諮問庁：国税庁長官
諮問日：令和５年５月１０日（令和５年（行個）諮問第１２０号）
答申日：令和５年７月３日（令和５年度（行個）答申第３１号）
事件名：本人に係る永年勤務者表彰において謝辞を読む職員の選考に関する決裁文書の一部開示決定に関する件（保有個人情報の特定）
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１に掲げる文書に記録された保有個人情報（以下「本件請求保有個人情報」という。）の開示請求につき，別紙の２に掲げる文書（以下「本件文書」という。）に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）を特定し，一部開示した決定については，本件対象保有個人情報を特定したことは，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）７６条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和５年２月７日付け特定記号１６により特定国税局長（以下「特定国税局長」又は「処分庁」という。）が行った一部開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書の記載によると，おおむね以下のとおりである。
開示文書が私の請求した決裁文書に添付された文書であるのかが判断できず，私の請求に対応した文書が適切に開示されているかわからないこと，決裁文書について，開示又は不開示の判断がされていないこと，表彰という重要な行事であるにもかかわらず，表彰者総代の選考に係る決裁文書を作成していないことが異常であることから，請求するものです。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求について
本件審査請求は，法７６条１項に基づく開示請求に対し，処分庁が行った原処分について，保有個人情報の追加の開示又は不開示決定を求めるものである。
２ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件請求保有個人情報の開示を求めるものである。処分庁は，本件対象保有個人情報を特定し，原処分を行った。
これに対して，審査請求人は，自身の請求に対応した文書が適切に開示されているか分からず，決裁文書について開示又は不開示の判断がされていないなどとして，保有個人情報の追加の開示決定又は不開示決定を求めていることから，以下，本件対象保有個人情報の特定の妥当性について検討する。
３ 本件対象保有個人情報の特定の妥当性について
（１）本件対象保有個人情報の特定の経緯について
本件対象保有個人情報を特定した経緯について処分庁に確認したところ，以下のとおりであった。
ア 決裁文書について
決裁文書の取扱いについては，国税庁が定める「国税庁行政文書取扱規則」により，「（前略）国税局長（中略）が押印，署名又はこれらに類する行為を行う事により，その内容を行政機関の意思として決定し，又は確認した行政文書をいう。」と定義されている。
イ 永年勤務者表彰に係る謝辞を読む職員の決定について特定国税局においては，永年勤務者表彰に係る謝辞を読む職員（以下「表彰代表職員」という。）の決定については特定国税局総務部人事第二課（以下「人事第二課」という。）が所掌しており，特定国税局長への説明等（以下「局長レク」という。）も人事第二課が行っている。
ウ 本件対象保有個人情報の特定について
上記ア及びイを踏まえ，本件請求保有個人情報は，平成２５年における表彰代表職員（以下「本件表彰代表職員」という。）の決定に係る局長レクに使用した文書に記録された保有個人情報であると判断したことから，人事第二課の保有する行政文書ファイル「（大分類）２５年公文書管理その他」「（中分類）栄典又は表彰の授与又ははく奪の重要な経緯」「（小分類）栄典又は表彰の授与又ははく奪の重要な経緯」（保存期間１０年）（以下「本件行政文書ファイル」という。）に保存されている本件文書に記録された保有個人情報（本件対象保有個人情報）を特定し，原処分を行った。なお，本件表彰代表職員の決定については，上記イのとおり人事第二課が局長レクを行っているところ，決裁権者である特定国税局長が押印又は署名した文書（以下「決裁鑑」という。）の保存及び本件文書について文書管理システムで電子決裁を行った形跡は確認できなかった。
また，念のため，人事第二課の執務室内，書庫内，共有フォルダ内及び文書管理システム内の探索を再度行ったが，本件対象保有個人情報以外に本件請求保有個人情報に該当する保有個人情報の保有は確認できなかった。
（２）本件対象保有個人情報の特定の妥当性について
ア 審査請求人は，自身の請求に対応した文書が適切に開示されているか分からず，決裁文書について開示又は不開示の判断がされていない旨主張する。
イ 上記（１）ウのとおり，本件文書については決裁鑑の保存がなく，また，文書管理システムで電子決裁を行った形跡がないことから，処分庁から当時の担当者に対し本件文書に係る決裁方法について確認させたところ，以下のとおりであった。
（ア）本件表彰代表職員の決定については，紙決裁及び電子決裁は行っていないが，本件文書を決裁権者に交付の上，口頭で説明し，確認を受けている。
（イ）本件表彰代表職員の決定に係る局長レクは，本件文書の右上に記載された平成２５年９月４日に行っている。
ウ 上記（１）アを踏まえると，上記イのとおり，担当者は，決裁権者に対して口頭で説明した上で確認を受けているのであるから，本件文書は決裁文書に該当すると認められる。そうすると，本件文書に記録された本件対象保有個人情報を特定して原処分を行ったとする上記（１）アないしウの処分庁の説明に特段不自然，不合理な点は認められない。
