諮問庁：厚生労働大臣
諮問日：令和５年１１月２８日（令和５年（行情）諮問第１０６６号）
答申日：令和６年１１月１日（令和６年度（行情）答申第５６１号）
事件名：特定公共職業安定所において特定職員がハローワークシステムの相談記録に登録するために作成した下書き等の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる各文書（以下，順に「本件対象文書１」及び「本件対象文書２」といい，併せて「本件対象文書」という。）の開示請求に対し，本件対象文書１につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，結論において妥当であり，本件対象文書２につき，これを保有していないとして不開示としたことは妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和５年８月２８日付け千労発安０８２８第１号により千葉労働局長（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書及び意見書の記載によると，おおむね以下のとおりである（添付書類は省略する）。なお，意見書については，一部の記載について諮問庁の閲覧に供することは適当ではない旨の意見が提出されているため，その記載を省略する。（１）審査請求書
行政処分庁の不開示決定通知に疑義があるので，審査請求する。具体的主張については開示文書ならびに行政処分庁の意見を聞いてから主張する。
なお，審査会に対して，口頭意見陳述を求める。すでに裁決書が出ている審査請求においても口頭意見陳述を求めたが，書面で意見が十分に出されていると審査会が判断して意見陳述をする必要はないと判断された。審査会の設置法では意見陳述が求められたら，意見陳述させなければならないと規定されており，この措置は法令違反であり審査請求人の審査請求権を侵害している。意見陳述では質問権も規定されているため，この行使も予定している。口頭意見陳述をさせないのはこの質問権も侵害している。
さらに，口頭意見陳述は，審査請求を受け，諮問庁より審査会に説明，意見があって，それを受けて，私が意見をまとめる。それを受けて諮問庁より追加的意見があれば，それを受けて，私が口頭意見陳述を行う。なので，口頭意見陳述を行うまで，私の意見はすべて不十分なものだ。さらに，それまでに入手した情報を総合的に勘案して，質問権を口頭意見陳述で行使する予定である。この質問は，抽象的な漠然としたものではなく，私が行うから当然，詳細に個別具体的なものとなる。さらに，口頭意見陳述とあって，質問権ともあるから審査会の部会の方と処分行政庁職員に直接口頭で陳述させない場合は，口頭意見陳述権を行使させたとは認めない。
なお，すでになされた答申で，７日間後にハローワークシステムに記録されたことが是認されているが，メモや紙などが管理台帳で管理されておらず，従って行政文書として存在しなかったことになる。すなわち，７日間後に記憶により記録されたことになり，ハローワークシステムの相談記録は必ずしも正しい記述がなされているとは言いがたい。このような状態で総務省情報公開・個人情報保護審査会第３部会はなんら疑問にも思わず，また，口頭陳述をさせなかったことで気づくことにも至らなかった。私に口頭陳述をさせなかった答申は不適切極まるものである。千葉労働局に問いかけたい（質問権としてまず行使したいことは次のこと）。相談をしていると，まずメモをする。これをもうその場でハローワークシステムに記録する運用も検討してはどうか。ただ，確かに，相談者の顔を見ずに画面のみをみて，キーボードを打つということに違和感があるかも知れない。ただ，画面の配置，キーボードの配置を検討することで，顔を見ながら入力も同時にするということはできないか，検討してみては。
次に，メモで運用するというのなら，これは行政文書なのか，それともそうでない個人的なものか。メモでも組織的に意思決定した重要施策のメモなら，行政文書であるという政府見解がある。これは，例えば相談のメモも相談者ごとに一意的に決まるものであり，なにか後日，組織の長からここは記述を変えることという性質のものではない。とすると，これも行政文書であり，取得，保持，廃棄までを通常の行政文書と同列の取扱で，例えば，ハローワークシステムに入力したら即廃棄とする行政文書として管理するなどの取り扱いが必要であると考えるがいかがか。行政文書でもなんでもない個人的なものに後日，行政文書となる情報が記載され，あったのか，どこで取得し，どのようなことが記載され，どのように廃棄されたのか全く不明というのが，公文書管理法から考えるによく分からない得たいのしれない文書であると私は考えるが，千葉労働局は気にならないということなのでしょう。
行政文書がかつての公用物観的ものであれば，それでかまわないが，法が改正されて，宇賀克也氏のいう公共用物観的考えも併存するものとなった昨今では，そのようなものに記録される我々は非常に違和感を感じているが，公共用物観的考えという新しい考えを取り入れて行政文書を取り扱うことはご検討いただけないか。というと，一都道府県労働局の判断を超えていると言われそうである。もちろん，厚生労働省の厚生労働大臣宛の審査請求であるから，厚生労働省に対してもこの意見は発信している。
（２）意見書
口頭陳述権を行使することを求めているが，情報公開・個人情報保護審査会および厚生労働省大臣官房総務課公文書監理・情報公開室審査請求担当情報公開専門官には誤解があり，口頭陳述権は，情報公開・個人情報保護審査会設置法１０条のみならず，行政不服審査法に規定する口頭陳述権も行使しうるとの理解が正しい。
よって行政不服審査法に規定する質問権の行使も求める。
（略）
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求の経緯
（１）審査請求人（以下，第３において「請求人」という。）は，開示請求者として，令和５年７月２１日付け（同日受付）で，処分庁に対して，法３条の規定に基づき，「特定ハローワーク特定職種職員の面談時の相談記録メモのすべて。」（※）に係る開示請求を行った。
※本請求内容に関し，令和５年７月２７日付け，８月７日付けで処分庁より請求人に対して補正依頼を行った結果，請求する行政文書は，「特定ハローワーク，特定部門の特定職種職員の令和５年特定月日Ａから令和５年特定月日Ｂまでに特定部門で面談等により障害者等の相談内容や基本的事実関係及び特定職種職員の評価判断内容を記載した，ハローワークシステムの相談記録に入力するための下書きとなる資料（紙のメモ含む）等の行政文書」（本件対象文書１）及び「特定ハローワーク，特定部門で管理し，行政文書となる紙の管理台帳（令和３年度分）。」（本件対象文書２）に補正された。
