諮問庁：総務大臣
諮問日：令和６年６月１４日（令和６年（行個）諮問第８９号）
答申日：令和７年１月３１日（令和６年度（行個）答申第１６５号）
事件名：本人に係る相談対応票等の不訂正決定に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙１に掲げる保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）の訂正請求につき、不訂正とした決定は、妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）９０条１項の規定に基づく訂正請求に対し、令和５年１２月２２日付け関東相第１３４号により、関東管区行政評価局長（以下「処分庁」という。）が行った不訂正決定（以下「原処分」という。）を取り消すとの裁決を求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人が主張する審査請求の理由は、審査請求書及び意見書によると、以下のとおりである。なお、添付書類は省略する。
（１）審査請求書
審査請求の理由を記載するにあたり、関東管区行政評価局（以下「行政評価局」という。）が原処分をした保有個人情報が、行政評価局が特定年月日Ａの開示決定に基づき開示した特定受付番号Ａの行政相談（以下「当該相談」という。）に係る行政評価局の違法対応事実、および（原文ママ）、当該相談員の特定職員Ａの違法対応事実の是正を求める為に訂正請求をしている保有個人情報であることを下記のとおり明確にした上で審査請求をします。
つきましては、違法対応事実の是正を求める為の保有個人情報の訂正請求に係る、本件不訂正決定の妥当性について、厳正に審査して頂くことを求めます。
ア 行政評価局が当該組織に係る保有個人情報を特定年月日Ａ、および（原文ママ）、特定年月日Ｂの開示決定に基づき開示した結果、行政評価局は局所相談データベース（１６ファイル）という個人情報ファイルを構成している特定受付番号Ａの当該相談に係る保有個人情報を特定受付番号Ａの当該相談の相談対応票（行政文書）の記録項目の［４．完結年月日］、［２７．対応結果］、［２９．調査結果］、および（原文ママ）、［３２．回答内容］に虚偽記載（以下「公文書に虚偽記載をしている違法対応事実」という。）をしています。
イ 行政評価局は、公文書に虚偽記載をしている違法対応事実を隠ぺいする為に、法６０条２項２号の個人情報ファイルの定義の解釈を適用して（個人情報ファイルの定義について故意に虚偽説明をして）、「特定受付番号Ａの当該相談は、個人情報保護委員会（以下「個情委」という。）に苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルが存在していないことから、個情委における内部事務管理と法律の解釈に関する問題であり、総務省の行政相談では、個人情報ファイルを特定することができない。」と繰り返し説明（回答）をして当該相談を特定年月日Ｃに強制的に完了させています。
行政評価局は当該相談の対応結果となる、この重要な事実に基づく保有個人情報を記録項目の［２９．調査結果］、および（原文ママ）、［３２．回答内容］に故意に記録していません。
ウ 行政評価局が公文書に虚偽記載をしている違法対応事実、および（原文ママ）、当該相談を特定年月日Ｃに強制的に完了させている重大事件を隠ぺいする為に、当該相談に係る保有個人情報を当該相談の１件の相談対応票（行政文書）の１～３６の記録項目に故意に追加記録せずに、当該相談と違う２４２件の相談対応票（行政文書）に記録して、保存期間満了日が違う４件の行政文書ファイルで保存管理している明らかな違法対応事実（以下「行政評価局の違法対応事実」という。）は、当該相談員の特定職員Ａが開示請求の補正をしていた特定年月Ａに判明した違法対応事実です。
エ 行政評価局の違法対応事実は、行政評価局が公文書で特定年月日Ａ、および（原文ママ）、特定年月日Ｂに開示決定している違法対応事実です。
オ 特定職員Ａは、特定受付番号Ａの当該相談に係る保有個人情報を保存期間満了日が違う４件の行政文書ファイルで保存管理している行政評価局の違法対応事実を是正する為に、また、当該相談と違う２４２件の相談対応票（行政文書）で保存管理している当該相談に係る保有個人情報を当該相談の１件の相談対応票（行政文書）の１～３６の記録項目で保存管理しているようにみなして開示決定をする為に、行政文書の保存期間延長手続の［一部複製方式］によって、新たに作成した行政文書ファイルに２４２件の相談対応票（行政文書）を複製した上で、開示決定している事実を説明しています。
