諮問庁：厚生労働大臣
諮問日：令和４年９月２２日（令和４年（行情）諮問第５４８号）
答申日：令和５年４月３日（令和５年度（行情）答申第９号）
事件名：特定官職に係る引継書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「地方職業安定監察官及び地方障害者雇用担当官なる職種の引継書にかかわる行政文書」（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，結論において妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
本件審査請求の趣旨は，行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和４年６月２０日付け東労発総開第４－１８（２）号により東京労働局長（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，取消しを求めるというものである。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書によると，以下のとおりである。
原処分を取り消し，しかるべき処分をなされたい。
これは，民事法研究会発行「第三版書式行政訴訟の実務」５１頁２０行目を参考にしている。同書５２頁にあるように，仮に審査請求の理由や原処分の違法不当事由を補正せよと求められたときは，違法不当の詳細は，処分庁（原文ママ）から理由説明書の提出を受けてから，意見書で反論し，具体的に詳述する。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求の経緯
（１）審査請求人は，開示請求者として，令和４年４月２１日付けで，処分庁に対して，法３条の規定に基づき，「地方職業安定監察官，地方障害者雇用担当官なる職種の所掌事務を記した公文書と引継書にかかわる行政文書」の開示請求を行った。
（２）これに対し，処分庁は，上記開示請求のうち，「地方職業安定監察官及び地方障害者雇用担当官なる職種の所掌事務を記した公文書」については令和４年６月２０日付け東労発総開第４-１８（１）号により開示決定を，「地方職業安定監察官及び地方障害者雇用担当官なる職種の引継書にかかわる行政文書」（本件対象文書）については原処分を行ったところ，審査請求人は原処分を不服として，その取消しを求め，本件審査請求を提起したものである。
２ 諮問庁としての考え方
本件審査請求について，原処分は妥当であるから，棄却すべきである。
３ 理由
（１）本件審査請求を受けて，処分庁に確認したところ，処分庁においては，官職を問わず，各業務の担当者ごとに，赴任日前に引継日を設けて引継ぎを行っているが，引継ぎの際には，統一の引継書様式等は無く，各担当者が，一般的には引継項目，内容の要点をまとめた文書を，引継の便宜のために作成し，添付資料（関連の通達文書の写し等）を付すなどの上で引継ぎを行っている。
処分庁では，これらの文書を「引継書」と称しているが，あくまで個人的な執務の参考資料であって，組織的に共有するものではなく，当該文書の保存・廃棄についても職員の判断に委ねられている。
本件開示請求の対象である地方職業安定監察官及び地方障害者雇用担当官についても，処分庁における一般的な引継ぎと同様に行われているが，その際に作成された文書（引継書）は共有領域には保存されておらず，個人的に紙媒体でファイリングするなどして，執務の参考資料として使用している。
このことから，審査請求人より開示請求のあった「地方職業安定監察官及び地方障害者雇用担当官なる職種の引継書にかかわる行政文書」については，事務処理上作成した事実は無く，不存在のため不開示としたところである。
（２）これに対して，審査請求人は，審査請求書において，処分庁が本件対象文書を保有している具体的な根拠や，それを裏付ける又はうかがわせる事情を示していない。
（３）そうすると，審査請求人の主張によっても，上記処分庁の説明に不自然，不合理であると認める事情はなく，その他これを覆すに足りる特段の事情も認められない。
以上のことから，本件対象文書については，処分庁において保有していると認めることはできず，不開示とすることが妥当である。
４ 結論
以上のとおり，本件審査請求については，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした原処分は妥当であることから，棄却すべきである。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和４年９月２２日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和５年３月１６日審議
④ 同月２８日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求に対し，処分庁は，本件対象文書を保有していないとして，不開示とする原処分を行ったところ，審査請求人は，原処分の取消しを求めている。
これに対し，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，原処分の妥当性について検討する。
２ 原処分の妥当性について
（１）審査請求人が行政文書開示請求書の「１請求する行政文書の名称等」欄及びその「別紙」に記載した内容は，別紙に掲げるとおりであり，同人は，東京労働局の地方職業安定監察官及び地方障害者雇用担当官の官職（以下「当該２官職」という。）について，人事異動に伴い行われる業務引継の際の引継書の開示を求めているものと解される。
（２）理由説明書の記載（上記第３の３（１））及び当審査会事務局職員をして補足説明を求めさせたところによると，諮問庁は，原処分の妥当性について，おおむね以下のとおり説明する。
ア 東京労働局においては，人事異動に伴う業務引継ぎに関する規程類は特段定められておらず，慣例的に，各業務の担当者ごとに，赴任日前に引継日を設けて引継ぎを行っている。引継ぎの際には，統一の引継書様式等は無く，各担当者が，一般的には引継項目，内容の要点をまとめた文書を，引継ぎの便宜のために作成し，添付資料（関連の通達文書の写し等）を付すなどの上で引継ぎを行っている。
イ 処分庁では，これらの文書を「引継書」と称しているが，飽くまで個人的な執務の参考資料であって，組織的に共有するものではなく，当該文書の保存・廃棄についても職員の判断に委ねられている。
