諮問庁：国土交通大臣
諮問日：令和５年６月１４日（令和５年（行情）諮問第４９９号）
答申日：令和６年１０月３０日（令和６年度（行情）答申第５３７号）
事件名：東北地方整備局が特定期間に総合評価落札方式の一般競争又は指名競争入札で発注した工事に係る入札金額等が分かる電磁的記録の開示決定に関する件（文書の特定）
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１に掲げる文書（以下「本件請求文書」という。）の開示請求につき，別紙の２に掲げる文書（以下「本件対象文書」という。）を特定し，開示した決定については，本件対象文書を特定したことは，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和５年３月１５日付け国東整総情第９７６号により東北地方整備局長（以下「処分庁」という。）が行った開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人が主張する審査請求の理由は，審査請求書及び意見書の記載によると，おおむね以下のとおりである（資料は省略する。）。（１）審査請求書
申立人が令和５年１月２５日付けで提出した行政文書開示請求書に掲げた期間（２００４年度から２００６年度）の「加算点内訳の開示請求をしたのに開示がされていないので開示されたい。なお文書が残存していないならば破棄した日付を明記する等破棄した事実が分かるように示されたい。
（２）意見書
行政文書ファイル等の移管又は廃棄については，公文書管理法８条において規定されるよう内閣総理大臣に協議し，その同意を得なければならないこととされている。また行政文書の管理に関するガイドラインによれば，総括文書管理者は行政文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製を行うとされている。請求した技術評価点の内訳に関する文書は間違いなく行政文書だから，保存期限が満了して破棄した場合は，破棄簿に記載がされている必要がある。請求人が求める破棄した事実とは，行政文書ファイルにかかる諸規定に則って，具体的にその破棄簿に記載されている事項またはその記載事項を確認した事実の提示である。請求人は破棄簿の提示までは求めていないが，破棄簿を通じて破棄した事実を国土交通省が確認し，また確認した事実を示すことを求めている。破棄日等の提示は破棄の事実の一例であり，破棄日以外に破棄した事実が示されるのならばそれで足りる。しかしながら国土交通省が主張するように，保存期限の１０年を示すことでは，文書管理簿に基づく破棄の事実の確認との関連が不透明で，具体的な破棄の事実や，なぜ当該行政文書が存在しないのかの理由には不足する。また念のため再探索を行ったということだが，特に「念のため」ということは，行政文書ファイル等の管理・保存規程上定義されない行為であり，破棄した記録が存在しないことまで疑わせる行為である。価格以外の要素も加味しながら契約の相手方を決定するという総合評価入札の過程については，発注者はその説明責任を十分に果たすことが求められており，その記録の管理が文書管理諸規定に基づいて行われないことはあり得ないことである。再探索ではなく，管理簿等の記録ベースでの証拠の提示なくしては，文書を意図的に隠ぺいしていることが強く疑われる。よって非公開処分は不当であり取り消しを求める。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求について
本件開示請求は，令和５年１月２５日付けで，法４条１項に基づき，処分庁に対して，本件請求文書の開示を求めたものである。
これを受け，処分庁は，本件請求文書から本件対象文書を特定し，全部開示とする決定をした（令和５年３月１５日付け国東整総情第９７６号（原処分））。
これに対し，審査請求人は，令和５年４月１１日付けで，国土交通大臣（以下「諮問庁」という。）に対し，本件審査請求を提起した。
２ 審査請求人の主張
上記第２の２（１）のとおり。
３ 原処分に対する諮問庁の考え方
処分庁が，審査請求人の開示請求により，本件対象文書を特定した点について，本審査請求により改めて検討した結果，審査請求人の主張のとおり，加算点内訳の開示請求をしたのに開示がなされていないことが認められる。よって，処分庁が，本件請求文書を受けて本件対象文書を特定した点については，文書の特定に不備があったといえる。
したがって，本件請求文書を受けて，対象文書として審査請求人の主張する「加算点内訳」を特定のうえ，改めて開示決定をすることとするが，２００４年度から２００６年度における対象文書は，国土交通省行政文書管理規則（平成２３年４月１日国土交通省訓令第２５号）１４条１項の規定に基づき定められている保存期間を経過しており，既に廃棄し保有しておらず，不存在である。
一般に，行政文書の不存在を理由とする不開示決定に際しては，行政手続法８条１項の趣旨である，慎重判断担保機能と争訟提起便宜機能に照らし，単に行政文書を保有していないという事実を示すだけでは足りず，行政文書を作成又は取得していないのか，あるいは作成又は取得した後に，廃棄又は亡失したのかなど，なぜ当該行政文書が存在しないかについても理由として付記することが求められるものの，本件において，審査請求人が主張する，廃棄日等，廃棄した事実が分かるような根拠を具体的に示すことまでは必要ではなく，審査請求人の主張は失当である。なお，本件審査請求を受け，念のため，処分庁において本件請求文書に該当する行政文書の再探索を行ったが，保有を確認できなかった。
以上により，対象文書は既に廃棄済みのため不存在であるから，改めて対象文書不存在を理由として不開示処分とする。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和５年６月１４日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年７月１１日審査請求人から意見書を収受
