諮問庁：国税庁長官
諮問日：令和５年９月２９日（令和５年（行個）諮問第２３４号）
答申日：令和６年２月５日（令和５年度（行個）答申第１６５号）
事件名：特定期間に特定個人が特定課に送信したメールのうち本人に関する内容を含んだ文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１に掲げる文書に記録された保有個人情報（以下「本件請求保有個人情報」という。）の開示請求につき，別紙の２に掲げる文書に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報１」という。）を特定し，これを保有していないとして不開示とした決定について，諮問庁が別紙の３に掲げる文書に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報２」といい，本件対象保有個人情報１と併せて「本件対象保有個人情報」という。）を追加して特定し，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とすべきであるとしていることは，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
本件審査請求は，個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）７６条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和５年６月２３日付け特定記号１１０により特定国税局長（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消し，対象文書の開示を求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書の記載によると，おおむね以下のとおりである。
特定個人は，特定日その個人情報に職務行動記録（メモ）をＰＤＦファイルにして特定課に送信しているので，その個人情報を特定課は保有しているから。
また，私は令和５年５月２９日付保有個人情報開示請求書において，手書きで（職務行動記録（メモ）を含む。）と表示しているのに，当該決定通知にはその文言が記載されておらず，（職務行動記録（メモ）を含む。）と表示したものが正当な表示であるため，その訂正を求めるもの。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求について
本件審査請求は，法７６条１項に基づく開示請求に対し，処分庁が行った原処分を取り消し，対象文書の開示を求めるものである。
２ 本件開示請求について
本件開示請求は，「特定期間に特定個人が特定課に送信したメールのうち私に関する内容を含んだもの。（Ｏｕｔｌｏｏｋのサーバー内を含む（削除されたメール等を含む。）。）」に記録された保有個人情報（以下，第３において「本件対象保有個人情報」という。）の開示を求めるものである。
これに対し，処分庁は，本件対象保有個人情報について，取得していないか，取得していたとしても保存期間が１年未満の行政文書として廃棄されており，保有していないとして不開示決定（原処分）を行った。審査請求人は，特定課は本件対象保有個人情報を保有しているとし，本件対象保有個人情報の開示などを求めていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無等について検討する。
３ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）本件対象保有個人情報について，処分庁に確認したところ，処分庁は以下のとおり説明する。
ア 特定国税局特定課において，審査請求人の主張する本件対象保有個人情報は保有していないため，特定期間に，当時特定税務署の副署長であった特定個人と特定課との間で電子メールでのやり取りがなかったのか，それとも，やり取りはあったが既に廃棄済みなのかは不明である。
イ なお，仮に電子メールでのやり取りがあった場合，当該電子メールは，国税庁行政文書管理規則１５条６項の「定型的・日常的な業務連絡，日程表等」又は「意思決定の途中段階で作成したもので，当該意思決定に与える影響がないものとして，長期間の保存を要しないと判断される文書」に該当するため，その保存期間は１年未満である。
ウ 本件審査請求を受け，改めて特定課内及び共有フォルダ内の探索を行ったが，本件対象保有個人情報が記載された電子メールの保有は確認できなかった。
（２）また，電子メールのバックアップ等について，処分庁に確認したところ，処分庁は以下のとおり説明する。
ア Ｏｕｔｌｏｏｋの電子メールについては，バックアップサーバにおいて日々バックアップされており，そのバックアップ期間は７日間である。
イ 職員が，Ｏｕｔｌｏｏｋのメールボックスから削除（「削除済みアイテム」に移動）したメールは，１４日間は「削除済みアイテム」内に残り，当該期間経過後に自動削除される。ただし，職員が，当該期間経過前に「削除済みアイテム」から削除した場合は，完全に削除される。
ウ そのため，特定期間の電子メールのバックアップデータは存在しない。
（３）以上を踏まえ検討すると，処分庁の上記（１）ア及びイ並びに上記（２）の説明を覆すに足る事情はない上，不合理な点は認められず，また，処分庁の上記（１）ウの探索範囲等も不十分とはいえないことから，特定国税局において，本件対象保有個人情報を保有しているとは認められない。
４ 審査請求人のその余の主張について
審査請求人は，本件開示請求に係る開示請求書（以下「本件開示請求書」という。）において，手書きで（職務行動記録（メモ）を含む。）と表示しているにもかかわらず，原処分に係る通知には当該文言が記載されていない旨主張する。
処分庁が令和５年６月１６日に収受した審査請求人からの書面（以下「補正書」という。）には，「特定期間に特定個人が特定課に送信したメールのうち請求者に関する内容を含んだもの。」と記載された上で，その補正内容として「Ｏｕｔｌｏｏｋのサーバー内を含む（削除されたメール等を含む。）という文言を加える。」と記載されていることから，処分庁が，開示請求の対象を本件対象保有個人情報（「特定期間に特定個人が特定課に送信したメールのうち請求者に関する内容を含んだもの（Ｏｕｔｌｏｏｋのサーバー内を含む（削除されたメール等を含む。）。）」に記録された保有個人情報）としたことに相応の理由がある。
