諮問庁：国立大学法人東北大学
諮問日：令和６年７月１２日（令和６年（独情）諮問第７９号）
答申日：令和６年１２月１８日（令和６年度（独情）答申第６５号）
事件名：防災等の事案に係る協議が行われたことが分かる文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる文書（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和６年４月２２日付け総法文第２０号により国立大学法人東北大学（以下「東北大学」，「本学」，「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書の記載によると，おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求人は，令和６年３月２２日付で東北大学に対して法に基づき，東北大学学友会の規則等にかかる当該の情報公開請求をした。
（２）これに対し，東北大学は，令和６年４月２２日付で不開示処分を行った。
（３）しかし，この不開示処分は次の理由により妥当性のない処分である。「特定第三者委員会報告書」内の「特定第三者委員会」名簿で，特定個人Ａ氏（東北大学災害科学国際研究所教授）と特定個人Ｂ氏（東北大学電気通信研究所教授，東北大学特定学生団体顧問）が（いずれも肩書は平成２６年当時）含まれており，同氏らで何らかの協議は行われたものと考える。よって，当該不存在処分は失当である。
（４）以上から，本件処分の取消しを求めて審査請求を行う次第である。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 審査請求の経緯
令和６年３月２２日付けで，審査請求人から本件対象文書の開示請求があった。
これに対し本学では，開示請求にかかる文書に相当すると判断し得る法人文書を保有していないことから，文書不存在として法９条２項の規定により開示をしない旨の決定（原処分）を令和６年４月２２日付けで行った。その後，令和６年６月１０日付けで審査請求があった。
２ 諮問理由説明
（１）審査請求の理由
上記第２の２と同旨。
（２）諮問の理由
本件は，令和６年３月２２日付けで，本件対象文書を対象にして，開示請求があったものである。これに対し本学では，開示請求にかかる文書に相当すると判断し得る法人文書を保有していないことから，文書不存在による不開示決定を行ったところ，上記（１）に記載の理由により審査請求があったものである。
諮問の理由である文書不存在については下記のとおりである。・審査請求人からの申し出を受け，改めて開示請求にかかる文書を保有している可能性がある学内各部署（学生の課外活動に関する事務を担当する教育・学生支援部，平成２３年度まで災害制御研究センターに関する事務を担当していた特定科，災害制御研究センターの後継組織である災害科学国際研究所）における法人文書を確認したが，開示請求にかかる文書に相当すると判断し得る文書の存在は確認できなかった。
・災害科学国際研究所の前身である旧災害制御研究センターは平成２３年度末に廃止され，すでに１３年以上が経過している。災害制御研究センター運営委員会に係る法人文書ファイル（標準文書保存期間基準１０年）は保存期間満了日を経過しており保有していない。
・審査請求人は，平成２６年４月に発表された「特定第三者委員会報告書」で「特定第三者委員会」の委員として挙げられている特定個人Ａ氏（本学災害科学国際研究所教授）と特定個人Ｂ氏（本学電気通信研究所教授，東北大学特定学生団体顧問）らで何らかの協議が行われたものとしているが，当人間での協議があったとしても，本学は開示請求内容にかかる法人文書を保有していない。
以上の理由から，令和６年４月２２日付けの不開示決定の原決定を維持することが妥当であることから，諮問するものである。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和６年７月１２日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年１１月２８日審議
④ 同年１２月１１日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであり，処分庁は，これを保有していないとして不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，原処分の取消しを求めるところ，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）当審査会事務局職員をして改めて確認させたところ，諮問庁は，おおむね以下のとおり説明する。
ア 本件対象文書は，特定学生団体と旧災害制御研究センターとの間で，防災等について協議したことが分かる資料等の法人文書一式と解される。
