諮問庁：独立行政法人高齢・障害・求職者雇用支援機構
諮問日：令和５年１１月１０日（令和５年（独個）諮問第８４号）
答申日：令和６年６月１２日（令和６年度（独個）答申第１１号）
事件名：本人からの問合せに対する回答の事由及び根拠等の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）７６条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和５年５月１５日付け５高障求発第６５号により独立行政法人高齢・障害・求職者雇用支援機構（以下「機構」，「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書及び意見書の記載によると，おおむね以下のとおりである（資料は省略する。）。
（１）審査請求書
ア 本件開示請求項目は下記のとおりである（資料４）。
（別紙と同一内容のため省略）
イ 特定課Ａは上記アの本件請求文書に対して「当該保有個人情報が記録された法人文書を作成していないため。」（本件決定通知書－別紙）として「不存在」（本件補正依頼書）であると答えている。
ウ しかし公文書等の管理に関する法律４条に「当該行政機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該行政機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け，又は検証することができるよう（中略）文書を作成しなければならない。」と定められているので「当該保有個人情報が記録された法人文書を作成していない」（本件決定通知書－別紙）のであればそれは同条に違反している（資料９）。
エ したがって特定課Ａはなぜ「当該保有個人情報が記録された法人文書を作成していない」（本件決定通知書－別紙）のか，すなわちなぜ公文書等の管理に関する法律４条を遵守していないのか，そもそも「当該保有個人情報が記録された法人文書を作成していない」（同）のであればなぜ「当機構としては，虚偽文書はないと判断」（資料１）することができるのか，なぜ「事実を踏まえた内容であると認識」（資料８－１６及び１７行目）することができるのか，なぜ「虚偽ではないと判断」（同－２４行目）することができるのかについて行政手続法８条１項に基づいて説明しなければならないが原処分においてそれはなされていない。
オ したがって原処分は行政手続法８条１項に違反しているので取り消されなければならない。
カ ところで審査請求人は下記の法人文書（電子ｍａｉｌ，ＦＡＸ及び電話録取記録を含む）が本件文書該当性を満たすのでないかと考えるのでまず特定課Ａは下記の法人文書（電子ｍａｉｌ，ＦＡＸ及び電話録取記録を含む）を総務省情報公開・個人情報保護審査会（以下「審査会」という。）に証拠提出せよ。そして当該文書（電子ｍａｉｌ，ＦＡＸ及び電話録取記録を含む）を収受した審査会は当該文書（電子ｍａｉｌ，ＦＡＸ及び電話録取記録を含む）が本件文書該当性を満たすのか否かについて見分せよ。
（ア）特定職員（中略）が作成した障害者台帳の決裁文書
（イ）特定所長（中略）が作成した特定文書
（ウ）特定課Ａは審査請求人に送信した電子ｍａｉｌ（資料５）に「特定記載Ａ」及び「特定記載Ｂ」と書いているので特定施設が確認した内容を記す法人文書（電子ｍａｉｌ，ＦＡＸ及び電話録取記録を含む）及び特定施設が特定課Ａに報告した内容を記す法人文書（電子ｍａｉｌ，ＦＡＸ及び電話録取記録を含む）。
（エ）特定課Ａは補正依頼書（略，資料６）－１（１）に「特定記載Ｃ」と書いているのでまず特定職員（中略）が作成した「障害者支援経過」，次いで当該書（資料６）の決裁文書（原議書の他に各課間においてなされた協議記録を含む）。
（オ）特定課Ａは審査会に理由説明書（特定諮問番号，資料８）を提出しているので，当該書の決裁文書（原議書の他に各課間においてなされた協議記録を含む）。
（カ）特定課Ａは理由説明書（特定諮問番号，資料８）１５及び１６行目に「特定記載Ｄ」と書いているので特定職員（中略）が特定記載Ｄしたことを裏付けられる法人文書（電子ｍａｉｌ，ＦＡＸ及び電話録取記録を含む）。
（キ）特定課Ａは理由説明書（特定諮問番号，資料８）２３及び２４行目に「特定記載Ｅ」と書いているのでまず特定所長（中略）が「特定記載Ｅ」たことを裏付けられる法人文書（電子ｍａｉｌ，ＦＡＸ及び電話録取記録を含む），次いで特定職員（中略）が作成した「障害者支援経過を含む障害者台帳」。
