諮問庁：国立研究開発法人量子科学技術研究開発機構
諮問日：令和６年１０月２４日（令和６年（独情）諮問第１２９号及び同第１３０号）
答申日：令和７年３月１９日（令和６年度（独情）答申第１１３号及び同第１１４号）
事件名：放射線研究推進研究事業における甲状腺新型モニタに関してＪＡＥＡと行った実務者会合に関するメールの不開示決定（不存在）に関する件
放射線安全規制研究推進事業の進捗状況について特定の担当者間でやり取りされたメールの不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる各文書（以下、併せて「本件対象文書」という。）につき、これを保有していないとして不開示とした各決定は、妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し、令和６年８月２０日付け令０６量研（総）０１８及び同年９月２日付け令０６量研（総）０２７により国立研究開発法人量子科学技術研究開発機構（以下「機構」、「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った各決定（以下、順に「原処分１」及び「原処分２」といい、併せて「原処分」という。）について、その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は、審査請求書及び意見書の記載によると、おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求書
ア 原処分１
「平成２９年～令和元年の放射線研究推進研究事業における甲状腺新型モニタに関してＪＡＥＡと行った実務者会合の配布資料等、議事録、およびこの件について特定個人Ａと特定個人Ｂの間で交わされた電子メール」を請求したところ、配布資料のみが開示され、議事録および電子メールについては「現存していないため、これらについては文書不存在のため不開示とした」とする開示決定通知書が届いた。これに関連して「平成２９年～令和元年の放射線研究推進研究事業（初期内部被ばく線量の把握）の進捗状況について、ＱＳＴ（＝量研機構）の事業担当者と原子力規制委員会指定のプログラムオフィサーとの間で交わされた電子メール一切」を請求したところ、令和６年９月３日付の法人文書不開示決定処分（令０６量研（総）０２７）が届いた。不開示理由は「当機構の担当者が当時使っていたパソコンが故障したため、現時点で請求対象のメールは全て残っておりません。そのため、文書不存在のため不開示としました」とあった。
令０６量研（総）０１８号も担当者のパソコンの故障が文書不存在の原因なのか、９月６日に量研機構総務課に電話で問い合わせたところ、同９日に担当者のパソコンの故障が原因であり、およびこの担当者が特定個人Ａである旨の回答があった。
法２条２項では、独立行政法人の役員又は職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面、電磁的記録で、組織的に用いるものとして当該独立行政法人等が保有するものを「法人文書」と定義している。この場合には、担当者のパソコンが故障してメールが残っていないことをもって、現に保有していないと主張しているものと思われるが、法人付与のアカウントに基づく電子メールであれば、サーバー内に保管されていることが推察される。
なお、当該事業においては日本原子力研究開発機構が同時期に類似内容で採択を受けており、規制委が各年度末に実施した「研究成果報告会」において、特定個人Ａと特定個人Ｂは頻繁に実務者会合（協議）を行い、調整を図る旨を発言している。その意味で、当該事業に関する両者の電子メールは法人文書として適切に保管されるべきものであると考える。
イ 原処分２
「平成２９年～令和元年の放射線研究推進研究事業（初期内部被ばく線量の把握）の進捗状況について、ＱＳＴ（＝量研機構）の事業担当者と原子力規制委員会指定のプログラムオフィサーとの間で交わされた電子メール一切」を請求したところ、令和６年９月３日付の法人文書不開示決定処分（令０６量研（総）０２７）が届いた。不開示理由は「当機構の担当者が当時使っていたパソコンが故障したため、現時点で請求対象のメールは全て残っておりません。そのため、文書不存在のため不開示としました」とあった。
９月６日に機構総務課に電話で問い合わせたところ、同９日に担当者のパソコンの故障が原因であり、およびこの担当者が特定個人Ａである旨の回答があった。
法２条２項では、独立行政法人の役員又は職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面、電磁的記録で、組織的に用いるものとして当該独立行政法人等が保有するものを「法人文書」と定義している。この場合には、担当者のパソコンが故障してメールが残っていないことをもって、現に保有していないと主張しているものと思われるが、法人付与のアカウントに基づく電子メールであれば、サーバー内に保管されていることが推察される。
