諮問庁：総務大臣
諮問日：令和５年７月１０日（令和５年（行個）諮問第１６１号）
答申日：令和６年３月８日（令和５年度（行個）答申第２０７号）
事件名：本人が行った公益通報に関する文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる文書に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）７６条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和５年２月２７日付け総官政第１４５号により，総務大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）に対して，関係する保有個人情報を開示するよう要求する。
２ 審査請求の理由
審査請求人が主張する審査請求の理由は，審査請求書によると，おおむね以下のとおりである（なお，審査請求人から令和５年５月２５日に収受した資料は省略する。）。
（１）「開示をしないこととした理由」に記載されていた内容について
① 「請求のあった保有個人情報に係る文書については作成しておらず」
公式な手続によって「公益通報」（特定年月日Ａ付け）を行ったが，同「公益通報」に対して，何ら受付・受理等の手続を実施していないことは，「公益通報制度」及び総務省対応部署における法令違反であり，恣意的な文書管理・廃棄等が公然と処理されており，ずさんな通報対応，文書管理と考える。
② 「職務上作成又は取得した保有個人情報については，すべて返戻又は総務省行政文書管理規則（平成２３年総務省訓令第１６号）第１７条第６項第４号に該当するものとして返戻後即日に廃棄しており，保有していないため，不開示とする。」
「公益通報」により，送付した文書に対して，何ら調査・審査を経ずに，担当者個人の判断で「門前払い」をした処理をしている。これは，明らかに「公益通報」を部署内・組織内の審査を経ずに処分・返戻・廃棄できるという違法な運用をしている。職員個人の判断だけで，いくらでも「公益通報」（省庁の過失等に関する事案）をもみ消し，隠蔽，無視できるという恣意的な運用となっている。文書の受付・受取から処理までの文書処理過程が不明であり，当該「公益通報」の処理過程の記録等が一切示されていない。これは，「文書管理規則」を適正に運用せず，一部の担当文書職員によって，不適切な処理が常態的になされていると考える。そのため，総務省において，各種「通報」等に対して，どのような対応，運用をしているのかの実態調査を第三者機関によって実施されるよう要望する。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 審査請求の経緯
令和５年１月５日付け（同月１０日受付）で，処分庁宛てに，法に基づく保有個人情報開示請求があり，処分庁は，令和５年２月２７日付け総官政第１４５号で法８２条２項の規定に基づき，開示をしない旨の原処分を行った。
本件審査請求は，審査請求人が原処分に不服があることから，原処分に対して，関係する保有個人情報を開示するよう要求するとして，令和５年４月１８日付け（同月２１日受付）で提起されたものである。
２ 原処分について
保有個人情報不開示決定通知書に記載された開示請求に係る保有個人情報の名称及び開示をしないこととした理由は次のとおり。
（１）開示請求に係る保有個人情報の名称
本件対象保有個人情報
（２）開示をしないこととした理由
請求のあった保有個人情報に係る文書については作成をしておらず，また，職務上作成又は取得した保有個人情報については，すべて返戻又は総務省行政文書管理規則（平成２３年総務省訓令第１６号）（以下「文書管理規則」という。）１７条６項４号に該当するものとして返戻後即日に廃棄しており，保有していないため，不開示とする。
３ 本件審査請求の趣旨及び理由について
上記第２の２のとおり。
４ 原処分の妥当性について
本件審査請求は，原処分における文書不存在を理由とした不開示決定の妥当性を争う趣旨であると解されることから，当該妥当性について検討する。
本件開示請求は，開示請求者が総務省大臣官房政策評価広報課公益通報窓口（以下「公益通報窓口」という。）に対して送付した特定年月日Ａ付け請求者の「公益通報（不在者投票：法務省特定局。以下「通報書」という。）」に関して，総務省において令和５年１月５日現在，存在・保管・保存していた請求者の個人情報に関して関係する全ての文書・情報等を求めるものであると見受けられる。
まず，通報書については，その内容が公益通報窓口の所掌を超えるものであり，対応できないものであったことから，公益通報の要件に該当しない案件として整理し，特定年月日Ｂに返戻したものであり，開示請求時点において，処分庁が保有していた事実はない。
次に，公益通報の要件に該当しない案件に係る行政文書（メール等）については，文書管理規則１７条６項４号「総務省の所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答」に該当するものであり，かつ，個人情報が含まれているため，個人情報漏えい防止の観点から，即日廃棄としていることから，通報書の調査・審理に係る保有個人情報は，開示請求時点において，処分庁が保有していた事実はない。
したがって，本件開示請求に対して，文書不存在を理由として不開示決定を行った原処分は妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和５年７月１０日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同月２５日審査請求人から資料を収受
