諮問庁：国税庁長官
諮問日：令和５年２月１７日（令和５年（行個）諮問第４２号）
答申日：令和５年６月５日（令和５年度（行個）答申第２２号）
事件名：本人に係る職員指導記録簿の一部開示決定に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
職員指導記録簿（以下「本件文書」という。）に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，その一部を不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）７６条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和４年１１月２４日付け特定記号２４５により特定国税局長（以下「処分庁」という。）が行った一部開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書の記載によると，おおむね以下のとおりである。
職員指導記録簿は，上司との面談の中で職員の発言内容や上司の指導内容などの事実を記載しているものであるから，記載内容については当然に上司・職員がお互いに了知していることが原則的である。
例えば，特記事項には，私の自宅等の取得に係る借入先の情報や自宅の所有権の状況（妻との持分や区分所有の状況など）などが記載されていたと記憶しており，このような情報は，開示されるべき情報である。すなわち，単に特記事項欄に記載していることのみをもって，全て不開示とすることは適切ではなく，すくなくとも私から聴取した事項に関しては，開示する必要がある。
また，検印・年月日・記録者印については，不開示にする理由がない。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求について
本件審査請求は，法７６条１項に基づく開示請求に対し，処分庁が行った原処分について，不開示部分の開示を求めるものである。
２ 本件開示請求について
本件開示請求は，職員指導記録簿に記録された保有個人情報（本件対象保有個人情報）の開示を求めるものである。
処分庁は，本件対象保有個人情報のうち，別表に掲げる部分（以下「本件不開示部分」という。）について法７８条７号ヘの不開示情報に該当するとして，法８２条１項の規定に基づき一部開示決定を行っているところ，審査請求人は，不開示部分の開示を求めていることから，以下，本件不開示部分の不開示情報該当性について検討する。
３ 本件不開示部分の不開示情報該当性について
（１）職員指導記録簿について
職員指導記録簿は，職員の身上把握の充実及び職員の勤務状況等の確実な記録により，非行の未然防止と公務の効率的な運営を図るために作成するものである。また，職員指導記録簿の様式は，様式１及び様式２に分けられ，様式１については，対象者の異動，昇級・昇任，賞罰等の状況について，その都度，所定欄に応じてその内容を記録し，様式２については，対象者の服務関係の問題事項及びその後の状況について具体的に記録するとしている。
なお，職員指導記録簿は，令和２年６月３０日以前は紙媒体により対象者が所属する部署で管理・保存しており，令和２年７月１日以降は「職員指導記録簿システム」にて管理し，特定国税局総務部人事第二課でデータを保存している。
（２）本件不開示部分の不開示情報該当性について
ア 別表の番号１及び番号６に掲げる部分について
当該部分には，対象となる職員について後任の指導者が了知すべき特記事項が記載され，指導者が対象となる職員について人事管理上記録することとした内容を記載することが予定されているところ，これが対象となる職員に開示されることになれば，指導者が人事管理上記録することとした内容及び程度等が明らかとなり，指導者は，対象となる職員から反発，苦情，非難等を受けることや，対象となる職員と指導者との間の信頼関係が失われること等によってその後の業務運営が困難になることを恐れ，率直かつ詳細な記載を避け，当たり障りのない記載をする事態も想定され，その結果，正確かつ詳細な人事情報の把握ができず，処分庁の人事管理に関する事務に関し公正かつ円滑な人事の確保に支障を及ぼすおそれがあることから，法７８条７号ヘに該当するものと認められる。
イ 別表の番号２ないし番号５及び番号７ないし番号９に掲げる部分について
当該部分には，指導者が対象となる職員の服務関係の問題事項及び身上関係等について，事実を把握した都度，その発生状況，指示・指導事項及びその後の状況について具体的に記録することが予定されているところ，これが対象となる職員に開示されることになれば，指導者は，対象となる職員から反発，苦情，非難等を受けることや，対象となる職員と指導者との間の信頼関係が失われること等によってその後の業務運営が困難になることを恐れ，率直かつ詳細な記載を避け，当たり障りのない記載をする事態も想定され，その結果，正確かつ詳細な人事情報の把握ができず，処分庁の人事管理事務に関し公正かつ円滑な人事の確保に支障を及ぼすおそれがあることから，法７８条７号ヘに該当するものと認められる。
４ 結論
以上のことから，本件不開示部分は，法７８条７号ヘに該当するため，本件不開示部分を不開示とした原処分は妥当であると判断する。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和５年２月１７日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年３月２日審議
④ 同年５月１８日委員の交代に伴う所要の手続の実施，本件対象保有個人情報の見分及び審議
