諮問庁：国立大学法人新潟大学
諮問日：令和５年６月２３日（令和５年（独個）諮問第３６号）
答申日：令和６年７月１９日（令和６年度（独個）答申第３５号）
事件名：産業医が発行した本人に係る診断書の写しの不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１に掲げる文書に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）７６条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和５年５月１６日付け５新大総第７号により国立大学法人新潟大学（以下「本学」，「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った一部開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人が主張する審査請求の理由は，審査請求書及び意見書の記載によると，おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求書
特定日Ａ，特定医師Ａ，特定学部長特定教員，開示請求者の代理人である特定弁護士が，特定クリニックにて，３者による面談を行っている。特定学部特定教員の発言により，開示請求者の新潟大学産業医診断書内容の，確認する発言と特定医師Ｂの診断書（特定学部長特定教員が開示した）により，通常の勤務が困難であり，労働時間短縮が必要との情報開示がなされた。本事実は，特定クリニックのカルテの内容に記載されていた。
（略）
其の産業医の診断書の存在に関して，存在しないと大学長から回答連絡がなされ，不存在により開示できないとの回答が届いた。
明らかに，特定医師Ａの３者面談での，特定学部長特定教員の発言と矛盾する。
このため，開示請求決定に対し，不服審査の申し出を行う。
（２）意見書
特定日Ａ，新潟大学特定学部長，特定教員が，産業医特定医師Ｂの作成した診断書の写しを，審査請求人（以下甲とする）の代理人特定弁護士に対し示し，勤務の時間の短縮が必要であり，通常の勤務ができないと述べた。
時間の短縮が必要であるとの，文案として，特定医師Ａにも示したため，特定医師Ａも，甲の診断書の中に記載した。
これらの事実は，特定クリニックの甲に対するカルテにも記載された。したがって，特定クリニックの発行した甲の診断書にも記載した。以上により，新潟大学の回答書にある，診断書の保存期間を過ぎても特定クリニックの以上の事実は，甲のカルテの中に保存された状態である。
個人情報保護審査会（原文ママ）に対し，特定クリニックの甲に対します部分の特定月のカルテの記載の精査と確認を求めます。
第３ 諮問庁の説明の要旨
本件に係る開示請求内容は，下記のとおりである。
① 審査請求人に関する，新潟大学産業医の発行する診断書の写し特定期間Ｂまでの発行されたものを，すべて開示を請求します。および特定期間Ｃまでのものも全て開示請求します。
② 審査請求人全人事記録
これらの内容に対して，本学は，①については文書不存在のため不開示とし，②については全部開示とする，部分開示決定を行った。
１ 審査請求に係る開示決定等
本学は，①については文書不存在のため不開示とし，②については全部開示とする，部分開示決定を行った。
２ 審査請求の趣旨及び理由
（略：上記第２の２（１）に同じ。）
３ 審査請求に対する本学の意見及び理由
（１）審査請求に対する本学の意見
本学が行った部分開示決定は，維持する。
（２）理由
以下，開示請求者は審査請求書において，開示請求内容のうち①を不開示としたことを不服としていることから，①を不開示とした理由について述べる。
本学では，公文書等の管理に関する法律（平成２１年法律第６６号）に基づき，国立大学法人新潟大学文書管理規則（平成２３年規則第１０号。以下「文書管理規則」という。）を定めており，本学における法人文書の管理に必要な事項を規定している。その中で，本学が保有する法人文書は，法人文書ファイルとしてまとめられ，文書管理規則５条１項に規定する文書管理者による管理の下，一定期間保存された後，廃棄又は移管されることとなっている。
開示請求対象の文書である「新潟大学産業医が発行する診断書の写し」（以下，第３において「診断書の写し」という。）が，仮に本学の法人文書として存在しているとするならば，当該文書の属性から，総務部労務福利課が所掌していると考えられ，総務部労務福利課長が文書管理者である「病休関係」という名称の法人文書ファイルに５年間保存され，廃棄されると考えられる。
