諮問庁：厚生労働大臣
諮問日：令和４年８月８日（令和４年（行個）諮問第５１７４号）
答申日：令和５年６月２６日（令和５年度（行個）答申第５０３１号）
事件名：本人が行った老齢年金支給に対する審査請求に係る口頭意見陳述の録音記録等の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の３（１）及び（３）に掲げる保有個人情報（以下，順に「本件対象保有個人情報１」及び「本件対象保有個人情報２」といい，併せて「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の要旨
本件審査請求の趣旨は，行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和４年２月１６日付け関厚発０２１６号第３２号により関東信越厚生局長（以下「処分庁」という。）が行った一部開示決定（以下「原処分」という。）において，開示請求のあった時点で保有していないため，不開示（不存在）とした保有個人情報について，その取消しを求めるというものである。
２ 審査請求の理由
（１）審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書の記載によると，おおむね以下のとおりである。
ア 趣旨
「２不開示とした保有個人情報とその理由」の記載内容の真実性，妥当性及び行政文書該当性について審査請求を行う。
イ 理由
（ア）口頭意見陳述の録音記録は，廃棄し保有していないことについて，その真実性及び妥当性について審査を求める。
（イ）社会保険審査官及び書記が作成した作成したメモは，廃棄し保有していないことについて，その真実性及び妥当性について審査を求める。
（ウ）口頭意見陳述の録音記録並びに社会保険審査官及び書記が作成したメモは，いずれも行政文書に該当しないものでなく，行政文書であることについて，審査を求める。
（２）意見書
審査請求人から意見書が提出されたが，諮問庁の閲覧に供することは適当でない旨申出があったことから，その内容は記載しない。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求の経緯
（１）審査請求人は，開示請求者として，令和４年１月２７日付け（同月２８日受付）で，関東信越厚生局長に対し，本件対象文書に係る開示請求を行った。
（２）これに対して，処分庁は，令和４年２月１６日付け関厚発０２１６第３２号により部分開示決定を行ったところ，請求人はこれを不服とし，同年５月１７日付け（同月１８日受付）で，本件審査請求を提起したものである。
２ 諮問庁としての考え方
本件審査請求については，原処分は妥当であるから，棄却すべきである。
３ 理由
（１）社会保険審査官について
ア 社会保険審査官は，社会保険（健康保険，船員保険，厚生年金保険，国民年金等）に関する処分に対する不服申立てについて審査を行うものである（社会保険審査官及び社会保険審査会法（以下「官会法」という。）１条）。
イ 社会保険審査官の審理は書面による審理が基本であるが，不服申立人等から申立てがあった場合は，口頭で意見を述べる機会（以下「口頭意見陳述」という。）を与えることとされている（官会法９条の３）。
（２）本件対象保有個人情報の特定について
ア 審査請求人は，老齢年金の支給について不服があるとして，関東信越厚生局社会保険審査官に審査請求をしていたものであり，令和３年特定月日，官会法９条の３に基づき口頭意見陳述が開催された。
イ 厚生労働省は，口頭意見陳述を行った際には，参加者の発言の要旨を口頭意見陳述の記録として残すこととしており，本件開示請求においても，参加者の発言の要旨が記録された行政文書に記録された保有個人情報を特定し，これを開示した。
（３）原処分の妥当性について
ア 審査請求人は，原処分において，口頭意見陳述の録音記録並びに社会保険審査官及び書記が作成したメモについて，不開示とされたことを不服としている。
イ 法に基づく開示請求の対象となる保有個人情報は，行政文書（行政機関の保有する情報の公開に関する法律（平成１１年法律第４２号）２条２項に規定する行政文書をいう。）に記録されているものに限られる。
そして，行政機関の保有する情報の公開に関する法律２条２項に規定する行政文書とは，行政機関の職員が職務上作成又は取得した文書，図画及び電磁的記録であって，当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして，当該行政機関が保有しているものとされる。