しかしながら，本件開示請求書には，開示を請求する保有個人情報として，「特定期間に特定個人が特定課に送信したメールのうち私に関する内容を含んだもの。（職務行動記録（メモ）を含む。）」と記載されており，その後提出された補正書には「補正内容」として「Ｏｕｔｌｏｏｋのサーバー内を含む（削除されたメール等を含む。）という文言を加える。」とされていることからすれば，審査請求人は，開示を請求する保有個人情報を，「特定期間に特定個人が特定課に送信したメールのうち私に関する内容を含んだもの。（職務行動記録（メモ）を含む。）Ｏｕｔｌｏｏｋのサーバー内を含む（削除されたメール等を含む。）。」と補正したものと解するのが相当である。
この点につき，特定個人が特定課に送信した審査請求人に係る「職務行動記録（メモ）」の存在について，処分庁に確認したところ，その保有は確認できなかった。
５ 結論
以上のことから，本件対象保有個人情報の開示請求につき，これを保有していないとして不開示とした原処分については，本件対象保有個人情報の特定には不足があるものの，特定国税局において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，また，その不足した保有個人情報である「職務行動記録（メモ）」は保有しているとは認められないことから，原処分は結論として妥当であると判断する。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和５年９月２９日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和６年１月１５日審議
④ 同月２９日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件請求保有個人情報の開示を求めるものであり，処分庁は，本件対象保有個人情報１を特定した上で，これを保有していないとして，不開示とする決定（原処分）を行った。
これに対し，審査請求人は，原処分の取消しを求めるとともに，本件開示請求書において，手書きで（職務行動記録（メモ）を含む。）と表示しているにもかかわらず，原処分に係る通知には当該文言が記載されていないとして，その訂正を求めるなどと主張しているところ，当該主張の趣旨は，本件請求保有個人情報である特定個人が特定課に対して送信した職務行動記録（メモ）のＰＤＦファイルが添付された電子メールが開示されていないため，これを特定し，開示することを求めるものと解される。諮問庁は，原処分については，審査請求人が追加特定を求めている本件対象保有個人情報２を新たに特定した上で，本件対象保有個人情報を保有していないとして不開示とすべきとしていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）当審査会事務局職員をして，本件対象保有個人情報の保有の有無につき，諮問庁に改めて説明を求めさせたところ，諮問庁は，上記第３の３及び４に加え，以下のとおり説明する。
ア 電子メールについては，他の形態の文書と同様，「組織的に用いるもの」として行政文書に該当するかについて，当該文書の作成又は取得の状況，利用の状況，その保存又は廃棄の状況などを総合的に考慮して実質的に判断する必要があり，保存期間が１年以上の場合は，原則として，文書管理システムに格納する必要がある。本件において，仮に特定個人と特定課との間で電子メールでのやり取りがあったとしても，当該メールは文書管理システムに格納されておらず，また，服務関係の内容については組織的に用いる文書として保有する目的でメールによるやり取りを通常していないため，当該メールは国税庁行政文書管理規則１５条６項の「定型的・日常的な業務連絡，日程表等」又は「意思決定の途中段階で作成したもので，当該意思決定に与える影響がないものとして，長期間の保存を要しないと判断される文書」に該当し，１年未満の行政文書として廃棄されているものと思われる。
イ また，審査請求を受け，審査請求人が追加特定を求める「職務行動記録（メモ）」について，改めて特定課内及び共有フォルダ内を探索したが，その保有は確認できなかった。
（２）以上を踏まえ検討すると，審査請求人は，上記第２の２のとおり，特定個人は，特定日に職務行動記録（メモ）をＰＤＦファイルにして自分の保有個人情報を特定課に送信しているので，特定課は保有している旨主張するが，上記第３の３（１），（２）及び上記（１）の諮問庁の説明からすると，仮に特定個人と特定課との間で本件対象保有個人情報が記録された電子メールのやり取りがあったとしても，そのやり取りがされた時期を考えると，本件対象保有個人情報が記録された電子メールは本件開示請求時点までに既に削除されている可能性は否定することはできない。また，本件開示請求時点において，当該電子メールのバックアップデータは存在しないとする諮問庁の説明に特段不自然，不合理な点があるとはいえず，上記第３の３（１）ウ及び上記（１）イの探索の範囲及び方法も不十分とはいえないことからすると，特定国税局において，本件対象保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報１につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，諮問庁が本件対象保有個人情報２を追加して特定し，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とすべきであるとしていることは，妥当であると判断した。
（第４部会）
委員白井幸夫，委員田村達久，委員野田崇
別紙
１ 本件請求保有個人情報
特定期間に特定個人が特定課に送信したメールのうち請求者に関する内容を含んだもの（職務行動記録（メモ）を含む。）（Ｏｕｔｌｏｏｋのサーバー内を含む（削除されたメール等を含む。）。）
２ 本件対象保有個人情報１
特定期間に特定個人が特定課に送信したメールのうち請求者に関する内容を含んだもの（Ｏｕｔｌｏｏｋのサーバー内を含む（削除されたメール等を含む。）。）
３ 本件対象保有個人情報２
特定個人が特定課に送信した「職務行動記録（メモ）」のＰＤＦファイルが添付された電子メール
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r05k004.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。