諮問庁：国土交通大臣
諮問日：令和６年１月２４日（令和６年（行情）諮問第７１号）
答申日：令和６年１２月１８日（令和６年度（行情）答申第７２９号）
事件名：特定業務に関する概要が記された書面の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる文書（以下「本件対象文書」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し，令和５年１０月１９日付け国関整総情第２１９１号－１により関東地方整備局長（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人が主張する審査請求の理由は，審査請求書及び意見書の記載によると，おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求書
ア 趣旨
不開示決定の不服申立，並びに「定数管理」関する業務内容が記された文書の開示
イ 理由
原処分において不開示決定通知がされた行政文書については，行政機関が取り扱う業務についての内容が記された文書であり，これを作成しておらず「不存在」言うこと（原文ママ）は納税者である国民側に対する背信的悪意に満ちたものであり，著しく不適切な事象であると考えています。
一般的に考えて業務内容が確認出来る書面が存在しないと言うことは考えられず，「不存在」であるとすればその業務が何を根拠に制度化され，遂行されているのかを立証出来ないと言うことになり，安直に不存在とした判断は対国民に対する説明責任を放棄していると捉えられても可笑しくないのではないかと思っています。
少なくとも「定数管理」が関東地方整備局人事課における所掌業務として実施されていることは事実であり，人事異動等の担当者交替時に作成される業務引継書などは必ず存在している筈であると考えています。
改めて当該文書を再探索戴き，開示を戴けます様お願い致します。（２）意見書
本諮問事件において示された理由説明書「（５）原処分に対する諮問庁の考え方」において本件審査請求人が処分庁に対して開示請求を行った行政文書ついては（原文ママ），「（前略）あくまでも個人的な執務の参考資料であって，組織的に共有するものではなく，当該文書の保存・廃棄についても職員個人の判断に委ねられている。（中略）その際に作成された文書（引継書）は共有領域に保存されておらず，個人的に紙媒体でファイリングするなどして，執務の参考資料として使用している。このことから，審査請求書に記載のある引継書について，法２条２項に規定する行政文書には当たらないとして，不開示としたことは妥当である。」とのことですが，過去の答申例として「平成２６年度（行情）答申第５８６号：事務引継書（民事局総務課分）の開示決定に関する件（文書の特定）」において行政文書に当たらないとの判断がされているため，これを否定する論拠はないため特段の異議はありませんが，少なくとも公務である以上，行政機関が果たすべきアカウンタビリティ，並びに透明性確保の観点からも納税者である国民に対して「定数管理」どの様な業務で，またその必要性に関する説明は行われるべきであると考えます。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求について
本件開示請求は，令和５年９月１５日付けで，法４条１項に基づき，処分庁に対して，本件対象文書の開示を求めたものである。
処分庁は，本件開示請求を受けて，同年１０月１９日付け国関整総情第２１９１号－１により，該当する文書は作成・取得しておらず不存在であるため不開示（原処分）とした。
審査請求人は，同月２５日付けで，国土交通大臣に対し，本件審査請求を提起した。
２ 審査請求人の主張
（略：上記第２の２（１）に同じ。）
３ 原処分に対する諮問庁の考え方
（１）本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めたものである。
これに対し，処分庁は，原処分により，該当する文書は作成・取得しておらず不存在のため不開示とした。
審査請求人は，不開示とした文書の開示を求めているので，以下，原処分において不存在のため不開示とした不開示該当性について検討する。（２）定数について
級別定数は，府省ごとに職員の職務をその複雑，困難及び責任の度に応じて各俸給表の職務の級別に分類し，その職務の級ごとの適用職員数（枠）を，会計別，組織別及び職名別に定めたものである。一般職の職員の給与に関する法律８条１項において，「内閣総理大臣は，国家行政組織に関する法令の趣旨に従い，職員の職務は，その複雑，困難及び責任の度に基づきこれを俸給表に定める職務の級の分類の基準に適合するように，かつ，予算の範囲内で，及び人事院の意見を聴いて，職務の級の定数を設定し，又は改定することができる。」と定められており，毎年，標準職務に適合するように，かつ，予算の範囲内で，職務の級の定数が設定又は改定される。
