諮問庁：厚生労働大臣
諮問日：令和４年３月１１日（令和４年（行個）諮問第５０６９号）
答申日：令和６年１月１８日（令和５年度（行個）答申第５１２０号）
事件名：熊本労働局特定部特定課にて共有されている本人の保有個人情報の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「熊本局安定部安定課にて保有されている個人情報」（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，審査請求人に係る求職管理情報（以下「本件文書」という。）に記録された保有個人情報を特定し，改めて開示決定等をすべきである。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
本件審査請求の趣旨は，行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和３年８月１９日付け熊個開第２１号により熊本労働局長（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，原処分を変更し，開示をする旨の裁決を求めるというものである。
２ 審査請求の理由
（１）審査請求書
審査請求人は，既に別紙（略）の通り，熊本労働局職業安定部職業安定課特定係特定係長が作成頂いた行政文書を開示頂いています。原処分は，当然変更すべきものと考え本請求に至りました。
なお，特定係長の後任の特定監察官は，行政文章を残していない事にも問題があり，中央監察官室からの御指導方宜しくお願い申し上げます。（２）意見書
ア 処分庁について
（ア）処分庁は，後先考えることなく安易に審査請求人に対する不利益な処分を行っている。
審査請求人は，開示請求時参考資料１（略）を示し，処分庁に存在する行政文書の積極的な開示を求めました。が，しかし，処分庁は，文書不存在を理由に不開示を決定している。
審査請求人が，開示請求時想定していた行政文書は，
① 特定官Ａ（平成３０年度作成）から特定官Ｂ（令和元年度）に引き継がれた紙ベースの綴られた個人情報ファイル（個人情報ファイルの存在は，特定官Ｂとの電話で確認済み。現在所在が不明）
② 特定官Ｃ（令和３年度）が作成されているだろうと想定される，特定Ａ労働局との間で交わされた内容が記載されている文書（後に，口頭で局内に共有しているとの事で不存在）
③ その他
です。
処分後，別の開示請求にて，③その他（処分庁特定係特定係長作成の行政文書）が開示された為，原処分の変更を求めたまでの事です。
（イ）処分庁は，処分権者（開示決定権者・訂正決定権者）としての自覚が薄い。
処分庁総務部総務課特定官と電話で打合せした際，「本省と協議している」旨の声が聞こえている。審査請求人と致しましては，処分庁，諮問庁（最上級行政庁）間との協議を否定してはおりません。が，処分庁オリジナルな処分（裁量的開示）に影響を及ぼしている事を危惧しております。
イ 参考資料２（略）について（別処分であり，あくまでも参考です）（略）
ウ 補足
同様の事例が，他の都道府県労働局でも発生しております。特に特定Ｂ・特定Ｃ・特定Ｄ労働局では，以下の通り解決致しました。（略）
エ 結論
これらの事から，処分庁は，処分権者として自覚を持ち，行政裁量権も認められていることもあり，もっと柔軟に対応方願いたい。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求の経緯
（１）審査請求人は，令和３年７月２１日付けで，処分庁に対して，法１２条１項の規定に基づき，「１．熊本労働局及び熊本労働局管内全所（ハローワーク）に存在する申立人の個人情報全ての開示を求めます。具体的には以下のとおりです。①求職票と求職管理情報の求職条件変更状況など（熊本局管内全所）②管轄所（特定出張所）に統合管理されている求職管理情報（熊本局管内全所）③熊本局特定部特定課にて共有されている個人情報（熊本局）④同じく各所内で共有している個人情報（熊本局管内全所）」に係る開示請求を行った。
（２）これに対して，処分庁が，上記開示請求の①ないし④のうち，①，②及び④について，令和３年８月１９日付け熊個開第２０号（以下「熊個開第２０号」という。）により部分開示決定を，③について，同日付け熊個開第２１号により不開示決定（原処分）を行ったところ，審査請求人が原処分を不服として，同年１１月２２日付け（同月２４日受付）で，本件審査請求を提起したものである。
２ 諮問庁としての考え方
本件審査請求については，原処分は妥当であるから，棄却すべきである。
３ 理由
（１）本件対象保有個人情報について
本件対象保有個人情報は，令和３年７月２１日付けで処分庁に対して開示請求のあった「熊本局特定部特定課にて共有されている個人情報」である。
処分庁においては，本件対象保有個人情報について，これを記録した行政文書が存在しないことから，不開示としている。
（２）処分庁の説明について
審査請求人は，熊個開第２０号により開示することとされた求職管理情報の一部について，本件対象保有個人情報として特定すべきである旨を主張する。この点，諮問庁が，処分庁に対し，原処分の理由について確認したところ，処分庁は，要旨，以下のとおり説明する。