カ しかし、特定職員Ａと、保有個人情報、および（原文ママ）、行政文書の管理責任者である特定職員Ｂは、行政評価局の違法対応事実を隠ぺいする為に、［一部複製方式］によって新たに作成している行政文書ファイルに関する情報提供要求に一切、応じていません。特定職員Ａが新たに作成している行政文書ファイルに関する情報提供要求に一切応じていない不適切な対応事実は、明らかに法１２７条の「開示請求等をしようとする者に対する情報の提供等」の規定に明らかに（原文ママ）違反しています。
キ また、個人情報ファイルを保有している行政評価局が、特定受付番号Ａの当該相談に係る保有個人情報を当該相談と違う２４２件の相談対応票（行政文書）に記録して、保存期間満了日が違う４件の行政文書ファイルで保存管理している不適切な対応事実は、法６５条の正確性の確保、および（原文ママ）、法６６条の安全管理措置の規定に違反しています。
ク 個人情報ファイルを保有している行政評価局が、特定年月日Ｄ付けメールで『「特定受付番号Ａの当該相談は個情委における内部事務管理と法律の解釈に関する問題であり、総務省の行政相談では対応できない」旨、メール及び電話により既に何度も回答しており、これ以上の対応はできない旨説明しています。』という不適切な回答をした後に「個情委は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という当該相談の目的を達成する為に必要な事実に基づく保有個人情報を取得しているにも関わらず、当該相談員の特定職員Ａが「行政評価局は、取得している当該相談の目的を達成する為に必要な事実に基づく保有個人情報を個人情報ファイルの記録項目の［２９．調査結果］に追加記録しない。」という回答を繰り返して、特定受付番号Ａの当該相談の相談対応票（行政文書）の記録項目の［２９．調査結果］に故意に追加記録していない不適切な対応事実は、法６４条の適正な取得、および（原文ママ）、法６５条の正確性の確保の規定に明らかに違反する違法対応事実（以下「特定職員Ａの違法対応事実」という。）です。
ケ 特定職員Ａの違法対応事実は、行政評価局が取得している「個情委は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という当該相談の目的を達成する為に必要な事実に基づく保有個人情報を特定受付番号Ａの当該相談の相談対応票（行政文書）の記録項目の［２９．調査結果］に追加記録するだけで、容易に是正することができる違法対応事実です。
コ 特定職員Ａの違法対応事実を是正（訂正等）することは、局所相談データベース（１６ファイル）という個人情報ファイルを保有している行政評価局しか是正（訂正等）をすることができない、行政評価局の義務です。
サ 従って（原文ママ）、私は特定職員Ａが個人情報保護法（原文ママ）９２条の保有個人情報の訂正義務においてまで、違法対応事実を隠ぺいする為に、個人情報ファイルの定義等について故意に虚偽脱明をして、また、訂正請求内容を保有個人情報から相談対応票（行政文書）に故意に変更して、容易に是正することができる特定職員Ａの違法対応事実を是正していない不適切な対応事実を理解することができません。
（２）意見書
別紙３のとおり。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 審査請求の経緯
令和５年１１月１日付けで、処分庁に対し、法９１条１項の規定に基づき、下記２の保有個人情報について訂正請求があった。これを受けて、処分庁は、法９２条に規定する「当該訂正請求に理由があると認めるとき」には該当しないとして、令和５年１２月２２日付け関東相第１３４号で当該保有個人情報の訂正をしない旨の原処分を行った。
本件審査請求は、原処分を不服として、令和６年３月１９日付けで諮問庁に対し行われたものである。
なお、経緯の詳細は以下のとおりである。
（１）審査請求人は、処分庁に対し、次の保有個人情報について、特定年月日Ｅ付けで開示請求を行った。