①のうち特定期間Ｄの診断書の写しについては，特定年度Ａから特定年度Ｂの当該法人文書ファイルにまとめられていると考えられるが，既に保存期間が満了し，廃棄しているため，本学では保有しておらず，当該法人文書ファイルの中に開示請求対象の文書があったかどうかは不明である。
また，①のうち特定期間Ｅの診断書の写しについては，特定年度Ｃから特定年度Ｄの当該法人文書ファイルにまとめられていると考えられるため，当該法人文書ファイルの中を探索したが，開示請求対象の文書を見付けることはできなかった。
また，念のため，開示請求対象の文書について，関連すると考えられる他の法人文書ファイルや，関連する事務室，書庫及びその周辺を探索したが見付けられなかった。
以上の理由により，本学は①を文書不存在のため不開示とし，①及び②の開示請求に対して部分開示決定を行ったものであり，当該部分開示決定は維持する。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和５年６月２３日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年７月２８日審査請求人から意見書を収受
④ 令和６年６月２７日審議
⑤ 同年７月１２日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象保有個人情報等の保有個人情報の開示を求めるものであり，処分庁は，本件対象保有個人情報を保有していないとして不開示とする原処分を行った。
審査請求人は原処分の取消しを求めるところ，諮問庁は原処分を妥当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁は，おおむね以下のとおり説明する。
ア 審査請求人は，特定年当時は本学特定職位であり，特定日Ｂ付けで本学を退職している。
審査請求人は，本件開示請求において，審査請求人に関する特定期間Ａの「新潟大学産業医の発行する診断書の写し」の開示を求めている。
本学の産業医が行う業務は，国立大学法人新潟大学職員安全衛生管理規程８条３項において，「健康診断の実施及びその結果に基づく職員の健康を保持するための措置に関すること」や「職員の健康管理に関すること」，「健康教育，健康相談その他職員の健康の保持増進を図るための措置に関すること」などと定められている。しかし，これらの業務の中で，本学の産業医が健康指導や意見書の作成を行うことはあっても，個々の職員に産業医を受診させ，産業医が作成した診断書を本学が直接取得することは基本的には考えられない。病気休暇又は病気休職の手続の場合も同様に，本学の産業医が意見書等を作成することはあるが，診断書を作成することは考えられない。
したがって，審査請求人が主張するように，本学が，本学の産業医が作成した審査請求人に関する診断書又はその写しを保有しているとすれば，当該診断書又はその写しは，審査請求人が自らの意思で受診先として本学の産業医を選択し，同医師から発行を受けたものを本学に提出した場合に限られるはずである。
イ 上記の経緯により，仮に本学の産業医を務める医師が作成した，審査請求人に関する診断書又はその写しが，本学の法人文書として存在しているとするならば，当該文書の属性から，総務部労務福利課長が文書管理者である「病休関係」という名称の法人文書ファイル（以下，第５において「病休関係ファイル」という。）に保存されていると考えられる（保存期間は５年）。
審査請求人が本学の職員であった，特定期間Ｂの期間について，仮に本学が審査請求人に関する診断書又はその写しを取得し，病休関係ファイルに保存するとすれば，特定年度Ａないし特定年度Ｅの病休関係ファイルに保存されていると考えられるが，当該病休関係ファイルは保存期間満了により既に廃棄済みであり，審査請求人に関する診断書又はその写しの存在は確認できなかった。
審査請求人が本学退職後の，特定期間Ｆの期間については，特定年度Ｆ及び特定年度Ｂの病休関係ファイルは保存期間満了により既に廃棄済みであり，審査請求人に関する診断書又はその写しの存在を確認できなかったが，そもそも，本学と雇用関係にない審査請求人に対し，本学が診断書又はその写しの提出を求めることや，本学の産業医を受診させ，本学が診断書又はその写しを取得するといったことは考えられない。特定年度Ｃないし特定年度Ｄの病休関係ファイルも同様であり，実際に当該病休関係ファイルを確認したが，審査請求人に関する診断書又はその写しの存在は確認できなかった。また，既に廃棄済みである上記の特定年度Ａないし特定年度Ｂの病休関係ファイルについて，本学の文書管理規則の規定により保存期間の延長を行った記録はなく，廃棄に当たっても「移管・廃棄簿」に記載しており，その手続は本学の文書管理規則の規定に基づき適切に行われていた。