求職管理情報は，公共職業安定所において，求職者の職業相談・職業紹介に利用する目的で管理している情報であり，熊本労働局特定課（以下「特定課」という。）の業務としては，個々の求職者に対する職業相談・職業紹介を直接実施していないことから，個々の求職者の求職管理情報を組織的に利用して管理する業務上の必要性は無く，実際に組織的に利用して管理している業務実態は無い。
また，熊本局特定課の体制（特定課長を含めて職員１２名）では，熊本労働局管内の個々の求職者の情報を組織的に利用して管理することは極めて困難（令和３年８月現在の熊本労働局管内の有効求職者は２７，８９０人）であり，業務的な観点からも個々の求職者の情報を利用して管理する必要性は無い。さらに，審査請求人は熊本労働局管内の求職者の一人であって，他の求職者と異なる特別の取扱いをする必要は無い。ただし，熊本労働局管内の公共職業安定所の求職者から，熊本局特定課に問合わせや意見・要望等があった際に，今後の職業相談・職業紹介に資する情報であれば，熊本局特定課職員がハローワークシステムにログインし，求職管理情報に当該情報を補足的に入力することは稀に有り得ることであり，審査請求人が指摘する「熊本労働局特定部特定課特定係特定職員が作成頂いた行政文書」が，そのケースである。（３）原処分の妥当性について
処分庁の説明について，全国の職業相談・職業紹介業務を統括する首席職業指導官室の担当官（中央職業指導官）に確認したところ，処分庁が説明するとおり，求職管理情報は，公共職業安定所において，求職者の職業相談・職業紹介に利用する目的で管理している情報であり，労働局特定部特定課の業務としては，個々の求職者に対する職業相談・職業紹介を直接実施していないことから，個々の求職者の求職管理情報を組織的に利用し管理する業務上の必要性は無く，実際に組織的に利用して管理している実態は無いとのことであった。
上記のとおり，審査請求人が，処分庁が令和３年８月１９日付け熊個開第２１号で，「熊本局特定部特定課にて共有されている個人情報（熊本局）」として開示すべきと主張した求職管理情報は，公共職業安定所が個々の求職者の職業相談・職業紹介のために利用する目的で管理している情報であり，個々の求職者の職業相談・職業紹介を熊本局特定課の業務として実施していないことから，個々の求職者の求職管理情報を組織的に共有している実態は無いとの処分庁の説明に不自然なところはない。
（４）審査請求人の主張について
審査請求人は，審査請求書において，熊本労働局特定部特定課特定係特定職員が作成頂いた行政文書を開示頂いております。」と述べ，これを本件対象保有個人情報として特定するよう主張するが，本件開示請求は「熊本局特定部特定課にて共有されている個人情報」について行われたものであって，審査請求人が主張する行政文書については，当該特定課の職員が職務上作成した文書であるものの，上記（２）及び（３）のとおり，特定課において組織的に用いるものとして，保有されているとはいえないから，その主張は，失当である。
４ 結論
以上のとおり，原処分は妥当であるから，本件審査請求は棄却すべきである。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和４年３月１１日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同月２９日審査請求人から意見書及び資料を収受
④ 令和５年２月８日審議
⑤ 令和６年１月１１日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象保有個人情報について
本件は，熊本労働局職業安定部職業安定課（特定課）において共有されている審査請求人の個人情報（本件対象保有個人情報）の開示を求めるものであり，処分庁は，本件対象保有個人情報は存在しないとして，不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，別途の開示請求で開示された文書（本件文書）に記録された保有個人情報が，本件対象保有個人情報に該当するとして，当該保有個人情報を開示する旨求めているが，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）審査請求書に添付された本件文書について，諮問庁は以下のとおり説明する。
ア 本件文書は，ハローワーク（公共職業安定所）及び労働局の業務処理を行うハローワークシステムにおいて，求職者の職業相談・職業紹介に利用する目的で管理している情報（求職管理情報）の一部の画面のスクリーンショットを印刷したものであり，当該画面には「求職者名」として，審査請求人の氏名が記録されていたことから，本件とは別途の開示請求において，審査請求人の保有個人情報が記録されている文書として特定し，開示したものである。
イ 本件文書には，審査請求人の氏名のほか，職員情報として担当者の氏名が記録されており，その担当者として，特定課の職員の氏名が記録されている。
