諮問庁：国土交通大臣
諮問日：令和６年３月２２日（令和６年（行情）諮問第２７２号）
答申日：令和６年６月５日（令和６年度（行情）答申第１２４号）
事件名：特定空港事務所特定課職員のメール送受信記録の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「大阪航空局特定空港事務所特定課職員業務用ＰＣでのメール送受信内容を印刷し開示できない部分を黒塗りにしたもの。特定期間分」（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，取り消すべきである。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和５年８月１０日付け阪空総第１８８号により大阪航空局（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人が主張する審査請求の理由は，審査請求書の記載によると，おおむね以下のとおりである。
本件対象文書の開示を求める。
国が作成した文書は全て，原則開示するものである。職員が業務用ＰＣでどのような文書を作成しているのか知りたい。行政文書は保管期限までに勝手に廃棄することは許されない。では，国民が大阪航空局職員が作成した文書をチェックすることは許されないのか。
特定空港事務所は行政文書の保管，管理を怠っているではないか。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求について
本件開示請求は，令和５年７月１８日付けで，法４条１項に基づき，処分庁に対して，本件対象文書の開示を求めたものである。
これを受け，処分庁は，大阪航空局特定空港事務所において，請求のあった行政文書は職務上作成していないため不存在により，不開示決定をした（原処分）。
これに対し，審査請求人は，令和５年８月１０日付けで，国土交通大臣に対し，本件審査請求を提起した。
２ 審査請求人の主張について
（略：上記第２の２に同じ。）
３ 原処分に対する諮問庁の考え方について
諮問庁は，本審査請求を受け，本件対象文書について確認したところ，本件対象文書は，業務用ＰＣでのメール送受信内容を印刷したものとなっているが，本件対象文書の中に記載した業務用ＰＣでのメール送受信内容とは，セキュリティの確保の目的で国土交通省のシステムにおいて自動的に記録されるログである。
このログは，システムに保存されているそのままの状態では膨大な文字記録の羅列となっており，記録されている情報が何を意味するのか判別すること又は特定の情報がどこにあるのかを検索することは困難である。また，このログから行政職員が，特定職員の特定期間のメール送受信記録を検索するための機能は，システムに実装されていないため，そうした必要がある場合にはシステム運用事業者に依頼し，必要な情報を抽出するなどの作業を行うこととなる。
法２条２項は，「「行政文書」とは，行政機関の職員が職務上作成し，又は取得した文書，図画及び電磁的記録（電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。）であって，当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして，当該行政機関が保有しているものをいう。」と規定しているが，過去の情報公開・個人情報保護審査会（平成２８年度（行個）答申第１９５号）において，「同法は，通常の設備や技術ではその情報内容を直接認識することができないような方式で作成される電磁的記録についてまで，その実質的な情報内容の開示のためにあらゆる措置を講ずべき義務を行政機関に課しているとは解し難い。
このような観点からすれば，法２条２項の電磁的記録とは，それを保有する行政機関において，通常の設備，技術等により，その情報内容を一般人の知覚により認識できる形で提示することが可能なものに限られると解するのが相当である。」と答申されているとおり，法において開示が求められる行政文書は，行政機関の職員が通常の業務で使用する設備，技術等により提示可能なものと考えるべきである。
したがって，このログは，法２条２項に規定する行政文書に該当しない。以上により，原処分で，本件対象文書を職務上作成しておらず，不存在として不開示としたことは妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和６年３月２２日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和６年５月９日審議
④ 同月３０日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであり，処分庁は，これを保有していないとして不開示とする原処分を行った。
審査請求人は原処分の取消しを求めるところ，諮問庁は原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁はおおむね以下のとおり説明する。
ア 処分庁は，開示請求書の文面から，本件開示請求を特定空港事務所の特定課職員に個別配備された業務用ＰＣによる電子メールの送受信に関し，セキュリティの確保の目的で国土交通省のシステムにおいて自動的に記録されるログであると理解した。
また，審査請求人は，本件に係る開示請求書を提出する前にも同内容の開示請求を行っているが，処分庁からは，請求内容の文書は法２条２項に規定される行政文書に該当しないので開示するものはないという趣旨の不開示決定通知書を交付している。しかし，審査請求人にはその趣旨が伝わっておらず，「メール送受信内容を印刷し開示できない部分を黒塗りにしたもの」と記載すれば何らかの行政文書が開示されると思い込み，本件開示請求に至ったものと考えている。
イ なお，処分庁は，本件開示請求に係る文書の特定に当たり，審査請求人に情報提供を行い，あるいは請求の趣旨を確認するといったようなことはしていない。
（２）以下，上記諮問庁の説明も踏まえ検討する。
ア 本件開示請求の対象として特定すべき文書について，諮問庁は上記のとおり説明するが，本件の開示請求書の「１請求する行政文書の名称等」欄には，特定空港事務所の特定課職員が業務用ＰＣで送受信した電子メール全てを網羅するシステムのログを指定して，その開示を求めているとは明示されておらず，請求文言を見る限りでは，本件開示請求に係る開示実施の方法を指定するもの，又は，本件開示請求とは別の開示請求に係る開示実施文書のうち条件に該当する文書の開示を求めるもののいずれの趣旨にも解釈し得るものであると考えられる。
処分庁は，開示請求の趣旨を確認し，開示請求者が求める条件を満たすと考えられる文書について情報提供を行い，また，審査請求人に対して請求文言の補正を求め，あるいは開示請求の趣旨を確認するといった対応をとるべきであったといえ，そのような対応を何ら行うことなく，処分庁が開示請求の対象となる行政文書でないと認識しているログの開示を求めるものと解して一方的に処理したことは，原処分の妥当性を失わせるものであるといわざるを得ない。
イ なお，業務の内容等といった条件を付さず，送受信した職員の氏名（役職）と請求の対象となる期間のみを指定して行われた「メール全て」の開示請求については，文書の不特定という形式上の不備があるとされる場合があり，適切な求補正を経てもなお当該不備が是正されなければそれを理由とした不開示決定をすることが認められることは，過去の当審査会の答申においても示されてきたところである。特定課職員全ての送受信メールを対象とした本件開示請求においても，これに該当する可能性があると考えられる。
ウ したがって，本件開示請求に関しては，処分庁は，審査請求人に対し，本件開示請求の趣旨に沿う文書を特定するために必要な情報提供を行い，請求文言の補正を求めた上で，改めて文書の特定を行い，開示決定等を行う必要があると認められるので，原処分は取り消すべきである。
３ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，開示請求者に対し，補正の参考となる情報を提供するなどして開示を請求する文書の名称等について補正を求めた上で，改めて文書の特定を行い，開示決定等をすべきであることから，取り消すべきであると判断した。
（第５部会）
委員藤谷俊之，委員石川千晶，委員磯部哲
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0603.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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