諮問庁：総務大臣
諮問日：令和５年４月１７日（令和５年（行情）諮問第３２８号）
答申日：令和５年１１月２２日（令和５年度（行情）答申第４６６号）
事件名：特定部局への電子メール送信に係る特定の現象の理由等が分かる文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる文書（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和５年１月１２日付け情個審第７３号により総務大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）の取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由の要旨は，審査請求書によると，おおむね以下のとおりである。
改めて関連部局を探索の上，発見に努めるべきである。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件事案の経緯
（１）処分庁は，開示請求者（本件審査請求の審査請求人を指す。以下同じ。）から，令和４年１２月１６日付け（同月２０日受付）で，法に基づく開示請求を受けた。
（２）開示請求者が開示を求める行政文書（本件対象文書）は，別紙記載のとおりである。
なお，開示請求書には，特定の者の氏名が明示された形で，同人と情報公開・個人情報保護審査会（以下「審査会」という。）事務局職員との間でやり取りされた電子メールの写しが添付されており，当該やり取りがあったことを前提とした場合には，本件対象文書の存否を明らかにすると法５条１号により特定の個人を識別することができる情報が明らかになることから，本件開示請求に対しては法８条に基づく存否応答拒否をすべきことになる。しかしながら，処分庁において，当該やり取りを前提とするまでもなく，下記（３）イ記載の事実が確認できたことにより，上記の開示請求文言のみで本件対象文書の特定が可能であったことから，開示請求者の利益に沿った処理を行う趣旨で，本件開示請求書は当該やり取りを前提としない（上記の電子メールの写しを含まない）ものとして取り扱うこととした。
（３）本件対象文書について
ア 審査請求人等は，情報公開・個人情報保護審査会設置法（平成１５年法律第６０号）１１条に基づき，審査会に対し，意見書又は資料を提出することができ，その提出に当たっては，提出方法として電子メールを選択することができる。
また，審査会事務局においては，メールソフトウェア（以下「Ｏｕｔｌｏｏｋ」という。）を使用して，受信した電子メールを職員端末において表示し，その内容を確認している。
イ 本件開示請求を受け，審査会事務局内で確認したところ，以下の事実があったことが確認された。
（ア）審査会に係属している特定諮問事件に関して，同諮問事件の審査請求人（以下「特定諮問事件審査請求人」という。）から，意見書の提出のため事務局宛て電子メールが送信された。担当者が当該電子メールの本文を確認したところ，「「開封確認の返送を求める」との設定しておりますので，受領戴けましたら返送」を依頼する旨の記載が認められた。
（イ）当該担当者は，意見書を受領した旨の連絡に併せて，Ｏｕｔｌｏｏｋ上に特定諮問事件審査請求人が設定した開封確認のメッセージの送信の求めが表示されていない旨を連絡する趣旨で，「『開封確認』については当方では表示されておりません。」と記載して返信した。
ウ Ｏｕｔｌｏｏｋの開封確認機能について
（ア）開封確認機能とは，電子メールの受信者（以下「受信者」という。）が当該電子メールを受信し開封した場合に，同電子メールの送信者（以下「送信者」という。）にその旨を通知する機能である。上記機能を使用する際には，送信者において，受信者がメッセージを開封したことを確認する開封済みメッセージを要求する設定を行い，受信者において，開封済みメッセージを要求するメッセージを受信した場合に開封済みメッセージを送るよう設定を行う必要がある。
（イ）総務省においては，Ｏｕｔｌｏｏｋの開封確認機能について，「開封済みメッセージを要求するメッセージを受信した場合」には「開封済みメッセージを送信しない」との設定が管理者側によって一律になされており，同設定を利用者側が変更することはできない。（ウ）上記（イ）の「開封済みメッセージを送信しない」との設定がなされている場合，開封済みメッセージを要求するメッセージを受信しても，受信者の端末には，開封済みメッセージの送付を確認する画面は表示されない。
エ 上記イ及びウを踏まえ，本件対象文書は，審査会事務局宛ての電子メールについて，送信者において，受信者がメッセージを開封したことを確認する開封済みメッセージを要求する設定を行った場合にあっても，審査会事務局職員である受信者の端末には，開封済みのメッセージの送付を確認する画面は表示されない理由ないし原因が分かる文書であると解釈した。
（４）処分庁において，本件対象文書に該当する文書を探索したところ，以下のとおりであった。
ア 上記（３）ウのとおり，Ｏｕｔｌｏｏｋの開封確認機能に係る設定については，審査会事務局の担当者個人又は審査会事務局が変更できるものではないことから，審査会事務局において本件対象文書に該当する文書を作成・取得しておらず，保有していない。
念のため，審査会事務局内の書庫，書棚，共有ドライブ等を探索したが，本件対象文書を保有していることは確認できなかった。
イ 総務省全体の情報システムの整備・管理を所掌しており，上記（３）ウ（イ）の設定を行う管理者である大臣官房企画課（以下「官房企画課」という。）に確認したところ，同省では電子メールの開封確認機能に係る設定を含め，包括的にセキュリティ対策を講じていることから，本件対象文書に該当する文書を作成・取得しておらず，保有していないとのことであった。
（５）上記（４）を踏まえ，法９条２項の規定に基づき，本件対象文書を作成・取得しておらず保有していないとして令和５年１月１２日付け情個審第７３号により不開示とする決定（原処分）を行った。
