諮問庁：法務大臣
諮問日：令和６年１０月２４日（令和６年（行情）諮問第１１４５号）
答申日：令和７年３月１２日（令和６年度（行情）答申第９９８号）
事件名：特定刑事施設作成・保有に係る特定文書が保管されている特定年度の行政文書ファイルの不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「特定刑事施設作成・保有に係る「特定課業務メモ」が保管されている行政文書ファイルの全体であって、特定年度Ａ・特定年度Ｂのもの※特定刑事施設保有の行政文書ファイル「刑事施設視察委員会に対して提供した情報（特定年度Ｃ）」の開示実施を受けたところ、その中に、特定年月日付け「特定課業務メモ」（以下「本件メモ」という。）１枚が含まれていたことから、特定年度Ａ・特定年度Ｂ分のそれらに記録された情報を確認したいため、その全体の開示を求める趣旨。なお、適時かつ適切な対象行政文書の特定に資するべく、その現物を提示（同封）するので参照願いたい。」（以下「本件対象文書」という。）につき、これを保有していないとして不開示とした決定は、妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し、令和５年４月１７日付け東管発第２３０３号（以下「本件通知書」という。）により東京矯正管区長（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について、その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由の要旨は、審査請求書によると、おおむね以下のとおりである。
（１）事実経過（略）
（２）不服事由
ア 前述したように、審査請求人は、開示請求書に、本件メモが存在することや、その存在を知るに至った経緯を明記した上で、その実在を裏付け、適時かつ適切な対象行政文書の特定に資するべく、その現物を同封して提示している。したがって、処分庁では、特定刑事施設において、「特定課業務メモ」という名称の行政文書が、少くとも（原文ママ）特定年月日の時点で作成されていた事実を具体的根拠に基づいて把握、認識していたといえる。
イ そして、審査請求人は、「特定課業務メモ」が保存されている行政文書ファイルの全体であって、特定年度Ａ・特定年度Ｂのものは、保存期間満了のため廃棄されたことにより保存していないとする処分庁からの通知を踏まえて、「他の年度のものに対象を変更するなどして適切に行政文書の開示を受けることができるように、積極的な法的判断を伴う意思表示」をするために、前記回答書の記４（１）から（３）までの事項について通知するよう求めた。
ウ また、審査請求人は、開示請求書に、「本件開示請求に形式上の不備がある場合その他上記行政文書の全部開示決定を妨げる事由があるときは、その事由を具体的に記載した上で、補正その他の意思表示をなす機会を確実に付与されたい。」と記載していた上、回答書に、「法２２条の１項の規定を確実に斟酌し、「行政文書の特定に資する情報の提供その他開示請求をしようとする者の利便を考慮した適切な措置」を講ずるよう意を用いられたい。」と明記している。
エ この点、個人情報保護法の改正規定による廃止前の行政機関個人情報保護法４７条１項の規定についではあるが（原文ママ）、「本項は、行政手続法９条２項の趣旨の単なる確認にとどまらない。同法９条２項は、『申請をしようとする者又は申請者の求めに応じ』情報提供の努力義務を負うのに対して、本項は、請求者の求めがなくても、情報提供の措置を講ずるものとされているし、努力義務にとどまらず、措置を講ずることが義務づけられている。」（宇賀克也『個人情報保護法の逐条解説〔第６版〕』（有斐閣・２０１８年）６２８頁）との説明がなされているところ、これは、法２２条１項の規定の解釈としても当然に妥当する考え方である。
オ そうすると、処分庁としては、まずもって、本件対象文書が「保存期間満了のため廃棄されたことにより、保存していないとの説明の真偽を開示請求者の側において合理的に判断することができるように、ついで、仮に、本件対象文書が真に廃棄されていて保存していない場合においては、請求の対象を「他の年度のものに対象を変更するなどして適切に行政文書の開示を受けることができるように」、審査請求人の求めに応じ、前記回答書の記４（１）から（３）までの事項について通知して情報提供するべき義務があったというべきである。
