諮問庁：防衛大臣
諮問日：令和５年１１月１６日（令和５年（行情）諮問第１０４５号）
答申日：令和６年３月２７日（令和５年度（行情）答申第８８７号）
事件名：「訓練資料海上自衛隊日米用語対訳集」の開示決定に関する件（文書の特定）
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１に掲げる文書（以下「本件請求文書」という。）の開示請求につき，別紙の２に掲げる文書（以下「本件対象文書１」という。）を特定し，開示した決定について，諮問庁が別紙の３に掲げる文書（以下，「本件対象文書２」といい，本件対象文書１と併せて「本件対象文書」という。）を追加して特定し，開示決定等をすべきとしていることは，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，平成２９年６月２９日付け防官文第１０２０３号により防衛大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
（１）他にも文書が存在するものと思われる。
国の解釈によると，「行政文書」とは，「開示請求時点において，『当該行政機関が保有しているもの』」（「準備書面（１）」（平成２４年１１月２２日）８頁。別紙１（略））である。
そこで本件開示決定通知書で特定されたＰＤＦファイル形式以外の電磁的記録形式が存在すれば，それについても特定を求めるものである。（２）履歴情報の特定を求める。
本件開示決定通知からは不明であるので，履歴情報が特定されていなければ，改めてその特定を求めるものである。
（３）特定されたＰＤＦファイルが本件対象文書の全ての内容を複写しているか確認を求める。
平成２２年度（行情）答申第５３８号で明らかになったように，電子ファイルを紙に出力する際に，当該ファイル形式では保存されている情報が印刷されない場合が起こり得る。
これと同様に当該ファイル形式を他のファイル形式に変換する場合にも，変換先のファイル形式に情報が移行しない場合が設定等により技術的に起こり得るのである。
本件対象文書が当初のファイル形式を変換して複写の交付が行われている揚合，本件対象文書の内容が，交付された複写には欠落している可能性がある。そのため，特定されたＰＤＦファイルが本件対象文書の全ての内容を複写しているか確認を求めるものである。
（４）「本件対象文書の内容と関わりのない情報」（平成２４年４月４日付け防官文第４６３９号）についても特定を求める。
平成２４年４月４日付け防官文第４６３９号で示すような「本件対象文書の内容と関わりのない情報」との処分庁の勝手な判断は，情報公開法に反するので，本件対象文書に当該情報が存在するなら，改めてその特定と開示・不開示の判断を改めて求めるものである。
（５）文書の特定に漏れがある。
請求では「改定理由書のたぐいがあればそれも含む」としたにも関わらず，当該文書の有無について開示決定において確認がなされていない。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 経緯
本件開示請求は，「海上自衛隊訓練資料番号２５８「海上自衛隊日米用語対訳集」。＊改定理由書のたぐいがあればそれも含む。」の開示を求めるものであり，これに該当する行政文書として，本件対象文書を特定し，平成２９年６月２９日付け防官文第１０２０３号により，法９条１項の規定に基づく原処分を行った。
本件審査請求は，原処分に対して提起されたものである。
なお，本件審査請求について，審査請求が提起されてから情報公開・個人情報保護審査会への諮問を行うまでに約６年３か月を要しているが，その間多数の開示請求に加え，開示請求の件数を大幅に上回る大量の審査請求が提起され，それらにも対応しており，諮問を行うまでに長期間を要したものである。
２ 審査請求人の主張について
（１）審査請求人は，「他にも文書が存在するものと思われる。」として，ＰＤＦファイル形式以外の電磁的記録形式についても特定を求めるが，本件対象文書の電磁的記録はＰＤＦファイル形式とは異なるいわゆる文書作成ソフトにより作成された文書であり，ＰＤＦファイル形式以外の電磁的記録を特定している。
（２）審査請求人は，「履歴情報の特定を求める」とともに，「「本件対象文書の内容と関わりのない情報」（平成２４年４月４日付け防官文第４６３９号）についても特定を求める」として，いわゆる変更履歴情報及びプロパティ情報等についても特定し，開示・不開示を判断するよう求めるが，それらは，いずれも防衛省において業務上必要なものとして利用又は保存されている状態になく，法２条２項の行政文書に該当しないため，本件開示請求に対して特定し，開示・不開示の判断を行う必要はない。
（３）審査請求人は，「特定されたＰＤＦファイルが本件対象文書の全ての内容を複写しているか確認を求める」としているが，本件対象文書と開示を実施した文書の内容を改めて確認したところ，欠落している情報はなく，開示の実施は適正に行われていることを確認した。
（４）審査請求人は，「文書の特定に漏れがある」としており，本件審査請求を受けて改めて探索を行ったところ，追加して特定すべき文書を保有していることが確認できたため，追加して特定すべき文書につき，改めて関示決定等をすることとする。
（５）以上のことから，上記（４）のとおり，追加して特定すべき文書につき，改めて開示決定等することとするが，審査請求人のその他の主張にはいずれも理由がなく，原処分を維持することが妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和５年１１月１６日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和６年２月１６日審議
④ 同年３月１９日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件開示請求は，本件請求文書の開示を求めるものである。