④ 令和６年９月１１日審議
⑤ 同月２７日審議
⑥ 同年１０月２４日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件請求文書の開示を求めるものであり，処分庁は，本件対象文書を特定し，全部開示する決定（原処分）を行った。審査請求人は，「加算点内訳」に関する文書等の他の文書があるとして文書の追加特定を求めており，諮問庁は，本件対象文書の外に開示請求の対象として特定すべき文書を保有していない旨説明することから，以下，本件対象文書の特定の妥当性について検討する。
２ 本件対象文書の特定の妥当性について
（１）当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，諮問庁は，おおむね以下のとおり説明する。
ア 本件請求文書に該当するものとして特定すべき文書は，処分庁の有する工事等に係る入札，契約，検査，実績集計等の情報を総合的に管理するシステムに入力された入札情報と，入札に関する資料のうち「加算点内訳」に関するものである。
イ 本件開示請求を受けて，システムに入力された情報を本件対象文書として特定し，審査請求人に開示した（原処分）。
なお，システムには「加算点内訳」に相当する情報が明らかになるような入力項目等はなく，該当する情報はシステム内には存在しなかった。
ウ 「加算点内訳」に関する文書に当たる「入札調書（総合評価落札方式）」の文書については，紙媒体が保存されていたところ，そのうち，本件開示請求の対象となる平成１６年度ないし平成１８年度におけるものについては，東北地方整備局分類基準表の「工事に関する工事請負契約に係る入札・見積，契約関係」の行政文書に該当し，保存期間が１０年と定められ，保存期間を満了した後は，速やかに廃棄処分とされていた。また，廃棄後に行政文書ファイル管理簿に廃棄日が記載されている。
なお，保存期間の延長等により文書が残存していたという事実もないことを確認した上で原処分を行っている。
エ このほか，電磁的記録としても「加算点内訳」が分かる資料は作成・使用されていたが，個人の作業用としてのものであり，行政文書として取り扱われたという実態はなかった。当然，廃棄記録も存在しない。
オ 本件審査請求を受け，改めて処分庁の関係課室の執務室，書庫及び共有フォルダ内の探索を行ったが，本件対象文書の外に本件請求文書に該当する文書の保有は確認されなかった。
（２）当審査会において，諮問庁から東北地方整備局分類基準表及び廃棄日の記載のある行政文書ファイル管理簿の写しの提示を受け，その内容を確認すると，おおむね上記（１）の諮問庁の説明のとおりであることが認められる。
本件対象文書の外に本件請求文書に該当する文書の保有は認められなかったとする上記（１）の諮問庁の説明に特段不自然，不合理な点があるとはいえず，これを覆すに足る事情も認められない。
また，探索の範囲や方法が不十分であるともいえない。
したがって，東北地方整備局において，本件対象文書の外に開示請求の対象として特定すべき文書を保有しているとは認められないので，本件対象文書を特定したことは妥当である。
３ 付言
本件については，東北地方整備局において現に保有し，開示請求の対象文書として特定可能な文書は本件対象文書のみであった旨の諮問庁の説明を認め，上記２（２）の判断に至ったものである。
しかし，開示請求書に具体的な行政文書名ではなく開示を求める文書のイメージのみを列挙して行われた本件開示請求に対し，開示決定通知書には本件対象文書に関する記載がなされているのみであり，このような対応が，文書の特定が十分行われていないのではないかという審査請求人の不信感を招き，結果として審査請求の労を取らせることになった可能性も否定し難い。
本件のような開示請求に対しては，処分を行うに当たって，開示決定通知書に列挙された内容のうち，行政文書として開示決定の対象となるのは本件対象文書のみであり，「加算点内訳」に該当する情報については廃棄済みの文書にしか記録されておらず行政文書不存在である旨を審査請求人において了知し得るような措置を講ずるべきであったと考えられ，原処分における理由付記は，原処分を取り消すべきものには至らないものの，行政手続法８条１項の趣旨に照らして適切とはいえないものである。処分庁においては，今後の対応において，上記の点について留意すべきである。
４ 本件開示決定の妥当性について
以上のことから，本件請求文書の開示請求につき，本件対象文書を特定し，開示した決定については，東北地方整備局において，本件対象文書の外に開示請求の対象として特定すべき文書を保有しているとは認められないので，本件対象文書を特定したことは妥当であると判断した。
（第５部会）
委員藤谷俊之，委員石川千晶，委員磯部哲
別紙
１ 本件請求文書
貴整備局が２００４年度から２００６年度の間に総合評価落札方式の一般競争または指名競争入札で発注したすべての工事について，工事名と入札日，予定価格，すべての入札者名とそれぞれの入札金額，基礎点＋加算点，加算点およびそれを入札金額で除した評価値とともに，加算点の内訳が分かる電磁的記録。文書保存年限を超過していると思われるが，文書管理上廃棄されておらず残存していると思われる文書の開示を求める。厳密性は問わない。電磁記録がなければ紙の文書の開示でも可。なお，文書が残存していないのであれば破棄した日を記すなど具体的に残存していない根拠を明示ください。
２ 本件対象文書
東北地方整備局建設工事の入札結果データ（平成１６～１８年度）（総合評価落札方式）
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0611.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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