諮問庁：国土交通大臣
諮問日：令和５年４月１０日（令和５年（行情）諮問第３１５号）
答申日：令和６年５月１５日（令和６年度（行情）答申第６０号）
事件名：入札・契約事務の集約化に当たり実施された会議に関する議事録等の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる文書（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，取り消すべきである。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和５年２月１６日付け国関整総情第４０４２号－１により関東地方整備局長（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人が主張する審査請求の理由は，審査請求書及び意見書の記載によると，おおむね以下のとおりである（資料は省略する。）。（１）審査請求書
ア 趣旨
不開示決定の不服申立，並びに「入札・契約事務のブロック集約化」についての合理性，並びに有益性の説明。
イ 理由
「２．」（原処分）において通知された不存在とされる行政文書について，現在関東地方整備局においては，入札・契約事務を管内１都７県に点在する出先機関（事務所等）の所在する都県単位でブロック集約化し，その中（都県単位）の代表事務所が一括して事務を取り扱っているところですが，代表事務所における契約事務担当職員は複数の事務所等の契約事務を担当している者もおり業務負担が著しく増加しているのが実態となっており，ひいては事務手続きの複雑化を招き，煩雑な状況が発生している実態です。
本件プロジェクトがスタートするに際しては，当然のことながら十分な検討や議論が行われているものと推察していましたが，本件プロジェクトの合理性や有益性を立証する議事録等の作成が行われていないと言うことは「透明かつ開かれた行政」を標榜する国家行政機関の業務遂行と言う視点に鑑みた場合，明らかな過失，職務怠慢，又は被用者に対する背信的悪意とも受けとれる事象であり甚だ遣憾な思いを抱いているところでございます。（隠蔽しているのではないかとの疑念もあります。）
この様な状況下において，本件プロジェクトを施行するに当たりどの様な趣旨（合理性，必要性等）に基づき誰により発案がされ，どの様な過程（立案～討議～合意形成～施行）を経て立ち上げに至ったのかについては，労働条件の改悪にも繋がる要素が含まれていることにも鑑み，被用者側に対して十分な説明を果たす義務があるものと考えております。（議事録等が存在しないと言うことは特定の者のみで密室にて議論がされ，被用者側との何ら合意形成が図られていないことを如実に示しているものであり，明らかに不適切な事案であると考えております。）
「民主主義」，「国民主権」を前提とする日本国家において，本件プロジェクトはある特定の者の独善的思想に基づき施行されているものと解釈でき，明らかに日本国憲法の基本精神を著しく逸脱しているものと言わざるを得ません。
前述を踏まえ，公明正大な説明を戴ける様，切に要望を致します。（２）意見書
「１．」（本諮問事件）において示された理由説明書「３原処分に対する諮問庁の考え方」において本件審査請求人が処分庁に対して開示請求を行った行政文書については，「これを取得・作成しておらず不存在であるとして不開示とした原処分は妥当である。」とのことでした。
開示請求を行った議事録等については，「入札・契約事務のブロック集約化」を施行するに際し，その趣旨，目的，有益性，及び合理性を立証する重要な文書であると考えており，これを取得・作成していないと言うことは明らかな怠慢，重過失であり被用者側に対する説明責任を放棄している背信行為であると受け止めています。入札・事務契約のブロック集約化が施行されている現状，代表事務所における契約事務担当職員は，所属事務所に加えてブロック内の複数の他事務所の契約事務を担当させられ超過勤務が常態化し心身の健康が著しく害され，結果政府が推奨するワークライフバランスの実現が困難な状況となっています。
行政機関が遂行する各種プロジェクトについては，その公益性の観点から透明性が確保されている必要があるべきだと考えておりますが，本件プロジェクトは被用者側との合意形成が何ら図られることなく，使用者側の特定役職者の独善的思想の下強行されている内容のものであり，明らかに不適切な事案であると言えます。
上述を踏まえ本件プロジェクトは廃止すべきだと考えておりますので，意見として申し述べさせて戴きます。
なお，廃止が出来ないのであれば，繰り返しになりますが，被用者側に十分な説明を行い，理解を得た上で継続することを切に要望致します。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求について
本件開示請求は，令和５年１月１７日付けで，法４条１項に基づき，処分庁に対して，本件対象文書の開示を求めたものである。
これを受け，処分庁は，本件対象文書について取得・作成しておらず，存在しないことから，不存在との不開示決定をした（原処分）。これに対して，審査請求人は，同年３月１日付けで，国土交通大臣に対し本件審査請求を提起した。
２ 審査請求人の主張
（略：上記第２の２（１）に同じ。）
３ 原処分に対する諮問庁の考え方
処分庁において，本件対象文書に該当する行政文書は取得・作成をしていない。また，本件開示請求を受け，処分庁において，事務室，文書庫，執務用パソコン上のデータ等を確認し，本件対象文書に該当すると思われる行政文書の探索を行ったが保有を確認できなかった。このように原処分に当たっては，もとより本件対象文書を取得・作成していない上，十分な探索が尽くされたものといえ，これらの結果を覆して本件対象文書が存在すると判断すべき合理的理由も認められない。
なお，本件審査請求を受け，念のため，処分庁において本件対象文書に該当する行政文書の再探索を行ったが，保有を確認できなかった。以上のとおり，本件対象文書について，これを取得・作成しておらず不存在であるとして不開示とした原処分は妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和５年４月１０日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年５月１日審査請求人から意見書及び資料を収受
