諮問庁：外務大臣
諮問日：令和５年９月４日（令和５年（行情）諮問第７７７号）
答申日：令和６年８月７日（令和６年度（行情）答申第３１９号）
事件名：特定の開示決定等で特定された文書の一覧の開示決定に関する件（文書の特定）
答申書
第１ 審査会の結論
「開示請求番号：２０２１－０００８０で特定された文書の一覧（表計算ソフト等にまとめられた電磁的記録を希望します）。」（以下「本件請求文書」という。）の開示請求につき，別紙の文書１及び文書２（以下，併せて「本件対象文書」という。）を特定し，開示した決定については，本件対象文書を特定したことは，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和４年２月２１日付け情報公開第０３３０７号により外務大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った開示決定（以下「原処分」という。）について，文書の再特定を求める。
２ 審査請求の理由
電磁的記録についても特定を求める。
本件対象文書に電磁的記録が存在すれば，それについても特定を求める。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 経緯
当省は，令和３年１２月２３日付けで受理した審査請求人からの本件請求文書の開示請求に対し，法１０条２項による延長を行った後，２件の文書を特定し，開示とする決定を行った（令和４年２月２１日付け情報公開第０３３０７号，以下「原決定」という。）。
これに対し，審査請求人は，令和４年３月８日付けで，「電磁的記録についても特定を求める。」審査請求を行った。
２ 本件対象文書について
本件審査請求の対象となる文書は，別紙記載の２文書である。
３ 審査請求人の主張について
審査請求人は，「本件対象文書に電磁的記録が存在すれば，それについても特定を求める。」旨主張する。本件審査請求を受けて改めて確認したが，原決定で特定した文書以外に本件対象電磁的記録の存在を確認することはできなかった。以上のことから，原決定における文書以外に特定できるものはなく，審査請求人の主張には理由がない。
４ 結論
上記の論拠に基づき，当省としては，原決定を維持することが妥当であると判断する。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和５年９月４日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和６年７月１０日審議
④ 同月３１日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件請求文書の開示を求めるものである。
審査請求人は，本件対象文書の電磁的記録の特定を求めており，諮問庁は，本件対象文書を特定した原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の特定の妥当性について検討する。
２ 本件対象文書の特定の妥当性について
（１）本件対象文書の特定について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁から次のとおり説明があった。
ア 開示請求文言にある「開示請求番号２０２１－０００８０」とは，処分庁において，令和３年７月１２日付け情報公開第０１１５３号及び令和３年１２月１７日付け情報公開第０２７６２号により，開示決定（以下「別件開示決定」という。）をした開示請求に係る開示請求番号であることから，本件開示請求については，別件開示決定において特定した文書の一覧を求めるものと解し，本件対象文書を特定した。
イ 本件対象文書は電磁的記録として作成したものであるが，別件開示決定に係る文書として紙媒体を正本として，紙媒体の状態で行政文書ファイルにとじて保存・管理している。当初保有していた電磁的記録については，紙媒体での保存・管理を開始するまでに廃棄しており，本件開示請求の時点では存在しない。
ウ 本件審査請求を受け，念のため，担当部署のパソコン上のファイル等の探索を行ったが，本件対象文書の外に本件請求に該当する文書の存在は確認できなかった。
（２）本件対象文書は紙媒体を正本として保存管理しており，電磁的記録は廃棄している旨の上記（１）イの諮問庁の説明は不自然，不合理とはいえず，上記（１）ウの探索の範囲も不十分であるとは認められない。他に本件対象文書の電磁的記録の存在をうかがわせる事情も認められないことから，外務省において，本件対象文書の外に本件請求文書に該当する文書（電磁的記録）を保有しているとは認められない。
３ 付言
本件は，審査請求から諮問までに約１年５か月が経過しており，「簡易迅速な手続」による処理とはいい難く，また，審査請求の趣旨及び理由に照らしても，諮問を行うまでに長期間を要するものとは考え難い。諮問庁においては，今後，開示決定等に対する不服申立事件における処理に当たって，迅速かつ的確な対応が望まれる。
４ 本件開示決定の妥当性について
以上のことから，本件請求文書の開示請求につき，本件対象文書を特定し，開示した決定については，外務省において，本件対象文書の外に開示請求の対象として特定すべき文書を保有していると認められないので，本件対象文書を特定したことは，妥当であると判断した。
（第２部会）
委員白井玲子，委員太田匡彦，委員佐藤郁美
別紙（本件対象文書）
文書１請求対象行政文書一覧（開示請求番号２０２１－０００８０：相当の部分の決定）
文書２請求対象行政文書一覧（開示請求番号２０２１－０００８０：最終の決定）
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0607.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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