諮問庁：厚生労働大臣
諮問日：令和５年１月１６日（令和５年（行個）諮問第１４号）及び同月２４日（同第２３号）
答申日：令和６年３月８日（令和５年度（行個）答申第２０４号及び同第２０５号）
事件名：沖縄労働局特定部特定課において共有されている本人の保有個人情報の不開示決定（不存在）に関する件
沖縄労働局管内の公共職業安定所が保有する本人に係る求職票等の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１及び２に掲げる保有個人情報（以下，順に「本件対象保有個人情報１」，「本件対象保有個人情報２」といい，併せて「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした各決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
本件各審査請求の趣旨は，個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）７６条１項の規定に基づく各開示請求に対し，沖縄労働局長（以下「処分庁」という。）が，令和４年１０月７日付け沖労発安１００７第２号及び同月１９日付け同１０１９第１０号により行った各不開示決定（以下「原処分１」及び「原処分２」といい，併せて「原処分」という。）について，その取消しを求めるというものである。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書及び意見書によると，おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求書
ア 原処分１
（ア）趣旨
処分庁の積極的な開示を促す様（或いは，今後の対応も含め），原処分を変更する旨の裁決を求めます。
（イ）理由
ａ 文書不存在であること自体が，おかしい【特定部特定課】。（ａ）他局（略）では，行政文書を作成しており，開示頂いている。（ｂ）行政文書を作成していなくても，それに類する何らかの形で，開示する努力をなされている（特定局など）。
（ｃ）他の府省庁（略）は，積極的に開示頂いている。
ｂ 文書特定に問題あり【受付関係の部課】
（ａ）開示請求受付時に文書特定が不十分。
（ｂ）本当に文書不存在が早い時点で分かっていれば，不利益処分前に，審査請求人に対して，その旨を説明し，開示請求取下げを勧め，印紙に消印のない状態の開示請求書の返却を行えば，問題なく解決できた話である。
ｃ 補足
審査請求人は，開示請求申立時，以前の答申書を添付し，積極的な開示を求めておりました。更に，審査請求人の方から積極的に「不備のない旨の確認」と「不明な点は，電話でお問合せ願います。」旨のコミュニケーション（電話）を図っておりました。が，しかし，ご理解が得られず残念に思っております。
イ 原処分２
（ア）趣旨
処分庁の積極的な開示を促す様，原処分を変更する旨の裁決を求めます。
（イ）理由
処分庁は，安易に不利益処分を発生させている。
別紙（略）のとおり，沖縄局管内各ハローワークに，保有個人情報の存在する旨の記載があります。にもかかわらず，不開示決定に納得がいきません。
原因は，処分庁での相談，情報提供，文書特定が不十分であった為です。
（補足）
審査請求人は，開示請求申立時，以前の答申書を添付し，積極的な開示を求めておりました。更に，審査請求人の方から積極的に「不備のない旨の確認」と「不明な点は，電話でお問合せ願います。」旨のコミュニケーション（電話）を図っておりました。が，しかし，ご理解が得られず残念に思っております。
（追記）
処分庁は，当該処分の際，「開示する旨の決定」と「開示しない旨の決定」とに分けて，頂きたい。
（２）意見書１（原処分１）
ア 処分庁の情報提供及び文書探索が不十分
審査請求人は，開示請求時，処分庁が保有する個人情報全てを開示頂く旨請求致しました（苦情対応票の様なものを含め）。それも以前の答申書（メール，メモ等の開示）を添付したうえで，積極的な開示を求めました。が，しかし，処分庁は，審査請求人に対しての十分な情報提供，文書特定と探索を怠り，不開示決定を行っている。
イ 処分庁は，安易に不利益処分（不開示決定）を行っている当該行政文書不存在が早い時点で分っていれば，不利益処分前に審査請求人に対して，その旨を説明し，今後は記録に残すことを約したうえで，開示請求取下げを勧め，印紙に消印のない状態の開示請求書を返却すれば，問題なく解決できた話である。