⑤ 同月３１日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象保有個人情報について
本件開示請求は，本件対象保有個人情報の開示を求めるものであり，処分庁は，その一部について，法７８条７号ヘに該当するとして，不開示とする決定（原処分）を行った。
これに対し，審査請求人は，原処分の取消しを求めているところ，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の見分結果を踏まえ，本件不開示部分の不開示情報該当性について検討する。
２ 本件不開示部分の不開示情報該当性について
（１）別表の番号４及び番号９について
ア 諮問庁から提示を受けた「『職員指導記録簿』の取扱いについて（事務運営指針）」を確認したところ，本件文書は，職員の身上把握の充実及び職員の勤務状況等の確実な記録により，非行の未然防止と公務の効率的な運営を図るために作成されるものであることが認められる。
イ また，別表の番号４及び番号９の部分には，審査請求人の身上関係等について，事実を把握した都度，その発生状況，指示・指導事項及びその後の状況について具体的に記録されていることが認められる。
ウ 上記イの記載内容の中には，直接審査請求人へ指導した内容等が含まれており，これらは審査請求人が知り得る情報ではあるものの，本件文書は，対象となる職員の非行の未然防止のために作成するものであり，また，指導者が対象となる職員の服務関係の問題事項及び身上関係等について，事実を把握した都度，その発生状況，指示・指導事項及びその後の状況について具体的に記録することが予定されているとする上記第３の３（２）イの諮問庁の説明を踏まえると，これが本人に開示されることとなれば，非行の未然防止に関し，指導者が対象となる職員のどのような事項について問題意識や関心を持っていたのかなどが明らかになるものと認められる。
エ そうすると，指導者は，対象となる職員と指導者との間の信頼関係が失われること等によってその後の業務運営が困難になることを恐れ，率直かつ詳細な記載を避け，その結果，正確かつ詳細な人事情報の把握ができず，処分庁の人事管理事務に関し公正かつ円滑な人事の確保に支障を及ぼすおそれがあるなどとする上記第３の３（２）イの諮問庁の説明は不自然，不合理とはいえない。
オ したがって，当該部分は，法７８条７号ヘに該当し，不開示とすることが妥当である。
（２）別表の番号１及び番号６について
ア 諮問庁から提示を受けた「『職員指導記録簿』の取扱いについて（事務運営指針）」を確認したところ，当該部分は，別表の番号４及び番号９に記録した事項のうち，対象者の後任の指導者が了知すべき事項を簡記されるものであることが認められる。
イ 別表の番号１及び番号６の部分を見分するに，別表の番号４及び番号９に記録した事項のうち，対象者の後任の指導者が了知すべき事項が記載されていることが認められ，上記（１）と同様の理由により，法７８条７号ヘに該当し，不開示とすることが妥当である。
（３）別表の番号２，番号３，番号５，番号７及び番号８について
ア 当該部分には，別表の番号４及び番号９の内容を記録した年月日並びにその内容の記録者の印影及び検認を行った者の印影が記録されていることが認められる。
イ 当該部分を不開示とした理由について，当審査会事務局職員をして確認させたところ，諮問庁は，上記第３の３（２）イの説明に加え，以下のとおり説明する。
検印・年月日・記録者印欄が職員に開示されることになれば，記事欄に記載すべき事実を把握した時期，記載の頻度及びおおよその文章量などが開示されることになり，審査請求人において，実施文書の記載内容を類推することが可能となるおそれがあるため，「指導者が人事管理上記録することとした内容及び程度等」が明らかになるおそれがあることから，当該欄も不開示としたものである。
ウ 上記イの諮問庁の説明を踏まえると，これが対象となる職員に開示されることになれば，印影に記されている姓から記録者を把握し，印影の間隔からその分量を推知することなどによって，別表の番号４及び番号９の部分の内容が類推されるとともに，指導者がどの程度の頻度で対象となる職員に関する問題事項等を記録していたのかなどが明らかになるものと認められることからすると，対象となる職員と指導者との間の信頼関係が失われること等により，正確かつ詳細な人事情報の把握ができず，処分庁の人事管理事務に関し公正かつ円滑な人事の確保に支障を及ぼすおそれがあるなどとする上記第３の３（２）イの諮問庁の説明は否定し難い。
エ したがって，当該部分は，法７８条７号ヘに該当し，不開示とすることが妥当である。
３ 本件一部開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，その一部を法７８条７号ヘに該当するとして不開示とした決定については，不開示とされた部分は，同号ヘに該当すると認められるので，妥当であると判断した。
（第４部会）
委員小林昭彦，委員常岡孝好，委員野田崇
別表（本件不開示部分）
２ 様式３不開示とした部分番号
１ 職員指導記録簿（様式特記事項１）（紙媒体）
２ 職員指導記録簿（様式検印
３ ２）（紙媒体）年月日
４ 記事
５ 記録者印
６ 職員指導記録簿（様式特記事項１）（データ）
７ 職員指導記録簿（様式年月日
８ ２）（データ）記録・確認
９ 聴取事項，指示・指導事項等
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r05k001.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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