（３）処分庁における「定数管理」の考え方について
「定数管理」という言葉については，法令等で決められた言葉ではなく，広く一般的には使用されている言葉ではない。関東地方整備局の職員のみが閲覧できる内部ホームページにおいて，総務部人事課の係毎の主な業務分担を端的に示した座席表（係ごとに色分け）を掲載しており，その座席表の中で，「定数管理」という言葉を使用している。業務分担を記載した座席表は関東地方整備局内の職員向けに業務担当が分かるようにお知らせしているものであり，一般の方に向けたものではない。（２）で示したとおり，「職務の級の定数」は各府省で設定されており，定められた「定数」の範囲内で，組織の設置や廃止，人事異動における昇任，昇格，転任，出向，退職，休職，復職等に伴い変化する「定数」状況の日々管理・把握を行っており，その業務を称して，内部的に「定数管理」という言葉を使用している。
なお，「定数管理」については，関東地方整備局総務部人事課で業務を行っており，職員の任免・給与等にもかかわってくることから関東地方整備局内において，限られた部署とやりとりを行っている業務である。（４）本件対象文書について
審査請求人は「定数管理」について，一般人でも分かる概要（解説）が記載された書面の開示を求めている。これについて，処分庁は，行政文書は存在しないため，不開示決定としている。
本件審査請求書で記載のある引継書については，情報公開請求の内容から文書の特定，請求の趣旨としては，「定数管理について，一般人でも分かる概要（解説）が記載された行政文書」としているのは明らかであり，請求している行政文書ではないことから，開示請求文書として，特定をしていない。
（３）で示したとおり，「定数管理」という言葉は関東地方整備局の職員に総務部人事課の係ごとの主な業務分担が分かるようにお知らせすることを主な目的として作成している座席表で記載されているものである。「定数管理」については，職員の任免・給与等にもかかわっていて，関東地方整備局総務部人事課で業務を行っており，関東地方整備局内の限られた部署とやり取りしかない業務であり，（３）で示したとおり，「定数管理」という言葉は定数に関する日々の業務を称した言葉であることから，「定数管理について，一般人でも分かる概要（解説）が記載された書面」を備えているものではない。
なお，引継書に関する内部規定は定めていない。人事異動の際に，慣例的に引継ぎを行っており，飽くまでも個人的な執務参考資料であって，組織的に共有することはなく，保存・廃棄については，職員個人の判断に委ねられている。共有フォルダに保存されているものではなく，個人的に紙媒体で保有，あるいは個人のみがアクセスできる領域において，保有されているものであることから，法２条２項に規定する行政文書には当たらない。
（５）原処分に対する諮問庁の考え方
本件開示請求に係る開示請求書の内容によれば，審査請求人は，関東地方整備局総務部人事課が行っている「定数管理」に関する業務の概要（解説）が分かる文書を求めていると認められる。
本件審査請求を受けて，改めて処分庁において，文書の探索を行わせたが，作成・取得しておらず，保有していることを確認することができなかった。
審査請求人が求める文書については，処分庁において，「定数管理」の概要を広く一般的に示すような資料を作成する規程や機会や理由も通常有していないと認められ，特段不合理な点はないものと考えられる。また，審査請求書に記載のある引継書については，処分庁に確認したところ，処分庁においては，所属，業務内容を問わず，担当者ごとに引継日を設けて引継ぎを行っているが，引継ぎの際には，統一の引継書様式はなく，各担当者が引継ぎの便宜のために作成し，引継ぎを行っている。
処分庁では，これらの文書を「引継書」と称しているが，飽くまでも個人的な執務の参考資料であって，組織的に共有するものではなく，当該文書の保存・廃棄についても職員個人の判断に委ねられている。関東地方整備局総務部人事課でも処分庁における一般的な引継ぎと同様に行われているが，その際に作成された文書（引継書）は共有領域に保存されておらず，個人的に紙媒体でファイリングするなどして，執務の参考資料として使用している。
このことから，審査請求書に記載のある引継書について，法２条２項に規定する行政文書には当たらないとして，不開示としたことは妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和６年１月２４日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年２月１５日審査請求人から意見書を収受
