諮問庁：国税庁長官
諮問日：令和５年９月１４日（令和５年（行個）諮問第２１９号）
答申日：令和５年１２月４日（令和５年度（行個）答申第１３５号）
事件名：特定期間に作成された本人の評語入力表の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の２に掲げる文書（以下「本件文書」という。）に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）７６条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和５年６月２２日付け特定記号１０２により特定国税局長（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その開示を求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書の記載によると，おおむね以下のとおりである。
私は，令和５年５月に人事評価に関する苦情を申し立てており，その処理がまだ終わっていないにもかかわらず，人事評価の基礎となる評語入力票（原文ママ）を廃棄することはあり得ないと思うから。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求について
本件審査請求は，法７６条１項に基づく開示請求に対し，原処分について，開示を求めるものである。
２ 本件開示請求について
本件開示請求は，別紙の１に掲げる文書に記録された保有個人情報の開示を求めるものである。
これに対し，処分庁は，本件文書に記録された本件対象保有個人情報を特定した上で，本件対象保有個人情報は，作成したが，保存期間が１年未満の行政文書として廃棄されており，保有していないとして不開示決定（原処分）を行った。
審査請求人は，本件対象保有個人情報を廃棄することはあり得ないとして，本件対象保有個人情報の開示を求めていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
３ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）評語入力表（提出用）及び評語入力表（返戻用）について
ア 評語入力表（提出用）及び評語入力表（返戻用）（以下，併せて「評語入力表」という。）は，特定国税局の各部及び管内の税務署（以下「各部署」という。）における人事評価事務の際に使用する行政文書であり，評語入力表に係る事務の流れは，概ね次のとおりである。
（ア）評語入力表（提出用）は，国税局においては部長又は課（室）長，税務署においては署長又は副署長が，被評価者に対して各評価者が付与した仮評価を表形式にして作成したものである。
（イ）作成者は，作成した評語入力表（提出用）を特定国税局特定課（以下「特定課」という。）に提出する。
（ウ）特定課は，提出された評語入力表（提出用）を取りまとめの上，人事評価の調整者に対して送付する。
（エ）調整者等は，送付された評語入力表（提出用）を確認の上，調整者は評語入力表（返戻用）を作成し，特定課経由で各部署に返戻する。
（オ）各部署は，返戻された評語入力表（返戻用）に基づき，人事評価システムに評語を入力する。
イ 特定課が評語入力表（返戻用）を各部署へ返戻した後，各部署は人事評価システムに評語を入力することから，評語入力表は，国税庁行政文書管理規則第１５条第６項第６号に規定する「意思決定の途中段階で作成したもので，当該意思決定に与える影響がないものとして，長期間の保存を要しないと判断される文書」であり，保存期間１年未満の文書に該当する。
（２）本件対象保有個人情報の保有の有無について
本件対象保有個人情報が記録された文書は，特定年月評価に係る評語入力表であるところ，審査請求人に係る特定年月評価に係る評語は特定日に人事評価システムに入力されたことから，本件対象保有個人情報が記録された文書は，既に廃棄済みである。
なお，念のため，本件対象保有個人情報に係る文書が保管されるべき特定課及び特定国税局特定室の執務室内，書庫内，共有フォルダ内等の電子情報について探索を行ったが，当該文書の存在は確認されなかった。
４ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人は，「令和５年５月に人事評価に関する苦情を申し立てており，その処理がまだ終わっていないにもかかわらず，人事評価の基礎となる評語入力票（原文ママ）を廃棄することはあり得ない」と主張するが，上記３（１）のとおり，評語入力表は，「意思決定の途中段階で作成したもので，当該意思決定に与える影響がないものとして，長期間の保存を要しないと判断される文書」に該当し，また，人事評価事務の途中段階で作成したものであり，上記３（２）のとおり廃棄済みであることから，審査請求人の上記主張は理由がない。
５ 結論
以上のことから，本件対象保有個人情報の開示請求につき，これを保有していないとして不開示とした原処分は，処分庁において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められないことから，原処分は妥当であると判断する。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和５年９月１４日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年１１月１３日審議
④ 同月２７日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象保有個人情報の開示を求めるものであり，処分庁は，本件対象保有個人情報は作成したが，廃棄されており，保有していないとして，不開示とする決定（原処分）を行った。
これに対し，審査請求人は，本件対象保有個人情報の開示を求め，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）当審査会事務局職員をして，諮問庁に改めて確認させたところ，諮問庁は以下のとおり説明する。
平成２３年４月１日付け国税庁訓令第１号「国税庁行政文書管理規則」（以下「文書管理規則」という。）において，文書管理者は保存期間表を定めることとされ（１５条１項），同条６項で，同項各号のいずれかに該当する文書は，保存期間を１年未満と設定することができるとされている。
本件文書については，文書管理規則１５条６項６号に定める「意思決定の途中段階で作成したもので，当該意思決定に与える影響がないものとして，長期間の保存を要しないと判断される文書」に該当し，保存期間が１年未満と設定されている行政文書として取り扱っている。本件においては，開示請求が行われた時点で，審査請求人に係る評語の人事評価システムへの入力を終えていることから，本件文書は既に廃棄しており，本件開示請求時点では保有していない。
なお，本件審査請求を受け，改めて特定課及び特定国税局特定室の執務室内，書庫内，共有フォルダ内，文書管理システム内を探索したが，本件文書は発見されなかった。
（２）当審査会において，文書管理規則を確認したところ，上記（１）の諮問庁の説明のとおり規定されていることが認められる。
そして，本件文書は，人事評価システムに入力する目的で作成するものであることからすると，人事評価システム入力後は，文書管理規則１５条６項６号に該当するものとして，本件文書の保存期間を１年未満と設定している旨の諮問庁の説明は不自然，不合理とはいえない。（３）また，当審査会において，諮問庁から提示を受けた本件文書が保存されていた共有フォルダの内容の一覧を確認したところ，本件文書は保存されていないことが認められ，また，人事評価システムへの評価の入力状況を確認したところ，人事評価システムへの入力は本件開示請求日以前の特定日にされていることが認められる。
（４）上記第３の３（２）及び上記（１）ないし（３）を踏まえると，本件開示請求が行われた時点で，審査請求人に係る評語について人事評価システムへの入力を終えていることからすると，本件文書は既に廃棄しており，本件開示請求時点では保有していないとする諮問庁の説明は否定し難く，これを覆すに足りる事情も認められない。また，その探索についても不十分とはいえない。
（５）したがって，特定国税局において，本件対象保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，特定国税局において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第４部会）
委員白井幸夫，委員田村達久，委員野田崇
別紙
１ 審査請求人が開示を求める保有個人情報
特定期間に，特定役職１が特定役職２に提供した私の評語入力票（原文ママ）及び特定役職２が特定役職１に提供した私の評語入力票（原文ママ）
２ 本件対象保有個人情報
（１）評語入力表（提出用）（特定年月分）
（２）評語入力表（返戻用）（特定年月分）
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r05k003.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。