④ 令和６年３月１日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象保有個人情報の開示を求めるものであるところ，処分庁は，本件対象保有個人情報については，これを保有していないとして不開示とする原処分を行った。
審査請求人は，原処分の取消しを求めていると解されるところ，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）本件対象保有個人情報の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，以下のとおり補足して説明する。
ア 総務省公益通報窓口では，「総務省への外部の労働者等からの通報等への対応等に関する訓令」（平成１８年総務省訓令第１５号。以下「訓令」という。）に基づき，公益通報への対応を行っており，その手続の詳細については，「総務省への外部の労働者等からの通報等への対応等に関する細則」（平成１８年３月３１日総官政第３１号。以下「細則」という。）に規定されている。
イ 本件通報書に記載された内容は，公益通報対象法令（訓令別表左欄に掲げる法律）に該当しない法令に係る通報であり，また，総務省が処分又は勧告等をする権限を有する通報対象事実ではなかったことから，公益通報の要件及び訓令２条５号に規定する「法に基づく公益通報に準ずる通報」の要件に該当していなかったため，公益通報及び「法に基づく公益通報に準ずる通報」として取り扱うことができず，また，要件に該当しない公益通報を受理することは，公益通報窓口の所掌を超えるため，対応せずに返戻したものである。
ウ 総務省に送達された文書の受付は，総務省行政文書取扱規則（平成２３年４月１日総務省訓令第１７号。以下「文書取扱規則」という。）に則して対応しており，本件通報書は上記のとおり，公益通報窓口の所掌外の内容であったため，文書取扱規則２３条６項ただし書に則し「軽易な文書」として，文書の受付処理等は行っていない。本件のような事例においては，一律このような運用としている。
エ 上記の対応については，公益通報者保護法（平成１６年法律第１２２号）１３条１項において，「通報対象事実について処分又は勧告等をする権限を有する行政機関は，公益通報者から第３条第２号及び第６条第２号に定める公益通報をされた場合には，必要な調査を行い，当該公益通報に係る通報対象事実があると認めるときは，法令に基づく措置その他適当な措置をとらなければならない。」と規定されているところ，本件通報は公益通報窓口の所掌外の内容であり，文書取扱規則に則して対応したことは，法令違反には当たらないと考えている。
オ また，本件に係る開示請求及び審査請求を受けて，改めて担当課の書架，書庫及び共有フォルダ等を探索したものの，本件対象保有個人情報の存在を確認することはできなかった。
カ したがって，本件公益通報において，保有個人情報に係る文書については作成をしておらず，また，職務上作成又は取得した保有個人情報については，全て返戻又は文書管理規則１７条６項４号に該当するものとして返戻後即日廃棄しており，保有していない。
（２）当審査会において，諮問庁から提示を受けた訓令，細則，文書管理規則及び文書取扱規則を確認したところ，上記（１）の諮問庁の説明に，特段不自然，不合理な点はなく，これを覆すに足りる事情も認められない。
また，上記（１）オの探索の範囲についても特段の問題があるとは認められない。
したがって，総務省において，本件対象保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，総務省において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員合田悦三，委員木村琢麿，委員中村真由美
別紙
特定年月日Ａ付け，請求者の「公益通報（不在者投票：法務省矯正局関係）」に関して，総務省において令和５年１月５日現在，存在・保管・保存していた請求者の個人情報に関して，関係するすべての文書・情報等。同公益通報処理の受理・手続開始日から，特定年月日Ｂ付け貴部署による連絡通知までの調査・審理に関する文書等（受理文書，起案文書，決裁文書，議事録，資料等），すべての情報・文書・記録等。（パソコン等のメール文書・履歴データ・電子データ・電子媒体等，電話録取記録，手書きメモ等の情報を含む。）請求者の「公益通報」に関係する上述の文書・情報等がすでに廃棄・処分等されている場合は，同関係文書についての「廃棄手続・処分・その他の手続」が明示・記録された文書・行政文書等の開示も含めて請求する。「廃棄・処分・紛失・その他の処理等」により，存在すべき情報・文書等がない場合，本保有個人情報開示請求後，貴職部署において当該情報・文書等に関する「廃棄・処分・紛失・その他の処理等」の説明書等を作成して，同説明書等を開示すること。
なお，第三者に関する情報等については，個人が識別できる文書等を識別できない表記に変更して明示するか，あるいは黒塗り等処理後部分開示する。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r05k005.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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