諮問庁：法務大臣
諮問日：令和４年９月１４日（令和４年（行情）諮問第５３３号）
答申日：令和５年５月２５日（令和５年度（行情）答申第６７号）
事件名：乙号事務の事後チェック用の表の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる文書（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和４年３月３０日付け２庶文１第３８７号により特定法務局長（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）を取り消し，開示すべきであるとの裁決を求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由の要旨は，審査請求書及び意見書によると，おおむね以下のとおりである。なお，資料は省略する。（１）審査請求書
ア 本件の請求文書は，私（審査請求人）が，特定年月Ａから特定年月Ｂまでの○年間，特定法務局特定出張所に勤務していた期間に，私（審査請求人）が記載していた文書であるため，文書が実在していた事は明白であります。
イ 「公文書等の管理に関する法律」の２条４号に該当するため，本法の行政文書であり，刑法においても毀棄が禁じられているため存在するものと思われます。
ウ よって，本不開示決定の取消しを，開示（交付）の裁決を求め，審査請求いたします。
エ 私（審査請求人）が勤務していた時に，法令規則の条文と異なる取り扱いが全件においてなされていると思われる点を数件報告しましたが，報告を聞き入れられなかった件が数件あり，それらの件について，本請求文書に適用条文と共に記載いたしましたので，私に関する虚偽の申述を防止するためと，私の業務の証明として保持しておきたいと思います。
オ 以上のような事情から，雇用の機会を失わないために，本請求文書を交付していただける裁決をいただけますようお願い申し上げます。（２）意見書
ア 原請求で公開請求した行政文書は，特定年月Ａから特定年月Ｂ迄，審査請求人が特定法務局特定出張所にて非常勤職員として勤務していた際に，審査請求人自身が記載していた文書であるため，文書が実在していた事は明白であり，「公文書等の管理に関する法律」の２条４号に該当するものと思われますので，刑法においても毀棄が禁じられているため存在したものと思われます。
イ 「理由説明書」には，請求対象文書が「証明書等発行履歴一覧表」（以下「発行履歴一覧表」という。）ではないと私（審査請求人）が申したとの記載がありましたが，私は「発行履歴一覧表」がどの文書類を指すのか知り得ませんので，請求対象文書が「発行履歴一覧表」に含まれるか否か知り得ない為，後日，その旨をお伝えしました。
ウ 私（審査請求人）が勤務いたしておりました際の職務は，乙号事務請求書類の事後的確認作業でしたので，請求書類等と発行履歴一覧表との突合作業だけでなく，請求書類等の内容の確認も行っておりました。その際，不適切と思われる件については，上司に口頭で報告し，改善の措置が見られない件に関しては，公開対象文書に手書きで記載し，カッコ書きで根拠条文を付記いたしておりましたので，軽微な書類とまでは言えないものと思われ，確認日付や確認者押印欄もございました。（ここでいう請求書類は公開請求書類とは異なります。）※参考資料といたしまして，公開対象文書がどのような文書だったのか，私のノートの記録等から再現いたしましたので，別紙を資料として添付いたします。（資料の説明部分略）
以上のような事情から，原処分を取り消し，開示請求した文書の写しを原請求通り交付いただけますようお願いいたします。雇用の機会を失わないために，私の過去の職務についての虚偽の申述を防止し，私の業務内容の証明として保持しておきたいと思いますので，原請求行政文書の開示をお願い申し上げます。
（３）追加意見書
諮問庁からの「理由説明書」に「発行履歴一覧表」に情報公開請求対象文書が含まれるか否かについてのやりとりの記載がありましたが，先日提出いたしました２０２２年１０月７日付の意見書に記載いたしました通り，情報公開請求対象文書が「発行履歴一覧表」に含まれるか否かは，私の知り得る事ではございませんので判りません。しかし，私が特定法務局特定出張所に勤務いたしておりました際，私の業務である書類のチェック業務終了後，その書類を上司が保管庫に保管する前の状態の書類を目にした事がございましたが，その時点では，情報公開請求対象文書は取り外されていた事を記憶しております。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求に係る原処分の対象である開示請求について
本件審査請求に係る原処分の対象である開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものである。
なお，「乙号事務」とは，登記所が行っている登記事務のうち，登記事項証明書等の交付などの登記簿等の公開に関する事務のことである。乙号事務については，競争の導入による公共サービスの改革に関する法律（平成１８年法律第５１号）の規定に基づき，民間競争入札により，民間事業者に委託されている。