ウ 関東信越厚生局では，口頭意見陳述にあたって，担当審査官が審査請求人に確認し，録音を拒否された場合を除き，録音記録を取ることとしているが，この録音記録は，担当審査官が口頭意見陳述に係る審査請求について決定書を作成するためだけに使用するものであることから保存期間１年未満に該当するものとして当該決定書を発出した後，廃棄しており，開示請求のあった時点で保有していないため不開示としたものである。したがって，原処分において当該記録を廃棄済により不存在としたことは妥当である。
エ 次に，関東信越厚生局で口頭意見陳述に際して，社会保険審査官及び書記がメモを作成するが，これは参加者の発言の要旨である「口頭意見陳述聴取結果記録書」（以下「口陳記録書」という。）を作成するために，当該社会保険審査官及び書記が個人的に使用するためのもので，関東信越厚生局の職員が組織的に用いるものではないため，行政文書には当たらない。なお，このメモは「口陳記録書」作成後に廃棄している。
オ 社会保険審査官に対する審査請求における口頭意見陳述において，社会保険審査官及び書記がメモを個人的に使用するためだけに使用し，「口陳記録書」作成後に廃棄している処理は，不自然・不合理とはいえず（令和２年度（行個）答申第１６号参照），したがって，原処分は妥当である。
５ 結論
以上のとおり，本件審査請求については，原処分は妥当であるから，棄却すべきである。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和４年８月８日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年９月８日審議
④ 同年１０月２１日審査請求人から意見書を収受
⑤ 令和５年５月１８日審議
⑥ 同年６月１９日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象保有個人情報について
本件開示請求は，別紙の１に掲げる保有個人情報の開示を求めるものである。
処分庁は，別紙の２に掲げる保有個人情報（口陳記録書）を特定し，開示するとともに，本件対象保有個人情報を保有していないとして不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，本件対象保有個人情報の開示を求めているが，諮問庁は原処分を妥当としていることから，以下，検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）諮問庁による説明
理由説明書の記載（上記第３の３）によると，諮問庁は，本件対象保有個人情報について，おおむね以下のとおり説明する。
ア 本件対象保有個人情報１について
関東信越厚生局では，口頭意見陳述にあたって，担当審査官が審査請求人に確認し，録音を拒否された場合を除き，録音記録を取ることとしているが，この録音記録は，担当審査官が口頭意見陳述に係る審査請求について決定書を作成するためだけに使用するものであることから，保存期間１年未満に該当するものとして，当該決定書を発出した後，廃棄しており，開示請求のあった時点で保有していないため，不開示とした。
イ 本件対象保有個人情報２について
（ア）関東信越厚生局では，口頭意見陳述に当たって，社会保険審査官及び書記がメモを作成するが，これは参加者の発言の要旨である口陳記録書を作成するために，当該社会保険審査官及び書記が個人的に使用するためのもので，関東信越厚生局の職員が組織的に用いるものではないため，行政文書には当たらない。なお，このメモは口陳記録書作成後に廃棄している。
（イ）社会保険審査官に対する審査請求における口頭意見陳述において，社会保険審査官及び書記がメモを個人的に使用するためだけに使用し，口陳記録書作成後に廃棄している処理は，不自然・不合理とはいえず（令和２年度（行個）答申第１６号参照），したがって，原処分は妥当である。
（２）以下，検討する。
ア 本件対象保有個人情報１について
（ア）当審査会事務局職員をして，諮問庁に詳細な説明を求めさせたところによると，以下のとおりである。
厚生労働省行政文書管理規則（平成２３年厚生労働省訓第２０号。以下「文書管理規則」という。）において，文書管理者は保存期間表を定めることとされ，同条６項で，保存期間の設定において，同項各号のいずれかに該当する文書は，保存期間を１年未満と設定することができるとされている。
録音記録については，文書管理規則１５条６項６号に定める「意思決定に至る過程で作成した文書であって，当該意思決定に与える影響がないものとして，長期間の保存を要しないと判断されるもの」に該当し，保存期間が１年未満と設定されている行政文書として取り扱っている。本件においては，開示が行われた時点で，審査請求に対する決定書の作成・発出を終えていることから，当該録音記録は既に廃棄しており，本件開示請求時点では保有していない。なお，念のため書庫や共有フォルダを改めて探索したが，録音記録は発見されなかった。