なお、原子力規制委員会が平成３０年度末に主催した「研究成果報告会」に、機構から提出された成果報告書によると、規制委が指名したプログラムオフィサーに２か月に１回程度のペースで電子メールを送り、本事業の進捗状況を報告していた旨が記載されている。当該事業に関する電子メールは法人文書として適切に保管されるべきものと考える。
（２）意見書
第１２９号の理由説明書（下記第３の１（３））によれば、関連する電子メールが不存在のため不開示となった点について、「（審査請求人が）機構に確認したところ、担当者のパソコンが壊れたことによりメールが不存在となったことが判明している」との記述があるが、これは誤りである。審査請求人が機構に問い合わせたことは事実であるが、不開示決定通知（令０６量研（総）０２７号）に記載のとおり、「担当者のパソコンが壊れた」との回答を受けたもので、審査請求人が担当者のパソコンが壊れたことを事実として確認したものではない。
そもそも併せて請求していた実務者会合の配布資料などの関連資料は開示されており、機構がこれら資料を法人文書として保有していたことは明らかである。だとすれば、担当者のパソコン内かサーバー内かを問わず、当該事業に関連する電子メールも関連資料と同様に保有していなければならない。担当者のパソコンの故障が事実であるかは審査請求人においては不明であるが、仮に電子メールがいずれにも残っていないとすれば、法人文書の管理が適切に行われておらず、違法性は明らかである。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 原処分１（諮問第１２９号）
（１）審査請求人が開示請求書で開示を請求した法人文書
平成２９年～令和元年の放射線研究推進研究事業における甲状腺新型モニタに関してＪＡＥＡと行った実務者会合の配布資料等、関連資料（担当者のメールを含む）
（２）審査請求に係る原処分
以下ア～ウの理由に基づく一部不開示決定（原処分１）。
ア 実務者会合の配布資料のうち個人を特定し得る部分が法５条１号柱書に該当するため
イ 新型甲状腺モニタに関する部分は同条４号該当する部分が当該条項に該当するため
ウ その他のメールを含む関連資料が文書不存在のため
（３）審査請求の内容
関連するメールが不存在のため不開示となった点について、機構に確認したところ、担当者のパソコンが壊れたことによりメールが不存在となったことが判明している。しかし、法人付与のアカウントに基づくメールについては、サーバー内にメールが保管されている可能性があるため、審査請求を行う。
（４）原処分１を行った理由
ア 本件一部不開示決定を行うにあたり、ＪＡＥＡとの当該研修を担当した職員に確認したところ、残っている資料については本件一部不開示決定において開示した文書のみである。
イ 審査請求者が述べている、メールがサーバーに保管されている可能性については、機構で調査を行ったところ、当時の機構のメールシステムは令和３年９月に運用を切り替えるまでＰＯＰサーバ方式を用いており、職員がＰＣで受信するとメールサーバからは自動的に削除される仕組みであったため、現時点ではサーバーには残っていないことを確認できている。
以上のことから、本件に関し、一部不開示とする原処分の維持が適当と考えるため、諮問を行うものである。
２ 原処分２（諮問第１３０号）
（１）審査請求人が開示請求書で開示を請求した法人文書
平成２９年～令和元年度の放射線安全規制研究推進事業（初期内部被ばく経過の把握）の進捗状況についてＱＳＴの事業担当者と原子力規制委員会指定のプログラムオフィサーとの間で交わされた全てのメール（２）審査請求に係る原処分
当該事業担当者のＰＣが破損し、メールが当該ＰＣ以外にも残っておらず文書不存在のため、全て不開示とした。
（３）審査請求の内容
担当者のパソコンが壊れたことによりメールが不存在となったことについて、法人付与のアカウントに基づくメールについては、サーバー内にメールが保管されている可能性があるため、審査請求を行う。（４）原処分２を行った理由
審査請求者が述べている、メールがサーバーに保管されている可能性について、機構で調査を行ったところ、当時の機構のメールシステムは令和３年９月に運用を切り替えるまでＰＯＰサーバ方式が用いられており、職員がＰＣで受信するとメールサーバからは自動的に削除される仕組みであったため、現時点ではサーバーには残っていないことを確認できている。
以上のことから、本件に関し、不開示とする原処分の維持が適当と考えるため、諮問を行うものである。
第４ 調査審議の経過
当審査会は、本件各諮問事件について、以下のとおり、併合し、調査審議を行った。
① 令和６年１０月２４日諮問の受理（令和６年（独情）諮問第１２９号及び同第１３０号）
② 同日諮問庁から理由説明書を収受（同上）
③ 同年１１月１２日審査請求人から意見書を収受（同上）
④ 令和７年１月２３日審議（同上）
⑤ 同年３月１２日令和６年（独情）諮問第１２９号及び同
