諮問庁：国土交通大臣
諮問日：令和６年１月２４日（令和６年（行情）諮問第７０号）
答申日：令和６年１２月１１日（令和６年度（行情）答申第７０５号）
事件名：特定日に行われた「特定会議」の議事録の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる文書（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和５年１０月２７日付け国関整総情第２３２８号－１により関東地方整備局長（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人が主張する審査請求の理由は，審査請求書及び意見書の記載によると，おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求書
ア 趣旨
不開示決定の不服申立，並びに「特例超勤会議」に関する議事録が作成されない理由の説明
イ 理由
原処分において不開示決定通知がされた行政文書については，行政機関が実施する会議の内容が記された文書であり，これを作成しておらず「不存在」言うことは（原文ママ）納税者である国民側に対する背信的悪意に満ちたものであり，説明責任が果たされておらず著しく不適切な事象であると考えています。
一般的に考えて行政機関において会議が実施された場合は公務の公益性を担保するため，また透明性確保の観点からも議事の内容が記録された書面（一般的には「議事録」と考えています。）が作成されるべきであり，これは「国土交通省行政文書管理規則（平成２３年４月１日国土交通省訓令第２５号）」１０条１項の別表第一に掲げられる各種文書に該当するものである考えております。
然るに，本件文書が作成されておらず「不存在」と言うことは行政事務に従事する職員の職務怠慢であり，安直に作成不要とした判断は対国民に対する説明責任を放棄していると捉えられても可笑しくないのではないかと考えております。
上述を踏まえ，改めて当該文書を作成の上，議事の内容を開示戴くことを要望致します。
なお，それでも作成不要と主張をされるのであれば相当程度合理性を有する説明をして戴く様重ねて要望をさせて戴きます。
（２）意見書
本諮問事件において示された理由説明書「３原処分に対する諮問庁の考え方」において本件審査請求人が処分庁に対して開示請求を行った行政文書ついては（原文ママ），「文書の探索を行わせたが，本件請求文書については処分庁において作成・取得しておらず，保有していることが確認することが出来なかった。」として不開示とのことでしたが，そもそも本件請求文書を作成すべき職員が作成を行っていないと言う理由で不開示決定通知がされているため，探索する必要性が何処にあるのか甚だ疑問ですし，理由説明になっておらず稚拙と言わざるを得ません。審査請求人が求めているのは，処分庁が本件行政文書が国土交通省行政文書文書管理規則（原文ママ）１０条１項に規定される行政文書と認められない蓋然性を有することの客観的合理性の説明であり，これが果たせないのであれば，安直に不存在とした判断は著しく違憲なものであると考えています。
上述を踏まえ，本件行政文書は作成し，「特例超勤会議」議事内容は明らかにされるべきであると考えますので意見として申し述べます。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求について
本件開示請求は，令和５年９月２８日付けで，法４条１項に基づき，処分庁に対して，本件対象文書の開示を求めたものである。
これを受け，処分庁は，同年１０月２７日付け国関整総情第２３２８号－１により，本件対象文書については，取得・作成していないため，文書が存在しないことから不開示とした（原処分）。
これに対し，審査請求人は，令和５年１１月１日付けで，国土交通大臣に対し，本件審査請求を提起した。
２ 審査請求人の主張
（略：上記第２の２（１）に同じ。）
３ 原処分に対する諮問庁の考え方
本件審査請求を受けて改めて処分庁職員をもって文書の探索を行わせたが，本件対象文書については処分庁において作成・取得しておらず，保有していることを確認することができなかった。以上より，本件対象文書を作成・取得しておらず不存在のため不開示とした原処分は妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和６年１月２４日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年２月１５日審査請求人から意見書を収受
④ 同年１１月２２日審議
⑤ 同年１２月５日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであり，処分庁は，これを保有していないとして不開示とする原処分を行った。
審査請求人は，原処分の取消しを求めるところ，諮問庁は原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）当審査会事務局職員をして改めて確認させたところ，諮問庁はおおむね以下のとおり説明する。
