諮問庁：法務大臣
諮問日：令和６年８月１４日（令和６年（行情）諮問第８９９号及び同第９００号）
答申日：令和７年２月７日（令和６年度（行情）答申第８９３号及び同第８９４号）
事件名：特定職員が特定期間に送信した電子メールのうち特定の文言を含むものの不開示決定（不存在）に関する件
特定矯正管区職員が特定職員から特定期間に受信した電子メールの不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる各文書（以下、順に「本件対象文書１」及び「本件対象文書２」といい、併せて「本件対象文書」という。）につき、これを保有していないとして不開示とした各決定は、妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し、令和５年５月２日付け○管発第７７５号及び同月１５日付け同第８２６号により特定矯正管区長（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下、順に「原処分１」及び「原処分２」といい、併せて「原処分」という。）について、その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由の要旨は、審査請求書によると、おおむね以下のとおりである。なお、意見書は、諮問庁に閲覧させることは適当ではない旨の意見が提出されているため、その内容は記載しない。（１）原処分１（令和６年（行情）諮問第８９９号）
当該処分は、以下の点において違法又は不当である。
ア 請求に係る行政文書が作成又は取得されておらず、保有されていないことはあり得ない。
イ 補正に要した日数は期間に算入しないとしても、開示請求があった日から六十日以内の期限を超過している。
（２）原処分２（令和６年（行情）諮問第９００号）
当該処分は、以下の点において違法又は不当である。
請求に係る行政文書が作成又は取得されておらず、保有されていないことはあり得ない。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 原処分１（令和６年（行情）諮問第８９９号）
（１）令和６年（行情）諮問第８９９号の理由となる審査請求（以下「本件審査請求１」という。）は、審査請求人が令和５年１月４日受付行政文書開示請求書により、本件対象文書１の開示請求（以下「本件開示請求１」という。）を行い、これを受けた特定矯正管区長（処分庁）が、特定矯正管区ではこれを作成又は取得しておらず、保有していないとして、不開示決定（原処分１）を行ったことに対するものであり、審査請求人は、要するに、処分庁は本件対象文書１を作成、保有しているはずであり、本件対象文書１が存在しないとして不開示とした原処分１は違法又は不当であるとして、原処分１の取消しを求めていることから、以下、原処分１の妥当性について検討する。
なお、審査請求人は、原処分１は法で定められた期限内に開示決定を行っておらず違法である旨の主張をしているが、本件開示請求手続においては、補正に要した日数を除き、開示請求があった日から３０日以内に原処分１がなされており、適法に行われたものであると認められる。（２）原処分１に至る経緯について
本件開示請求１から原処分１までの経緯等については、以下のとおりである。
ア 審査請求人は、処分庁に対し、同年１月４日受付行政文書開示請求書をもって、本件対象文書１の開示請求（本件開示請求１）を行った。
イ 処分庁は、本件開示請求１を受け、同月３１日付け求補正書をもって、審査請求人に対し、本件対象文書１については処分庁において保有していないため、不開示決定がなされると思われる旨を情報提供するとともに、本件開示請求１を維持するか否か（以下「本件意思確認１」という。）の回答を求めた。
ウ 審査請求人は、処分庁に対し、同年２月１４日受付回答書をもって、請求の趣旨の内容を補正する旨を回答した。
エ 処分庁は、審査請求人に対し、同月１５日付け求補正書をもって、上記ウの審査請求人の補正内容については、請求内容等の変更により新たに対象文書の探索を行う必要等が生じるため、新たな請求とするよう求めた上で、本件開示請求１について、上記イと同様に本件意思確認１の回答を求めた。
オ 処分庁は、審査請求人から上記エに係る回答が期限までになされなかったことから、審査請求人に対し、同年３月９日付け求補正書をもって、回答書を同封した上で、本件意思確認１の回答を求めた。
カ 処分庁は、審査請求人から上記オに係る回答が期限までになされなかったことから、審査請求人に対し、同年４月１１日付け求補正書をもって、本件意思確認１の回答を求めるとともに、期限までに回答がない場合には本件開示請求１を維持したものとみなす旨の連絡を行った。
キ 処分庁は、同年５月２日、原処分１を行い、同日付け行政文書不開示決定通知書（以下「本件通知書１」という。）をもって、審査請求人にその旨等を通知した。
（３）原処分１の妥当性について
処分庁は、本件開示請求１を受け、処分庁担当者をして、本件対象文書１を特定すべく、探索を行ったものの、本件対象文書１を保有している事実は認められなかった。
