諮問庁：文部科学大臣
諮問日：令和５年１月１０日（令和５年（行情）諮問第４号）
答申日：令和６年１月２５日（令和５年度（行情）答申第６１２号）
事件名：特定役職への就任経緯及び退任経緯に関する文書の一部開示決定に関する件（文書の特定）
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１に掲げる文書（以下「本件請求文書」という。）の開示請求につき，別紙の２に掲げる文書（以下「本件対象文書」という。）を特定し，一部開示した決定については，本件対象文書を特定したことは，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和４年７月５日付け４文科人第４２０号により文部科学大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った一部開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人が主張する審査請求の理由は，審査請求書の記載によると，おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求人即ち開示請求者の請求内容
本件審査請求人は，令和４年４月２５日に「歴代の特定役職の特定役職就任経緯及び退任経緯に関する文書（例えば，人事記録（甲及び乙）等）。」を内容とする行政文書開示請求書を提出した。
（２）行政文書開示決定通知書の記載内容
これに対し，令和４年７月１１日，に開示決定を受領した。
（３）行政文書開示決定通知書の検討
しかし，不開示決定は，違法かつ不当である。即ち，人事記録以外に就任及び退任の各経緯も明確にしていただきたい。
よって，法９条１項の規定に基づきなされた行政文書開示決定（４文科人第４２０号・令和４年７月５日）を取り消すべきであるとの決定を求める。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 審査請求に係る行政文書等について
本件審査請求に係る行政文書は，「歴代の特定役職の特定役職就任経緯及び退任経緯に関する文書（例えば，人事記録（甲及び乙）等）」（本件請求文書）である。
本件請求文書につき，「２．本件対象文書の特定について」記載の理由により開示した（原処分）ところ，審査請求人から，開示した文書の外に，就任及び退任の各経緯を示す文書を追加で開示すべきとして，審査請求がなされたところである。
２ 本件対象文書の特定について
該当文書の特定にあたり，請求人が具体的に知りたい情報についてメールで問合せを行ったところ，「人事記録（甲及び乙）や就任や退任の際の挨拶や国会での想定問答集等を想定」しているとの回答があった。（１）人事記録（甲及び乙）について
初代から現任者までの特定名分の人事記録に関して，以下のア，イについては，特定の個人を識別することができる情報（他の情報と照合することにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む），又は公にすることにより個人の権利利益を害するおそれがある情報として，法５条１号に該当するので，これらの情報が記録されている部分を一部不開示として，文書の開示を行うこととした。
ア 「人事記録（甲）」における「本籍」，「性別」，「生年月日」，「学歴」，「試験・資格」，「研修」，「表彰」，「公務災害」，「備考」
イ 「人事記録（乙）」における「年月日」，「勤務記録事項」，「発令者」の一部
（２）就任や退任の際の挨拶
関係当該部局にも探索を依頼したが，就任や退任の際の挨拶は，本人が自身の言葉で考えて話すものであり，事務局として作成しておらず，不存在であった。
（３）国会での想定問答集
関係当該部局において探索を行ったが，特定役職の就任及び退任に係る当該文書は作成しておらず，不存在であった。
したがって，（１）人事記録（甲及び乙）（本件対象文書）が本件請求文書に該当するすべての文書である。
３ 原処分にあたっての考え方について
以上のことから，本件対象文書を特定し，その一部を不開示とすると決定を行ったところであり，原処分は妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和５年１月１０日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年１１月８日審議
④ 同月３０日審議
⑤ 同年１２月１３日審議
⑥ 同月２１日審議
⑦ 令和６年１月１８日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件請求文書の開示を求めるものであり，処分庁は，本件対象文書を特定し，一部開示する決定（原処分）を行った。審査請求人は，本件対象文書の外にも本件開示請求の対象として特定すべき文書があるはずであるとして原処分の取消しを求めていると解されるところ，諮問庁は原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の特定の妥当性について検討する。
２ 本件対象文書の特定の妥当性について
（１）当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁は，おおむね以下のとおり説明する。
