諮問庁：厚生労働大臣
諮問日：令和５年４月１７日（令和５年（行個）諮問第１０３号）
答申日：令和５年１０月２６日（令和５年度（行個）答申第９９号）
事件名：本人に係る特定職員と特定会社とのやり取りに関する文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「特定ハローワーク在籍の特定職名の特定職員と特定会社の具体的な開示請求者についてのやり取りの全ての情報」に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
本件審査請求の趣旨は，個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）７６条１項の規定に基づく開示請求に対し，群馬労働局長（以下「処分庁」という。）が，令和４年１１月２２日付け群労発安１１２２第１号により行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求めるというものである。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書によると，おおむね以下のとおりである。
不開示の結果でしたが再審査をお願いします。
“行政機関の保有する情報の公開に関する法律”の解釈を希望します。該当者よりメモがあったことを聞いております。私自身の情報があるということは私の個人情報に値するものと考えます。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求の経緯
（１）審査請求人は，開示請求者として，令和４年１０月２３日付け（同月２６日受付）で処分庁に対して，法７６条１項の規定に基づき，本件対象保有個人情報の開示請求を行った。
（２）これに対し，処分庁が，原処分を行ったところ，審査請求人は，これを不服として，令和５年１月６日付け（同月１０日受付）で本件審査請求を提起したものである。
２ 諮問庁としての考え方
本件審査請求については，原処分は妥当であるから，棄却すべきである。
３ 理由
（１）本件審査請求について
本件開示請求に対し，処分庁は，本件対象保有個人情報を作成又は取得しておらず，実際に保有していないため不開示とする旨の原処分を行ったところ，審査請求人は，特定公共職業安定所の職員よりメモがあったと聞いており，当該メモは審査請求人を本人とする保有個人情報である旨を主張し，その取消しを求めている。
（２）本件対象保有個人情報の保有の有無について
ア 本件審査請求を受けて，処分庁に確認したところ，「平成３０年当時に特定公共職業安定所の職員（以下「職員Ａ」という。）が特定会社の担当者からの審査請求人についての相談に対応した際，その記録として個人的なメモを作成しているものの，当該メモは職員Ａ単独で作成された文書であって，組織として利用していない文書である。また，本件開示請求に関し，当該メモ以外に作成された文書はなく，行政文書として作成，保有されたものは存在しない。」とのことであった。
イ 法における保有個人情報とは，「行政機関等の職員（略）が職務上作成し，又は取得した個人情報であって，当該行政機関等の職員が組織的に利用するものとして，当該行政機関等が保有しているものをいう。ただし，行政文書（行政機関の保有する情報の公開に関する法律（平成１１年法律第４２号。（略））２条２項に規定する行政文書をいう。）（略）に記録されているものに限る。」（法６０条１項）とされている。
また，行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「情報公開法」という。）２条２項では，「「行政文書」とは，行政機関の職員が職務上作成し，又は取得した文書（略）であって，当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして，当該行政機関が保有しているものをいう。」と規定されている。
ウ この「組織的に用いる」とは，その作成又は取得に関与した職員個人の段階のものではなく，組織としての共用文書の実質を備えた状態，すなわち，当該行政機関の組織において，業務上必要なものとして利用され，又は保存されている状態のものを意味すると解することが相当である。このため，作成又は取得された文書が，どのような状態であれば組織的に用いるものであるかについては，当該文書の作成又は取得の状況，利用の状況などを総合的に考慮して実質的な判断を行うのが相当である。
エ 諮問庁において，処分庁から職員Ａ作成メモの提示を受けて確認したところ，当該メモは，当該職員の手書きにより作成されたものであり，その内容は文章として整えられたものではなく，第三者が確認しても，どのようなことが記載されているのか，詳細は判断できない体裁であることが認められる。
オ また，処分庁の説明によれば，「職員Ａ作成メモは，職員Ａが使用しているデスクの鍵付きの引き出しの中に保管しているものであり，職場の関係者間で共有することができる状態にない。」とのことであった。上記エの職員Ａ作成メモの記載内容と併せ考えると，当該メモは，処分庁において「組織的に用いる」ものとして保有されているとは認められない。
カ したがって，当該メモは職員Ａの判断で便宜的に作成されたものであり，組織として共有・利用されていない以上，同文書は行政文書に該当しないと認められる。
キ 処分庁においては，本件審査請求を受けて，本件対象保有個人情報が記録された行政文書を保有していないか再度探索したが，確認されなかった。