イ 本件開示請求を受けて，旧災害制御研究センターに関する法人文書ファイルを確認したところ，旧災害制御研究センターの運営に関する重要事項を審議するため設置された旧災害制御研究センター運営委員会に関する法人文書ファイルとして「災害制御研究センター運営委員会Ｈ１１～Ｈ２３」が存在した。当該法人文書ファイルは，旧災害制御研究センターが，東北大学大学院特定科の附属組織と位置付けられていたことから，上位組織である特定科において保有されていたが，１０年の保存期間満了後，国立大学法人東北大学学術資源研究公開センター史料館公文書室に移管されていることが廃棄・移管簿に記録されていた。
そのほか，特定科の保有する文書の中に，内容面で旧災害制御研究センターに関する文書が存在するか確認したところ，平成２３年度から１３年経過している原処分時点で保存期間を満了していない文書としては，会議，規程，共済関係等特定科全体に係る文書が存在した。しかし，特定学生団体が，東北大学の学生が課外活動を行うための組織であることから，大学教授等が重要事項等を審議する特定科全体に関する会議において，特定学生団体が出席し発言することは想定し難い。規程等の文書においても，特定学生団体が関係すると思われるものは確認できなかった。
なお，旧災害制御研究センターは平成２３年度末で廃止されており，後継組織として平成２４年度に災害科学国際研究所が設置されている。災害科学国際研究所に旧災害制御研究センターの文書が引き継がれているか確認したが，旧災害制御研究センターの文書は保有されていなかった。旧災害制御研究センターの文書は，組織廃止後も特定科で保有を続けられ，保存期間満了後に移管されていた。
ウ 審査請求人は，審査請求書において，平成２６年度に，当時の災害科学国際研究所教授と特定学生団体顧問が，特定市町村の関係する「特定第三者委員会」の委員を務めていることから，両者間で何らかの協議は行われたものと考える旨を記載している。
東北大学では，職員が学外の事業又は事務に従事する場合，事前に兼業手続を行うこととなっており，外部の委員会の委員等を特定の職員に務めてほしい旨の依頼が大学にあった場合には，大学で承諾等の手続を行うことはあるが，職員に対し業務内容の報告等は求めておらず，外部の委員会において他の委員と協議した内容について，東北大学で文書を作成又は取得することはない。
そのため，審査請求人の主張する「特定第三者委員会」で委員を務めていた東北大学の職員２名の間で，防災等の事案について協議したことが分かる資料についても，作成又は取得したことはない。
エ なお，審査請求を受けて，本件対象文書を保有している可能性がある学内各部署（学生の課外活動に関する事務を担当する教育・学生支援部，特定科及び災害科学国際研究所）の執務室，書庫及び共有フォルダ内を探索したが，いずれにおいても，本件対象文書に該当すると判断し得る文書の存在は確認できなかった。
（２）当審査会において，東北大学の各組織の位置付けを表す組織図，標準文書保存期間基準，移管・廃棄簿等の提示を受け，その記載を確認すると，おおむね上記（１）の諮問庁の説明のとおりであることが認められる。
本件対象文書の保有は認められなかったとする上記（１）の諮問庁の説明に特段不自然，不合理な点があるとはいえず，これを覆すに足る事情も認められない。
また，探索の範囲や方法が不十分であるともいえない。
したがって，東北大学において，本件対象文書を保有しているとは認められず，これを保有していないとして不開示としたことは妥当である。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人は，その他種々主張するが，いずれも当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 付言
本件開示決定通知書には，本件対象文書を不開示とした理由について，本件対象文書について「保有していないことから不開示とするものです。」と記載されているところ，一般に，文書の不存在を理由とする不開示決定に際しては，単に対象文書を保有していないという事実を示すだけでは足りず，対象文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に，廃棄又は亡失したのかなど，なぜ当該文書が存在しないかについても理由を示すことが求められる。
したがって，原処分における理由の提示は，行政手続法８条１項の趣旨に照らし，適切さを欠くものであり，処分庁においては，今後の対応において，上記の点について留意すべきである。
５ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，東北大学において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第５部会）
委員藤谷俊之，委員石川千晶，委員磯部哲
別紙（本件対象文書）
特定学生団体と災害科学国際研究所の前身である旧災害制御研究センターが防災等の事案について協議されたことが分かる資料及び前述に付属するもの一切一式
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r06d02.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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