④ 同年１１月２８日審議
⑤ 同年１２月１１日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象文書の開示を求めるものであり，処分庁は，これを保有していないとして不開示とする原処分を行った。
審査請求人は原処分の取消しを求めるところ，諮問庁は原処分を妥当としていることから，以下，本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）当審査会事務局職員をして改めて諮問庁に確認させたところ，諮問庁はおおむね以下のとおり説明する。
ア 理由説明書（上記第３の３）において述べたとおり，関東地方整備局では，総務部人事課において，組織の設置や廃止，人事異動における昇任，昇格，転任，出向，退職，休職，復職等に伴い変化する「職務の級の定数」の状況について日々管理・把握を行っており，その業務を称して，内部的に「定数管理」という言葉を使用しているが，「定数管理」の概要を広く一般的に示すような資料の作成を義務付ける法令の規定や，当該資料を作成すべき機会及び理由も通常有しておらず，請求の対象文書を探索したが，作成又は取得しておらず，保有していることを確認できなかったため，不開示決定を行ったものである。
なお，審査請求人は，開示請求書において「一般人には解らない」と付言した上で，概要（解説）が記載された書面を求めていることから，理由説明書（上記第３の３）では，当該請求内容を単になぞらえて，請求の対象文書を「一般人でも分かる概要（解説）が記載された書面」と述べているが，文書の特定や探索に当たっては，「一般人でも分かる」という条件の付与の有無にかかわらず，「定数管理」の概要（解説）が記載された文書を請求の対象文書と捉えており，その範囲や方法に変わりはない。
イ 「定数管理」の業務は，総務部人事課で行っているため，探索の範囲は同課とし，事務室，文書庫，執務用パソコン上のデータを確認することにより，「定数管理」の概要（解説）が記載されている可能性がある文書について探索を行った。
「定数管理」の業務に関係する文書について広い意味で捉えると，「定数管理」は人事関係業務に付随する作業であって，当該人事関係業務に関係する文書は，それぞれ昇格関係，人事関係（昇任，転任，出向，退職，休職，復職等）の行政文書ファイルに保存されているところ，当該行政文書ファイルにつき探索を行ったが，「定数管理」の概要（解説）が記載された文書の存在は確認できなかった。また，関東地方整備局において，仮に「定数管理」の業務内容に係る説明の機会があるとすれば，同局幹部職員の交代時に行われる所管事項説明が想定されるが，請求に該当するような内容の文書の保有は確認されなかった。各府省において「職務の級の定数」が設定され，その状況について管理・把握が行われていることは，幹部職員に共通して認識されているものと考えられ，また，上記アのとおり，「定数管理」とは，飽くまで「定数」状況の把握・確認作業の内部的な呼称にすぎず，人事上の手続において通常行われる確認作業の一つであることを踏まえれば，上記の機会にその概要（解説）を記載した文書の作成又は取得がされていないことは何ら不自然なことではないと考える。
ウ 以上の状況から，関東地方整備局では，本件対象文書を保有していないというのが実態である。
（２）上記（１）の諮問庁の説明に特段不自然・不合理な点があるとはいえず，これを覆すに足る事情も認められない。
したがって，関東地方整備局において，本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象文書につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，関東地方整備局において本件対象文書を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第５部会）
委員藤谷俊之，委員石川千晶，委員磯部哲
別紙（本件対象文書）
総務部人事課が所掌する業務で「定数管理」と言うものがありますが，具体的にどう言った様な内容の業務なのでしょうか？一般人には解らないので，概要（解説）が記された書面を開示して下さい。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0615.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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