諮問庁：経済産業大臣
諮問日：令和４年７月２７日（令和４年（行個）諮問第５１６８号）
答申日：令和５年５月１日（令和５年度（行個）答申第５０１４号）
事件名：本人に係る在職の記録の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和４年４月２１日付け２０２２０３２２官第１８号により経済産業大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
（１）審査請求書
「標準文書保存期間基準（保存期間表）の「事項（９．職員の人事に関する事項）」「業務の区分（（６）採用，任免に関する事項）「当該業務に係る行政文書の類型（①人事記録）」「具体例（人事記録）」「大分類（人事（任用））」「中分類（人事記録）」「小分類（行政文書ファイル等の名称）（人事記録）」「保存期間（永年（本人死亡まで，）又，「事項（９．職員の人事に関する事項）」「業務の区分（（６）採用，任免に関する事項）「当該業務に係る行政文書の類型（③休職，休業）」「具体例（自己啓発休業等休業承認請求書）」「大分類（人事（任用））」「中分類（休職，派遣等，人事）」「小分類（行政文書ファイル等の名称）（自己啓発等休業）」「保存期間（休業終了日の翌日から起算して３年）」とあり，保存期間内であります。又，平成１７年４月１日より法が施行され，行政機関の保有する個人情報について，本人が自己情報を開示請求することが可能になり，法１４条各号の不開示情報に該当しない場合には，自己情報が開示されることとなっている為です。
（２）意見書
理由説明書の６．結論「以上のとおり，本件審査請求については，何ら理由がなく原処分の正当性を覆すものではない。したがって，本件審査請求については，棄却することとしたい。」の内容が事実ではないと思料するため。
公文書等の管理に関する法律（平成２１年法律第６６号）第２節行政文書の整理等（保存）６条行政機関の長は，行政文書ファイル等について，当該行政文書ファイルの保存期間の満了する日までの間，その内容，時の経過，利用の状況等に応じ，適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において，適切な記録媒体により，識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。とあり，行政文書ファイル等の保存について規定されています。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 諮問の概要
（１）審査請求人は，令和４年３月１４日付けで，法１３条１項の規定に基づき，処分庁に対し，「昭和６２年頃，経済産業省の職員（非常勤職員，臨時職員，調査員，行政事務研修員及び派遣労働者等であって経済産業省の指揮命令に服している者を含む）当時の私の種類（国家総合職，国家一般職等），組織の所属部，所属課，在職期間，退職又は休暇等の開示を請求します。」について，保有個人情報の開示請求（以下「本件開示請求」という。）を行い，処分庁は同月２２日付けでこれを受理した。（２）本件開示請求に対し，処分庁は，本件対象保有個人情報が記載された行政文書を保有していないことから，令和４年４月２１日付け２０２２０３２２官第１８号により，保有個人情報の開示をしない旨の原処分を行った。
（３）これに対して，審査請求人は，行政不服審査法（平成２６年法律第６８号）２条の規定に基づき，令和４年４月２７日付けで，諮問庁に対して，原処分を取り消し，本件対象保有個人情報の開示を求める審査請求（以下「本件審査請求」という。）を行った。
（４）本件審査請求を受け，諮問庁は，原処分の妥当性につき改めて慎重に精査したところ，本件審査請求については理由がないと認められたため，諮問庁による裁決で審査請求を棄却することにつき，情報公開・個人情報保護審査会に諮問するものである。
２ 審査請求に係る保有個人情報
本件開示請求において特定される本件対象保有個人情報は，「昭和６２年頃，経済産業省の職員（非常勤職員，臨時職員，調査員，行政事務研修員及び派遣労働者等であって経済産業省の指揮命令に服している者を含む）当時の私の種類（国家総合職，国家一般職等），組織の所属部，所属課，在職期間，退職又は休暇等の開示を請求します。」である。
３ 原処分における処分庁の決定及びその理由
処分庁は，本件開示請求を受け，本件対象保有個人情報が記載された行政文書を探索したところ，該当する文書を保有していなかったため，法１８条２項の規定により，保有個人情報の開示をしない旨の原処分を行った。原処分を行った理由は，具体的には次のものである。
「開示請求のあった保有個人情報については，開示請求のあった時点において保有していないため不開示とした。」
４ 審査請求人の主張についての検討
本件審査請求において，審査請求人は，本件対象保有個人情報に記載された行政文書は保存期間内であり，本件対象保有個人情報を改めて特定し，開示するよう求めているので，以下，原処分の妥当性について検討する。処分庁は，職員の記録に係る文書の保存期間について，常勤職員は永年（本人死亡まで），非常勤職員は退職した翌年から５年，と定めている。諮問庁は，審査請求人の主張も踏まえて，改めて本件対象保有個人情報の有無について，人事記録，職員名簿や非常勤職員の採用・退職に伴う文書の探索，確認を行った。
その結果，該当する本件対象保有個人情報が記載された文書は保有しておらず，「開示請求のあった保有個人情報については開示請求のあった時点において保有していないため不開示とした。」とした原処分は妥当である。
５ 結論
以上のとおり，本件審査請求については，何ら理由がなく，原処分の正当性を覆すものではない。したがって，本件審査請求については，棄却することとしたい。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和４年７月２７日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年８月１２日審査請求人から意見書を収受
④ 令和５年３月３０日審議
⑤ 同年４月２４日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象保有個人情報の開示を求めるものである。審査請求人は，本件対象保有個人情報を保有していないとして不開示とした原処分の取消しを求めており，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）本件対象保有個人情報の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁から次のとおり説明があった。
ア 本件開示請求は，審査請求人が昭和６２年頃，当時，通商産業省に職員等として在籍していたことが証明できる記録（当時の職員区分，所属部，所属課，在職期間，退職又は休職等）を求めるものであると解した。
イ 処分庁は，常勤職員の人事記録を保有しており，その保存期間は永年（本人死亡まで）である。人事記録には，氏名，本籍，性別，生年月日，学歴及び採用から退職に至るまでの発令内容等が記載されているが，審査請求人が求める情報の記載は確認できなかった。
また，常勤職員以外の非常勤職員に係る，健康保険，雇用保険，給与支払手続書類等の保存期間は５年であり，その他の非常勤職員関係文書の保存期間は，１０年又は３年である。昭和６２年頃の非常勤職員関係文書はいずれも保存期間が満了しており，既に廃棄済みと推定される。
ウ 念のため，担当部署において書架・書庫及び共有フォルダ内の探索を改めて行ったが，本件対象保有個人情報に該当する文書の存在は確認できなかった。
（２）常勤職員の人事記録に審査請求人が求める情報が記載されておらず，非常勤職員関係の該当文書は既に保存期間が満了しており，廃棄済みと推定されるとする上記（１）の諮問庁の説明は不自然，不合理とはいえず，これを覆すに足りる事情も見当たらない。また，探索の範囲も不十分なものとはいえない。
したがって，経済産業省において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，経済産業省において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第２部会）
委員白井玲子，委員太田匡彦，委員佐藤郁美
別紙（本件対象保有個人情報）
昭和６２年頃，経済産業省の職員（非常勤職員，臨時職員，調査員，行政事務研修員及び派遣労働者等であって経済産業省の指揮命令に服している者を含む）当時の私の種類（国家総合職，国家一般職等），組織の所属部，所属課，在職期間，退職又は休暇等の開示を請求します。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r05k01.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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