④ 同年１１月３０日審議
⑤ 令和６年４月１８日審議
⑥ 同年５月９日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであり，処分庁は，これを保有していないとして不開示とする原処分を行った。
審査請求人は原処分の取消しを求めるところ，諮問庁は原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）当審査会事務局職員をして確認させたところ，諮問庁はおおむね以下のとおり説明する。
ア 関東地方整備局における「入札・契約手続きの集約化」の取組について
関東地方整備局における「入札・契約手続きの集約化」の取組は，定員削減や管内事務所発注における契約手続のミスなどの課題に対応するため，事務処理体制強化を目的として，平成２４年度から同局契約課内で検討が開始されたものである。
集約化の検討に当たっては，平成２５年度から，一部の管内事務所職員について関東地方整備局契約課に併任をかけ，入札契約事務手続の一部の業務（入札公告の審査）を一括して当該職員に実施させることを通じて，集約化の効果検証及び集約化に向けた課題整理を経た上で，管内事務所の入札・契約事務の段階的な集約の試行を実施し，試行で明らかとなった課題の解決を図ることにより，平成２９年度から集約化の本格実施に至っている。
また，集約化の円滑な実施のために，平成２７年度から「集約化検討ＰＴ（プロジェクトチーム）」や「各ブロックＷＧ（ワーキンググループ）」等を設置して，集約化におけるルール構築や地域ブロック（代表事務所と構成事務所で構成）における役割分担の決定等を行っており，集約化の本格実施後も各ブロックＷＧでは集約化における課題等に引き続き対応している。
イ 上記アの取組に係る検討材料が記録された文書について
上記アの取組に係る検討材料が記録された文書は存在する。当該文書には，集約化についての概要や事務手続に係る留意事項，各ブロックＷＧにおける集約化に係る課題の検討状況等が記載されており，関東地方整備局関係職員への集約化に係る認識の共有を図るために使用したものである。
しかし，当該認識の共有は，各種会議等の場を通じて行っており，また，集約化の検討に係る業務は，関東地方整備局内の業務分担変更に係る事項であって，政策立案や事務及び事業の実施の方針等に影響を及ぼすものではないため，公文書等の管理に関する法律４条に規定される「処理に係る事案が軽微なもの」に該当すると判断し，いずれの局面においても議事録又は議事要旨は作成していない。
ウ 本件開示請求の対象として特定すべき文書について
本件の開示請求書の「１請求する行政文書の名称」欄には，「どの様な役職の職員の間で議論がされ，最終的に誰の意思決定により実施するに至ったのかが明確に記載されている文書」と記載され，これには議事録又は議事要旨が該当すると認識しているところ，上記イのとおり，議事録又は議事要旨は取得・作成していないため，該当文書は不存在である。
また，上記の認識により，議事録又は議事要旨以外の会議関係文書については請求対象外として整理しているところ，原処分後に審査請求人からの電話に対応した際，審査請求人から会議関係文書の有無についての言及はなく，議事録又は議事要旨の請求を行うものであったため，審査請求人との認識に相違はないと考えている。（２）以下，上記諮問庁の説明も踏まえ検討する。
ア 本件開示請求の対象として特定すべき文書について，諮問庁は上記のとおり説明するが，本件の開示請求書の「１請求する行政文書の名称」欄には「議事録等全て」と記載されており，「等」についてその範囲を定義付けていない。また，「議事録」とあるものの，それ以外の文書は不要である旨の記載もないことから，これを見る限りでは「議事録」は飽くまで例示であって，審査請求人が開示を求める文書については「議事録」のみと狭く捉えず，「入札・契約手続きの集約化」の取組に係る検討材料が記録された文書全般の開示を求めるものと解釈することが相当であると考えられる。
処分庁は，開示請求の趣旨を確認し，開示請求者が求める条件を満たすと考えられる文書について情報提供を行い，また，審査請求人に対して請求文言の補正を求め，あるいは開示請求の趣旨を確認するといった対応を執るべきであったといえ，そのような対応を行うことなく処理したことは，原処分の妥当性を失わせるものであるといわざるを得ない。
イ したがって，本件開示請求に関しては，処分庁は，審査請求人に対し，本件開示請求の趣旨に沿う文書を特定するために必要な情報提供を行い，請求文書の補正を求めた上で，改めて文書の特定を行い，開示決定等を行う必要があると認められるので，原処分は取り消すべきである。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人はその他種々主張するが，いずれも当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，開示請求者に対し，補正の参考となる情報を提供するなどして開示を請求する文書の名称等について補正を求めた上で，改めて文書の特定を行い，開示決定等をすべきであることから，取り消すべきであると判断した。
（第５部会）
委員藤谷俊之，委員石川千晶，委員磯部哲
別紙（本件対象文書）
工事，及び業務については，平成２９年度よりブロック単位において入札・契約業務を代表事務所に集約し，事務手続きを行っているところですが，入札・契約事務を集約化するにあたり，決定に至るまでに実施された検討委員会，会議，及び打合せ等に関する議事録等全て。どの様な役職の職員の間で議論がされ，最終的に誰の意思決定により実施するに至ったのかが明確に記載されている文書を開示願います。行政機関において実施される会議等においては必ず議事録等の作成が行われているものと認識しており，当該文書等が存在しないと言う回答は有り得ないと思っていますが，存在しない場合は当該議事録が作成されていない理由を具体的に教えて下さい。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0602.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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