当該処分は容易に訴訟（不服申立）要件を満たしてしまう為，処分庁は，安易な不利益処分を控えるべきである。
ウ 文書不存在の不開示決定について
審査請求人は，不存在を理由とする不開示決定に際して，単に対象文書を保有していないという事実だけでは足りず，対象文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に廃棄又は亡失したのか等，当該文書が存在しないことの要因についても理由として付記することが必要であると考えております（説明不十分）。
エ 理由の提示について
審査請求人は，理由の提示の制度について，処分庁の判断の慎重・合理性を担保してその恣意を抑制し，処分の理由を審査請求人に知らせて不服申立てに便宜を与える趣旨から設けられているものであると考えております（処分庁からは，一切の問合せ・確認の電話や補正をも求められておりません）。
オ 上記の事から，処分庁の対応は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであり，本審査請求に至りました。（資料略）（３）意見書２（原処分２）
ア 審査請求人の不服内容
（ア）処分庁による保有個人情報の開示が不十分
ａ 別途開示頂いた文書（略）には，審査請求人が，特定公共職業安定所長あて送付文書（略）が存在する旨の記載があるにもかかわらず，文書不開示の処分を行っている事（文書特定・探索が不十分）。
ｂ 理由説明書によると十分な理由の説明もなく廃却している事（説明不十分）
ｃ 他にも「苦情対応票」の様なものが存在するのでは？
（イ）処分庁に取消権がないにもかかわらず，取消権を行使していること（行政行為の瑕疵）
開示決定自体，処分であり公定力・不可変更力により自ら変更・取消しができないはずです。行政不服審査制度の存在意義を否定しかねない極めて不適切な対応と考えられます。
（ウ）開示の際の開示方法について，処分庁が，審査請求人の希望を無視した対応を行っている事
審査請求人は，当初ＣＤ－Ｒ（特定記録郵便）の送付を希望していたにもかかわらず，処分庁は，それを無視した通知を行っている事。
イ 所見
処分庁は，法令遵守の意識や処分権者としての自覚が薄く，恣意的な振る舞いが散見されます。本個人情報開示請求制度が，公務として運用する以上，信義誠実な対応をお願いしたい。（以下略）（資料略）
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求の経緯
（１）審査請求人は，開示請求者として，令和４年９月６日付け（同月８日受付）で，処分庁に対して，法７６条１項の規定に基づき，下記の記載のうち，諮問第１４号については下記（３）に掲げる保有個人情報，諮問第２３号については，下記（３）を除いた部分の保有個人情報の各開示請求を行った。
「１．沖縄労働局及び沖縄労働局管内全所（ハローワーク）に存在する請求人の個人情報全ての開示を求めます。具体的には，以下の通りです。
（１）求職票と求職管理情報の求職条件変更状況など（沖縄局管内全所）
（２）管轄所（山口局特定所）に統合管理されている求職管理情報（沖縄局管内全所）（略）
（３）沖縄局特定部特定課にて共有されている個人情報（沖縄局）（４）同じく各所内で共有している個人情報（沖縄局管内全所）」（２）これに対して，処分庁が原処分を行ったところ，審査請求人がこれを不服として，令和４年１０月１４日付け（同月１７日受付）及び同２４日付け（同月２５日受付）で本件各審査請求を提起したものである。
２ 諮問庁としての考え方
本件各審査請求については，原処分は妥当であるから，棄却すべきである。
３ 理由
（１）本件対象保有個人情報について（略）
（２）処分庁の判断について
諮問庁が，処分庁に対し，本件対象保有個人情報を保有していないとして不開示決定を行った理由の詳細を確認したところ，以下のとおりであるとのことである。
ア 本件対象保有個人情報１
沖縄労働局特定部特定課としては，個々の求職者から個別の要望等を受けたものについて，組織的に利用し管理する業務上の必要性がある場合は，ハローワークシステムの求職管理情報に記録することとしている。審査請求人から電話により個別の要望等はあったが，その内容については，担当官は，組織として特段の対応を行う必要はないと判断したため，記録に残していない。
