諮問庁：防衛大臣
諮問日：令和６年２月１日（令和６年（行情）諮問第１０７号）
答申日：令和６年１０月２日（令和６年度（行情）答申第４４９号）
事件名：文書の作成・保有に関し特定ＦＡＸ連絡書に記載された特定の状況が分かる文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１に掲げる文書（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和５年１１月６日付け防官文第２２７８１号により防衛大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）の取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人が主張する審査請求の理由は，審査請求書によると，おおむね以下のとおりである。
改めて関連部局を探索の上，発見に努めるべきである。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 経緯
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであり，これに該当する行政文書の保有を確認することができなかったことから，令和５年１１月６日付け防官文第２２７８１号により，法９条２項の規定に基づき，文書不存在による不開示決定処分（原処分）を行った。
本件審査請求は，原処分に対して提起されたものである。
２ 本件対象文書の保有の有無について
本件対象文書については，作成又は取得しておらず，保有を確認することができなかったことから，文書不存在につき不開示とした。
３ 審査請求人の主張について
審査請求人は，「改めて関連部局を探索の上，発見に努めるべきである」として，原処分の取消しを求めるが，上記２のとおり，本件対象文書については作成又は取得しておらず，所要の探索を行ったにもかかわらず保有を確認できなかったことから，不存在につき不開示としたものであり，本件審査請求を受けて念のため所要の探索を行ったが，再度の探索においても保有を確認できなかった。
よって，審査請求人の主張には理由がなく，原処分を維持することが妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和６年２月１日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年９月２０日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであり，処分庁は，本件対象文書については作成又は取得しておらず，保有を確認できなかったことから文書不存在につき不開示とする原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，原処分の取消しを求めているところ，諮問庁は，原処分を維持することが妥当であるとしていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）当審査会事務局職員をして，諮問庁に対し，本件対象文書の保有の有無について改めて確認させたところ，諮問庁は，おおむね以下のとおり補足して説明する。
ア 本件開示請求については，先立つ経緯がある。すなわち，審査請求人から，防衛大臣に対して，別紙の２に掲げる資料の開示を求める開示請求（以下「別件開示請求」という。）がされたのに関し，審査請求人との間で，開示を求める文書を特定するための補正のやり取りをする過程で，防衛省が，特定年月日付けＦＡＸ連絡書により，別紙の２に掲げる資料は，「特定の課室にて防衛省全体の取りまとめは行っておらず，説明を実施した課室がそれぞれ個別に作成・保有している」旨説明したところ，審査請求人から，本件開示請求がされたものである。
イ したがって，処分庁としては，本件開示請求は，防衛省が，別件開示請求に関する上記ＦＡＸ連絡書で説明した，別紙の２に掲げる資料については，関係課室がそれぞれ個別に作成・保有している状況にあることが分かる文書の全ての開示を求めるものと解した。
ウ 防衛省では，行政文書管理規則第７条の規定に基づき，総括文書管理者は，所掌事務に関する文書管理の実施責任者として，文書管理者を指定することとなっており（ただし，機関等に置かれる文書管理者については，機関等主任文書管理者が，総括文書管理者の同意を得て指定するものとなっている），文書管理者が指定された課室等ごとに，原則年度を単位として行政文書ファイルを作成することとしているところ，別紙の２に掲げる資料の作成・保有状況等については，関係部局に電話照会を行い，口頭で聴取した結果，上記規定に基づいて，該当する会議において説明を行った課室それぞれが作成・保有している状態にあることを確認したものであり，当該照会に関する行政文書は作成又は取得していない。
エ なお，本件審査請求を受け，念のため関係部署の執務室の机，書庫及び倉庫並びに執務室のＰＣ端末及び共有サーバー内等の探索を行ったが，本件対象文書の存在は確認できなかった。
（２）検討
当審査会において，諮問書に添付された関係書類の写しを確認したところによれば，別件開示請求から本件開示請求に至る経緯については，上記（１）アの諮問庁の説明のとおりであると認められるから，本件開示請求の趣旨を，別紙の２に掲げる資料について，関係課室がそれぞれ個別に作成・保有している状況にあることが分かる文書の全ての開示を求めるものであると解したという上記（１）イの諮問庁の説明に不自然，不合理な点はない。
そして，当審査会において，諮問庁から提示を受けた行政文書管理規則を確認したところによれば，その内容は，上記（１）ウの諮問庁の説明に符合するものであると認められ，また，別紙の２に掲げる資料の作成・保有状況等については，関係部局に電話照会を行い，口頭で聴取したもので，行政文書は作成又は取得していない旨の上記（１）ウの諮問庁の説明は，否定することまではできず，これを覆すに足りる事情も認められない。
さらに，上記（１）エの本件対象文書の探索の範囲等についても，特段の問題があるものとは認められない。
そうすると，防衛省において本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，防衛省において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員合田悦三，委員木村琢麿，委員中村真由美
別紙
１ 「課室がそれぞれ個別に作成・保有している状況であること」（特定年月日付けＦＡＸ連絡書）が分かる文書の全て。
２ 防衛省が，自由民主党安全保障調査会の会議における説明のために提出した資料（現存するもの全て）。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0609.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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