また、本件審査請求１を受け、諮問庁において、処分庁担当者をして、文書庫、事務室、メールサーバー及びパソコンの共有フォルダ等について再度探索させたが、本件対象文書１の存在は確認できなかった。さらに、諮問庁において、処分庁担当者をして本件対象文書１を保有することが疑われる部署の担当者に確認したところ、かつて本件対象文書１を作成していたと思われるが、当該行政文書は保存期間１年未満の行政文書として既に廃棄しており、本件開示請求時点において保有していない旨を述べており、これを覆すに足りる事実は何ら確認できなかった。
以上のことから、本件通知書１において、不開示理由として本件対象文書１は作成又は取得していないとしたことは誤りであるが、本件対象文書１を保有している事実は認められず、本件対象文書１を保有していないとして不開示決定を行った原処分１は結論において妥当である。
２ 原処分２（令和６年（行情）諮問第９００号）
（１）令和６年（行情）諮問第９００号の理由となる審査請求（以下「本件審査請求２」という。）は、審査請求人が令和５年３月１４日受付行政文書開示請求書により、本件対象文書２の開示請求（以下「本件開示請求２」という。）を行い、これを受けた特定矯正管区長（処分庁）が、特定矯正管区ではこれを作成又は取得しておらず、保有していないとして、不開示決定（原処分２）を行ったことに対するものであり、審査請求人は、要するに、処分庁は本件対象文書２を作成、保有しているはずであり、本件対象文書２が存在しないとして不開示とした原処分２は違法、不当であるとして原処分２の取消しを求めていることから、以下、原処分２の妥当性について検討する。
（２）原処分２に至る経緯について
本件開示請求２から原処分２までの経緯等については、以下のとおりである。
ア 審査請求人は、処分庁に対し、令和５年３月１４日受付「行政文書開示請求書」により、本件開示請求２を行った。
イ 処分庁は、本件開示請求２を受け、審査請求人に対し、同年４月１１日付け「開示決定等の期限の延長について（通知）」により、本件開示請求２に係る期限の延長の措置を行う旨を通知した。
ウ 処分庁は、同月２８日付け「意思確認書」により、審査請求人に対し、本件対象文書２については処分庁において保有していないため、不開示決定がなされると思われる旨を情報提供するとともに、本件対象文書２に対する請求を維持するか否かの回答を求め、期限までに回答がない場合には本件開示請求２を維持したものとみなす旨の連絡を行った。
エ 処分庁は、審査請求人から上記ウに係る回答が期限までになされなかったことから、本件開示請求２を維持したものとみなし、同年５月１５日、原処分２を行い、同日付け行政文書不開示決定通知書（以下「本件通知書２」といい、「本件通知書１」と併せて「本件通知書」という。）をもって、審査請求人にその旨等を通知した。
（３）原処分２の妥当性について
上記１（３）と同旨（ただし、「本件開示請求１」とあるのを「本件開示請求２」、「本件対象文書１」とあるのを「本件対象文書２」、「本件審査請求１」とあるのを「本件審査請求２」、「本件通知書１」とあるのを「本件通知書２」とそれぞれ改める。）。
第４ 調査審議の経過
当審査会は、本件各諮問事件について、以下のとおり、併合し、調査審議を行った。
① 令和６年８月１４日諮問の受理（令和６年（行情）諮問第８９９号及び同第９００号）
② 同日諮問庁から理由説明書を収受（同上）
③ 同年１０月７日審査請求人から意見書を収受（同上）
④ 令和７年１月３１日令和６年（行情）諮問第８９９号及び同第９００号の併合並びに審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件各開示請求について
本件各開示請求は、本件対象文書の開示を求めるものであるところ、処分庁は、本件対象文書は作成又は取得しておらず、保有していないとして不開示とする原処分を行った。
これに対し、審査請求人は、原処分の取消しを求めているが、諮問庁は、原処分は妥当であるとしていることから、以下、本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）本件対象文書の保有の有無について、諮問庁は、上記第３の１（３）及び同２（３）のとおり説明するので、当審査会事務局職員をして更に確認させたところ、おおむね以下のとおり補足して説明する。
ア 法務省行政文書管理規則（以下「管理規則」という。）１６条によれば、文書管理者は管理規則別表第１に基づき標準文書保存期間基準を定め、保存期間の設定においては、公文書管理法２条６項にいう歴史公文書等（歴史資料として重要な公文書その他の文書）に該当するとされた行政文書にあっては、１年以上の保存期間を定めるものとされ、歴史公文書等に該当しないものであっても、意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書については、原則として１年以上の保存期間を定めるものとされている。
イ 本件対象文書は、法務省標準文書保存期間基準（以下「保存期間基準」という。）で定められた１年以上保存すべき行政文書の類型にも該当しないことから、保存期間１年未満の行政文書として適宜廃棄する取扱いとしている。
ウ 特定矯正管区の職員がパソコンで送受信する電子メールは、同矯正管区で管理しているメールサーバ内に職員ごとに割り当てられた送受信フォルダ（メールボックス）に保存され、当該フォルダに保存されている送受信メールを削除した場合には、当該送受信メールについては、システム上メールサーバ内から全て消去され、何も残らないこととなっている。