２ 原処分について
処分庁は，本件対象文書を保有していないことを理由に，令和４年３月３０日付け２庶文１第３８７号により，本件対象文書について不開示とする原処分を行った。
３ 審査請求人の主張について
審査請求人は，本件対象文書は，特定年月Ａから特定年月Ｂまでの間に，自らが特定法務局特定出張所の非常勤職員として勤務していた際に作成した文書であり，処分庁は本件対象文書を保有していることが明白であるとして，原処分を取り消し，改めて本件対象文書を開示することを求めている。
４ 原処分の経緯
諮問庁が処分庁に対し，本件対象文書の特定の経緯及び本件対象文書の存否について確認したところ，次のとおりであった。
（１）本件対象文書の特定の経緯
原処分の対象である開示請求に係る開示請求書には，開示を求める行政文書の名称として，別記（略）のとおりの記載がされていた。この点，処分庁では，特定法務局特定出張所において作成された発行履歴一覧表を保有している。発行履歴一覧表は，乙号事務の受託事業者の業務従事者が，毎日，その日に提出された登記事項証明書等の請求書等と併せて登記所の職員に提出することとされており，これを受領した職員は，請求書等の内容と発行履歴一覧表を突合し，受託事業者において乙号事務が適正に行われているかどうかを確認することとなっている。なお，この突合作業について，特定法務局特定出張所においては，非常勤職員に補助させることとなっている。
このように，発行履歴一覧表は，受託事業者が行う乙号事務について，法務局の職員が事後的に確認する文書であることから，処分庁は，特定年月日Ａに，審査請求人に対し，開示を求める文書は発行履歴一覧表のことであるかどうかを電話により確認したところ，審査請求人からは本件対象文書は発行履歴一覧表ではないとの回答を得た。
さらに，処分庁は，特定年月日Ｂに，再度審査請求人に対し，開示を求める文書については，別紙のとおり特定することについて間違いがないかどうかを電話により確認したところ，審査請求人からは間違いないとの回答を得た。
（２）本件対象文書の存否
処分庁では，特定年月日Ａの審査請求人への意思確認後に改めて本件対象文書を探索したほか，本件審査請求後も，念のため再度本件対象文書を探索したが，いずれにおいても本件対象文書に該当する文書を保有していることを確認することはできなかった。
５ 結論
以上のとおり，処分庁は現に本件対象文書を保有していないことから，本件対象文書について保有していないことを理由として不開示とした原処分は妥当であると考える。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和４年９月１４日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年１０月１２日審査請求人から意見書及び資料を収受
④ 同月２０日審査請求人から追加意見書及び資料を収受
⑤ 令和５年４月１４日審議
⑥ 同年５月１９日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであり，処分庁は，これを保有していないとして不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，原処分の取消しを求めているところ，諮問庁は，原処分は妥当であるとしていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）本件対象文書の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に更に確認させたところ，諮問庁は，おおむね以下のとおり補足して説明する。
ア 特定法務局特定出張所への確認結果
（ア）上記第３の４（１）のとおり，特定法務局特定出張所では，乙号事務の受託事業者への監督業務（以下「乙号監督業務」という。）として，受託事業者から提出された請求書等の内容と発行履歴一覧表を突合し，当該受託事業者において乙号事務が適正に行われているかどうかの確認作業を行っているが，確認作業に当たって補助資料等の文書を作成することとはしていない。
（イ）審査請求人が掲げる処理日当時の，乙号事務の受託事業者において乙号事務が適正に行われているかどうかを監督する立場の職員（以下「監督職員」という。）に確認したところ，監督職員から当時乙号監督業務に従事していた職員に対し，業務の遂行に当たって審査請求人が主張するような補助資料等の文書の作成を指示したことはないとのことであった。
その上で，乙号監督業務その他の業務において，職員から本件対象文書を受け取ったことがあるかを確認したところ，審査請求人が主張する文書に類似した書類を受け取ったことはあったが，それらは飽くまでも職員が自らの業務を行うために作成した個人的な手控えであると認識し，特段，その内容を確認することはせず，上記（ア）の確認作業終了後，適宜廃棄していたとのことであった。（ウ）本件開示請求及び本件審査請求の受付時を含め，複数回，「業務報告書（日報）」に該当する行政文書その他の乙号事務に係る行政文書を含む行政文書ファイルが保存されている執務室内及び書庫を対象に探索を行うとともに，特定法務局特定出張所のネットワーク内にある共有フォルダ内の探索も行ったが，本件対象文書の存在は確認できなかった。