イ 本件対象保有個人情報２
「求職票と求職管理情報の求職条件変更状況など（沖縄局管内全所）」については，沖縄労働局管内の公共職業安定所において，審査請求人の求職台帳と求職番号を作成・付与しているものはないため，当該開示請求に係る保有個人情報を保有していない。
「同じく各所内で共有している個人情報（沖縄局管内全所）」については，求職管理情報に記載のある審査請求人からの送付文書については，沖縄労働局として組織的に対応の必要性が無いと判断し，組織的に利用し管理する業務上の必要性はないものとして，既に廃棄済みである。
（３）原処分の妥当性について
ア 原処分１
審査請求人は，審査請求書において，「文書不存在であること自体が，おかしい【特定部特定課】」と主張し，その根拠として「他局（略）では，行政文書を作成しており，（略）。」，「他の府省庁（略）は，積極的に開示頂いている。」と述べるが，他の行政機関が審査請求人の個人情報を保有することは，沖縄労働局特定部特定課に本件対象保有個人情報１が存在する理由にはならない。
また，処分庁が，本件対象保有個人情報１を作成しておらず，保有していないとする理由についても，特定部特定課が個々の求職者に対する職業相談・職業紹介機関でないことを踏まえれば，特定部特定課として審査請求人を本人とする保有個人情報を記録した行政文書を作成していないことも含め，不自然・不合理ではないから，処分庁の判断は妥当である。
イ 原処分２
審査請求人は，審査請求書において，「別紙（審査請求人が審査請求書に添付した求職管理情報を指す。）のとおり，沖縄局管内各ハローワークに，保有個人情報の存在する旨の記載があります。にもかかわらず，不開示決定に納得がいきません。」と主張するが，処分庁は当該文書について，本件開示請求前に求職管理情報に記載のある審査請求人からの送付文書が存在していたことは否定しておらず，「（略）沖縄労働局として組織的に対応の必要性が無いと判断し，組織的に利用し管理する業務上の必要性はないものとして，既に廃棄済みである。」と説明している。
したがって，当該送付文書が存在していたとする審査請求人の主張とも矛盾せず，処分庁の説明に不自然及び不合理な点は見受けられない。
審査請求人から示された根拠は，求職管理情報の過去の記載のみであり，他に処分庁の不開示決定を覆す具体的・客観的な根拠も審査請求人から示されていないことから，処分庁の判断は妥当である。
４ 結論
以上のとおり，本件各審査請求については，原処分は妥当であるから，棄却すべきである。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件各諮問事件について，以下のとおり，併合し，調査審議を行った。
① 令和５年１月１６日諮問の受理（令和５年（行個）諮問第１４号）
② 同日諮問庁から理由説明書を収受（同上）
③ 同月２４日諮問の受理（同第２３号）
④ 同日諮問庁から理由説明書を収受（同上）
⑤ 同年２月１６日審査請求人から意見書１及び資料を収受
（同第１４号）
⑥ 同月２４日審査請求人から意見書２及び資料を収受
（同第２３号）
⑦ 同年４月４日審査請求人から資料を収受（同第１４号及
び同第２３号）
⑧ 令和６年２月７日審議（同上）
⑨ 同年３月１日令和５年（行個）諮問第１４号及び同第２
３号の併合並びに審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件各開示請求について
本件各開示請求に対し，処分庁は，本件対象保有個人情報を保有していないとして不開示とする原処分を行ったところ，審査請求人は原処分の取消しを求めている。
これに対し，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）本件対象保有個人情報１の保有の有無について
ア 本件対象保有個人情報１は，「沖縄労働局特定部特定課において共有されている個人情報（沖縄局）」である。
諮問庁は，本件対象保有個人情報１の保有の有無について，理由説明書（上記第３の３（２）ア及び（３）ア）において，おおむね以下のとおり説明する。
（ア）沖縄労働局特定部特定課としては，個々の求職者から個別の要望等を受けたものについて，組織的に利用し管理する業務上の必要性がある場合は，ハローワークシステムの求職管理情報に記録することとしている。審査請求人から電話により個別の要望等はあったが，その内容については，担当官は，組織として特段の対応を行う必要はないと判断したため，記録に残していない。