（以下略）
（２）意見書
本件理由説明書（下記第３。以下同じ。）を以下のとおり論駁する。
ア 「原処分維持が適当である」と書かれているが後述するとおり原処分維持は適当でないので取り消されなければならない。
イ 「受付日同年３月７日」と書かれているが審査請求人はこれについて不知でありなぜなら諮問庁特定課Ｂ課長及び特定課Ａ課長がこれについて審査請求人に通知していないからである。
ウ 「法人文書は作成しておらず」と書かれているが公文書等の管理に関する法律４条に「当該行政機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該行政機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け，又は検証することができるよう（中略）文書を作成しなければならない。」と定められているので明らかに同条に違反しており（資料９）更になぜ違反しているのかについて本件決定通知書及び本件理由説明書においてしかるべき説明が全くなされていないので原処分は行政手続法８条１項に違反している。
エないしキ（略）
ク 「法人文書の存在が確認できない」と書かれているが特定課Ａ課長は別件の補正依頼書（略，資料６）－１（１）に「特定記載Ｃ」と書いているので明らかにこれと矛盾している。審査会は「障害者支援経過」を含む障害者台帳（中略）を諮問庁から取り寄せた上で，それが本件請求文書該当性を満たしているのか否かについて見分せよ。
ケ （略）
コ 「決裁文書」と書かれているので審査会は当該決裁文書を諮問庁から取り寄せた上で当該決裁文書が本件請求文書該当性を満たしているのか否かについて見分せよ。
サ 「法人文書の存在が確認できない」と書かれているが諮問庁特定課Ａ課長は特定諮問番号の理由説明書（資料８）に「特定記載Ｄ，事実を踏まえた内容であると認識している。」（資料８－１５ないし１７行目）と書いているので審査会は「特定記載Ｄ」とされている「障害者支援経過」（別件の補正依頼書（略，資料６）－１（１）に「特定記載Ｃ」と書かれている）を含む障害者台帳（中略）を諮問庁から取り寄せた上でそれが本件請求文書該当性を満たしているのか否かについて見分せよ。
シ また諮問庁特定課Ａ課長は審査請求人に送信した電子ｍａｉｌ（資料５）に「特定記載Ａ」及び「特定記載Ｂ」と書いているので諮問庁特定課Ａは特定施設から報告された文書（電子ｍａｉｌ，ＦＡＸ及び電話録取記録を含む）を保有していると考えられる。審査会は当該報告文書を諮問庁から取り寄せた上でそれが本件請求文書該当性を満たしているのか否かについても併せて見分せよ。
ス （略）
セ 「決裁文書」と書かれているので審査会は当該決裁文書を諮問庁から取り寄せた上で当該決裁文書が本件請求文書該当性を満たしているのか否かについて見分せよ。
ソ 「法人文書の存在が確認できない」と書かれているが特定課Ａ課長は特定諮問番号の理由説明書（資料８）に「特定記載Ｅ虚偽ではないと判断している。」（資料８－２３及び２４行目）と書いているので明らかにこれと矛盾している。審査会は「障害者支援経過を含む障害者台帳」（中略）を諮問庁から取り寄せた上で，それが本件請求文書該当性を満たしているのか否かについて見分せよ。
タ （上記シと同一内容のため省略）
チ 「文書は作成しておらず，保有していない」と書かれているが公文書等の管理に関する法律４条に「当該行政機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該行政機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け，又は検証することができるよう（中略）文書を作成しなければならない。」と定められているので明らかに同条に違反しており（資料９）更になぜ違反しているのかについて本件決定通知書及び本件理由説明書においてしかるべき説明が全くなされていないので原処分は行政手続法８条１項に違反している。
ツ また諮問庁特定課Ａ課長は審査請求人に送信した電子ｍａｉｌ（資料５）に「特定記載Ａ」及び「特定記載Ｂ」と書いているので諮問庁特定課Ａは特定施設から報告された文書（電子ｍａｉｌ，ＦＡＸ及び電話録取記録を含む）を保有していると考えられるが本件理由説明書においてそれについて言及されていないので審査会は当該報告文書を諮問庁から取り寄せた上でそれが本件請求文書該当性を満たしているのか否かについて見分せよ。
