諮問庁：防衛大臣
諮問日：令和５年８月２５日（令和５年（行情）諮問第７２９号）
答申日：令和５年１１月２日（令和５年度（行情）答申第４２４号）
事件名：執務参考資料集の「仕様書」の開示決定に関する件（文書の特定）
答申書
第１ 審査会の結論
「平成２８年執務参考資料集の「仕様書」。＊電磁的記録が存在する場合，その履歴情報も含む。」（以下「本件請求文書」という。）の開示請求につき，「仕様書」（以下「本件対象文書」という。）を特定し，開示した決定については，本件対象文書を特定したことは，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，平成２８年８月２２日付け防官文第１４９０７号により防衛大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った開示決定（以下「原処分」という。）について，電磁的記録についても特定を求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人が主張する審査請求の理由は，審査請求書によると，おおむね以下のとおりである。なお，添付資料は省略する。
本来の電磁的記録についても特定を求める。
国の解釈によると，「行政文書」とは，「開示請求時点において，『当該行政機関が保有しているもの』」（別件の損害賠償請求事件における国の主張）である。
そこで電磁的記録形式が存在すれば，それについても特定を求めるものである。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 経緯
本件開示請求は，本件請求文書の開示を求めるものであり，これに該当する行政文書として，本件対象文書を特定し，原処分を行った。本件審査請求は，原処分に対して提起されたものである。
なお，本件審査請求について，審査請求が提起されてから情報公開・個人情報保護審査会への諮問を行うまでに約６年１０か月を要しているが，その間多数の開示請求に加え，開示請求の件数を大幅に上回る大量の審査請求が提起され，それらにも対応しており，諮問を行うまでに長期間を要したものである。
２ 審査請求人の主張について
審査請求人は，「本来の電磁的記録についても特定を求める」としているが，本件対象文書は紙媒体で管理されている行政文書であり，電磁的記録を保有していない。
よって，審査請求人の主張には理由がなく，原処分を維持することが妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和５年８月２５日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年１０月２７日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件請求文書の開示を求めるものであり，処分庁は，本件対象文書を特定し，全部開示する原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，本件対象文書の電磁的記録の特定を求めているところ，諮問庁は，原処分を維持することが妥当としていることから，以下，本件対象文書の特定の妥当性（電磁的記録の保有の有無）について検討する。
２ 本件対象文書の特定の妥当性について
（１）本件対象文書の電磁的記録の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，以下のとおり説明する。
ア 本件対象文書は，国会業務関係に資することを目的に作成された，平成２８年執務参考資料集の編集・製本に関する仕様書であり，防衛省において，紙媒体で保有する行政文書ファイル「平成２７年度調達要求書」につづられている文書である。
イ 本件対象文書は，文書作成ソフトにて電磁的記録を作成し，当該電磁的記録を紙媒体に印刷し決裁を行い，決裁が終了した後は，上記アの行政文書ファイルに保管しており，作成した電磁的記録については，必要がないため廃棄している。
ウ 本件審査請求を受け，本件開示請求を受けた際と同様に，大臣官房会計課のパソコンの共有フォルダ内を探索したが，本件請求文書に該当する文書の存在は確認できなかった。
（２）諮問庁から行政文書ファイル管理に関する資料の提示を受けて，当審査会において確認したところ，本件対象文書がつづられている行政文書ファイルは紙媒体である旨の上記（１）アの諮問庁の説明は是認できる。また，本件対象文書の作成方法等に関する上記（１）イの諮問庁の説明に特段不自然，不合理な点は認められない。
以上を踏まえると，本件対象文書は紙媒体で管理されており，電磁的記録を保有していない旨の上記第３の２の諮問庁の説明に不自然，不合理な点は認められない。また，外に電磁的記録の存在をうかがわせる事情は認められず，上記（１）ウの探索の範囲等も不十分とはいえない。したがって，防衛省において，本件対象文書の電磁的記録を保有しているとは認められない。
３ 本件開示決定の妥当性について
以上のことから，本件請求文書の開示請求につき，本件対象文書を特定し，開示した決定については，防衛省において，本件対象文書の外に開示請求の対象として特定すべき文書を保有しているとは認められないので，本件対象文書を特定したことは，妥当であると判断した。
（第４部会）
委員白井幸夫，委員田村達久，委員野田崇
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0509.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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