第１３０号の併合並びに審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は、本件対象文書を含む法人文書の開示を求めるものであり、処分庁は、本件対象文書について、これを保有していないとして不開示とする原処分を行った。
審査請求人は原処分の取消しを求めているが、諮問庁は原処分を維持すべきであるとしていることから、以下、本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）当審査会事務局職員をして改めて確認させたところ、諮問庁はおおむね以下のとおり説明する。
ア 審査請求人は、原処分１の審査請求書において原子力規制委員会が実施した研究成果報告会において、特定個人Ａと特定個人Ｂは頻繁に実務者会合を行い調整を図る旨を発言していることから、両者の電子メールは法人文書として適切に保管されるべきものであると主張する。また、原処分２の審査請求書において原子力規制委員会が平成３０年度末に主催した「研究成果報告会」に機構から提出された成果報告書によると、原子力規制委員会が指名したプログラムオフィサーに２か月に１回程度のペースで電子メールを送り、本事業の進捗状況を報告していた旨記載されていることから、当該事業に関する電子メールは法人文書として適切に保管されるべきものと考えると主張する。
イ ＪＡＥＡ（日本原子力研究開発機構）との実務者会合はプログラムオフィサーやプログラムオフィサー補佐（原子力規制庁）への進捗報告を兼ねて、両機関の研究の進捗状況に関する情報共有を主な目的としており、特定個人Ａと特定個人Ｂとの電子メールは主に実務者会合の日程調整等の事務処理上の連絡のために使用していた。
また、平成３０年度は実務者会合を３回開催したが、電子メールで報告した事業の進捗状況については、当該実務者会合の資料に取りまとめられているほか、最終的には、当該事業の研究成果報告書に取りまとめられているものであり、担当者がプログラムオフィサーに送信した電子メールによる報告は、飽くまで実務者会合で情報共有を行うに当たっての調整のために使用していたものである。
ウ 上記イで説明した各電子メールはいずれも１年未満保存文書に該当することから、実務者会合の関連資料と同様に保有していなければならないという審査請求人の主張は失当である。また、原処分２の不開示とした理由において当該担当者のパソコンが故障したため電子メールが残っていない旨理由を示しているところ、原処分１においても担当者のパソコンの故障により電子メールの確認ができないのは同様であり、開示請求の対象となっている時期の機構のメールシステムはＰＯＰサーバ方式を用いており職員がＰＣで受信するとメールサーバから削除されるため電子メールはサーバーに残っていないことについては理由説明書（上記第３）において言及したとおりである。
したがって、機構において本件対象文書を保有しているとは認められず、これを保有していないとして不開示とした原処分は、いずれも妥当であると考える。
（２）以下、検討する。
機構において本件対象文書の保有は認められなかった旨の上記（１）の諮問庁の説明に不自然・不合理な点があるとは認められず、これを覆すに足る事情も認められない。
したがって、機構において、本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 付言
本件各開示決定通知書には、不開示とした理由について「現存していない」と記載されているところ、一般に、文書の不存在を理由とする不開示決定に際しては、単に対象文書を保有していないという事実を示すだけでは足りず、対象文書を作成又は取得していないのか、あるいは作成又は取得した後に、廃棄又は亡失したのかなど、なぜ当該文書が存在しないかについても理由を示すことが求められる。
したがって、原処分における理由の提示は、行政手続法８条１項の趣旨に照らし、適切さを欠くものであり、処分庁においては、今後の対応において、上記の点について留意すべきである。
４ 本件各決定の妥当性について
以上のことから、本件対象文書につき、これを保有していないとして不開示とした各決定については、機構において本件対象文書を保有しているとは認められず、妥当であると判断した。
（第５部会）
委員藤谷俊之、委員石川千晶、委員磯部哲
別紙本件対象文書
１ 平成２９年～令和元年の放射線研究推進研究事業における甲状腺新型モニタに関してＪＡＥＡと行った実務者会合について特定個人Ａと特定個人Ｂの間で交わされた電子メール
２ 平成２９年～令和元年度の放射線安全規制研究推進事業（初期内部被ばく経過の把握）の進捗状況についてＱＳＴの事業担当者と原子力規制委員会指定のプログラムオフィサーとの間で交わされた全てのメール
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r06d03.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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