諮問庁：内閣総理大臣
諮問日：令和５年８月２１日（令和５年（行情）諮問第７１７号）
答申日：令和６年２月１日（令和５年度（行情）答申第６５４号）
事件名：内閣府政策統括官（重要土地担当）が管理している行政文書ファイル管理簿の開示決定に関する件（文書の特定）
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる文書（以下「本件請求文書」という。）の開示請求につき，行政文書ファイル管理簿（以下「本件対象文書」という。）を特定し，開示した決定については，本件対象文書の電磁的記録（ＣＳＶファイル形式）を特定し，改めて開示決定等をすべきである。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和５年４月３日付け府政土第７８号により内閣府政策統括官（重要土地担当）（以下「内閣府政策統括官（重要土地担当）」又は「処分庁」という。）が行った開示決定（以下「原処分」という。）について，他の電磁的記録形式の文書の特定を求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書によると，おおむね以下のとおりである。
Ｅｘｃｅｌファイルのような表計算ソフトで作成された電磁的記録形式が存在するものと思われるので，それについても特定を求めるものである。
第３ 諮問庁の説明の要旨
令和５年５月２４日付けで提起された処分庁による原処分に対する審査請求について，下記の理由により，これを棄却すべきであると考える。
１ 本件審査請求の趣旨及び理由について
（１）審査請求の趣旨
本件は，審査請求人が行った開示請求に対して，処分庁において原処分を行ったところ，審査請求人から，「他の電磁的記録形式の文書が存在するものと思われる」として審査請求が提起されたものである。（２）審査請求の理由
審査請求書に記載された本件審査請求の理由は，次のとおりである。上記第２の２のとおり。
２ 本件開示請求及び原処分について
本件開示請求は，本件請求文書の開示を求めるものである。
処分庁においては，本件開示請求を受けて，処分庁の本件対象文書を特定し，その全部を開示決定する原処分を行った。
３ 原処分の妥当性について
本件開示請求は，内閣府政策統括官（重要土地担当）が管理している行政文書ファイルの名称がわかる文書の開示を求めるものである。公文書等の管理に関する法律（平成２１年法律第６６号）７条１項の規定により，「行政機関の長は，行政文書ファイル等の管理を適切に行うため，政令で定めるところにより，行政文書ファイル等の分類，名称，保存期間，保存期間の満了する日，保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項…を行政文書ファイル管理簿…に記載しなければならない。」とされており，内閣府本府行政文書管理規則（平成２３年内閣府訓令第１０号）（以下「管理規則」という。）２１条１項の規定により，「文書管理者は…管理する行政文書ファイル等…の現況について，施行令第１１条第１項各号に掲げる事項１（分類，名称，保存期間，保存期間の満了する日，保存期間が満了したときの措置及び保存場所等）を行政文書ファイル管理簿に記載しなければならない」とされていることから，処分庁の保有している行政文書ファイルについて，処分庁の行政文書ファイル管理簿に記載している。よって，審査査請求人が開示を求める行政文書については処分庁の行政文書ファイル管理簿が該当すると考えられる。なお，内閣府の行政文書ファイル管理簿については，管理規則２０条１項の規定により，「本府の行政文書ファイル管理簿について…文書管理システムをもって調製するものとする。」とされていることから，処分庁の行政文書ファイル管理簿は，電子決裁システム（以下「ＥＡＳＹ」という。）を用いて電磁的記録として作成している。
処分庁においては，本件開示請求を受けて，保存場所をＥＡＳＹとする電磁的記録である本件対象文書を特定した。
その際，念のため，本件審査請求を受けて，行政文書ファイルが保存されている執務室内及び書庫並びにサーバ上に保存された共有ファイル内について探索したが，本件対象文書の電磁的記録や紙媒体は確認できなかった。
したがって，処分庁においては，本件対象文書の外に開示請求の対象として特定すべき文書を保有していないことから，本件対象文書を特定したことは妥当であり，審査請求人の「他の電磁的記録形式の文書が存在するものと思われる」との主張は失当である。