エ また，処分庁が上記（１）ウで探索した範囲は不十分とはいえず，上記イの担当者の説明を覆すに足る事情はなく，ほかに本件請求保有個人情報に該当する保有個人情報が存することをうかがわせる事情も認められない。
オ したがって，処分庁において，本件対象保有個人情報以外に本件請求保有個人情報に該当する保有個人情報を保有しているとは認められない。
４ 結論
以上のことから，本件請求保有個人情報の開示請求につき，本件対象保有個人情報を特定し，その一部を開示した原処分については，特定国税局において，本件対象保有個人情報のほかに開示請求の対象として特定すべき保有個人情報を保有しているとは認められないことから，原処分は妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和５年５月１０日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年６月１５日審議
④ 同月２８日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象保有個人情報について
本件開示請求は，本件請求保有個人情報の開示を求めるものであり，処分庁は，本件対象保有個人情報を特定し，その一部を開示する原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，本件請求保有個人情報の追加特定を求めていると解されるところ，諮問庁は原処分を妥当であるとしていることから，以下，原処分における本件対象保有個人情報の特定の妥当性について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の特定の妥当性について
（１）当審査会において，諮問庁から提示を受けた「国税庁行政文書取扱規則」及び「行政文書取扱関係帳簿等の様式について（事務運営指針）」を確認したところ，決裁文書とは，国税庁長官，国税局長，税務署長等又はこれらに委任された者が押印，署名又はこれらに類する行為を行うことにより，その内容を行政機関の意思として決定し，又は確認した行政文書をいうものであり，決裁文書は，速やかに起案するものと定められていることが認められる。
また，起案の用紙及びその書式については，「行政文書取扱関係帳簿等の様式について（事務運営指針）」により起案用紙が定められていることが認められる。
（２）当審査会において，諮問書に添付された本件対象保有個人情報を確認したところ，「行政文書取扱関係帳簿等の様式について（事務運営指針）」により定められている起案用紙は含まれていないことが認められる。
（３）本件対象保有個人情報に起案用紙が含まれていないことにつき，当審査会事務局職員をして諮問庁に改めて確認させたところ，諮問庁は以下のとおり説明する。
ア 国税庁において，行政文書の決裁を行う場合には，通常，担当者が紙又は電子で起案を行い，決裁者が押印，署名又は文書管理システムで承認（決裁）することとしている。
しかしながら，決裁者に対して説明を行い，その場で行政文書の内容を行政機関の意思として決定し，又は確認を受けた場合などにおいては，口頭了としている場合もあり，この場合の口頭了は，「国税庁行政文書取扱規則」でいうところの「署名，押印又はこれらに類する行為」に該当する。
イ 上記アのように，口頭了とする場合であっても，決裁文書の起案については，担当者が別に紙又は電子で行うものであるが，当時の担当者に確認したところ，本件については，本件文書により，口頭了として決裁は受けたものの，決裁文書の起案を行っておらず，起案用紙は作成していないとのことであった。
ウ 念のため，処分庁において，再度人事第二課の執務室内，書庫内，共有フォルダ内及び文書管理システム内の探索を行ったが，本件対象保有個人情報の外に開示請求の対象として特定すべき保有個人情報の保有は確認できなかった。
（４）諮問庁から，本件行政文書ファイル内の行政文書の提示を受けて確認したところ，本件文書のほかに永年勤務者表彰式の挙行に関する決裁文書が保存されていることが認められるものの，当該決裁文書は審査請求人が開示を求めている「謝辞を読む職員を決定した決裁文書」には該当せず，本件文書以外に本件請求保有個人情報に該当する情報が記録された文書の存在は認められない。
また，特定国税局における決裁に係る事務手続（上記のとおり決裁文書の起案を行っていないこと）の適否はともかく，上記（３）イの諮問庁の説明を覆すに足る事情は認められず，上記（３）ウの特定国税局における探索の範囲，方法が特段不十分であるとも認められない。（５）したがって，特定国税局において，本件対象保有個人情報以外に本件請求保有個人情報に該当する保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 本件一部開示決定の妥当性について
以上のことから，本件請求保有個人情報の開示請求につき，本件対象保有個人情報を特定し，一部開示した決定については，特定国税局において，本件対象保有個人情報の外に開示請求の対象として特定すべき保有個人情報を保有しているとは認められないので，本件対象保有個人情報を特定したことは，妥当であると判断した。
（第４部会）
委員小林昭彦，委員常岡孝好，委員野田崇
別紙
１ 本件請求保有個人情報
平成２５年度永年勤務表彰に係る謝辞を読む職員を決定した決裁文書及び添付された文書
２ 本件文書
平成２５年９月４日付「永年勤務者表彰式典の代表者等の選考について（案）」
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r05k001.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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