諮問庁：内閣総理大臣
諮問日：令和５年６月５日（令和５年（行情）諮問第４６５号）
答申日：令和６年２月２９日（令和５年度（行情）答申第７５４号）
事件名：「国の行政機関における職員の旧姓使用について」等に関する文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる文書（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和４年１２月１２日付け閣人人第８４８号により内閣官房内閣人事局人事政策統括官（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）を取り消すべきであるとの決定を求める。
２ 審査請求の理由
審査請求の理由は，審査請求書によると，おおむね以下のとおりである。（１）審査請求人即ち開示請求者の請求内容
本件審査請求人は，令和４年１０月７日に別紙に掲げる文書を内容とする行政文書開示請求書を提出した。
（２）行政文書不開示決定通知書の記載内容
これに対し，令和４年１２月１５日，不開示決定を受領した。不開示とした理由として「本件対象文書について，作成及び取得をしておらず保有していないため（不存在）」旨記載されている。
（３）行政文書不開示決定通知書の検討
しかし，上記不開示決定は，違法かつ不当である。即ち，請求内容における「この申合せ及び実施日である「平成２９年９月１日以降各府省が要綱等で定める日」」に関する文書は，施行日即ち実施日に関する重要な書類であり，かかる資料は，永年保存されるべきものである。もし，廃棄したなら，作成年月日，保存期間，廃棄年月日を明確にしていただきたい。
よって，法９条２項の規定に基づきなされた行政文書不開示決定（閣人人第８４８号・令和４年１２月１２日）を取り消すべきであるとの決定を求める。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求の趣旨理由について
本件は，審査請求人が行った行政文書開示請求（以下「本件開示請求」という。）に対して，処分庁において，「作成及び取得しておらず保有していない」ことを理由に不開示として原処分を行ったところ，審査請求人から原処分の取消しを求める旨の審査請求が提起されたものである。
２ 審査請求人の主張及び原処分の妥当性について
審査請求人は，審査請求の理由として，「請求内容における「この申合せ及び実施日である「平成２９年９月１日以降各府省が要綱で定める日」」に関する文書は，施行日すなわち実施日に関する重要な書類であり，かかる資料は，永年保存されるべきものである。もし，廃棄したなら，作成年月，保存期間，廃棄年月日を明確にしていただきたい」旨主張している。
しかしながら，処分庁においては，本件開示請求に該当する文書について，作成及び取得をしていないことから，審査請求人の主張は当たらない。なお，処分庁において，改めて探索の上，行政文書の特定を再度実施したが，本件対象文書に該当する文書の存在は確認できなかった。
３ 結語
以上のとおり，原処分は妥当であり，これを維持することが適当であると考える。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和５年６月５日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和６年１月２６日審議
④ 同年２月２２日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであり，処分庁は，本件対象文書について，作成及び取得しておらず保有していないとして不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，原処分を取り消し，本件対象文書の開示を求めているところ，諮問庁は，原処分は妥当であるとしていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）諮問庁は，標記文書の保有の有無について，上記第３の２のとおり説明するので，当審査会事務局職員をして，更に確認させたところ，以下のとおり説明する。
ア 「国の行政機関における職員の旧姓使用について」（平成２９年８月３１日各府省庁官房長等申合せ。以下「本件申合せ」という。）の作成及び保有について
本件申合せは，所管である内閣府男女共同参画局が案を作成し，各府省等への協議を行って取りまとめた文書であり，内閣官房内閣人事局（以下「内閣人事局」という。）は本件申合せを所管しておらず，取りまとめにも関与していないことから，本件申合せを作成及び保有していない。
また，本件申合せの経緯に関する文書の保有及び管理に関しては，当該文書を作成した内閣府男女共同参画局において行われるものであり，内閣人事局では行っていない。この点，本件申合せが決定・施行されるに当たっては，内閣府男女共同参画局から各府省等に事前に協議が行われ，内閣官房の一部局である内閣人事局にも協議文書が送付されたものと承知しているが，内閣人事局では日常的な協議・照会に関する行政文書は「内閣官房行政文書管理規則」（平成２３年４月１日内閣総理大臣決定）７条９項（２）に基づき１年未満で廃棄することとされており，平成２９年度に照会された本件申合せに係る協議文書については既に保存期間を満了しており，保有していない。