（イ）処分庁が，本件対象保有個人情報１を保有していないとしていることについて，沖縄労働局特定部特定課が個々の求職者に対する職業相談・職業紹介機関でないことを踏まえれば，不自然・不合理とはいえず，処分庁の判断は妥当である。
イ 以下検討する。
（ア）原処分２に対する審査請求書の添付資料である特定公共職業安定所（以下「公共職業安定所」は「安定所」という。）の求職管理情報には，審査請求人が特定安定所に送付した職業紹介方法に関する資料について，同安定所の職員が沖縄労働局特定部特定課に情報提供した旨が記載されている。
（イ）また，審査請求人の意見書の追加資料である沖縄行政評価事務所から同人に対する行政相談回答書には，同人が特定安定所に送付した職業紹介方法について記載した文書に関しては，沖縄労働局特定部特定課が対応することとされた旨が記載されている。
（ウ）このため，上記（ア）及び（イ）に掲げる審査請求人が特定安定所に送付した資料又は文書につき，沖縄労働局特定部特定課における保有の有無について，当審査会事務局職員をして確認を求めさせたところによると，諮問庁はおおむね以下のとおり説明する。
ａ 上記（ア）の審査請求人送付の資料について
審査請求人は，沖縄労働局管内の特定安定所に対して，沖縄労働局管内以外の同人の地元の安定所が同人の主張する職業紹介方法を行うよう働き掛けをしてほしい旨の要望を行っているが，安定所には，他の安定所に働き掛けをするような権限はない。沖縄労働局特定部特定課では，特定安定所から情報提供（資料の写しの送付）を受けたが，審査請求人が主張する職業紹介方法は，所管上，沖縄労働局管内の安定所が行い得る性格のものではなく，更に同人は沖縄労働局管内に就職する意思を持ってこのような職業紹介方法を主張しているものではないことから，同課において組織として対応する必要性はないと判断し，本件開示請求以前に廃棄している。
ｂ 上記（イ）の審査請求人送付の文書について
審査請求人が主張する職業紹介方法は，上記ａのとおり，所管上，沖縄労働局管内の安定所が行い得る性格のものではなく，更に同人は沖縄労働局管内に就職する意思を持ってこのような職業紹介方法を主張しているものではない。
沖縄労働局特定部特定課では，特定安定所から，審査請求人が送付した文書の提供を受けたが，同課において組織として対応する必要性はないと判断し，本件開示請求以前に廃棄している。（エ）上記（ウ）を勘案すると，沖縄労働局特定部特定課において，本件対象保有個人情報１を保有していないとする上記アの諮問庁の説明は，不自然，不合理であるとは認められず，これを覆すに足りる特段の事情も認められない。
（オ）したがって，沖縄労働局において，本件対象保有個人情報１を保有しているとは認められない。
（２）本件対象保有個人情報２の保有の有無について
ア 本件対象保有個人情報２は，別紙の２に掲げる（１）及び（２）（以下，順に本件対象保有個人情報２（１），本件対象保有個人情報２（２）という。）である。
イ 本件対象保有個人情報２（１）の保有の有無について
（ア）本件対象保有個人情報２（１）は，審査請求人に係る「求職票と求職管理情報の求職条件変更状況など（沖縄局管内全所）」である。諮問庁は，理由説明書（上記第３の３（２）イの前段）において，沖縄労働局管内の安定所において，審査請求人の求職台帳と求職番号を作成・付与しているものはないため，同労働局管内の安定所において本件対象保有個人情報２（１）を保有していない旨を説明する。
（イ）この点について，当審査会事務局職員をして更に説明を求めさせたところによると，諮問庁はおおむね以下のとおり説明する。上記（１）イ（ウ）ａのとおり，審査請求人は，沖縄労働局管内の特定安定所に対して，沖縄労働局管内以外の同人の地元の安定所が同人の主張する職業紹介方法を行うよう働き掛けをしてほしい旨の要望を行っているが，同人は沖縄労働局管内の安定所に対して求職の申込みを行っておらず，同労働局管内で求職活動を行っているものではない。
（ウ）上記（イ）を勘案すると，沖縄労働局管内各安定所において，本件対象保有個人情報２（１）を保有していないとする上記（ア）の諮問庁の説明は，不自然，不合理であるとは認められず，これを覆すに足りる特段の事情も認められない。
（エ）したがって，沖縄労働局において，本件対象保有個人情報２（１）を保有しているとは認められない。