処分庁は，海上自衛隊幹部学校が作成した本件対象文書１を特定し，開示する決定（原処分）を行った。
これに対し，審査請求人は，本件対象文書１の外に特定すべき文書があるとして原処分の取消しを求めていると解されるところ，諮問庁は，別紙の３に掲げる文書（本件対象文書２）を保有しているとして，これを改めて開示決定等をするとした上で，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の特定の妥当性について検討する。
２ 本件対象文書の特定の妥当性について
（１）本件対象文書の特定について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁から次のとおり説明があった。
ア 本件対象文書１は，海上自衛隊幹部学校が作成した訓練資料として作成した，海上自衛隊日米用語対話集である。
イ 海上自衛隊教範類に関する達（昭和４１年海上自衛隊達第２３号）３１条により，訓練資料の改正時には資料（以下「改正時説明資料」という。）を作成することとされている。
ウ 審査請求人が特定を求める改定理由書とは，平成２３年１２月１４日における本件対象文書１の改正に当たり作成された，当該改正に係る改正時説明資料を指すものであると考えられる。
エ 本件審査請求を受けて，本件対象文書１の外に本件請求文書に該当する文書がないか，関係部署を改めて探索したところ，本件対象文書１の改正時説明資料に該当し，いわゆる文書作成ソフトにより作成された本件対象文書２を保有していることを確認した。
オ 念のため，関係部署において，執務室内の机，書庫，書架及びパソコン上のファイル等の探索を改めて行ったが，本件対象文書の外に本件請求文書に該当する文書の保有は確認できなかった。
（２）当審査会において，諮問庁から上記（１）イ掲記の達及び本件対象文書２の提示を受けて確認したところ，訓練資料の改正時には改正時説明資料を作成する旨，当該達に規定されていること並びに本件対象文書２は，「訓練資料海上自衛隊日米用語対話集」の改定方針及び改定作業に関して説明することを目的として作成されたものであることが認められる。
そうすると，防衛省において，本件請求文書に該当する文書の保有は本件対象文書のみである旨の上記（１）諮問庁の説明は不自然，不合理とまではいえず，これを覆すに足りる事情も認められない。
上記（１）オの探索の方法や範囲について，特段の問題があるとは認められず，また，審査請求人において，本件対象文書の外に本件請求文書に該当する文書が存在するという具体的な根拠に関する主張等もない。したがって，防衛省において，本件対象文書の外に本件請求文書に該当する文書を保有しているとは認められず，諮問庁が本件対象文書２を追加特定して開示決定等をすべきとしていることは妥当である。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 付言
（１）本件は，審査請求から諮問までに約６年３か月が経過しており，諮問庁の説明を考慮しても，「簡易迅速な手続」による処理とはいい難く，また，審査請求の趣旨及び理由に照らしても，諮問を行うまでに長期間を要するものとは考え難い。
諮問庁においては，今後，開示決定等に対する不服申立事件における処理に当たって，迅速かつ的確な対応が望まれる。
（２）本件請求文書と同旨の開示請求に対し，担当者の官用パソコン及び同人が所属する課室の書庫等を探索したが，改正時説明資料の保有は確認できず，仮に当該文書が存在したとしても，保存期間満了により既に廃棄されていたものと考えられるとした諮問庁の説明を受け，改正時説明資料を特定しなかった処分庁の決定を妥当とした先例答申が存在する（平成２９年度（行情）答申第１３９号）。
処分庁において，適切に文書管理及び本件対象文書の探索を行っていれば，先例答申事件に係る開示請求に対する処分時及び諮問時並びに本件開示請求に対する原処分時において，本件対象文書２の存在を確認できたはずである。
そうすると，先例答申事件に係る開示請求に対する処分及び本件開示請求に対する原処分において，特定されなかった文書（「改正時説明資料」）が本件審査請求時の探索により，廃棄されずに保存されていたことが判明したことに鑑みれば，防衛省において文書管理が適切に行われなかった上，先例答申事件に係る開示請求に対する処分時及び諮問時並びに本件開示請求に対する原処分時の文書探索が慎重さに欠け，不適切であったといわざるを得ない。
処分庁においては，今後，文書管理を適切に行うとともに，開示請求に係る文書の特定に当たっては，十分な探索を行うことが望まれる。
５ 本件開示決定の妥当性について
以上のことから，本件請求文書の開示請求につき，本件対象文書１を特定し，開示した決定について，諮問庁が本件対象文書２を追加して特定し，開示決定等をすべきとしていることについては，防衛省において，本件対象文書の外に開示請求の対象として特定すべき文書を保有しているとは認められないので，本件対象文書２を追加して特定し，開示決定等をすべきとしていることは，妥当であると判断した。
（第２部会）
委員白井玲子，委員太田匡彦，委員佐藤郁美
別紙
１ 本件請求文書
海上自衛隊訓練資料特定番号「海上自衛隊日米用語対訳集」。＊改定理由書のたぐいがあればそれも含む。＊＊前回請求では情報公開・個人情報保護審査会の詞査審議を経ずに棄却されましたので再請求する次第です。
２ 本件対象文書１
訓練資料海上自衛隊日米用語対話集
３ 本件対象文書２
訓練資料「海上自衛隊日米用語対訳集」改訂について（案）（２２．２．１７）
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0518.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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