諮問庁：法務大臣
諮問日：令和４年１１月３０日（令和４年（行個）諮問第５５号）
答申日：令和５年８月１０日（令和５年度（行個）答申第５５号）
事件名：特定期間に特定地方法務局特定課が本人に対応したことが分かる文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１に掲げる文書（以下「本件文書」という。）に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，別紙の２に掲げる各文書に記録された保有個人情報につき，改めて開示決定等をすべきである。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）７７条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和４年８月２６日付け○○法庶第４６号により特定地方法務局長（以下「処分庁」という。）が行った決定（以下「原処分」という。）について，正しい対応を求め間違った人が責任を取るべきであるから，取り消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由の要旨は，審査請求書によると，おおむね以下のとおりである。なお，資料は省略する。
令和４年９月５日の全部開示等の正しい対応を求めた人権相談票等は，人権擁護課，総務課等々が，特定年からの手続きで一方的に私に責任を取らせる全部開示等を誘導した者である。人権相談票等で私の人権を無視した者であり私は一方的な処分と考え正しい対応を私が抵抗出来ないで困っていることを確認し正しい対応を求める。特定地方法務局総務課庶務係は，人権擁護課と結託し担当課等と私の人権を無視誘導してると私は考えている。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 原処分について
審査請求人は，処分庁に対し，「特定年月日Ｂから特定年月日Ａまで特定地方法務局が開示請求人のことで対応したことがわかるもの（特定年月日Ａまでに開示請求したものは除く。）」（以下，第３において「本件対象文書」という。）につき法７７条１項の規定に基づき，保有個人情報の開示請求（令和４年９月５日付け受付第１－１号。以下「本件開示請求」という。）をした。
処分庁は，本件開示請求について，本件対象文書を保有していないことから，法８２条２項の規定により，不開示決定（令和４年８月２６日付け○○法庶第４６号（原処分））をした。
２ 審査請求人の主張について
審査請求書「４審査請求の理由」には，「略（上記第２の２のとおり。）」の記載のとおり，審査請求人は，人権相談票ではなく，審査請求人とのやりとりを記録した応接記録，電話聴取書等の保有個人情報を処分庁は保有しているとして，原処分の取り消しを求めている。
３ 原処分の妥当性について
本件開示請求において「私のことで対応したことがわかるもの」との記載があるが，これは審査請求人が電話した際及び来庁した際に，職員が作成した電話対応録や応接記録等である旨を，本件開示請求書を窓口で受領した際に確認し，庁内に保存されている行政文書を探索したところ，特定地方法務局人権擁護課において，面談又は電話による人権相談を審査請求人から複数回受けていた。これらの結果については，人権相談取扱規程（昭和５９年８月３１日法務省訓令第３号）６条により，法務省人権相談票の様式をもって，記録を作成している。当該人権相談票は，令和４年８月２６日付け○○法庶第４７号により，別途開示済みである。
上記人権相談以外にも，審査請求人から総務課及び人権擁護課の職員に対する批判を受け，総務課の職員が対応することはあったが，特定地方法務局では，一般の方からの業務や職員に対する意見・要望，苦情等を受け付け，職員が対応した場合，当該応接記録や電話対応記録については，文書主義の原則を定めた法務省文書管理規則（平成２３年４月１日法務省秘文訓第３０８号大臣訓令）１１条にいう「軽微なもの」として作成していないため，応接記録や電話聴取書等の文書を作成していないことから，総務課が審査請求人に対応した文書は存在せず，原処分を行った。したがって，審査請求人の主張には理由がなく，原処分を維持することが相当である。
なお，審査請求人からの別の保有個人情報開示請求により人権相談票の全部開示を行った保有個人情報の開示決定（令和４年８月２６日付け○○法庶第４７号）についても，審査請求人から本件と同様の趣旨で審査請求がされている。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和４年１１月３０日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和５年７月７日審議