ウ 本件対象保有個人情報２（２）の保有の有無について
（ア）本件対象保有個人情報２（２）は，審査請求人に係る「各所内で共有している個人情報（沖縄局管内全所）」である。
（イ）なお，諮問庁によると，ハローワークシステムに所在する求職管理情報（上記第３の１（１）の鉤括弧内の（２）に該当する保有個人情報）については，その一部を開示する決定を行い，当該決定に対する審査請求は提起されていないとのことである。
そうすると，本件対象保有個人情報２（２）は，求職管理情報を除いた保有個人情報であり，その観点から，以下検討する。
（ウ）諮問庁は，本件対象保有個人情報２（２）の保有の有無について，理由説明書（上記第３の３（２）イの後段）において，求職管理情報に記載のある審査請求人からの送付文書については，沖縄労働局として組織的に対応する必要がないと判断し，既に廃棄済みである旨を説明する。
この点について，当審査会事務局職員をして確認を求めさせたところ，諮問庁は，おおむね以下のとおり説明する。
審査請求人は，上記（１）イ（ウ）ａのとおり，沖縄労働局管内の特定安定所に対して，沖縄労働局管内以外の同人の地元の安定所が同人の主張する職業紹介方法を行うよう働き掛けをしてほしい旨の要望を行っているが，安定所には，他の安定所に働き掛けをするような権限はない。このような要望に関連して審査請求人が特定安定所宛てに送付した文書は，安定所として保存しておく必要はないものと考えられたことから，本件開示請求時点では，同安定所において廃棄しており，保有していない。当然ながら同安定所を含む沖縄局管内全所においても保有していない。
（エ）本件対象保有個人情報２（２）を保有していないとする上記（ウ）の諮問庁の説明は，不自然，不合理であるとは認められず，これを覆すに足りる特段の事情も認められない。
（オ）したがって，沖縄労働局において，本件対象保有個人情報２（２）を保有しているとは認められない。
エ 上記アないしウから，沖縄労働局において，本件対象保有個人情報２を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人は，その他種々主張するが，いずれも当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 付言
本件各不開示決定通知書には，本件対象保有個人情報を不開示とした理由について，「当該開示請求に係る個人情報を保有しておらず，不存在であることから不開示とした。」と記載されているところ，一般に，保有個人情報の不存在を理由とする不開示に際しては，単に対象保有個人情報を保有していないという事実を示すだけでは足りず，対象保有個人情報を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に，廃棄又は亡失したのかなど，なぜ当該保有個人情報が存在しないかについても理由として付記することが求められる。
したがって，原処分における理由付記は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであり，処分庁においては，今後の対応において，上記の点について留意すべきである。
５ 本件各不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした各決定については，沖縄労働局において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第３部会）
委員長屋聡，委員久末弥生，委員葭葉裕子
別紙
１ 本件対象保有個人情報１（諮問第１４号）
沖縄労働局特定部特定課において共有されている個人情報（沖縄局）
２ 本件対象保有個人情報２（諮問第２３号）
沖縄労働局及び沖縄労働局管内全所（ハローワーク）に存在する請求人の個人情報の全て
（１）求職票と求職管理情報の求職条件変更状況など（沖縄局管内全所）（２）各所内で共有している個人情報（沖縄局管内全所）
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r05k005.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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