その後，原処分について，開示請求者から令和５年１月１８日付け（同月２０日受付）で審査請求書が諮問庁宛てに提出された。
２ 審査請求人の主張の要旨
審査請求人は，審査請求書において，「改めて関連部局を探索の上，発見に努める」べきであると主張する。
３ 本件審査請求に対する諮問庁の見解
本件審査請求は，本件対象文書の保有の有無を争う趣旨であると解されるので，本件対象文書の保有の有無について改めて検討する。（１）審査会における文書の保有の有無について
ア 審査会は，法等に係る審査請求について，行政機関等の諮問に応じ調査審議を行う機関であり，係属する諮問事件に関する意見書又は資料の提出は上記１（３）アのとおり受け付けている。
イ 総務省では，電子メールの収受に当たってＯｕｔｌｏｏｋを使用しており，審査会事務局に対して意見書等が電子メールによって提出される場合の収受も当該ソフトウェアを用いて行っている。
ウ 本件審査請求を受けて，改めてＯｕｔｌｏｏｋの設定を確認したところ，上記１（３）ウのとおりであり，開封確認機能に係る設定については，審査会事務局の担当者個人又は審査会事務局側では変更できない仕様となっていた。念のため，審査会事務局内の共有ドライブ等を探索したが，本件対象文書を保有していることは確認できなかった。
エ 以上のことから，審査会事務局において本件対象文書に該当する文書を作成・取得しておらず，保有していない。
（２）官房企画課における文書の保有の有無について
ア 官房企画課では，総務省全体の情報システムの整備・管理を所掌しており，Ｏｕｔｌｏｏｋを含めた省内システムについて管理者権限を有している。また，全省的なセキュリティ対策の検討・実施も行っている。
イ Ｏｕｔｌｏｏｋを省内職員に使用させるに当たっては，管理者権限により，セキュリティの観点から一部機能の制限を行っている。その制限の設定に当たっては，開封確認機能に係る設定を含めて包括的に行っているところであり，Ｏｕｔｌｏｏｋにおける開封確認機能そのものの制限について記載した文書は作成しておらず，保有もしていない。
ウ 本件審査請求を受け，念のため官房企画課の執務室内の書棚，共用ドライブ等の探索を行ったが，本件対象文書に該当する文書を確認することはできなかった。
エ 以上のことから，官房企画課において本件対象文書に該当する文書を作成・取得しておらず，保有していない。
４ 結論
以上のことから，本件審査請求には理由がなく，原処分を維持することが妥当であると考える。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和５年４月１７日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年１１月１７日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであり，処分庁は，これを作成・取得しておらず保有していないとして不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，原処分の取消しを求めているところ，諮問庁は，原処分を維持することが妥当であるとしていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）諮問庁は，本件対象文書の保有の有無について，上記第３の３のとおり説明し，当審査会事務局職員をして確認させたところ，おおむね以下のとおり補足して説明する。
審査請求人は，審査会事務局宛てに電子メールを送信する際，送信者が，当該メールに関して開封確認機能の設定を行ったとしても，事務局側の端末画面上，当該設定に係る表示がされない理由ないし原因が分かる文書を求めているものと解されるところ，総務省では，総務省組織規則（平成１３年総務省令第１号）に基づき，官房企画課が，総務省ＬＡＮシステムなど，審査会事務局を含む総務省全体の情報システムの整備・管理に係る事務を所掌している。
上記第３の３（２）記載のとおり，メールシステムを含む総務省ＬＡＮシステムについては，包括的にセキュリティ対策を施しており，電子メールの開封確認機能の制限について取り立てて記載した文書等は，官房企画課においても作成・保有していない。
（２）検討
ア 当審査会において，諮問庁から提示を受けた上記（１）掲記の規則の内容を確認したところ，諮問庁の説明のとおりであると認められる。メールシステムを含む総務省ＬＡＮシステムについては，包括的にセキュリティ対策を施しており，電子メールの開封確認機能の制限について取り立てて記載した文書等は作成・保有していないとする上記（１）及び上記第３の３の諮問庁の説明に，特段不自然，不合理な点はなく，これを覆すに足りる事情も認められない。
イ 上記第３の１（４），３（１）ウ及び（２）ウの探索の範囲等について，特段の問題があるとは認められない。
ウ したがって，総務省において本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，総務省において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員合田悦三，委員木村琢麿，委員中村真由美
別紙（本件対象文書）
情報公開・個人情報保護審査会事務局へ「開封確認の返送を求める」という設定でメール送信をしても，「『開封確認』については当方では表示されておりません」という結果になる理由ないし原因が分かる文書の全て。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0510.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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