ア 関東地方整備局では，平成３１年４月１日に人事院規則１５－１４（職員の勤務時間，休日及び休暇）の一部を改正する人事院規則が施行され，職員の超過勤務は原則１月当たり４５時間以内，１年間当たり３６０時間以内とする上限規制が導入されたことに伴い，幹部職員に職員の超過勤務の状況を共有し，それぞれの所属及び関係出先事務所における職員の超過勤務の縮減に向けた対応を促す場として，令和２年６月から「特例超勤会議」と題した会議を開催している。当該会議は，毎月月末に開催しており，審査請求人が議事録の開示を求める令和５年９月２６日にも開催している。
イ 特例超勤会議では，関東地方整備局内の職員の超過勤務に関する状況を総務部人事課から資料を用いて幹部職員に説明している。説明を受けた幹部職員は，所属及び関係出先事務所の職員の超過勤務の状況を把握し，必要に応じ質疑を行っている。
当該会議の趣旨は，幹部職員に関東地方整備局内の職員の超勤状況を共有することにあるため，何らかの意思決定が行われているわけではなく，また，会議当日は資料に基づき説明をしており，説明に用いた資料を保存しておくことで会議内容を確認できることから，当該期日に限らず議事録は作成していない。
国土交通省行政文書管理規則１０条１項においては，「別表第１に掲げられた業務については，当該業務の経緯に応じ，同表の行政文書の類型を参酌して，文書を作成するものとする」とされており，別表第１には，「７省議（これに準ずるものを含む。）の決定又は了解及びその経緯」や「１３職員の人事に関する事項」といった２６事項に関する業務が掲げられている。
審査請求人は，国土交通省行政文書管理規則１０条１項及び２項において「別表第１に掲げられた業務については，（中略）文書を作成するものとする」と規定されていること等をもって，「行政機関において実施される会議等については必ず議事録が作成されるもの」（行政文書開示請求書記載のママ）であると誤認しており，その上で，特例超勤会議についても別表第１に掲げられた業務のいずれかに当てはまると誤認し，当該会議における議事録は同条１項の規定により作成すべき文書であるとの考えに至ったものと推測される。しかしながら，特例超勤会議に関する業務内容は，関東地方整備局内の職員の超過勤務の状況等を幹部職員に共有しているものであるところ，その内容を別表第１に照らした際，いずれの事項にも該当するものではない。また，国土交通省行政文書管理規則９条においては「国土交通省における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに国土交通省の事務及び事業の実績を合理的に跡付け，又は検証することができるよう，処理に係る事案が軽微なものである場合を除き，文書を作成しなければならない」とされているところ，特例超勤会議については，同条及び公文書等の管理に関する法律４条に規定される「処理に係る事案が軽微なもの」に該当するものと判断し，議事録は作成していない。
ウ 特例超勤会議は，関東地方整備局総務部人事課が運営しており，当該会議の資料については，保存期間表中，「当課（人事課）の所掌事務に関する事項共通」の「定型的・日常的な業務連絡，日程表等」に該当し，その保存期間は１年未満としている。また，資料は電子データで保存し，総務部人事課の職員のみ閲覧可能なファイルサーバ内のフォルダを保存先としているため，仮に議事録を作成していれば，当該フォルダ内に保存されるべきであるが，探索の結果，当該期日分を含め，議事録の存在は確認できなかった。
以上の状況から，関東地方整備局では，本件対象文書を保有していないのが実態である。
エ 念のため，関東地方整備局の執務室内，書庫，倉庫及びパソコン上のファイル等を探索したが，本件対象文書に該当するものの保有は確認できなかった。
（２）関東地方整備局において本件対象文書を作成していない旨の上記（１）の諮問庁の説明については，特段不自然・不合理な点があるとはいえず，これを覆すに足る事情も認められない。
したがって，関東地方整備局において，本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，関東地方整備局において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第５部会）
委員藤谷俊之，委員石川千晶，委員磯部哲
別紙（本件対象文書）
令和５年９月２６日に関東地方整備局内において「特例超勤会議」と言う会議が開催されている様ですが，議事録を開示願います。行政機関において実施される会議等については必ず議事録が作成されるものと認識しており，また，当該会議における議事録は国土交通省行政文書管理規則第１０条第１項に規定される作成すべき文書であると考えております。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0615.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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