○私が総務省から実施して頂いている、個情委が苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有しているにも関わらず、個情委が「個情委には苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルは存在していない。」と個人情報ファイルを特定することができないように故意に虚偽説明をしてる虚偽説明の撤回要求の行政相談（以下、第３において「当該相談」という）に関する全ての保有個人情報、および（原文ママ）総務省が特定年月Ｂ、および（原文ママ）特定年月日Ｆに個情委の特定担当特定役職から「個情委は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という事実に基づく保有個人情報を取得しているにも関わらず、個情委と総務省が「当該相談において、個情委が保有している苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを特定することができない。」と個人情報ファイルを特定することができないように個人情報ファイルの定義について故意に虚偽説明をしている重大事件に関する全ての保有個人情報。
（２）処分庁は、上記（１）の開示請求書の宛先が総務大臣となっていたことから、審査請求人に対し、特定年月日Ｇ付け文書により、開示請求の宛先を関東管区行政評価局長に補正することを連絡するとともに、開示を請求する保有個人情報の内容が特定されていないことから、これを特定するため、同文書、特定年月日Ｈ付け文書及び特定年月日Ｉ付け文書により補正を求めたところ、審査請求人の特定年月日Ｊ付け回答書により、次のとおり、開示を請求する保有個人情報が補正された。○局所相談データベース（１６ファイル）の特定受付年月日Ａ特定受付番号Ａの個情委が保有している苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを特定する目的のあっせんの行政相談に関する１～３６の記録項目で保存管理している全ての保有個人情報、および（原文ママ）、補正期間中に特定職員Ａが的確に特定している「個情委は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という特定受付番号Ａの当該相談の目的を達成する為に必要な事実に基づく保有個人情報を保存管理している特定受付年月日Ｂ特定受付番号Ｂ、および（原文ママ）、特定受付年月日Ｃ特定受付番号Ｃの行政相談対応票及び添付資料という当該相談と違う行政文書を含む、行政評価局が記録項目の（２．受付番号）で新たに受付番号を２４０件以上も採番して特定受付番号Ａの当該相談に関する保有個人情報を記録している２４０件以上の行政文書の１～３６の記録項目で保存管理している全ての保有個人情報（２４０件以上の行政文書を個別に識別することができる行政文書の記録項目の２．受付番号、および（原文ママ）、３．受付年月日の保有個人情報を含む）【局所相談データベース（１６ファイル）について】
局所相談データベースは、総務省の行政相談に関し、個別具体の相談に対応する際に必要な相談者の相談内容等の記録及び相談事案に類似する事案の検索、行政相談の傾向の分析並びに行政機関の業務上の課題の検証・把握のために使用することを利用目的としたデータベースであり、「局所相談データベース（１６ファイル）」は、同データベース上の個人情報ファイルである。なお、局所相談データベースには、「対応局所」、「受付番号」、「完結年月日」、「相談内容」及び「調査結果」等の３６項目が記録される。
（３）処分庁は、開示請求に係る保有個人情報が著しく大量であること等の理由により、法８４条による開示決定等の期限の特例の規定を適用することとし、特定年月日Ｋ付け関東相特定番号Ａにより、審査請求人に対し、特定年月日Ｌまでに可能な部分について開示決定等を行い、残りの部分については特定年月日Ｍまでに開示決定する予定であることを通知した。
（４）処分庁は、審査請求人に対し、特定年月日Ａ付け関東相特定番号Ｂにより、相談対応票１２４件とその添付資料８１件について保有個人情報の開示を決定した（以下「本件開示決定」という。）。また、特定年月日Ｂ付け関東相特定番号Ｃにより、相談対応票１１９件とその添付資料１４３件について保有個人情報の開示を決定した。