なお，病気休暇又は病気休職の取得に際して提出を受ける以外の理由で本学が職員の診断書又はその写しを入手する可能性がある場合として，例えば，ハラスメント被害を訴える者から提出される場合，労災申請や本学を当事者とする争訟の過程で入手する場合といったものが考えられるが，審査請求人に関してはそのような事情は認められなかった。
ウ 審査請求人は，審査請求書及び意見書（上記第２の２）において，特定日Ａ，審査請求人が通院する特定クリニックにて，本学の特定学部長（当時），特定クリニックの特定医師Ａ及び審査請求人の代理人とされる特定弁護士による三者面談が行われ，本学の特定学部長が本学の産業医が作成したとされる，審査請求人に関する診断書の写しを提示した上で，審査請求人は勤務時間の短縮が必要であり，通常の勤務ができないと述べた旨主張している。
当時の特定学部長及び産業医は特定日Ｃ付けで既に退職しており，上記やり取りの詳細は確認できなかったものの，当時は，特定条件における休職に関する事項は学系教授会議の審議事項になっていたことから，特定課が管理する特定年度Ｇの「教授会議事関係（学系教授会議関係）」という名称の法人文書ファイル（保存期間は３０年）を確認したところ，審査請求人の病気療養について審議された記録・資料から別紙の２の事実は把握できたが，当該法人文書ファイルに本学の産業医が作成した審査請求人に関する診断書又はその写しの存在は確認できなかった。
本学としては，審査請求人は，次の点について事実誤認していると考える。まず，面談の時期について，実際には特定日Ｅに行った面談を特定日Ａに行ったものであると誤認している。次に，診断書について，実際には特定クリニックが発行した診断書を本学の産業医が発行した診断書であると誤認している。
また，取得した診断書は，事務を担当する部署において組織的に保管するものであり，個人の健康上の機微情報であることから，学部長に一時的に提示することはあっても，それを学部長が保管することはない。
エ このほか，念のため，総務部労務福利課に加え，審査請求人の勤怠・労務に関する事項を所掌していた３部署（本学の産業医が所属する保健管理センター，審査請求人が所属していた特定学系の事務担当（特定課）及び審査請求人が担当していた特定学部の事務担当（事務室））を探索したが，本学の産業医が作成した審査請求人に関する診断書又はその写しの存在は確認できなかった。
オ 以上のことから，諮問庁としては原処分は妥当であると考えている。（２）諮問庁の上記（１）の説明に特段不自然・不合理な点があるとはいえず，これを覆すに足る事情も認められない。
したがって，新潟大学において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人はその他種々主張するが，いずれも当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件一部開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，新潟大学において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第５部会）
委員藤谷俊之，委員石川千晶，委員磯部哲
別紙
１ 本件対象保有個人情報が記録された文書
審査請求人に関する，新潟大学産業医の発行する診断書の写し特定期間Ａに発行されたもの。
２ 特定日Ｄに，病気休暇中の審査請求人から本学に，審査請求人が通院していた特定クリニックの診断書が提出された。当該診断書には，復帰して差し支えないが軽減勤務が望ましい旨が記載されていた。
特定日Ｅに，審査請求人，本学・特定学部長（当時），特定医師Ａの三者により，特定クリニックにて面談を実施した。面談では，本学・特定学部長から特定医師Ａに対し，審査請求人が職務復帰するに当たっての注意点や具体的な業務軽減の内容について確認した。特定医師Ａからは通常の教育業務は無理である旨回答があった。
特定日Ｆ付け本学の特定学系長（略）及び特定学部長名義の文書にて，審査請求人に対し，特定クリニックの診断書は職務復帰の要件となっている「就業可能である旨を記載した医師の診断書」には当たらないこと，及び三者面談の結果から引き続き療養が必要であると判断したことを通知した（この際，特定クリニックの診断書の内容について本学の産業医に対し意見を求めた旨，当該通知文書に記載されている。）。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r06dk001.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。