（２）これに対し，処分庁が，令和５年８月２８日付け千労発安０８２８第１号により原処分を行ったところ，請求人はこれを不服として，同月３０日付け（同年９月１日受付）で本件審査請求を提起したものである。
２ 諮問庁としての考え方
本件審査請求については，原処分は妥当であるから，棄却すべきである。
３ 理由
（１）本件開示請求に対し，処分庁は，本件対象文書を保有していないため不開示とする原処分を行ったところ，請求人は処分庁の不開示決定通知に疑義があるとしている。
これについて，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。（２）本件対象文書の保有の有無について
ア 請求人はハローワークシステムの相談記録に入力する情報の下書きとなる資料について，行政文書であると考え，開示請求を行ったが，法２条２項において，「「行政文書」とは，行政機関の職員が職務上作成し，又は取得した文書（略）であって，当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして，当該行政機関が保有しているものをいう。」と規定されている。
イ この「組織的に用いる」とは，その作成又は取得に関与した職員個人の段階のものではなく，組織としての共用文書の実質を備えた状態，すなわち，当該行政機関の組織において，業務上必要なものとして利用され，又は保存されている状態のものを意味すると解することが相当である。このため，仮に下書きとなる資料が作成されていた場合においては，作成された文書が，どのような状態であれば組織的に用いるものであるかについて，当該文書の作成状況，利用の状況などを総合的に考慮して実質的な判断を行うのが相当であり，下書きとなる資料がすなわち行政文書となるわけではない。
ウ 本件開示請求を受けて，面談時のメモ等ハローワークシステムの相談記録に入力する情報の下書きとなる資料について，行政文書としての実質を備えているものがあるか確認したが，該当するものは認められなかった。
エ また，併せて開示請求のあった，本件対象文書２の有無について処分庁に確認したところ，「下書きとなる資料などの紙が作成されていた場合であっても，行政文書としての要件を満たさない限り行政文書として取り扱われることはなく，現に下書きとなる資料などの紙の管理台帳は存在していない」とのことであった。
（３）原処分における不開示決定の経緯は上記（２）のとおりであり，これについて不自然・不合理な点はなく，諮問庁としては，原処分は妥当であると判断するものである。
４ 結論
以上のとおり，本件審査請求については，原処分は妥当であるから，棄却すべきである。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和５年１１月２８日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和６年１月２９日審査請求人から意見書を収受
④ 同年１０月１１日審議
⑤ 同月２５日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであり，処分庁は，本件対象文書を保有していないとして，不開示とする原処分を行った。これに対し，審査請求人は，本件対象文書の開示を求めていると解されるが，諮問庁は原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）本件対象文書の保有の有無について，当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ，上記第３の３（２）アないしエの説明に補足して，以下のとおりの説明があった。
ア 本件対象文書１について
特定ハローワーク特定部門の特定職種職員による求職者の職業相談の対応は，その相談内容を簡潔にハローワークシステムに記録することとしている。
そのため，相談担当者によっては，備忘のために相談の要旨を紙面に記録しておき，後に内容等を整え，ハローワークシステムに相談内容として記録することがある。しかしながら，このようにハローワークシステムに相談記録を入力するための下書きとなる資料等（紙のメモを含む。以下「下書き資料」という。）は，担当者が備忘等のために個人的に使用する目的で作成されるものであるから，法２条２項に規定する行政文書に該当せず，一般的には，ハローワークシステムに相談記録が入力された後，速やかに廃棄される。
イ 本件対象文書２について
下書き資料については，上記のようにこれが作成されることがあるとしても，備忘等のために個人的に使用する目的で作成されるものであるから，法２条２項に規定する行政文書に該当せず，これを管理するための管理台帳は保有していない。
（２）以上を踏まえ検討すると，本件対象文書１については，上記のように，下書き資料として，備忘等のために個人的に使用する目的で作成されるものであるから，法２条２項に規定する行政文書に該当しないと認められ，原処分において，本件対象文書１を保有しないとして不開示としたことは，結論において妥当である。
また，本件対象文書２につき，審査請求人は，特定ハローワークの特定管理部門において管理している下書き資料の管理台帳の開示を求めていると解されるところ，下書き資料を管理するための管理台帳は保有していないとの上記第３の３（２）エ及び上記（１）イの諮問庁の説明は，不自然な点はなく，千葉労働局において本件対象文書２を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，本件対象文書１は，法２条２項に規定する行政文書に該当しないと認められるので，これを不開示としたことは結論において妥当であり，本件対象文書２を不開示としたことは妥当であると判断した。
（第４部会）
委員白井幸夫，委員田村達久，委員野田崇
別紙
本件対象文書
１ 特定ハローワーク特定職種職員の面談時の相談記録メモのすべて特定ハローワーク，特定部門の特定職種職員２名，特定姓Ａ及び特定姓Ｂ（後任者を含む）の令和５年特定月日Ａから令和５年特定月日Ｂまでに特定部門で面談等により障害者等の相談内容や基本的事実関係及び特定職種職員の評価判断内容を記載した，ハローワーク・システムの相談記録に入力するための下書きとなる資料（紙のメモ含む）等の行政文書【本件対象文書１】
２ 特定ハローワーク，特定部門で管理し，行政文書となる紙の管理台帳（令和３年度分）【本件対象文書２】
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0612.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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