（５）審査請求人は、本件開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報について、１２４件の相談対応票の各項目に記載されている記録を、最初の相談を受け付けた際に作成された相談対応票（特定年月日Ｎ受付、特定年月日Ｃ完結。特定受付番号Ａ。以下「特定受付番号Ａ相談対応票」という。）の各項目にまとめることなどを内容として、処分庁に対し、令和５年１１月１日付けで保有個人情報の訂正を請求した。
（６）処分庁は、上記訂正請求書に記載の開示決定通知書の日付に誤りが認められたことから、審査請求人に対し、令和５年１１月１４日付け文書により、これを補正することを連絡するとともに、訂正請求の趣旨として記載されている内容について、開示決定している相談対応票に係る記載に誤りが認められたことから、訂正請求の内容を明確にする必要があることを伝えて補正を求め、同年１２月７日までに回答がない場合には、補正に応じないとみなし、保有個人情報訂正請求書に記載された内容で訂正決定等をすると伝えたが、審査請求人から回答はなかった。（７）処分庁は、令和５年１２月２２日に原処分を行った。
２ 訂正請求の対象となった保有個人情報
本件開示決定により開示した相談対応票１２４件
３ 審査請求の趣旨
審査請求書によれば、審査請求の趣旨は以下のとおりである。○法９２条の保有個人情報の訂正義務においてまで、個人情報ファイルの定義等について虚偽説明をして、行政評価局の違法対応事実の是正を求める為の保有個人情報の訂正請求について、不訂正決定をしている処分を取り消すとの裁決を求める。
４ 諮問庁の意見等
（１）処分庁の判断と原処分の妥当性について
審査請求人が訂正請求書で求めている訂正請求の趣旨、原処分における処分庁の判断及びこれに対する諮問庁の考え方は、次のとおりである。以下、訂正請求書に記載されている訂正請求の趣旨１～６に沿って記載する。
① 審査請求人は、処分庁が特定年月日Ａに開示決定した１２４件の相談対応票の各項目に記載されている記録について、これを、１２４件のうち最初に相談を受け付けた際に作成された特定受付番号Ａ相談対応票の各項目にまとめるよう求めている。
これに対し、処分庁は、相談対応票は、受付事案ごとに事案の受付から必要と認められる対応が完了するまでの経緯を記録して作成するものであり、特定年月日Ｃに対応が完了している特定受付番号Ａ相談対応票の記録と、同日以降に受け付けた事案に係る記録はそれぞれ個別に作成しているものであることから、相談対応票の作成方法に問題はなく、訂正理由は法９２条に規定する「訂正請求に理由があると認めるとき」に該当しないとしている。
局所相談データベースは、総務省の行政相談に関し、個別具体の相談に対応する際に必要な相談者の相談内容等の記録等のために使用することを利用目的として相談対応票に記録するものである。審査請求人に係る１２４件の相談は、当該保有個人情報の利用目的の達成に必要な範囲内で１２４件の相談対応票に記録されたものであり、処分庁の説明のとおりである。
なお、審査請求人は、本件訂正請求の趣旨について、処分庁が特定受付番号Ａ相談対応票に記録されている特定年月日Ｐの個情委の虚偽報告を隠蔽するために特定受付番号Ａ相談対応票に故意に追加記録していないとするが、諮問庁が特定受付番号Ａ相談対応票に記録されている個情委への照会結果を確認したところ、同委員会の回答に不自然さはみられないことから、処分庁がこれを虚偽報告と認める事由はなく、また、虚偽報告を隠蔽する理由もない。
よって、処分庁の判断は妥当である。
② 審査請求人は、処分庁が開示した相談対応票の「回答内容」欄に、「「特定受付番号Ａの当該相談は個情委における内部事務管理と法律の解釈に関する問題であり、総務省の行政相談では対応できない」旨、メール及び電話により既に何度も回答しており、これ以上の対応はできない旨説明しています。」という記録がなされているとした上で、これに、「行政評価局（（注）処分庁を指す。）が法６０条２項２号の個人情報ファイルの定義を適用して、「個情委には苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルは存在していないことから当該相談で個人情報ファイルを特定することは不可能なことである。」」と繰り返し説明しているとの記録を追加することを求めている。