④ 同年８月４日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象保有個人情報の開示を求めるものであるところ，処分庁は，これを保有していないとして不開示とする原処分を行った。これに対し，審査請求人は，正しい対応を求め間違った人が責任を取るべきであるなどと主張し，原処分の取消しを求めているものと解されるところ，諮問庁は，原処分を維持することが相当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）審査請求人は，本件開示請求に先立って，特定地方法務局に対する開示請求を複数回行っている経緯を踏まえ，当審査会事務局職員をして，本件対象保有個人情報の保有の有無について，改めて確認させたところ，諮問庁は以下のとおり説明する。
ア 特定地方法務局では，本件開示請求に係る特定年月日Ｂより前から，人権相談及びその対応を含む同局の業務や職員への意見・苦情について，審査請求人から頻繁に連絡を受け，職員が対応する状況が続いているが，これらの対応については簡易な事案であると判断し，理由説明書（上記第３の３）で述べた特定地方法務局の取扱い，すなわち，一般の方からの業務や職員に対する意見・要望，苦情等を受け付け，職員が対応した場合の当該応接記録等は規則１１条にいう「軽微なもの」として作成しないという取扱いと同じく，応接記録等の作成は基本的に行っていない。
イ もっとも，本件開示請求に係る特定年月日Ｂから特定年月日Ａまでの期間における特定地方法務局総務課職員と審査請求人とのやり取りのうち，保有個人情報開示請求の手数料の額を確定させた経緯に関するものについては，同局総務課で「対話記録書」を４件（別紙の２に掲げる文書）作成している。これらはいずれも，同課職員が備忘のため事後的に，本件開示請求日以前の時点で作成したものであったことから，処分庁は，審査請求人が開示を求める本件対象保有個人情報には該当しないと判断した。
ウ 上記「対話記録書」に記録した内容を除き，特定地方法務局総務課職員と審査請求人との間で交わしたやり取りについては，いずれも，特別に記録の必要があると考えられる事柄は認められなかったこともあり，応接記録等は作成していない。
本件開示請求を受け，また，念のため，審査請求を受けた際，執務室，書庫，パソコン上のフォルダ内等を探索したが，上記「対話記録書」を除き，本件対象保有個人情報の存在は確認できなかった。（２）検討
ア 別紙の２に掲げる各文書について，諮問庁から提示を受け，当審査会において内容を確認したところ，当該各文書は，審査請求人が特定地方法務局に対して行った開示請求の内容及び必要となる手数料について，同局総務課職員が同局窓口又は電話で，特定年月日Ｂから特定年月日Ａまでの期間に審査請求人とやり取りした内容を記録した応接記録又は電話対応記録であり，審査請求人を本人とする情報が記載されているものと認められる。
本件開示請求の文言に係る上記第３の３の諮問庁の説明も併せ考えると，当該各文書には，本件対象保有個人情報が記録されていると認められるため，当該各文書を改めて開示決定等すべきである。
イ 他方，別紙の２に掲げる各文書に記載されたものを除き，応接記録等は作成しておらず，当該各文書以外に本件対象保有個人情報は保有しないとする諮問庁の説明について，不自然，不合理な点はなく，これを覆すに足りる特段の事情も存しない。
また，上記（１）ウの探索の範囲等について，特段の問題があるとは認められない。
したがって，特定地方法務局において，別紙の２に掲げる各文書に記録された保有個人情報の外に，本件対象保有個人情報に該当する情報を保有しているとは認められない。
３ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，特定地方法務局において，別紙の２に掲げる各文書に記録された保有個人情報を保有していると認められるので，これにつき改めて開示決定等をすべきであると判断した。
（第１部会）
委員合田悦三，委員木村琢麿，委員中村真由美
別紙
１ 特定年月日Ａまでの特定地方法務局が私の事で対応した事が分かるもの開示したものはのぞく。特定年月日Ｂからのもの
２（１）特定日時Ａにおける特定地方法務局総務課職員と審査請求人とのやりとりを記録した対話記録書
（２）特定日時Ｂにおける特定地方法務局総務課職員と審査請求人とのやりとりを記録した対話記録書
（３）特定日時Ｃにおける特定地方法務局総務課職員と審査請求人とのやりとりを記録した対話記録書
（４）特定日時Ｄにおける特定地方法務局総務課職員と審査請求人とのやりとりを記録した対話記録書
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r05k002.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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