諮問庁：法務大臣
諮問日：令和５年５月２６日（令和５年（行情）諮問第４４１号）
答申日：令和６年２月１日（令和５年度（行情）答申第６５０号）
事件名：特定日付け事務連絡「保有個人情報開示請求について（意思確認）」が発送された日が特定できる文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる文書（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和５年３月７日付け法務省秘個第１８号により法務大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）の取消し及び本件対象文書の開示を求める。
２ 審査請求の理由
審査請求の理由は，審査請求書及び意見書によると，おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求書
処分庁は，開示請求行政文書を保有していないとしているが，本件の開示請求行政文書は，特定年月日Ａ付け，法務省大臣官房秘書課公文書監理室個人情報保護係作成の保有個人情報開示請求について（意思確認）という事務連絡が請求人に発送された記録である。この発送は，料金後納郵便でされているため，この発送についての請求書，領収書等何らかの記録が残っているものと思料される。
（２）意見書（添付資料は省略する。）
本件対象文書は，令和４年（行個）諮問第６９号の審理に係るもので，法務省から請求人へ発送された「特定年月日Ａ付け事務連絡「保有個人情報開示請求について（意思確認）」法務省大臣官房秘書課公文書監理室個人情報保護係作成」という書面の請求人に発送された日が特定できる記録です。これは郵便局から交付される証明書に限定するものではありません。
法務省では，いつ，誰に，何を，発送したのか記録が残されていると思います。そうでなければ，法務省からの郵便物（発送物）に対する問合せがあった場合，どう対応するのでしょうか。
例えば，開示決定された文書は，請求者に切手を送らせ普通郵便で送付してきますが，「開示決定がされた文書が届いてない」「文書が違う」「何の文書かわからない」など問い合わせがあった場合，どう確認するのでしょうか。
現に，請求人のところへ，特定年月日Ｂ，法務省から何も説明が添付されていない文書が届きました。特定年月日Ｃ付けで法務省に「この文書は何か」と問合せすると，「特定年月日Ｄ付け法務省秘個第○○号にて開示決定した保有個人情報です。」と回答がありました。
法務省が発送したものの記録が無いのならば，なぜ，この回答ができたのでしょうか。
法務省は，いつ，誰に，何を，発送したのか記録が残していると思料されます。本件対象文書について，開示をお願いします。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 原処分について
（１）審査請求人は，行政文書開示請求書（当省受領令和５年２月３日）により，処分庁に対し，本件対象文書の本件開示請求を行った。
（２）これを受け，法務省大臣官房秘書課公文書監理室情報公開係は，審査請求人に対し，令和５年２月１４日付け「行政文書開示請求について（求補正）」により，本件開示請求に係る行政文書を作成又は取得しておらず，保有していない旨の情報提供を行ったところ，審査請求人から，回答書（法務省受領令和５年２月２４日）により，本件開示請求を維持する旨回答があったため，処分庁は行政文書の不存在による原処分を行った。
２ 審査請求人の主張について
審査請求人は，本件審査請求書（当省特定日付け令和５年３月２０日受領）において，特定年月日Ａ付け法務省大臣官房秘書課公文書監理室個人情報保護係作成の保有個人情報開示請求について（意思確認）という事務連絡について，審査請求人に料金後納郵便にて発送されているため，当該発送に係る請求書，領収書等の何らかの記録が残っているものと思料される旨主張している。
以下，原処分の妥当性について検討する。
３ 原処分の妥当性について
当省においては，保有個人情報開示請求について，同請求に係る保有個人情報を保有していない場合など，必要に応じて，開示請求者に対して事務連絡を送付し，情報提供等を行っているところ，当該事務連絡については，普通郵便にて発送しており，郵便局から，当該事務連絡が「発送された日が特定できる記録」の交付を受けることはない。
また，当該事務連絡は，料金後納郵便にて発送しているところ，料金後納郵便にて発送する際に作成する「料金後納郵便物差出票」及び料金後納郵便にて発送した後に郵便局から交付される「後納郵便物等取扱票」があるものの，いずれにも，個別の郵便物に係る発送日等の記載はない。よって，本件開示請求に係る対象文書を作成又は取得しておらず，保有していない。
４ 結論
以上のことから，原処分は妥当であり，審査請求人の主張には理由がないため，本件審査請求は，これを棄却することが適当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和５年５月２６日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年６月２２日審査請求人から意見書及び資料を収受
④ 同年１２月２２日審議
⑤ 令和６年１月２６日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであり，処分庁は，これを作成，取得しておらず，保有していないとして不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，原処分の取消し及び本件対象文書の開示を求めているところ，諮問庁は，原処分は妥当であるとしていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）本件対象文書の保有の有無について，諮問庁は，上記第３の３のとおり説明するところ，この点について，当審査会事務局職員をして諮問庁に更に確認させたところ，本件のように，審査請求人に発送している事務連絡等については，全て普通郵便で送付を行っており，発送日が記録される特定記録等を利用することとはしていないため，本件対象文書は作成・取得しておらず，保有していない旨補足して説明する。
当審査会において，諮問庁から提示を受けた「料金後納郵便物差出票」及び「後納郵便物等取扱票」を確認したところ，いずれにも，個別の郵便物に係る発送日等の記載はなく，また，審査請求人に発送している事務連絡等について特定記録等を利用していないとの諮問庁の説明について，否定することまではできない。さらに，審査請求人において，本件対象文書の存在について，具体的な根拠を示しているわけではなく，法務省において本件対象文書を保有していることをうかがわせる事情も認められない。
（２）本件対象文書の保有の有無について，当審査会事務局職員をして，更に確認させたところ，諮問庁は，処分庁においては，本件開示請求を受けて，執務室内及び共有フォルダ内を探索したが，本件対象文書に該当する文書の存在は確認できなかった旨補足して説明するところ，探索の範囲について，特段の問題があるとは認められない。
（３）以上によれば，法務省において，本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，法務省において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員合田悦三，委員木村琢麿，委員中村真由美
別紙（本件対象文書）
法務省から請求人へ発送された「特定年月日Ａ付け事務連絡「保有個人情報開示請求について（意思確認）」法務省大臣官房秘書課公文書監理室個人情報保護係作成」という書面の請求人に発送された日が特定できる記録。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0513.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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