これに対し、処分庁は、本件訂正請求において開示している相談対応票の「回答内容」欄には、審査請求人が指摘する記載はないことから、訂正請求の内容を明確にするよう補正を求めたが、期限までに補正がなされなかったことから、法９１条１項３号に掲げる事項に形式上の不備があることを理由に不訂正とした。
諮問庁が、処分庁が開示した相談対応票１２４件の「回答内容」欄を確認したところ、審査請求人が「回答内容」欄に記録されているとする記載はなかったものの、審査請求人が指摘する記載とほぼ同様の記載「当局は、あなた様のご相談については、「個人情報保護委員会における内部事務管理と法律の解釈に関する問題であり総務省の行政相談では対応できない」旨、メール及び電話により既に何度も回答しており、これ以上の対応はできない旨説明しています。」がされた相談対応票（特定受付番号Ｄ。ほか類似のもの３件。）があることから、処分庁における補正依頼において、同相談対応票の記載を教示することは可能であったと考えられる。しかし、本件は、審査請求人が既に開示された文書に対して訂正請求を行うものであり、審査請求人は、追記を求める部分を自ら明確に示して訂正請求を主張する必要があることから、補正依頼の進め方に問題があったとは言えない。また、諮問庁から処分庁に対し、審査請求人が相談対応票に追記を求めている内容について、説明が行われた事実の有無を確認したところ、そのような事実はないとのことであった。
よって、審査請求人が求める記載を追記する必要は認められない。
③ 審査請求人は、処分庁が特定年月日Ｑ付けメール（相談対応票特定受付番号Ｅの添付資料とされているもの）で回答をした後に取得している「個情委は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という情報を、特定受付番号Ａ相談対応票の「調査結果」欄に追加記録することを求めている。
これに対し、処分庁は、特定受付番号Ａ相談対応票は、特定年月日Ｃに対応が完了している事案に係る記録であることから、特定年月日Ｑより後に取得した情報を追加する必要はないこと、また、特定受付番号Ａ相談対応票の「調査結果」欄には、審査請求人が追加を求める記載はないものの、特定年月日Ｐに個情委から得た同趣旨の回答として、同委員会は審査請求人に関する相談実績等の個人情報を保有していること、相談実績等の個人情報の集合物はあるが名称は付与していないことを既に記載していることから、訂正理由は、法９２条に規定する「訂正請求に理由があると認めるとき」に該当しないとしている。
諮問庁が、処分庁が開示した相談対応票を確認したところ、審査請求人が特定受付番号Ａ相談対応票の「調査結果」欄に追加記録することを求めている情報は、特定年月日Ｒ受付の相談対応票（同日完結。特定受付番号Ｆ）に、審査請求人からの相談内容として、「特定月日Ａに個人情報保護委員会総括係に「個人情報ファイルを保有しているか」と電話で聞いたところ、保有していると認めた。」と記録されていることが確認できる。また、特定年月日Ｓ受付の相談対応票（同日完結。特定受付番号Ｂ）には、同日に、個情委事務局総務課から連絡があり、特定月日Ｂ以降、同委員会において特定年Ａからの経緯を改めて確認した結果、今まで個人情報ファイルに名称を付していないので代わりに行政文書ファイル名を示したが、今回ファイル名を付与したことを審査請求人に説明予定であると、「調査結果」欄に記載されていることが確認できる。
しかしながら、これらの保有個人情報が記録された相談対応票は審査請求人に既に開示されている上、これらの相談は、それぞれの受付日に完結処理されている。審査請求人は、審査請求人が求める情報を、特定受付番号Ａ相談対応票の「調査結果」欄に追加記録しないことは違法であり、処分庁は追加記録する義務があると主張するが、これらの相談対応票は、局所相談データベースの利用目的の達成に必要な範囲内で、それぞれ個別の相談記録として作成されている。
よって、審査請求人が求める情報を特定受付番号Ａ相談対応票に追記する必要は認められず、処分庁の判断は妥当である。
④ 審査請求人は、処分庁が特定年月日Ｄ付けメールで不適切な回答をした後に、「個情委は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という個人情報を取得しているにも関わらず、処分庁職員ＡとＢが当該個人情報を特定受付番号Ａ相談対応票の「調査結果」欄に追加記録しないと繰り返し不適切な回答をしていることが「回答内容」欄から故意に削除されているので、処分庁職員によるこの回答を特定受付番号Ａ相談対応票の「回答内容」欄に記録することを求めている。
