺しているのかもしれないが，本来の限度は「９０日」であることを忘れないで頂きたい。防衛省は，平成１７年の関係省庁申合せにおける９０日の限度を「空文化」できればしめたものと考えており，残念ながら審査会（特に第４部会）は，それに「はまって」いる。
イ 開示請求について
本件対象文書は，平成２０年の事務次官通達に言う，審理の意義及び懲戒手続の内容を懲戒処分の被疑者に説明する文書が，「原議及び写しの保管が義務付けられている文書ではない」ことを示す文書である。
情報公開法によれば，「政府の有するその諸活動」に関しては「国民に説明する責務が全うされ」なければならない（第１条）。したがって，行政機関の意思決定がどのように為されたかが，文書により事後的に確認できるよう，それに係る行政文書が保存されなければならない。平成２０年の事務次官通達に言う，審理の意義及び懲戒手続の内容を懲戒処分の被疑者に説明する文書については，令和３年度（行情）答申第５３２号（Ｒ４．２．１７）によれば，すべての被疑者に出来合いの同じものが交付されるのではなく，「事案ごとに，通達の趣旨を踏まえ，審理の意義や懲戒手続の内容が明確に理解できるような書面を作成し添付して」いる，すなわち被疑者ごとに言わば「特製」のものが交付されるのであるから，その都度行政機関の意思決定が為されるはずであり，その都度行政文書が作成されるはずである。したがって，その都度決裁が為され，原議が作成されるはずであり，それは行政文書として保管されなければならないはずである。にもかかわらず「原議及び写しの保管が義務付けられている文書ではない」と言うのであれば，そのような扱いをするよう定めた文書があるはずである。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 経緯
本件開示請求は，「令和元年度（行情）答申第２８４号（元．１１．６）３頁３～４行目の，「原議及び写しの保管が義務付けられている文書ではな」いということの根拠が書かれている文書。」の開示を求めるものであり，これに該当する行政文書の保有を確認することができなかったことから，令和２年１月１７日付け防官文第４８５号により，法９条２項の規定に基づき，文書不存在による原処分を行った。
本件審査請求は，原処分に対して提起されたものである。
なお，本件審査請求について，審査請求が提起されてから情報公開・個人情報保護審査会への諮問を行うまでに約２年６か月を要しているが，その間多数の開示請求に加え，開示請求の件数を大幅に上回る大量の審査請求が提起され，それらにも対応しており，諮問を行うまでに長期間を要したものである。
２ 本件対象文書の保有の有無について
本件対象文書については，関係部署において，事務室内の書庫，机，電磁的記録媒体を複数回にわたり確認・探索した結果，不存在につき不開示としたものである。
３ 審査請求人の主張について
審査請求人は，「防衛省は，情報公開個人情報保護審査会にわざわざそう述べているので，根拠文書があるはずである。」として本件対象文書の特定を求めるが，本件対象文書については，上記２のとおり，所要の探索を行ったにもかかわらず保有を確認できなかったことから，不存在につき不開示としたものであり，本件審査請求を受けて念のため所要の探索を行ったが，再度の探索においても保有を確認できなかった。
よって，審査請求人の主張には理由がなく，原処分を維持することが妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和４年１１月１７日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年１２月１２日審査請求人から意見書を収受
④ 令和５年８月３１日審議
⑤ 同年９月８日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものである。
審査請求人は，原処分の取消し及び文書の再特定・全部開示の決定を求める旨主張するが，審査請求書の内容に鑑みれば，具体的には本件対象文書の保有の有無を争うものと解される。
諮問庁は，本件対象文書を保有していないとして不開示とした原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）本件対象文書の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁から次のとおり説明があった。
ア 本件開示請求は，総務省情報公開・個人情報保護審査会（以下「審査会」という。）が答申した令和元年度（行情）答申第２８４号（以下「答申第２８４号」という。）における諮問庁の説明を記載した部分に「原議及び写しの保管が義務付けられている文書ではなく」という記載があり，この根拠が書かれている文書を求めるものである。
イ 審査会へ諮問を要する不服申立て事案については，能率的な事務処理及び行政文書の適切な保存に資するよう，防衛省大臣官房文書課公文書監理室（以下「公文書監理室」という。）において，不服申立てがあった事案ごとに行政文書ファイルを作成し，当該不服申立てに関する文書をまとめた上で，公文書監理室において当該ファイルを保管・管理している。
また，諮問書に添付する理由説明書については，公文書監理室で起案後，各事案に応じて関係部署に照会を行って作成しているところである。
ウ 本件開示請求を受け，答申第２８４号に関して作成・保管していた個別の行政文書ファイル内を探索したものの，本件対象文書の保有を確認することはできなかった。
加えて，公文書監理室及び理由説明書作成に関与のあった内部部局の関係部署において，執務室内の机，書庫及びパソコン上のファイル等の探索を行ったが，本件対象文書の保有を確認することはできなかったことから，文書不存在を理由とする原処分を行った。
エ また，本件審査請求を受け，防衛省行政文書管理規則（平成２３年防衛省訓令第１５号。以下「訓令」という。）等の文書管理規定を確認したが，本件対象文書に該当する規定は見付からず，当時実際に当該理由説明書を作成した職員にどのような経緯で「原議及び写しの保管が義務付けられている文書ではなく」という記載をしたのか，聞き取りを行ったものの，具体的な理由や根拠等については分からなかった。さらに，公文書監理室において，再度上記ウと同様の探索を行ったが，本件対象文書の作成・取得は確認できず，保有も確認できなかった。
（２）本件対象文書については，訓令等において本件対象文書に該当する規定は見付からず，当時の担当職員にどのような経緯で記載をしたのか聞き取りを行ったが，具体的な理由や根拠等については分からなかったなどとする上記（１）エの諮問庁の説明はにわかに首肯し難いものの，答申第２８４号に関連する行政文書ファイル内並びに公文書管理室及び内部部局の関係部署において探索を行ったが，本件対象文書の保有を確認できなかったなどとする上記（１）ウ及びエの諮問庁の説明を覆すに足りる特段の事情は見いだせない。
また，本件対象文書の探索範囲等も不十分であるとはいえず，審査請求人において本件対象文書に該当する文書が存在するという具体的な根拠に関する主張等もないことからすると，防衛省において，本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 付言
原処分の不開示理由について，「本件開示請求に該当する行政文書については，保有を確認することができなかったことから，文書不存在につき不開示としました。」と記載されているところ，一般に文書の不存在を理由とする不開示決定に際しては，単に対象文書を保有していないという事実だけでは足りず，対象文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に廃棄又は亡失したのか等，当該文書が存在しないことの要因についても理由として付記することが求められる。
したがって，原処分における理由付記は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであるといわざるを得ず，処分庁においては，今後の対応において，上記の点につき留意すべきである。
５ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，防衛省において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第２部会）
委員白井玲子，委員太田匡彦，委員佐藤郁美
別紙（本件対象文書）
開示請求された「令和元年度（行情）答申第２８４号（元．１１．６）３頁３～４行目の，「原議及び写しの保管が義務付けられている文書ではな」いということの根拠が書かれている文書。」に係る行政文書
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0506.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。