諮問庁：国土交通大臣
諮問日：令和５年６月２２日（令和５年（行情）諮問第５３２号）
答申日：令和６年１０月４日（令和６年度（行情）答申第４５８号）
事件名：北海道開発局が特定期間に総合評価落札方式の一般競争又は指名競争入札で発注した工事に係る加算点の内訳が分かる電磁的記録の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１及び２に掲げる各文書（以下，順に「本件対象文書１」及び「本件対象文書２」といい，併せて「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和５年３月２３日付け北開局工管第１７１号により北海道開発局長（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人が主張する審査請求の理由は，審査請求書及び意見書の記載によると，おおむね以下のとおりである（資料は省略する。）。（１）審査請求書
申立人が令和５年１月２５日付けで提出した行政文書開示請求書に掲げた期間（２００４年度から２００６年度）の全ての項目についての電磁的記録が保存期間満了のため不存在とのことだが，後すでに破棄し，残存しない」とのことだが，保存期間が超過しても実際廃棄しなければ文書は存在することとなる廃棄日等，廃棄した事実が分かるような根拠を具体的に示されたい。
不開示とした行政文書の開示を求める。
（２）意見書
行政文書ファイル等の移管又は廃棄については，公文書管理法８条において規定されるよう内閣総理大臣に協議し，その同意を得なければならないこととされている。また行政文書の管理に関するガイドラインによれば，総括文書管理者は行政文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製を行うとされている。請求した技術評価点の内訳に関する文書は間違いなく行政文書だから，保存期限が満了して破棄した場合は，破棄簿に記載がされている必要がある。請求人が求める破棄した事実とは，行政文書ファイルにかかる諸規定に則って，具体的にその破棄簿に記載されている事項またはその記載事項を確認した事実の提示である。請求人は破棄簿の提示までは求めていないが，破棄簿を通じて破棄した事実を国土交通省が確認し，また確認した事実を示すことを求めている。破棄日等の提示は破棄の事実の一例であり，破棄日以外に破棄した事実が示されるのならばそれで足りる。しかしながら国土交通省が主張するように，保存期限の１０年を示すことでは，文書管理簿に基づく破棄の事実の確認との関連が不透明で，具体的な破棄の事実や，なぜ当該行政文書が存在しないのかの理由には不足する。また念のため再探索を行ったということだが，特に「念のため」ということは，行政文書ファイル等の管理・保存規程上定義されない行為であり，破棄した記録が存在しないことまで疑わせる行為である。価格以外の要素も加味しながら契約の相手方を決定するという総合評価入札の過程については，発注者はその説明責任を十分に果たすことが求められており，その記録の管理が文書管理諸規定に基づいて行われないことはあり得ないことである。再探索ではなく，管理簿等の記録ベースでの証拠の提示なくしては，文書を意図的に隠ぺいしていることが強く疑われる。よって非公開処分は不当であり取り消しを求める。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求について
本件開示請求は，令和５年１月２５日付けで，法４条１項に基づき処分庁に対して，本件対象文書を含む文書の開示を求めたものである。これを受け，処分庁は，本件請求文書から本件対象文書を特定し，本件対象文書１については，北海道開発局開発建設部文書管理規則（平成１３年１月６日北開局総第１５号）第２８条第１項に基づく保存期間（５年）を経過しており，既に廃棄し保有しておらず不存在との理由に基づき，本件対象文書２については，国土交通省行政文書管理規則（平成２３年４月１日国土交通省訓令第２５号）第１４条第１項の規定に基づく開発建設部標準文書保存期間基準に定める保存期間（５年）を経過しており，既に廃棄し保有しておらず不存在との理由に基づき，不開示決定をした（令和５年３月２３日付け北開局工管第１７１号（原処分））。
これに対し，審査請求人は，令和５年３月２８日付けで，国土交通大臣（以下「諮問庁」という。）に対し，本件審査請求を提起した。
２ 審査請求人の主張
上記第２の２（１）のとおり。
３ 原処分に対する諮問庁の考え方
審査請求人は，審査請求の趣旨及び理由において，保存期間が経過しても実際廃棄しなければ文書は存在することになるので，廃棄日等，廃棄した事実がわかるような根拠を具体的に示されたい，と主張する。しかし，審査請求人の主張は容れることができない。理由は以下のとおりである。一般に，行政文書の不存在を理由とする不開示決定に際しては，行政手続法８条１項の趣旨である，慎重判断担保機能と争訟提起便宜機能に照らし，単に行政文書を保有していないという事実を示すだけでは足りず，行政文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に，廃棄又は亡失したのかなど，なぜ当該行政文書が存在しないかについても理由として付記することが求められる。
本件行政文書不開示決定通知書において，本件対象文書１については，理由として，北海道開発局開発建設部文書管理規則（平成１３年１月６日北開局総第１５号）第２８条第１項に基づく保存期間（５年）を経過しており，既に廃棄し保有しておらず不存在，との記載があり，本件対象文書２については，理由として，国土交通省行政文書管理規則（平成２３年４月１日国土交通省訓令第２５号）第１４条第１項の規定に基づく開発建設部標準文書保存期間基準に定める保存期間（５年）を経過しており，既に廃棄し保有しておらず不存在との記載がある。
本件においては，本件対象文書１及び本件対象文書２ともに，単に，存在しないとする事実を示すのではなく，当該行政文書が存在しない理由として，北海道開発局開発建設部文書管理規則（平成１３年１月６日北開局総第１５号）第２８条第１項に基づく保存期間（５年）を経過しており，既に廃棄し保有しておらず不存在であること，あるいは，国土交通省行政文書管理規則（平成２３年４月１日国土交通省訓令第２５号）第１４条第１項の規定に基づく開発建設部標準文書保存期間基準に定める保存期間（５年）を経過しており，既に廃棄し保有しておらず不存在であること，といった，なぜ当該行政文書が存在しないかについて，具体的な理由を付記している。したがって，本件行政文書不開示決定通知書における理由の記載をもって，行政手続法８条１項の趣旨を満たす程度の理由を付記しているといえる。