ウ 当該２官職についても，上記ア及びイに掲げる処分庁における一般的な引継ぎと同様に行われている。また，処分庁が原処分に当たり，本件開示請求日から直近の令和４年４月１日付け人事異動について，当該２官職の異動の際に作成された文書（引継書）を確認したところ，データとして共有領域には保存されておらず，個人的に紙媒体でファイリングするなどして，執務の参考資料として使用しているものとなっている。なお，それ以前の人事異動についても同様である。そのため，当該文書（引継書）は，法２条２項に規定する行政文書には当たらない。
エ このことから，審査請求人から開示請求のあった「地方職業安定監察官及び地方障害者雇用担当官なる職種の引継書にかかわる行政文書」については，行政文書として事務処理上作成した事実はなく，保有していないため，不開示とした原処分は妥当である。
（３）以下検討する。
ア 人事異動の時点の特定について
（ア）当審査会において，諮問書に添付された処分庁から審査請求人に対する令和４年５月２日付けの求補正書を確認したところ，本件対象文書である引継書については，人事異動の時点の具体例を示した上で，該当する時点の特定を求めている。
法が，開示請求者に対し，開示請求に係る行政文書を特定するに足りる事項の記載を求める趣旨は，開示請求制度の適正かつ円滑な運用のためであると解されるところ，本件開示請求は，別紙に掲げるとおり，「引き継ぎが行われる公文書，行政文書のすべてを明らかにしていただきたい。」としていることに鑑みると，処分庁における探索のための事務の量が膨大となり，行政の事務遂行に支障を生じることが懸念されることから，処分庁が上記のとおりに審査請求人に補正を求めたことは，特段不自然なものとは認められない。（イ）また，当審査会において，諮問書に添付された審査請求人から処分庁に対する令和４年５月７日付け（同月１０日受付）の回答書を確認したところ，本件対象文書については，その附属説明で，開示請求で記載している内容で特定には十分であるとしており，上記求補正に沿った回答は見られない。
（ウ）以上のことを踏まえると，処分庁が原処分に当たり本件開示請求日から直近の令和４年４月１日付け人事異動の時点について，当該２官職の引継書について確認したとする上記（２）ウの諮問庁の説明は，不自然，不合理であるとは認められず，本件対象文書の人事異動の時点の特定については，特段不適切なものとまではいえない。
イ 原処分の妥当性について
（ア）法における行政文書とは，法２条２項において，「行政機関の職員が職務上作成し，又は取得した文書（中略）であって，当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして，当該行政機関が保有しているものをいう。」と規定され，「組織的に用いる」とは，その作成又は取得に関与した職員個人の段階のものではなく，組織としての共用文書の実質を備えた状態，すなわち，当該行政機関の組織において，業務上必要なものとして，利用され，又は保存されている状態のものを意味すると解するのが相当である。そして，作成又は取得された文書が，どのような状態であれば組織的に用いるものであるかについては，当該文書の作成又は取得の状況，利用の状況，保存又は廃棄の状況などを総合的に考慮して実質的な判断を行うのが相当である。
（イ）上記（２）の諮問庁の説明によると，処分庁において，人事異動に伴う業務の引継書は，（ⅰ）慣例的に，各担当者が，一般的には引継項目，内容の要点をまとめた文書を，引継ぎの便宜のために作成し，（ⅱ）飽くまで個人的な執務の参考資料であって，組織的に共有するものではなく，（ⅲ）当該文書の保存・廃棄についても職員の判断に委ねられているものである。
当該２官職における，本件開示請求日から直近の人事異動の時点である令和４年４月１日付けの人事異動のために作成された引継書についても，諮問庁が処分庁に確認したところ，上記（ⅰ）ないし（ⅲ）に掲げる処分庁の一般的な引継書と同様の扱いが行われており，データとして共有領域には保存されておらず，個人的に紙媒体でファイリングするなどして，執務の参考資料として使用しているものである。
そうすると，本件対象文書の作成又は取得，利用，保存又は廃棄の状況については，そのいずれにおいても組織としての関与が存在するとはいえず，専ら職員個人の便宜的判断に委ねられているものと認められることから，本件対象文書は，行政機関の職員が組織的に用いるものとして当該行政機関が保有しているものということはできず，法２条２項に規定する行政文書には当たらない。
（ウ）したがって，本件対象文書は，法２条２項に規定する行政文書に該当しないことから，本件対象文書を保有していないとして不開示とした決定は，結論において妥当である。
３ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，本件対象文書は法２条２項に規定する行政文書に該当しないと認められるので，結論において妥当であると判断した。
（第３部会）
委員長屋聡，委員久末弥生，委員葭葉裕子
別紙
１ 令和４年４月２１日付け行政文書開示請求書の「１請求する行政文書の名称等」の記載
詳しくは添付する別紙に。地方職業安定監察官，地方障害者雇用担当官なる職種の所掌事務を記した公文書と引継書にかかわる行政文書を明らかにしていただきたい。
２ 上記に掲げる「別紙」の記載
東京労働局
職業安定部職業安定課には地方職業安定監察官なる職種がある。この地方職業安定監察官なる役職の所掌事務を記した公文書，行政文書，あるいはそれにかわる文書を明らかにしていただきたい。
また，１年に１回，２年に１回，人事異動により業務引継が行われると思うが，その際に引き継ぎが行われる公文書，行政文書のすべてを明らかにしていただきたい。
職業安定部職業対策課には地方障害者雇用担当官なる職種がある。この地方障害者雇用担当官なる職種の所掌事務を記した公文書，行政文書，あるいはそれにかわる文書を明らかにしていただきたい。
また，１年に１回，２年に１回，人事異動により業務引継が行われると思うが，その際に引き継ぎが行われる公文書，行政文書のすべてを明らかにしていただきたい。
（注）下線は，当審査会事務局が引いたものであり，本件対象文書に該当する記載部分である。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0501.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。