テ 「原処分は妥当である。」と書かれているが上記のとおり原処分は妥当でないので取り消されなければならない。
ト 最後に本件諮問が失当であることについても糾弾しておく。諮問庁のｗｅｂｓｉｔｅに「個人情報保護法開示請求等の事務処理要領」（資料１０）が公開されており当該要領－第１２－３－（１）に「機構は，審査請求があった場合，可能な限り速やかに審査会へ諮問する。諮問するに当たって改めて調査・検討等を行う必要がないような事案については，審査請求があった日から諮問するまでに遅くとも３０日を超えないようにするとともに，その他の事案についても，特段の事情がない限り，遅くとも９０日を超えないようにすることとする。」と定められている。本件諮問通知書に書かれているとおり本件審査請求日は「令和５年８月３日」であり本件諮問日は「令和５年１１月１０日」であるので諮問庁が審査会に諮問するまでに９９日間も掛かっていることになる。しかし当該要領－第１２－３－（１）に「審査請求があった日から諮問するまでに遅くとも３０日を超えないようにするとともに，その他の事案についても，特段の事情がない限り，遅くとも９０日を超えないようにすることとする。」と定められているので本件諮問は当該要領－第１２－３－（１）に違反しておりそれゆえに失当である。
（以下略）
第３ 諮問庁の説明の要旨
本件審査請求にあっては，以下の理由により原処分維持が適当であると考える。
令和５年２月２８日付け（受付日同年３月７日）で審査請求人から法７７条１項の規定に基づく別紙に掲げる保有個人情報（本件対象保有個人情報）の開示請求（以下「本件開示請求」という。）があり，当該保有個人情報が記録された法人文書は作成しておらず，不開示とする決定を行った（原処分）。審査請求人は，原処分の取消しを主張している。
なお，障害者台帳とは，審査請求人に関する職業評価の結果や職業相談の記録等，個人情報が集約された文書である。また，特定文書とは特定職員が実施した職業評価の際の言動や評価結果の内容等に関して，審査請求人が特定施設に対し疑義照会を行い，特定所長が回答した文書である。別紙の本件対象保有個人情報は，第一に，審査請求人が機構に対して行った別件の開示請求に係る審査請求人からの電子メールによる問合せに対し，特定課が虚偽文書はないと判断していると回答した事由及び根拠等を記した保有個人情報を請求していると解される。これについては，審査請求人の求める保有個人情報が記録された法人文書の存在が確認できないことから，不存在としたものである。
第二に，別件の審査請求に係る理由説明書において，障害者台帳について「事実を踏まえた内容であると認識している。」と記載した事由及び根拠等を記した保有個人情報を請求していると解される。これについては，当該審査請求に係る決裁文書を確認したが，審査請求人の求める保有個人情報の記載はなく，また，他に該当する保有個人情報が記録された法人文書の存在が確認できないことから，不存在としたものである。
第三に，別件の審査請求に係る理由説明書において，特定文書について「虚偽ではないと判断している。」と記載した事由及び根拠等を記した保有個人情報を請求していると解される。これについては，当該審査請求に係る決裁文書を確認したが，審査請求人の求める保有個人情報の記載はなく，また他に該当する保有個人情報が記録された法人文書の存在が確認できないことから，不存在としたものである。
以上のことから，機構が本件開示請求に対し，該当する保有個人情報が記録された文書は作成しておらず，保有していないため法８２条２項の規定に基づき不開示決定とした原処分は妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和５年１１月１０日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年１２月２２日審査請求人から意見書及び資料を収受
④ 令和６年５月１６日審議
⑤ 同年６月６日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象保有個人情報の開示を求めるものであり，処分庁は，これを保有していないとして不開示とする原処分を行った。審査請求人は原処分の取消しを求めているが，諮問庁は原処分を妥当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）当審査会事務局職員をして，諮問庁に対し改めて確認させたところ，諮問庁はおおむね以下のとおり説明する。