よって，本件において，審査請求人が主張する，廃棄日等，廃棄した事実がわかるような根拠を具体的に示すことまでは求められておらず，審査請求人の主張は失当である。なお，本件審査請求を受け，念のため，処分庁において本件請求文書に該当する行政文書の再探索を行ったが，保有を確認できなかった。また，これらの結果を覆して本件請求文書が存在すると判断すべき合理的理由も認められない。
以上により，原処分は妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和５年６月１５日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年７月１４日審査請求人から意見書を収受
④ 令和６年９月１１日審議
⑤ 同月２７日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象文書を含む文書の開示を求めるものであり，処分庁は，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とする原処分を行った。
審査請求人は本件対象文書の開示を求めるところ，諮問庁は原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
（１）当審査会事務局職員をして確認させたところ，諮問庁はおおむね以下のとおり説明する。
ア 本件対象文書は，２００４年度から２００６年度の間に，総合評価落札方式の一般競争又は指名競争入札で処分庁が発注した全ての工事についての，「加算点の内訳」が分かる行政文書である。
なお，当該名称は，開示決定に際し，開示請求者に決定の対象が分かるよう，開示請求書の文言の該当部分を便宜上付したものであり，実際の行政文書の名称に即すれば，該当する文書は，該当年度の「入札順位証明書」がこれに該当することになる。
イ 処分庁では，本件対象文書１及び本件対象文書２の一部については，当時の保存期間基準は保存されていないが，文書管理システムの該当する行政文書の廃棄簿データを確認すると，「入札順位証明書」の当時の保存期間は５年であったと推測される。
また，本件対象文書１及び本件対象文書２のその余の文書については，公文書管理法の施行後に文書が存在していることから，文書の保存期間について，国土交通省行政文書管理規則等に定められた保存期間が適用され，本件対象文書の該当する行政文書の区分については，保存期間は５年と定められている。
該当の「入札順位証明書」は，保存期間が満了した後は，速やか廃棄処分とされ，廃棄後に文書管理システムに廃棄日が登録されている。
また，該当年度の「入札順位証明書」は，紙媒体を正本としていたところ，電磁的記録についても保存期間は紙媒体と同様であり，保存期間満了後，速やかに廃棄処理されている。
ウ なお，紙及び電磁的記録の両方について，いずれも，保存期間の延長等により文書が残存していたという事実もないことを確認した上で原処分を行っている。
エ 審査請求人は，審査請求書及び意見書（上記第２の２）において，保存期間が超過した場合も，行政機関に保有されている行政文書は開示請求の対象になるため，保存期間自体は不開示の理由とはならない。原処分の「不開示とした理由」には，廃棄された事実が分かる理由が記載されておらず，文書管理台帳等に記載された廃棄日等と照合して，実際に廃棄されたことを示すべきであり，それを行っていないことは本件対象文書の存在を疑わせるといった旨を主張する。
しかし，行政文書の不存在を理由とする不開示決定に際しては，行政手続法８条１項の趣旨に沿って，単に行政文書を保有していないという事実を示すだけでは足りず，行政文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に，廃棄又は亡失したのかなど，なぜ当該行政文書が存在しないかについても理由として付記することが求められるとされてはいるが，審査請求人の主張する廃棄日等，廃棄した事実が分かるような根拠を具体的に示すことが必要であるとされたものがあるとは承知していない。
原処分において，「不開示とした理由」として，保存期間満了後既に廃棄しているという具体的な不開示の理由を示している。これは，行政手続法８条１項の趣旨を満たす程度の記載がされたものであり，よって，審査請求人の主張は妥当でないと考える。
オ 本件対象文書については，本件審査請求を受け，改めて処分庁の関係課室の執務室，書庫及び共有フォルダを探索したが，本件対象文書に該当すると判断し得る文書の保有は確認されなかった。
（２）当審査会において，諮問庁から文書管理システムの廃棄簿データ，国土交通省行政文書管理規則等の提示を受け，その記載を確認すると，おおむね上記（１）の諮問庁の説明のとおりであることが認められる。本件対象文書の保有は認められなかったとする上記（１）の諮問庁の説明に特段不自然，不合理な点があるとはいえず，これを覆すに足る事情も認められない。
また，探索の範囲や方法が不十分であるともいえない。
したがって，北海道開発局において，本件対象文書を保有しているとは認められず，これを保有していないとして不開示としたことは妥当である。
３ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，北海道開発局において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第５部会）
委員藤谷俊之，委員石川千晶，委員磯部哲
別紙
１ 本件対象文書１
２００４年度から２００５年度に北海道開発局が発注した全ての工事（一般競争・指名競争（総合評価落札方式））の入札順位証明書（加算点の内訳が分かる徹磁的記録）
２ 本件対象文書２
２００６年度に北海道開発局が発注した全ての工事（一般競争・指名競争（総合評価落札方式）の入札順位証明書（加算点の内訳が分かる電磁的記録）
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0610.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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