ウ しかしながら，本件文書である求職管理情報は，公共職業安定所における職業相談・職業紹介に資する情報として，主に公共職業安定所の職業相談部門（窓口）等で利用されている情報である。他方，都道府県労働局職業安定部職業安定課は，公共職業安定所に対して適切な職業相談・職業紹介業務を実施するよう指導・監督する立場であり，そのような職責にある都道府県労働局職業安定部職業安定課職員に対しても，求職管理情報の入力・閲覧権限が付与されている場合がある。
エ 熊本労働局管内の公共職業安定所の求職者から，特定課に問合せや意見・要望等があった際に，今後の求職者の職業相談・職業紹介に資する情報であれば，求職管理情報の入力・閲覧権限を有する特定課の職員がハローワークシステムにログインし，同システム内にある求職管理情報にアクセスし，当該情報を求職管理情報に補足的に入力することはまれにあり得ることである。本件文書についても，審査請求人からの電話を受けた当時の特定課の職員が，今後の公共職業安定所における職業相談・職業紹介に資する情報であると判断して，審査請求人との電話のやり取り内容を求職管理情報に入力したものである。
オ 都道府県労働局職業安定部職業安定課は，上記ウのとおり，公共職業安定所で行っている職業紹介等の各種業務について指導・監督を行う組織であり，求職者に対して職業相談・職業紹介業務を行う公共職業安定所とは異なり，日常の業務において，個々の求職者に対面（又はオンライン）で接して，職業相談・職業紹介を行っている組織ではない。都道府県労働局職業安定部職業安定課においては，求職管理情報に入力・閲覧権限を有する一部の職員のみが，担当する業務に必要な範囲内で，まれに業務上必要な求職者管理情報に限って入力・閲覧している状況であり，特定の求職者の求職管理情報を課内で組織的に共有している状況にはない。また，都道府県労働局職業安定部職業安定課の通常の業務において，常態的に特定の求職者の求職管理情報を課内で組織的に共有する必要はない。
カ したがって，都道府県労働局職業安定部職業安定課が，個々の求職者に対する職業相談・職業紹介機関でないことを踏まえれば，特定課として個々の求職者である審査請求人の求職管理情報を組織的に共有していないことは，極めて自然であり，処分庁の説明に何ら不合理な点はないと考える。
（２）当審査会において，審査請求書に添付された本件文書を確認したところ，上記（１）ア及びイの諮問庁の説明のとおりであると認められる。法において「保有個人情報」とは，「行政機関の職員が職務上作成し，又は取得した個人情報であって，当該行政機関の職員が組織的に利用するものとして，当該行政機関が保有しているものをいう。ただし，行政文書（行政機関の保有する情報の公開に関する法律（略）第２条第２項に規定する行政文書をいう。（略））に記録されているものに限る。」（法２条５項）とされている。
そこで検討すると，諮問庁の上記（１）の説明によると，職務上，特定課は，公共職業安定所が行う職業相談や職業紹介業務の指導監督を行う立場であるとのことであるが，本件文書は，同課の職員が，職務上入力したものであり，本件文書に記録された保有個人情報は，行政機関の職員が職務上作成し，又は取得した個人情報に該当する。
諮問庁は，特定の求職者の求職管理情報を課内で組織的に共有している状況にはなく，また，都道府県労働局職業安定部職業安定課の通常の業務において，常態的に特定の求職者の求職管理情報を課内で組織的に共有する必要はない旨説明するが，どのような状況であれば，保有個人情報が，組織的に用いるものとして，当該行政機関が保有しているものというのかについては，当該保有個人情報が実際にどのような状態に置かれているのかを考慮する必要があると考えられる。
本件においては，システム上，同課の職員に求職管理情報の入力・閲覧権限が付与されているにとどまらず，実際に同課に所属する当該職員により，職務上，本件文書に係る求職管理情報が入力，作成されたものである。また，当該情報については，同課において閲覧等ができる状態に置かれているものであり，本件文書に記録された保有個人情報は，同課において組織的に用いるものとして，同課が保有しているものと解するのが適当である。
なお，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，本件文書に記録された求職管理情報以外に，特定課の職員によって入力等された審査請求人に係る求職管理情報はないとのことである。
したがって，本件文書に記録された保有個人情報について，本件対象保有個人情報に該当する保有個人情報として，新たに特定し，開示決定等をすべきである。
３ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，熊本労働局において本件文書に記録された保有個人情報を保有していると認められるので，これを特定し，改めて開示決定等をすべきであると判断した。
（第３部会）
委員長屋聡，委員久末弥生，委員葭葉裕子
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r05k03.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。