諮問庁：防衛大臣
諮問日：令和５年４月１３日（令和５年（行個）諮問第１０２号）
答申日：令和５年１１月３０日（令和５年度（行個）答申第１３３号）
事件名：本人の異動等に係る聞き取り調査の報告書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる文書（以下「本件文書」という。）に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）７６条２項の規定に基づく開示請求に対し，令和４年１２月１６日付け防人計第２３５７８号により防衛大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）を変更し，対象文書を開示するとの裁決を求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人が主張する審査請求の理由の要旨は，審査請求書によると，おおむね以下のとおりである。
（１）開示請求した行政文書として聞き取り調査の際のメモを探索すべきである。審査請求人が開示請求を求めたのは本件文書である。
不開示とした理由の一つとして，「関係者への聞き取り等が全て口頭で行われた」ため行政文書を作成していないとあるが，全て口頭で行われ，それについてのメモ等を取らないで聞き取りをする調査などあまりにも杜撰な調査であるといわざるを得ずおよそ信用することができない。海上自衛隊教育航空集団司令部または○○教育航空群司令部が審査請求人の特定親族から届いた手紙に関連して，当時の海洋対潜群及び海幕補任課の関係者に聞き取り調査をしているものであり，その聞き取り内容をもとにして調査報告もされている。調査報告をするための聞き取り調査であれば，その聞き取りした内容について誤りが生じないよう聞き取りをする際にはメモ等をすることは当然である。調査報告をするための聞き取り調査においてメモを取らずに全て口頭で行われたはずはない。聞き取り調査をしたときに作成したメモにおいても当該行政文書に該当するものとして，もしくは当該行政文書の一部であるとして，その保管者を探索し確認して開示請求された行政文書として開示すべきである。（２）文書の存在を確認できないから文書不存在として不開示とするのではなく，その理由等も併せて開示説明すべきである。
不開示の理由として，「事務室内の書庫，倉庫，行政文書ファイル，ＰＣ端末及び共有サーバー内の電磁的記録の探索を実施しましたが，当該行政文書の存在を確認することができなかった」ことを述べている。しかし，不存在を理由に不開示とする場合の理由開示は，「保有していないという事実を示すだけでは足りず，対象文書を作成または取得していないのか，あるいはその後廃棄又は亡失したのか等，当該文書が存在しないことの要因についても付記すべき」とされており（森田明『論点解説情報公開・個人情報保護審査会答申例』６０頁），当該行政文書の存在を確認することができなかったとだけ記載して不存在であるから不開示としたとする処分理由では，理由の提示に不備があり違法である。
当該行政文書を探索し確認して開示すべきことは言を俟たないが，仮に不存在であったとしても行政文書の不存在について確認できなかった理由を適切に付記して説明しなければならない。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 経緯
本件開示請求は，本件対象保有個人情報の開示を求めるものであり，これに該当する本件対象保有個人情報が記録されている行政文書の存在を確認することができなかったため，法８２条２項の規定に基づき，令和４年１２月１６日付け防人計第２３５７８号により文書不存在による不開示決定処分（原処分）を行った。
本件審査請求は，原処分に対して提起されたものである。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
本件対象保有個人情報が記録されている行政文書については，関係者への聞き取り及び調査報告は全て口頭で行われたため作成しておらず，海上自衛隊の関係部署において，事務室内の書庫，倉庫，行政文書ファイル，ＰＣ端末及び共有サーバー内の電磁的記録の探索を実施したが，当該行政文書の存在を確認することができなかったため，文書不存在により不開示としたものである。
３ 審査請求人の主張について
審査請求人は，「開示請求した行政文書として聞き取り調査の際のメモを探索すべきである。審査請求人が開示請求を求めたのは本件文書である。不開示とした理由の一つとして，「関係者への聞き取り等が全て口頭で行われた」ため行政文書を作成していないとあるが，全て口頭で行われ，それについてのメモ等を取らないで聞き取りをする調査などあまりにも杜撰な調査であるといわざるを得ずおよそ信用することができない。海上自衛隊教育航空集団司令部または○○教育航空群司令部が審査請求人の特定親族から届いた手紙に関連して，当時の海洋対潜群及び海幕補任課の関係者に聞き取り調査をしているものであり，その聞き取り内容をもとにして調査報告もされている。調査報告をするための聞き取り調査であれば，その聞き取りした内容について誤りが生じないよう聞き取りをする際にはメモ等をすることは当然である。調査報告をするための聞き取り調査においてメモを取らずに全て口頭で行われたはずはない。聞き取り調査をしたときに作成したメモにおいても当該行政文書に該当するものとして，もしくは当該行政文書の一部であるとして，その保管者を探索し確認して開示請求された行政文書として開示すべきである。文書の存在を確認できないから文書不存在として不開示とするのではなく，その理由等も併せて開示説明すべきである。不開示の理由として，「事務室内の書庫，倉庫，行政文書ファイル，ＰＣ端末及び共有サーバー内の電磁的記録の探索を実施しましたが，当該行政文書の存在を確認することができなかった」ことを述べている。しかし，不存在を理由に不開示とする場合の理由開示は，「保有していないという事実を示すだけでは足りず，対象文書を作成または取得していないのか，あるいはその後廃棄又は亡失したのか等，当該文書が存在しないことの要因についても付記すべき」とされており（森田明『論点解説情報公開・個人情報保護審査会答申例』６０頁），当該行政文書の存在を確認することができなかったとだけ記載して不存在であるから不開示としたとする処分理由では，理由の提示に不備があり違法である。当該行政文書を探索し確認して開示すべきことは言を俟たないが，仮に不存在であったとしても行政文書の不存在について確認できなかった理由を適切に付記して説明しなければならない。」として，原処分を変更し，対象文書を開示するよう求めるが，決定通知書及び上記２において付記したとおり，関係者への聞き取り及び調査報告は全て口頭で行われたため，そもそも作成はしておらず，なお念のため，本件対象保有個人情報が記録されている行政文書について，関係部署における所要の探索をした結果，その存在を確認することができなかったことから，文書不存在につき不開示としたものである。