（イ）当審査会において，諮問庁から文書管理規則の提示を受けて確認したところ，上記（ア）の諮問庁の説明のとおり規定されていることが認められた。このため，関東信越厚生局において，本件請求保有個人情報に該当する録音記録を保有していないとする諮問庁の説明は，不自然，不合理であるとは認められず，これを覆すに足りる特段の事情も認められない。また，文書の探索についても不十分とはいえない。
したがって，関東信越厚生局において，本件対象保有個人情報１を保有しているとは認められない。
イ 本件対象保有個人情報２について
当審査会において，本件の口頭意見陳述の当時に適用されていた社会保険審査官事務取扱マニュアル（令和元年１０月厚生労働省保険局総務課社会保険審査調整室。以下「マニュアル」という。）の提示を諮問庁から受けて確認したところ，「口頭意見陳述は，発言の要旨を口頭意見陳述の記録として残すこと」との記載があることから，「口頭意見陳述の記録」としては，関係者の「発言の要旨」である口陳記録書を作成して残す取扱いとなっていることが認められる。一方，マニュアルには，口陳記録書の作成手続について特に記載はなく，当該記録を確認等するための作成メモの作成についての記載も認められない。
（ア）諮問庁は，「処分庁で口頭意見陳述に際して，社会保険審査官及び書記がメモを作成するが，これは参加者の発言の要旨である口陳記録書を作成するために，当該社会保険審査官及び書記が個人的に使用するためのもので，処分庁の職員が組織的に用いるものではないため，行政文書には当たらない」とし，このメモは「口陳記録書作成後に廃棄している」とする。
（イ）このような諮問庁の説明は，社会保険審査の事務手続について定めるマニュアル上，社会保険審査官が口陳記録書を作成するに当たり，作成の経緯が記載されているわけではないことから，上記の説明を疑うに足りる特段の事情がない限り，一概に不自然，不合理であるとして否定することはできない。
（ウ）また，当審査会事務局職員をして諮問庁に対し，念のため，本件作成メモが，処分庁に何らかの形で保存されていないか，書庫や共有フォルダを対象として探索を行わせたが，当該作成メモは発見されなかったとのことである。
（エ）そうすると，社会保険審査官に対する審査請求における口頭意見陳述において，社会保険審査官及び書記が作成したメモを内容確認のために個人的に使用したのみであり，その作成・廃棄は当該職員に委ねられており，実際に，当該職員以外の職員には配布されず，組織として管理・共用されたものではない上，口陳記録書の作成後に，既に廃棄されている旨の諮問庁の説明は，不自然，不合理であるとまでいうことはできず，これを否定するに足りる特段の事情があるとは認められない。また，文書の探索についても不十分とはいえない。
（オ）したがって，関東信越厚生局において，本件対象保有個人情報２を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人は，審査請求書において，録音記録や作成メモを廃棄し保有していないことに関する真実性及び妥当性等について，審査を求める旨の主張を行っている。
しかし，本件については，処分庁において，当該業務に係る通常の文書管理の運用が行われたことが認められるものであり，決定書を作成するに当たっての補助的な材料である録音記録や作成メモについても，必ずしも決定書と同様に保存しなければならない事情は認められない。また，審査請求人は，その他種々主張するが，いずれも当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件一部開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，関東信越厚生局において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第３部会）
委員長屋聡，委員久末弥生，委員葭葉裕子
別紙
１ 本件請求保有個人情報
「令和３年特定月日特定時刻より関東信越厚生局において行われた開示請求者本人の年金の決定通知書に係る不服審査請求の口頭意見陳述（特定社会保険審査官）の録音記録並びに書記及び審査官が作成した議事録（メモを含む）」
２ 特定された保有個人情報が記録された文書
口頭意見陳述聴取結果記録書
３ 本件対象保有個人情報
（１）「口頭意見陳述の録音記録」（本件対象保有個人情報１）（２）「議事録」
（３）「社会保険審査官及び書記が作成したメモ」（本件対象保有個人情報２）
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r05k01.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。