これに対し、処分庁は、相談対応票は、事案の受付から必要と認められる対応が完了するまでの経緯について、受付事案ごとに記録して作成するものであり、特定受付番号Ａ相談対応票は、特定年月日Ｃに対応が完了している事案に係る記録であることから、特定年月日Ｄより後に取得した情報を追加する必要はないこと、また、相談対応票の「回答内容」欄は、相談者への回答内容の概要を記載するものであり、開示した特定受付番号Ａ相談対応票の「回答内容」欄には、相談者への回答内容の概要を適切に記載していることから、訂正理由は、法９２条に規定する「訂正請求に理由があると認めるとき」に該当しないとしている。
諮問庁の考え方は上記③に記載のとおりである。
⑤ 審査請求人は、特定受付番号Ａ相談対応票に上記③で求めている情報が追加記録され、特定受付番号Ａ相談対応票の１件のみに完結年月日が記録されることにより当該相談は適正に完結されるものであるから、相談は完結していないとして、開示した１２４件全ての相談対応票の「完結年月日」欄の日付を削除するよう求めている。
これに対し、処分庁は、相談対応票は、事案の受付から必要と認められる対応が完了するまでの経緯について、受付事案ごとに記録して作成するものであり、開示した相談対応票の「完結年月日」欄には、処分庁が必要と認められる対応を完了した時点の日付をそれぞれ記載しているものであることから、訂正理由は、法９２条に規定する「訂正請求に理由があると認めるとき」に該当しないとしている。
諮問庁の考え方は上記③に記載のとおりである。
⑥ 審査請求人は、特定受付番号Ａ相談対応票に上記③で求めている情報が追加記録された上で「対応結果」欄が記載されることを求めており、同欄に記載されている「非あっせん事実誤認等」を削除することを求めている。
これに対し、処分庁は、相談対応票は、事案の受付から必要と認められる対応が完了するまでの経緯について、受付事案ごとに記録して作成するものであり、特定受付番号Ａ相談対応票の「対応結果」欄には、特定年月日Ｃに対応が完了している事案について、事案への対応内容を踏まえた分類を記載しているものであることから、訂正理由は、法９２条に規定する「訂正請求に理由があると認めるとき」に該当しないとしている。
諮問庁が特定受付番号Ａ相談対応票を確認したところ、「対応結果」欄には、相談内容を踏まえ調査した結果に基づき当該相談対応結果の分類が記載されている。これは上記③に記載の考え方により記録されているものであり、処分庁の判断は適当である。
（２）審査請求の理由について
審査請求人は、審査請求書の別紙１～３（上記第２の２（１）の内容を指す。）において、審査請求の理由を、おおむね、以下のとおり述べている。
① 処分庁が特定年月日Ａに開示決定した特定受付番号Ａ相談対応票に記載されている、「完結年月日」、「対応結果」、「調査結果」及び「回答内容」の各記録項目には、処分庁が当該相談に係る保有個人情報を虚偽記載している。
② 処分庁は、上記①の虚偽記載の事実を隠蔽するため、「特定受付番号Ａ相談対応票に係る相談は、個情委に当該相談に係る個人情報ファイルが存在していないことから、同委員会における内部事務管理と法律の解釈に関する問題であり、総務省の行政相談では個人情報ファイルを特定することができない。」と繰り返し説明（回答）して当該相談を強制的に完了させているが、このことを当該相談対応票の「調査結果」及び「回答内容」の各記録項目に故意に記録していない。
③ 処分庁は、上記①及び②の事実を隠蔽するため、上記①に係る１件の相談対応票の各記録項目に故意に追加して記録せずに、特定受付番号Ａ相談対応票ほか２４２件の相談対応票に記録して、保存期間満了日が異なる４件の行政文書ファイルで保存管理していることは違法である。
④ 処分庁が特定年月日Ａ及び特定年月日Ｂ付けで開示決定している事実は違法である。
⑤ 処分庁の相談担当職員Ａは、上記①の相談に係る保有個人情報を保存期間満了日が異なる４件の行政文書ファイルで保存管理している違法事実を是正するため、また、特定受付番号Ａ相談対応票と違う２４２件の相談対応票に係る相談の保有個人情報を特定受付番号Ａ相談対応票の各記録項目で保存管理しているようにみなして開示決定するため、行政文書の保存期間延長手続によって、新たに作成した行政文書ファイルに２４２件の相談対応票を複製した上で、開示決定している。