ア 本件開示請求は，審査請求人に係る障害者台帳及び特定文書について「虚偽ではないと判断」や「事実を踏まえた内容であると認識」することができる事由，根拠及び意思決定過程に関する保有個人情報を求めるものである。
イ 障害者台帳とは，審査請求人に関する職業評価の結果や職業相談の記録等，個人情報が集約された文書であるところ，担当職員が面接等の実施により収集した諸情報等を取りまとめているものである。また，特定文書は，理由説明書（上記第３）のとおり，審査請求人からの疑義照会に対し，特定所長が回答した文書である。
ウ 障害者台帳については，作成に当たって決裁を経る等の手続はないため，決裁文書は存在せず，特定文書については，その決裁文書を確認したが，上記アに挙げた，審査請求人が求める保有個人情報は確認できなかった。
エ 念のため，本件対象保有個人情報にある「別件審査請求に係る理由説明書」の決裁文書及び「電子メール」についても確認したが，以下のとおり本件対象保有個人情報を確認できなかった。
当該決裁文書には，該当する保有個人情報を確認できず，また，特定課においては，メール発出に当たって，通常，決裁を経ることになっていないため，１年未満保存文書に相当すると考えられる数年前の当該メールについてはその存在が確認できず，また，当該メール発出に当たっての経緯を記す文書も確認できなかった。
（２）以下，上記諮問庁の説明も踏まえ検討する。
本件対象保有個人情報に係る上記（１）アの説明は，本件開示請求書の記載を踏まえれば是認できる。よって，本件対象保有個人情報を記録する法人文書があるとすれば，障害者台帳及び特定文書に関する文書が考えられるところ，決裁文書の性質等に鑑みれば，上記（１）ウの説明に特段不自然・不合理な点は認められない。
また，念のため，「虚偽ではないと判断」や「事実を踏まえた内容であると認識」との記載があったとする各文書を確認したところ，本件対象保有個人情報を確認できなかったとする上記（１）エにおける諮問庁の説明を覆すに足る事情は認められず，本件対象保有個人情報にある「事由，根拠及び意思決定過程を記す法人文書」を作成したとすべき特段の事情も認められない。
したがって，機構において，本件対象保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人は，その他種々主張するが，いずれも当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，機構において，本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第５部会）
委員藤谷俊之，委員石川千晶，委員磯部哲
別紙（本件対象保有個人情報）
特定課長は電子ｍａｉｌ（資料１）において「特定記載Ｆ」と書いているので特定職員が作成した障害者台帳及び特定所長が作成した特定文書が「虚偽文書」（資料１）でないと「判断」することができる事由，根拠及び意思決定過程（公文書等の管理に関する法律４条）を記す法人文書（電子ｍａｉｌ，ＦＡＸ及び電話録取記録を含む）を開示請求する（①）。
また特定課は理由説明書（特定諮問番号，保有個人情報開示請求書２９回目）において特定職員が作成した障害者台帳について「事実を踏まえた内容であると認識している。」（同書１６及び１７行目）と書いているのでそのように「認識」することができる事由，根拠及び意思決定過程（公文書等の管理に関する法律４条）を記す法人文書（電子ｍａｉｌ，ＦＡＸ及び電話録取記録を含む）も併せて開示請求する（②）。
更に特定課は同書において特定所長が作成した特定文書について「虚偽ではないと判断している。」（同書２４行目）と書いているのでそのように「判断」することができる事由，根拠及び意思決定過程（公文書等の管理に関する法律４条）を記す法人文書（電子ｍａｉｌ，ＦＡＸ及び電話録取記録を含む）も併せて開示請求する（③）。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r06dk001.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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