なお，乙号事務の受託事業者から提出された発行履歴一覧表については，特定法務局特定出張所標準文書保存期間基準のうち，「登記簿等の公開に関する事務（乙号事務）に関する文書」において例示されている「業務報告書（日報）」に該当するものとして，１年間保存することとされており，当該取扱いは，審査請求人が掲げる処理日当時においても同様である。
イ 諮問庁の見解
（ア）法３条に基づく開示請求の対象となるのは，法４条２項に定める「行政文書」であり，その要件の一つとして，「行政機関の職員が組織的に用いるもの」（組織共用性）が掲げられている。本件対象文書は，監督職員が，乙号監督業務に際して職員から受け取った書類であると考えられるが，特定法務局特定出張所では，乙号監督業務において本件対象文書のような文書を作成することとはされておらず，また，監督職員においても，職員に対し当該文書を作成するよう指示したことはなく，本件対象文書に類似するような書類を受け取った際も，乙号監督業務において用いることはなかったものである。
そのため，本件対象文書については，監督職員の認識のとおり，飽くまでも職員が自らの業務を行うために作成した個人的な手控えであって組織共用性は認められず，行政文書に該当するものではないと判断することが相当である。
（イ）仮に，職員が監督職員に手交したことをもって組織共用性が認められ，本件対象文書が行政文書に該当すると判断されるとしても，監督職員が自らの判断で適宜これを廃棄していたことは，行政文書の取扱いの観点から不適切と評価されるものではない。
すなわち，特定法務局特定出張所では，公文書等の管理に関する法律（平成２１年法律第６６号）１０条１項に基づき法務大臣が定める「法務省行政文書管理規則」（平成２３年４月１日法務省秘文訓第３０８号大臣訓令。以下「規則」という。）１６条６項２号に規定する「定型的・日常的な業務連絡・日程表等」に該当する文書については，保存期間１年未満の文書として取り扱い，その利用目的を終えた後に適宜廃棄することとしているところ，本件対象文書は「定型的・日常的な業務連絡・日程表等」に該当するため，監督職員において，確認作業終了後にこれを廃棄していたことは規則に則した取扱いである。
（２）検討
ア 当審査会において，諮問庁から提示を受けた上記（１）ア（ウ）掲記の特定法務局特定出張所標準文書保存期間基準及び上記（１）イ（イ）掲記の規則の内容を確認したところ，諮問庁の説明のとおりであると認められる。
また，上記（１）及び上記第３の４の諮問庁の説明に特段不自然，不合理な点はなく，これを覆すに足りる事情も認められない。
イ 上記（１）ア（ウ）の探索の範囲等について，特段の問題があるとは認められない。
ウ したがって，特定法務局において，本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 付言
本件不開示決定通知書には，不開示とした理由について，「開示請求に係る行政文書を保有していないため」と記載されているところ，一般に，文書の不存在を理由とする不開示決定に際しては，単に対象文書の保有していないという事実を示すだけでは足りず，対象文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に廃棄又は亡失したのかなど，なぜ当該文書が存在しないかについても，理由として付記することが求められる。
したがって，原処分における理由付記は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであり，処分庁は，今後の対応において，上記の点につき留意すべきである。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，特定法務局において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員合田悦三，委員木村琢麿，委員中村真由美
別紙（本件対象文書）
特定法務局特定出張所において，次に掲げる日付に処理された商業・法人及び不動産に係る乙号事務の事後チェック用の表（証明書等発行履歴一覧表以外で作成されたもの）
（処理日：特定年月日Ｃ，特定年月日Ｄ，特定年月日Ｅ，特定年月日Ｆ，特定年月日Ｇ，特定年月日Ｈ，特定年月日Ｉ，特定年月日Ｊ，特定年月日Ｋ，特定年月日Ｌ，特定年月日Ｍ，特定年月日Ｎ，特定年月日Ｏ，特定年月日Ｐ，特定年月日Ｑ，特定年月日Ｒ）
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0502.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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