イ 本件申合せを会議等の資料で取得及び保有していないことについて審査請求人が例示している「会議開催の経緯」等の会議というのは，複数の行政機関による申合せであるところの本件申合せが決定された際の会議（各府省庁の官房長等が出席した会議），若しくは本件申合せの内容について検討した会議を指すものと解するのが相当であるところ，内閣人事局は内閣官房の一部局であり，内閣官房を代表してそのような会議等に出席する立場ではなく，実際にも出席していない。そのため，会議等の資料として本件申合せに関する文書を内閣人事局が取得し，かつ保有することはない。
また，本件申合せに関する会議等の事務についても内閣人事局では担当しておらず，そのため，会議等の事務を担当する立場で本件申合せに関する文書を内閣人事局が取得し，かつ保有していることはない。
ウ 本件申合せにおいては「各府省が要綱等で定める日」とあり，定める日に関する文書は内閣人事局に作成が課されていないことについて本件申合せの「５」では，「上記の内容は，平成２９年９月１日以降各府省が要綱等で定める日より実施する。」とされている。この「要綱等」に該当する文書は，本件申合せが，内閣府男女共同参画局から各府省等人事担当者への協議を経て各府省庁官房長申合せとして策定されたものであることからして，各府省等の人事担当課等において作成及び保有されるべきものであり，内閣官房の一部局である内閣人事局において作成及び保有することとされているものではない。
なお，内閣官房においては，所管である内閣官房内閣総務官室において「内閣官房職員旧姓使用取扱要綱」（平成１３年９月２８日内閣総務官決定）を作成している（当該要綱の中で「要綱等で定める日」も定められている）。
エ 各府省の要綱を取得していないことについて
各府省等において定めた要綱等は公表されているものではなく，また，本件申合せ上，内閣人事局が各府省等に提出を求めることとされておらず，実際に求めたことはないことから，各府省等の要綱を取得していない。
オ 原処分を行うに当たり，内閣人事局において，紙媒体での文書については内閣人事局の書庫及び執務室内を全て，また電子媒体の文書については文書管理システム及び同局の共有ドライブ内のフォルダを全て探索した。
また，審査請求を受けて，原処分時と同様の範囲内で探索を再度行った。
結論として，理由説明書（上記第３）でも述べたとおり，内閣人事局では本件対象文書を作成又は取得をしておらず，したがって保有もしていない。
（２）検討
ア 諮問庁から提示を受けた内閣官房行政文書管理規則を確認したところ，上記（１）の諮問庁の説明は，不自然，不合理とはいえず，審査請求人において，内閣人事局における当該文書の保有について具体的な根拠を示しているわけではなく，他に内閣人事局において当該文書を保有していることをうかがわせる事情も認められない。
イ 上記（１）の探索の範囲等について，特段の問題があるとは認められない。
ウ 以上によれば，内閣人事局において，本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，内閣人事局において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員合田悦三，委員木村琢麿，委員中村真由美
別紙（本件対象文書）
次の括弧書の如く，国の行政機関における職員の旧姓使用について，平成２９年８月３１日各府省庁官房長等申合せがなされているが，この申合せ及び実施日である「平成２９年９月１日以降各府省が要綱等で定める日」に関する文書（例えば，会議開催の経緯・調査内容・調査結果・会議議事録・会議開催年月日・出席者名簿・提出書類・議会における想定問答集・検討書・報告書・国会議員への説明資料等）（ＨＰ等で公開されている資料はその旨記載して下さい）。
「国の行政機関における職員の旧姓使用について
平成２９年８月３１日各府省庁官房長等申合せ
職員が婚姻等により戸籍上の氏を改めた後も，引き続き婚姻等の前の戸籍上の氏（以下「旧姓」という。）を文書等に使用することについて下記のとおり取り扱うこととする。なお，本申合せに伴い，「国の行政機関での職員の旧姓使用について」（平成１３年７月１１日各省庁人事担当課長会議申合せ）は，平成２９年９月１日をもって廃止する。
記
１ 各府省は，文書等に使用する職員の氏名について，当該職員から旧姓使用の申出があった場合，法令上又は実務上特段の支障が生じるものを除き，旧姓の使用を認めることとする。
２ 各府省は，旧姓を使用する職員と実在する職員との同一性を確保するとともに，使用する旧姓を対外的に明らかにする。このため，以下の措置を講ずることとする。
（１）使用する旧姓が戸籍上根拠を有することを戸籍謄本等で確認する。（２）当該職員の戸籍上の氏，使用する旧姓，当該旧姓を職員等として使用していた事実，旧姓使用の開始日その他必要な事項を人事記録等に記載し，任命権者等において管理する。
（３）旧姓使用開始後の当該職員への発令は，（１）の旧姓により行う。（４）公刊物，各府省ホームページの幹部名簿等に当該職員の氏名を掲載する場合には（１）の旧姓を記載するとともに，当該職員の身分証明書等の氏名を明らかにするものには（１）の旧姓を記載するなど適切な旧姓の公示を行う。
３ 各府省は，人事担当課等の職員を「旧姓使用担当相談官」として任命し，各府省内における上記の方針の周知徹底及び職員からの相談等の業務を行わしめることとする。
４ 各府省は，上記１～３に関する事項その他必要な事項を要綱等で定めることとする。
５ 上記の内容は，平成２９年９月１日以降各府省が要綱等で定める日より実施する。」
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0516.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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