（３）本件対象保有個人情報の保有の有無については上記（２）のとおりであり，これについて不自然・不合理な点はなく，原処分は妥当であると諮問庁として判断するものである。
４ 結論
以上のとおり，本件審査請求については，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした原処分は妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和５年４月１７日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年１０月１２日審議
④ 同月１９日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求に対し，処分庁は，本件対象保有個人情報を保有していないとして不開示とする原処分を行ったところ，審査請求人は原処分の取消しを求めている。
これに対し，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）審査請求人は，審査請求書（上記第２の２）において，本件対象保有個人情報として，メモが存在する旨を主張している。
これについて，諮問庁は，理由説明書（上記第３の３）において，当該メモは行政文書に該当しない旨説明する。
（２）そこで検討すると，諮問庁は，理由説明書において，（ⅰ）平成３０年当時に特定公共職業安定所の職員Ａが特定会社の担当者からの審査請求人についての相談に対応した際，その記録として個人的なメモを作成しているものの，（ⅱ）当該メモは職員Ａ単独で作成された文書であって，組織として利用していない文書であり，（ⅲ）処分庁から当該メモの提示を受けて確認したところ，その内容は文章として整えられたものではなく，第三者が確認しても，どのようなことが記載されているのか，詳細は判断できない体裁であることが認められ，さらに，（ⅳ）当該メモは，職員Ａが使用しているデスクの鍵付きの引き出しの中に保管しているものであり，職場の関係者間で共有することができる状態になく，これらのことから，当該メモは，群馬労働局において「組織的に用いる」ものとして保有されているとは認められず，行政文書に該当しない旨を説明するものである。
さらに，念のため，当審査会事務局職員をして諮問庁に対し確認を求めさせたところによると，当該メモは職員Ａの手控えであり，所内では共有しておらず，また，クリアファイルに挟み，職員Ａが使用している机の鍵がかかる引き出しに保管しており，当該職員以外に見ることができない状態であり，組織的に用いたことはないとのことである。（３）法における保有個人情報とは，法６０条１項により，情報公開法２条２項に規定する行政文書（又は独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律２条２項に規定する法人文書）に記録されているものに限るとされている。そして，情報公開法２条２項は，「「行政文書」とは，行政機関の職員が職務上作成し，又は取得した文書，図画及び電磁的記録（略）であって，当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして，当該行政機関が保有しているものをいう。」とされている。
当審査会事務局職員をして，諮問庁に対して当該メモの提示を求め，当審査会において，その内容を確認したところ，当該メモは，上記（２）（ⅲ）の諮問庁の説明のとおり文章として整えられたものではなく，断片的に事項が書き留められたもので，本人の覚書として残されたものと判断される。
また，当該メモには，２０１８年の特定月日の日付が付され，職員の机の引き出しの中に保管されたものであり，諮問庁の説明からすると，この間組織的に用いられた状況はうかがわれない。
このようなことから，当該メモは，公共職業安定所の組織として利用・保有しなければならない文書であるとは認められず，また，業務上の必要から利用・保有している状態にあるものとも認められない。また，審査請求人は，審査請求書において，「該当者よりメモがあったことを聞いております。私自身の情報があるということは私の個人情報に値するものと考えます。」と主張しているが，当該メモが，情報公開法２条２項に規定する行政文書に該当する具体的な根拠や，それを裏付ける又はうかがわせる事情を示しているとまではいえない。以上を踏まえると，上記（２）の当該メモが行政文書に該当しない旨の諮問庁の説明が不自然，不合理であると認めるに足りる事情はなく，そのほかこれを覆すに足りる特段の事情を認めることもできない。また，当該メモ以外の処分庁における文書の探索に関して，特段の問題があるとも認められない。
（４）したがって，群馬労働局において本件対象保有個人情報を保有していないとする諮問庁の説明は，是認せざるを得ない。
３ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，群馬労働局において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第３部会）
委員長屋聡，委員久末弥生，委員葭葉裕子
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r05k002.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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