諮問庁：法務大臣
諮問日：令和５年２月２８日（令和５年（行個）諮問第６９号）
答申日：令和５年１１月３０日（令和５年度（行個）答申第１３２号）
事件名：本人が行ったハラスメント苦情相談に関する文書の開示決定に関する件（保有個人情報の特定）
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１に掲げる文書に記録された保有個人情報（以下「本件請求保有個人情報」という。）につき，別紙の２に掲げる文書１及び文書２（以下，併せて「本件文書」という。）に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）を特定し，開示した決定については，本件対象保有個人情報を特定したことは，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
個人情報の保護に関する法律７６条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和４年１０月３１日付け法務省矯総第３６２８号により，法務大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った開示決定（以下「原処分」という。）を取り消し，法務省に保存・保管すべき全ての保有個人情報，保有個人情報に関わる文書等の全ての開示を求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人が主張する審査請求の理由は，審査請求書及び意見書の記載によると，おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求書（添付資料は省略する。）
ア 「保有個人情報開示請求」（９月８日付け）に対して，令和４年１０月３１日付けで開示された文書は，添付資料（開示文書・処理記録数行）２枚だけであった。令和３年９月下旬から令和４年９月頃までの同「パワーハラスメント相談」に関する個人情報開示請求の数パーセント（１～３％？（原文ママ））程度と考える。事実，私が同期間に矯正局総務課特定調査官及び局ハラスメント窓口に送付した文書及びメール文書が一切開示されていなかった。開示文書は「処理記録「投書・苦情相談対応結果」」項目欄のみ（２枚）であり，明らかに関係する個人情報及び個人情報に関連する行政文書等を開示していなかった。よって，法務省に保存・保管すべき全ての保有個人情報，保有個人情報に関わる文書等（「保有個人情報維持請求に記した文書等」）の全ての開示を求める。
さらに，不当に廃棄，紛失，処分された文書等がある場合，その「廃棄，紛失，処分」内容・処理記録等を開示すること。（同「廃棄，紛失，処分」内容，処理記録等がない場合，本「不服審査請求」後，改めて「廃棄，紛失，処分」内容，処理記録等を作成し，開示すること。
イ 原処分は，「保有個人情報保護」法令に明らかに違反した開示手続による違法な開示行為（開示文書）である。法務省において保有している個人情報を開示せず，隠蔽したことになる。又は，保有，保管すべき個人情報を廃棄，紛失，処分したと考える（この場合，明らかに故意，恣意的で違法な行為）。
どのような理由であれ，正当で法的な手続によって申し出た「ハラスメント苦情相談」という個人情報を恣意的に隠蔽，廃棄，処分したことになる。これは重大な違法・犯罪行為となり，「保有個人情報保護」法令を「法務省」において組織的に実施されたと考える。複数の職員，部署内において組織的な関与がなければ実行できない開示事例（恣意的な隠蔽，廃棄，処分等の事案）である。当然，「ハラスメント相談」がなされた後の「矯正局の一切の対応」が抹消されない限り，上述のような「処理記録（２枚）」だけの開示にはならないと考える。ウ～ケ略
（２）意見書
審査請求人が，意見書を諮問庁の閲覧に供することは適当でないとするため，記載を省略する。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求は，審査請求人が処分庁に対し，令和４年９月１２日受付保有個人情報開示請求書（以下「本件開示請求書」という。）により，別紙の１に掲げる本件請求保有個人情報に合致する保有個人情報の開示請求（以下「本件開示請求」という。）を行い，これを受けた処分庁が，本件請求保有個人情報に合致する保有個人情報として本件対象保有個人情報を特定し，原処分を行ったことに対するものであり，審査請求人は，要するに，原処分における本件対象保有個人情報の特定について不服があり，原処分の取消し及び本件請求保有個人情報に合致する保有個人情報の開示を求めているものと解されることから，以下，原処分の妥当性について検討する。
２ 原処分に至る経緯について
（１）審査請求人は，本件開示請求書をもって，処分庁に対し，本件開示請求を行った。
（２）処分庁は，本件請求保有個人情報に合致すると思われる本件対象保有個人情報を特定した上で，令和４年９月２９日付け「保有個人情報開示請求について（意思確認）」と題する書面（以下「意思確認文書」という。）により，審査請求人に対し，開示を請求する保有個人情報は本件対象保有個人情報でよいか確認を求め，同年１０月６日までに回答がない場合には本件対象保有個人情報に対する開示請求を維持したものとみなす旨の連絡を行った。
（３）処分庁は，審査請求人から意思確認文書に対する回答がなかったことから，同月３１日，原処分を行い，本件決定通知書により審査請求人にその旨等を通知した。
（４）審査請求人は，令和５年１月１６日受付審査請求書をもって，本件審査請求を行った。
３ 原処分の妥当性について
原処分に至る経緯は上記２のとおりであるところ，処分庁は，審査請求人に対し，意思確認文書により，本件対象保有個人情報が本件請求保有個人情報に合致するものであるか確認を求めたところ，回答期限までに審査請求人からの回答がなかったことから，本件請求保有個人情報に合致する保有個人情報として本件対象保有個人情報を特定しており，その過程に不自然・不合理な点は認められない。
さらに，本件開示請求及び審査請求を受け，処分庁担当者は，本件請求保有個人情報に合致する保有個人情報の探索を行ったものの，本件対象保有個人情報以外に本件請求保有個人情報に合致すると思われる保有個人情報の保有は認められなかった。
４ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人は，審査請求書において，要するに，本件対象保有個人情報は，審査請求人が行った苦情相談に関する保有個人情報であるところ，審査請求人が当該苦情相談の窓口宛てに提出した文書が含まれていない旨を主張している。
この点について，諮問庁において，同窓口担当者に確認したところ，同窓口において受け付けた当該文書については，法務省行政文書管理規則（平成２３年法務省秘文訓第３０８号大臣訓令）１６条６項に規定される保存期間１年未満の行政文書として設定しており，本件対象保有個人情報に係る審査請求人が当該窓口に提出した文書についても，保存期間１年未満の行政文書として既に廃棄済みであることが確認された。
５ 以上のとおり，処分庁が，本件請求保有個人情報に合致する保有個人情報として本件対象保有個人情報を特定した原処分については，妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和５年２月２８日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年３月２８日審査請求人から意見書を収受
④ 同年１０月２７日審議
⑤ 同年１１月２４日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件請求保有個人情報の開示を求めるものであり，処分庁は，本件対象保有個人情報を特定し，その全部を開示する原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，本件文書以外の文書に記録された保有個人情報の開示を求めているものと解されるところ，諮問庁は，原処分は妥当であるとしていることから，以下，本件対象保有個人情報の特定の妥当性について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の特定の妥当性について
（１）当審査会において，諮問書に添付された本件文書（写し）を確認したところ，本件文書は，特定年度投書・苦情相談対応結果が記録された文書であり，本件対象保有個人情報は，本件文書に記録された保有個人情報であると認められる。
（２）審査請求人が追加特定を求めている本件文書以外の文書に記録された保有個人情報について，諮問庁は上記第３の４において，それらの文書は保存期間１年未満の行政文書であり，既に廃棄された旨説明するので，この点について，当審査会事務局職員をして更に確認させたところ，諮問庁はおおむね以下のとおり補足して説明する。
ア 法務省においては，法務省行政文書管理規則（平成２３年法務省秘文訓第３０８号大臣訓令）（以下「規則」という。）に基づき，行政文書を管理しており，規則１６条６項において，「第１４条第１号の保存期間の設定においては，第４項及び前項の規定に該当するものを除き，保存期間を１年未満とすることができる（例えば，次に掲げる類型に該当する文書）。」と規定し，当該類型として，「別途，正本が管理されている行政文書の写し」等を規定している。
イ 審査請求人は，審査請求書において，要するに，本件請求の趣旨に合致する保有個人情報が記録された行政文書として，審査請求人が法務省矯正局の担当部署宛てに送付した苦情相談に関する文書及びメールが特定されていないことについて不服を述べているものと解されるが，当該文書及びメールについて，担当部署にその取扱いについて確認したところ，その内容から，当時は，規則１４条６項４号に規定される「法務省の所掌事務に関する事実関係への問合せへの応答」に該当するものとして整理しており，保存期間１年未満の行政文書として，既に廃棄しているとのことであった。
ウ また，本件開示請求及び本件審査請求を受けた際に，担当部署内の書庫，事務室及びパソコンの共有フォルダ等を探索したものの，本件対象保有個人情報以外の本件請求保有個人情報に該当する保有個人情報を記録した文書及びメールを保有する事実は確認できなかった。
エ したがって，本件請求の趣旨に合致する保有個人情報は，本件対象保有個人情報を除き，法務省において保有していないことから，本件対象保有個人情報の特定は妥当である。
（３）検討
ア 諮問庁から，当時の規則の提示を受け，当審査会においてこれを確認したところ，規則１６条６項には，上記（２）の諮問庁の説明に符合する記載があることが認められる。
そうすると，審査請求人が主張するその他の文書について，既に廃棄している旨の上記（２）イの諮問庁の説明は，不自然，不合理とまではいえず，これを覆すに足りる事情も認められない。
イ また，上記（２）ウの探索の範囲等について，特段の問題があるとは認められない。
ウ したがって，法務省において，本件対象保有個人情報の外に開示請求の対象として特定すべき保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 本件開示決定の妥当性について
以上のことから，本件請求保有個人情報の開示請求につき，本件対象保有個人情報を特定し，開示した決定については，法務省において，本件対象保有個人情報の外に開示請求の対象として特定すべき保有個人情報を保有しているとは認められないので，本件対象保有個人情報を特定したことは，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員合田悦三，委員木村琢麿，委員中村真由美
別紙
１ 本件請求保有個人情報
特定年月Ａ下旬及び特定年月Ｂ上旬に，審査請求人から法務省矯正局ハラスメント相談室宛てに提出した「（特定少年施設）特定個人所長によるパワーハラスメント苦情相談」についての審査請求人個人に関するすべての文書・情報等。（同相談の着手から特定年月日までの文書等。）同相談に関して法務省内で存在・保管・保存している文書。（審査請求人が提出した文書，決裁文書，関与した職員のパソコン等の保存電子データ・メール履歴，電話録取記録・手書きメモ，電磁媒体等の情報を含む。）なお，第三者に関する情報については，個人が識別できる文書等を識別できない表記に変更して明示するか，あるいは黒塗り等処理，再編集等後，部分開示する。
２ 本件対象保有個人情報
文書１特定年度投書・苦情相談対応結果（特定整理番号Ａに係るもの）文書２特定年度投書・苦情相談対応結果（特定整理番号Ｂに係るもの）
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r05k003.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。