また、本件対象文書に該当する電子メールは、紙媒体等により行政文書として保存することなく、役割を終えた時点で遅滞なく廃棄している。
なお、特定矯正管区において、判断を仰ぐ必要のある案件に係るやり取りといった保存期間を１年以上とすべき事項については、全て対面又は紙媒体等で行っており、電子メールを使用することはない。（２）検討
ア 当審査会において、諮問庁から提示を受けた管理規則及び保存期間基準の写しを確認したところ、上記（１）アにおいて諮問庁が説明する法務省における行政文書の作成及び保存期間に関する規定が存すると認められる。また、本件対象文書の作成の経緯に関する上記（１）ウの諮問庁の説明には、格別不自然、不合理な点はなく、これを覆すに足りる事情もない。
そうすると、本件対象文書が、保存期間基準で定められた１年以上保存すべき行政文書の類型にも該当しないため、役割を終えた時点で遅滞なく廃棄している旨の上記の諮問庁の説明は、否定することまではできず、これを覆すに足りる事情も認められない。
イ 上記第３の１（３）及び同２（３）の探索の範囲等についても、特段の問題があるとは認められない。
ウ したがって、特定矯正管区において、本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
（１）審査請求人は、審査請求書（上記第２の２）において、原処分１につき、補正に要した日数は期間に算入しないとしても、開示請求があった日から六十日以内の期限を超過していると主張する。
当審査会において、本件審査請求１に係る諮問書（令和６年（行情）諮問第８９９号）に添付された求補正に係る書面の写しを確認したところによれば、原処分に至るまでの求補正等の経緯は、おおむね上記第３の１（２）のとおりであり、また、４回にわたる求補正に係る書面に記載された各回答期限（いずれも令和５年）は、順に、２月１４日、３月１日、同月２３日及び４月２６日であったことが認められる。
法１０条１項ただし書は、法４条２項の規定により補正を求めた場合にあっては、「補正に要した日数」は開示決定等の期間には算入されない旨定めるところ、上記のように複数回にわたって求補正の手続が行われた場合には、開示決定等の期間に算入されないのは、実際に補正に要した日数のみであり、一の補正が済んだ後次の補正依頼までの期間は開示決定の期間に算入され、また、求補正に対する回答がされなかった本件においては、開示決定等の期間の算入の関係では、当該求補正の回答期限をもって当該補正が済んだと扱うべきであるから、法１０条２項による期間延長の手続が採られていない以上、原処分１には、同条１項の３０日の開示決定の期間を超過した瑕疵があるものといわざるを得ない。しかしながら、既に原処分１が行われている以上、当該瑕疵を理由として原処分１を取り消す実益がないので、本件では、その点は原処分１の効力を左右するものではない。
（２）審査請求人のその他の主張は、いずれも当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 付言
諮問庁は、上記第３の１（３）及び同２（３）において、本件対象文書は、作成又は取得されたものの、既に廃棄済みであり、開示請求時点において保有していなかった旨説明するところ、本件通知書には、本件対象文書を不開示とする理由として、「請求に係る行政文書は作成又は取得されておらず、保有していないため。」として、事実と異なる記載がされている。処分庁においては、今後の対応において、上記のような不適切な記載がされないよう十分に留意すべきである。
５ 本件各不開示決定の妥当性について
以上のことから、本件対象文書につき、これを保有していないとして不開示とした各決定については、特定矯正管区において本件対象文書を保有しているとは認められず、妥当であると判断した。
（第１部会）
委員合田悦三、委員木村琢麿、委員中村真由美
別紙本件対象文書
１ 特定年月日Ａ現在の特定矯正管区特定課特定職さんにおいて特定年月日Ｂから特定年月日Ｃまでに送信した電子メール（いわゆるコ―ネットメールに限らない。）のうち、件名や本文に「矯正局」「管区」「成人」「刑務」「少年」の文字列のいずれか一つ以上含むもの（ただし、受信に対する返信を含み（ただし、不在時の自動応答を含まない。）、添付ファイル等がある場合は当該ファイル等の中身は含まない。また、当該職員の「送信メール」ボックスに存在するものに限らず、「ごみ箱」内のもの、ＰＣ内の別箇所に保存したもの、共有フォルダ内のもの、印刷した紙（原メールが既に削除されている場合等における）などの一切を当然含む。）。
２ 特定矯正管区職員（ただし、特定年月日Ｄ現在特定課長であった者を除く。）が特定年月日Ａ現在の特定矯正管区特定課特定職さんから特定年月日Ｅから本日までに受信した電子メール（ただし、不在時の自動応答を含まず、添付ファイル等がある場合は当該ファイル等の中身は含まない。また、当該各職員の「受信メール」ボックスに存在するものに限らず、ＰＣ内の「ごみ箱」等の別箇所に保存したもの、共有フォルダ内のもの、当該各職員以外の職員のＰＣ内に保存したもの、印刷した紙（原メールが既に削除されている場合等における）などの一切を当然含む。）。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0618.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。