なお，処分庁においては，審査請求人からの本件対象文書の開示の実施の申出に対して，本件対象文書をＥＡＳＹから出力したものをＰＤＦファイル形式でＣＤ－Ｒに複写して開示したが，システム内で保存しているものを開示する場合のファイル形式については，法その他の関係法令において特段定めがなく，対応としては妥当である。
４ 結論
以上のとおり，原処分は妥当であり，審査請求人の主張には理由がないことから，本件審査請求は，これを棄却することが妥当であると考える。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和５年８月２１日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年１２月２２日審議
④ 令和６年１月２６日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件請求文書の開示を求めるものであり，処分庁は，本件対象文書を特定し，その全部を開示する原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，本件対象文書のＰＤＦファイル形式以外の電磁的記録の特定を求めていると解されるところ，諮問庁は，原処分は妥当であるとしていることから，以下，本件対象文書の特定の妥当性（ＰＤＦ形式以外の電磁的記録の保有の有無）について検討する。
２ 本件対象文書の特定の妥当性（ＰＤＦ形式以外の電磁的記録の保有の有無）について
（１）諮問庁の説明の要旨
ア 上記第３の３のとおり。
イ ＥＡＳＹから出力できる行政文書ファイル管理簿の電磁的記録形式や，処分庁において，ＥＡＳＹから出力したものをＰＤＦファイル形式でＣＤ－Ｒに複写して開示した旨の上記第３の３の諮問庁の説明について，当審査会事務局職員をして，諮問庁に確認させたところ，諮問庁はおおむね以下のとおり補足して説明する。
（ア）ＥＡＳＹから出力できる行政文書ファイル管理簿の電磁的記録形式については，ＣＳＶファイルとしてダウンロードしており，通常，ＣＳＶファイルはＥｘｃｅｌで開かれると認識している。
（イ）開示決定に対する請求者からの開示の実施の申出を受けて，文書管理システム（ＥＡＳＹ）から本件対象文書（ＣＳＶファイル）をダウンロードして，ＰＤＦファイル形式でＣＤ－Ｒに複写したものを交付した。
（２）検討
ア 内閣府の行政文書ファイル管理簿については，管理規則２０条１項の規定により，「本府の行政文書ファイル管理簿について…文書管理システムをもって調製するものとする。」とされていることから，処分庁の行政文書ファイル管理簿は，ＥＡＳＹを用いて電磁的記録として作成している旨の上記第３の３の諮問庁の説明には，特段不自然，不合理な点はなく，これを覆すに足りる事情も認められない。
イ ＥＡＳＹから出力できる行政文書ファイル管理簿の電磁的記録形式は，ＣＳＶファイルであり，それをＰＤＦファイル形式に変換して審査請求人に交付した旨の上記（１）の諮問庁の説明に，特段不自然，不合理な点はなく，これを覆すに足りる事情も認められない。そうすると，ＥＡＳＹから出力される本件対象文書の電磁的記録（ＣＳＶファイル形式）は，審査請求人が特定を求めているＰＤＦファイル形式以外の電磁的記録に該当すると認められる。
ウ 上記第３の３の探索の範囲等について，特段の問題があるとは認められないことから，ＥＡＳＹから出力できる本件対象文書の電磁的記録（ＣＳＶファイル形式）以外に，審査請求人が特定を求める本件対象文書の電磁的記録の存在をうかがわせる事情はない。
エ 以上により，内閣府政策統括官（重要土地担当）において，本件対象文書の電磁的記録（ＣＳＶファイル形式）を保有していると認められるので，当該電磁的記録（ＣＳＶファイル形式）を特定すべきである。
３ 本件開示決定の妥当性について
以上のことから，本件請求文書の開示請求につき，本件対象文書を特定し，開示した決定については，内閣府政策統括官（重要土地担当）において，本件対象文書の外に開示請求の対象として特定すべき文書として本件対象文書の電磁的記録（ＣＳＶファイル形式）を保有していると認められるので，これを特定し，改めて開示決定等をすべきであると判断した。
（第１部会）
委員合田悦三，委員木村琢麿，委員中村真由美
別紙本件請求文書
内閣府政策統括官（重要土地担当）が「内閣府本府行政文書管理規則」に基づき管理している行政文書ファイルの名称が分かる文書（可能であれば名称の一覧の類い）。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0514.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。