カ そうであるにもかかわらず、かかる情報提供をすることなく、単に「請求に係る行政文書はについては、作成又は取得はしたが、既に廃棄しており、保有していないため。」（原文ママ）として軽々と不開示を決定した処分庁の権限行使ないし手続は違法であるから、取り消しを免れない。
なお、前述したように、審査請求人は、適切な情報提供がなされれば「他の年度のものに対象を変更する」意思を表明していたのであってみれば、仮に、特定年度Ａ・特定年度Ｂの「特定課業務メモ」が保管されている行政文書が廃棄済みとの説明が真実であったとしても、他の年度のものに対象を変更して、それについて開示決定等を受くべき途が残されているから（原文ママ）、原処分を取り消すことにより回復すべき法律上の利益は優に認められる。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求は、審査請求人が東京矯正管区長（処分庁）に対し、令和５年２月２０日受付行政文書開示請求書（本件開示請求書）により、本件対象文書の開示請求（以下「本件開示請求」という。）を行い、これを受けた処分庁が、本件対象文書については作成又は取得はしたが、廃棄済みであり、保有していないとして、不開示決定（原処分）を行ったことに対するものであり、審査請求人は、原処分を取り消し、本件対象文書の開示を求めていることから、以下、原処分の妥当性について検討する。
２ 原処分の妥当性について
処分庁は、本件開示請求を受け、特定刑事施設担当者をして、本件対象文書を特定すべく、探索を行ったものの、本件対象文書を保有している事実は認められなかった。
また、本件審査請求を受け、諮問庁において、再度、処分庁担当者をして、特定刑事施設担当者に文書庫、事務室及びパソコンの共有フォルダ等について探索させたが、本件対象文書の保有は確認できなかった。さらに、処分庁担当者をして、特定刑事施設担当者に確認したところ、かつて本件対象文書を作成又は取得していたが、当該行政文書は保存期間１年未満の行政文書として既に廃棄しており、本件開示請求時点において保有していない旨を述べており、これを覆すに足りる事実は何ら確認できなかった。
３ 以上のことから、本件対象文書を保有している事実は認められず、本件対象文書を保有していないとして不開示決定を行った原処分は妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は、本件諮問事件について、以下のとおり、調査審議を行った。
① 令和６年１０月２４日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和７年３月６日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は、本件対象文書の開示を求めるものであるところ、処分庁は、本件対象文書は作成又は取得はしたが、既に廃棄しており、保有していないとして不開示とする原処分を行った。
これに対し、審査請求人は、原処分の取消しを求めているが、諮問庁は、原処分は妥当であるとしていることから、以下、本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）本件対象文書の保有の有無について、当審査会事務局職員をして更に確認させたところ、諮問庁は、おおむね以下のとおり補足して説明する。
ア 法務省行政文書管理規則（以下「管理規則」という。）１６条６項２号において、定型的・日常的な業務連絡、日程表等に関する行政文書については、特定の場合を除き保存期間を１年未満とすることができる旨が定められている。
イ 「特定課業務メモ」は、収容人数、特定課職員の出勤人数、行事予定といった、毎日の朝礼での伝達事項の記録等を目的として作成されており、定型的・日常的な業務連絡、日程表等に該当することから、年度ごとに保存している行政文書ではなく、１年未満文書として整理し、適宜廃棄している。
ウ なお、審査請求人は、行政文書ファイル「刑事施設視察委員会に対して提供した情報（特定年度Ｃ）」の開示実施を受け、その中に、本件メモ１枚が含まれていた旨主張するところ、本件メモは、開示を実施した当該行政文書ファイルの中に誤って保存されていたもので、決裁過程の参考資料として添付された「特定課業務メモ」の写し１枚である。
（２）検討