ア 本件開示請求における開示請求書の記載（本件請求文書）は，別紙の１のとおりであるところ，（）内の記載は単に１例を示したものではなく，開示を求める文書名を具体的に挙げたものとも考えられ，また，特定役職の就任経緯及び退任経緯に係る情報が記録された文書は多種多様なものが想定されるため，そのままでは文書の特定が困難であった。そのため，審査請求人に対して，開示決定等の期限の延長を伝える際に，「①「就任経緯及び退任経緯」について。確認をされたい内容について，具体的にご教示いただけますと幸いです。（例えば，在任期間，各人の経歴，など）在任期間については，以下のＨＰにも掲載しています。（ＵＲＬ略）（特定機関ＨＰ，「歴代特定役職一覧」）」，また，「②「歴代」特定役職の範囲について。（例えば，直近５年間，など。）」と，審査請求人が求める情報についての問合せをメールで行った。
イ 審査請求人からは，メールで，上記①については「他に，人事記録（甲及び乙）や就任や退任の際の挨拶や国会での想定問答集等を想定しております。」と，上記②については「初代から現在まで全ての特定役職でお願い致します。」との回答を得た。
それらの回答に基づけば，本件開示請求の対象は，初代から現在まで全ての特定役職の在任期間，各人の経歴，人事記録（甲及び乙），就任や退任の際の挨拶及び国会での想定問答集等であり，その余の文書の開示を求めるものではないということは明らかであったといえる。
探索の結果，処分庁において保有が確認された文書としては，歴代の特定役職の人事記録（甲及び乙）（本件対象文書。在任期間及び各人の経歴に係る情報は，当該文書に含まれている。）があったことから，原処分ではこれを特定し，一部開示決定したものである。
ウ 審査請求人は，審査請求書において「人事記録以外に就任及び退任の各経緯も明確にしていただきたい」と更に開示を求めているが，上記経緯を踏まえれば，この「就任及び退任の各経緯」は，歴代の特定役職の就任や退任の際の「挨拶」や「国会での想定問答集等」を指すものと考えられる。
就任や退任の際の挨拶は，本人が自身の言葉で考えて話すものであり，事務局として作成しておらず，当該挨拶に関する文書は受け取っていないため，保有もしていない。また，特定役職の就任及び退任についての国会での想定問答集等は作成していない。そのため，いずれの文書も保有しておらず，新たに特定することはできない。
エ 文部科学省の関係部局において，改めて執務室，書庫及び共有フォルダ等を探索したが，本件対象文書の外に本件請求文書に該当する文書の存在は確認できなかった。そのため，本件対象文書が本件請求文書に該当する全ての文書であり，原処分において本件対象文書以外を特定しなかったことは妥当であると考える。
（２）上記（１）の諮問庁の説明に特段不自然，不合理な点があるとまではいえず，これを覆すに足る事情も認められない。
したがって，本件開示請求に関しては，文部科学省において，本件対象文書の外に開示請求の対象として特定すべき文書を保有しているとは認められず，本件対象文書を特定したことは妥当である。
３ 付言
（１）法９条１項及び２項に基づき，開示請求に係る行政文書の一部又は全部を開示しない決定をした旨の通知を行う際には，行政手続法８条１項に基づく理由の提示を書面で行うことが必要である。理由の提示の制度は，処分庁の判断の慎重・合理性を担保してその恣意を抑制するとともに，処分の理由を相手方に知らせて不服申立てに便宜を与える趣旨から設けられているものである。かかる趣旨に照らせば，この通知に提示すべき理由としては，開示請求者において，不開示とされた箇所が法５条各号の不開示事由のいずれに該当するのかが，その根拠とともに了知し得るものでなければならない。
（２）本件については，請求の対象文書が本件対象文書並びに「歴代の特定役職の就任や退任の際の挨拶」及び「歴代の特定役職の就任及び退任の際の国会での想定問答集等」であることは審査請求人とのメールでの確認によって明確にされていたという諮問庁の説明を認め，上記２の判断に至ったものである。
しかし，原処分では，開示決定通知書の開示する行政文書の名称欄に「歴代の特定役職の特定役職就任経緯及び退任経緯に関する文書（例えば，人事記録（甲及び乙）等）。」と，本件請求文書と同一の記載がなされているのみであり，このような対応が，上述のメール確認の結果が反映されていないのではないかという審査請求人の不信感を招き，結果として審査請求の労を取らせることになった可能性も否定し難い。本件のような経緯がある場合，処分を行うに当たっては，開示決定通知書に開示請求書に記載された文言を転記するのみではなく，請求の対象は上記の各文書である旨と，開示決定の対象となるのは本件対象文書のみであり，「歴代の特定役職の就任や退任の際の挨拶」及び「歴代の特定役職の就任及び退任の際の国会での想定問答集等」については作成又は取得しておらず不存在である旨を審査請求人において了知し得るような措置を講ずるべきであったと考えられ，原処分における理由付記は，原処分を取り消すべきものには至らないものの，行政手続法８条１項の趣旨に照らして適切とはいえないものである。
処分庁においては，今後の対応において，上記の点について留意すべきである。
４ 本件一部開示決定の妥当性について
以上のことから，本件請求文書の開示請求につき，本件対象文書を特定し，一部開示した決定については，文部科学省において，本件対象文書の外に開示請求の対象として特定すべき文書を保有しているとは認められないので，本件対象文書を特定したことは，妥当であると判断した。
（第５部会）
委員藤谷俊之，委員石川千晶，委員磯部哲
別紙
１ 本件請求文書
歴代の特定役職の特定役職就任経緯及び退任経緯に関する文書（例えば，人事記録（甲及び乙）等）。
２ 原処分で特定した文書
歴代の特定役職の人事記録（甲及び乙）
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0513.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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