よって，審査請求人の主張には理由がなく，原処分を維持することが妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和５年４月１３日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年１１月２日審議
④ 同月２４日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象保有個人情報の開示を求めるものであり，処分庁は，本件対象保有個人情報を保有していないとして不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，本件対象保有個人情報の開示を求めているところ，諮問庁は，原処分を維持することが妥当であるとしていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）本件対象保有個人情報の保有の有無について，当審査会事務局職員をして確認させたところ，諮問庁は，次のとおり補足説明する。
ア 海上幕僚監部人事教育部補任課においては，標準文書保存期間基準に人事に関する昇任昇格の記録が１０年保存と定めており，教育航空集団司令部，○○教育航空群司令部及び第○整備補給隊においては，標準文書保存期間基準に人事に関する昇任昇格の記録が１年保存と定めているが，本件調査はそもそも，私的な投書に対応して行った調査であり，発令についての伺い文書及び昇格調書等に該当せず，当該標準文書保存期間基準に基づき作成するものとされている文書には当たらないため，これを作成・取得していない。
イ 審査請求人は，調査報告をするための聞き取りに際して，メモを取らずに全て口頭で行われたはずはなく，当該メモを開示すべきである旨主張するが，当該メモについても，上記アのとおり，作成・取得していない。
ウ また，上記イのメモを含め，本件文書が仮に作成されていたとしても，防衛省行政文書管理規則１７条７項において，「第１５条第１号の保存期間の設定においては，第２項の規定に該当するものを除き，保存期間を１年未満とすることができる。」と規定していることから，本件文書は，保存期間が１年未満の行政文書として整理されるものと考えられ，本件開示請求の時点において，既に廃棄されているものである。
エ 上記ア及びイのとおり，本件文書については，これを作成・取得しておらず，本件開示請求を受け，海上幕僚監部人事教育部補任課，教育航空集団司令部，○○教育航空群司令部，第○整備補給隊の関係部署を探索したが，本件対象保有個人情報が記載された文書は確認できなかったため，不存在につき不開示とする原処分を行った。
さらに，本件審査請求を受け，確実を期すため，開示請求時と同じ関係部署の机，書庫，倉庫，パソコン上のファイル等の探索を行ったが，本件対象保有個人情報が記載された文書の存在は確認できなかった。
（２）当審査会において，諮問庁から上記（１）ア及びウの規則等の提示を受けて確認したところ，その内容は，諮問庁の説明のとおりであると認められ，本件調査は，その報告に至るまで，全て口頭で行われたため，本件文書は作成・取得しておらず，仮に作成・保有されていたとしても，本件開示請求の時点では廃棄されていたとの上記第３の３及び上記（１）アないしウの諮問庁の説明が，不自然，不合理であるとまではいえない。
また，上記第３の２及び上記（１）エの探索の範囲等について，特段の問題があるとは認められない。
（３）したがって，本件文書は保有していない旨の諮問庁の上記（１）の説明は不自然，不合理とまではいえず，他に本件対象保有個人情報の存在をうかがわせる事情も認められないことから，防衛省において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
（１）審査請求人は，原処分には不開示処分の理由提示不備の違法がある旨主張する。
当審査会において，諮問書に添付された保有個人情報不開示決定通知書（写し）を確認したところ，「記２」には「不開示とした理由」として「本件開示請求に係る保有個人情報が記録されている行政文書については，関係者への聞き取り及び調査報告は全て口頭で行われたため作成しておらず，（中略）文書不存在により不開示としました。」と記載されていることが認められる。そうすると，原処分においては，本件対象保有個人情報が不存在である理由として，作成されていないからである旨が明示されているのであるから，理由提示不備の違法があるとはいえず，この点の審査請求人の主張は採用できない。
（２）審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記結論を左右するものではない。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，防衛省において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員合田悦三，委員木村琢麿，委員中村真由美
別紙（本件文書）
以下の経緯について海上自衛隊教育航空集団司令部または○○教育航空群司令部が調査した報告書（経緯）特定年月Ａに海上自衛隊を退職した特定個人（審査請求人を指す。以下同じ。）が，特定年月Ｂに○○○に異動した。以降特定個人の昇任はなかった。この特定個人の特定年の○○へ異動した件及びその後の昇任の件に関し，特定個人の特定親族が海上自衛隊（海上幕僚監部）に手紙を出した。「○○に異動したら昇任させると人事に言われたのに昇任しなかった。」という内容である。この特定個人の特定親族の手紙に関連して，教空団司令部または○教空群司令部から，当時の海洋対潜群及び海幕補任課の関係者に聞き取りがされ，調査報告が行われた。調査報告がされたことは，第○整備補給隊司令が特定年月Ａに，○○教育航空群司令が特定年月Ｃに特定個人に伝えている。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r05k003.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。