ア 当審査会において、諮問庁から提示を受けた管理規則の写しを確認したところ、上記（１）アにおいて諮問庁が説明する法務省における行政文書の保存期間に関する規定が存すると認められる。また、「特定課業務メモ」の取扱い等に関する上記（１）イ及びウの諮問庁の説明には、格別不自然、不合理な点はなく、これを覆すに足りる事情もない。
そうすると、本件対象文書が、定型的・日常的な業務連絡、日程表等であり、保存期間を１年未満とすることができる行政文書に該当し、適宜廃棄している旨の上記の諮問庁の説明は、否定することまではできず、これを覆すに足りる事情も認められない。
イ 上記第３の２の探索の範囲等についても、特段の問題があるとは認められない。
ウ したがって、特定刑事施設において、本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
（１）処分庁による情報提供について
ア 審査請求人は、審査請求書（上記第２の２（２））において、補正の過程において、本件対象文書が存在しない場合には、他の年度のものに対象を変更するなどして適切に行政文書の開示を受けることができるよう求めたにもかかわらず、情報提供もなく不開示決定されたことについて不服を述べているものと解される。
イ 諮問書に添付された補正関係資料（一式）によると、本件開示請求から原処分に至るまでの間に、処分庁が審査請求人に対して行った求補正及びこれに対する審査請求人の回答の経緯等は、おおむね以下のとおりであると認められる。
（ア）本件開示請求に対し、処分庁は、審査請求人に対し、令和５年３月３日付け「行政文書開示請求について（意思確認）」（以下「意思確認」という。）において、本件対象文書は不存在であり、不開示決定が予想される旨情報提供をするとともに、本件開示請求を維持するかについて回答を求め、回答期限である同月１７日までに回答がない場合には、本件開示請求を維持するものとして取り扱う旨通知した。
（イ）審査請求人は、令和５年３月１６日受付の回答書において、本件対象文書が不存在というのは考え難く、再度本件対象文書を探索し、それでも本件対象文書が存在しない場合には、不存在である理由等を教示してほしい旨回答した。
（ウ）処分庁は、令和５年３月２０日付け「行政文書開示請求について（意思確認）」（以下「意思再確認」という。）において、本件対象文書は保存期間を１年未満の文書として作成し、保存期間満了のため廃棄しており、本件開示請求を取り下げる場合は開示請求手数料を返戻する旨情報提供するとともに、本件開示請求の意思確認への回答を求め、回答期限である同年４月３日までに回答がない場合には、本件開示請求を維持するものとして取り扱う旨通知した。（エ）審査請求人は、令和５年３月２９日付け回答書において、上記（ウ）の内容が事実であれば、他の年度のものに対象を変更するなどし得るものの、再度本件対象文書を探索した上で、「特定課業務メモ」が保管されることとされている行政文書ファイル名や当該文書が保管されている行政文書ファイルの年度等を教示してほしい旨回答した。
（オ）処分庁は、本件通知書をもって、原処分をした。
ウ これを検討するに、上記のとおり、処分庁は、意思確認において、本件対象文書が不存在であることを教示し、これを考え難いとする審査請求人の求めに応じ、意思再確認において、具体的理由を付して本件対象文書が不存在であることを改めて伝えた上で、回答期限までに回答がない場合には、本件開示請求を維持するものとして取り扱う旨通知したのに対し、審査請求人が本件対象文書について再度探索を求めるなど、本件開示請求を取り下げる旨の意思表示をしなかったとの経緯が存する本件においては、本件開示請求から原処分に至るまでの間の処分庁の対応に瑕疵が存するということはできず、審査請求人の主張は採用できない。
（２）審査請求人のその他の主張は、いずれも当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから、本件対象文書につき、これを保有していないとして不開示とした決定については、特定刑事施設において本件対象文書を保有しているとは認められず、妥当であると判断した。
（第１部会）
委員合田悦三、委員木村琢麿、委員中村真由美
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0620.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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