⑥ 処分庁の相談担当職員Ａと保有個人情報及び行政文書の管理責任者であるＣは、処分庁の違法事実を隠蔽するために、上記⑤で新たに作成した行政文書ファイルに関する情報提供要求に応じていない。これは、法１２７条の「開示請求等をしようとする者に対する情報の提供等」の規定に違反している。
⑦ 処分庁が、特定受付番号Ａ相談対応票に記載の相談に係る保有個人情報を当該相談と違う２４２件の相談対応票に記録して、保存期間満了日が異なる４件の行政文書ファイルで保存管理していることは不適切であり、法６５条の正確性の確保及び法６６条の安全管理措置の規定に違反している。
⑧ 処分庁は、特定年月日Ｄ付けメールで、特定受付番号Ａ相談対応票に係る相談について、総務省の行政相談では対応できない旨何度も回答しており、これ以上の対応はできないと不適切な回答をした後に、個情委が特定受付番号Ａ相談対応票に係る相談について個人情報ファイルを保有しているという事実を把握しているにも関わらず、処分庁の相談担当職員Ａは、同事実を特定受付番号Ａ相談対応票の「調査結果」欄に追加記録しないと言う（原文ママ）回答を繰り返して追加記録しないことは不適切であり、法６４条の適正な取得及び法６５条の正確性の確保の規定に違反している。
⑨ 上記⑧に係る処分庁の相談担当職員Ａの違法対応については、処分庁が取得している、個情委は特定受付番号Ａ相談対応票に係る相談について個人情報ファイルを保有しているという事実を特定受付番号Ａ相談対応票に追加記録するだけで、容易に是正できる。
⑩ 上記⑨に係る処分庁の相談担当職員Ａの違法対応を是正（訂正等）することは処分庁しかできず、処分庁の義務である。
⑪ 処分庁の相談担当職員Ａが、法９２条の保有個人情報の訂正義務において、違法事実を隠蔽するために個人情報ファイルの定義等について故意に虚偽説明をし、また、訂正請求内容を保有個人情報から相談対応票に故意に変更して、容易に是正することができる違法対応事実を是正しない不適切な対応は理解できない。
（３）諮問庁の意見について
諮問庁の意見を、以下のとおり、上記（２）に記載の審査請求の理由に沿って記載する。
① 諮問庁が処分庁に対し、特定受付番号Ａ相談対応票に係る「完結年月日」、「対応結果」、「調査結果」及び「回答内容」の各欄に虚偽記載が行われた事実がないか確認を求め、また、諮問庁においてもこれらの内容を確認したが、虚偽記載がうかがわれる点は認められない。
② 諮問庁において、特定受付番号Ａ相談対応票の記載を確認したところ、「調査結果」及び「回答内容」の各欄に以下の記載が認められる。・「調査結果」欄には、審査請求人が個情委に自身が相談している記録を開示請求しようと考えていることについて、処分庁が同委員会へ照会した結果として、同委員会では審査請求人に関する相談実績等の個人情報を保有しているが、当該個人情報の集合物には名称を付していないため、代わりに審査請求人に関する情報として公表している行政文書ファイル名を教示し、個人情報ファイルがなくても開示請求できることを同委員会が説明していること
・「回答内容」欄には、処分庁が上記の調査結果を審査請求人に伝えたこととともに、審査請求人が主張する過去における個情委の不適切な対応や職員間の発言の相違については、同組織における服務・内部管理の問題であり、行政相談では取扱いできないこと前述のとおり、当該相談対応票に虚偽記載がうかがわれる点は認められず、また、相談対応票の記載に不自然・不合理な点はみられない。
③ 上記（１）①に記載のとおり、相談対応票は、受付事案ごとに事案の受付から必要と認められる対応が完了するまでの経緯を記録して作成するものであり、特定年月日Ｃに対応が完了している特定受付番号Ａ相談対応票の記録と、同日以降に受け付けた事案に係る記録はそれぞれ個別に作成しているものであることから、相談対応票の作成方法に問題はない。また、結果として、審査請求人に係る２４３件の相談について個別に相談対応票が作成され、これらが保存期間満了日の異なる令和元年度から４年度までの４件の行政文書ファイルで保存管理されることに問題はない。
④ 審査請求人は、上記（２）①から③の主張を踏まえて、処分庁が行った特定年月日Ａ付け関東相特定番号Ｂ及び特定年月日Ｂ付け関東相特定番号Ｃの開示決定が違法であると主張しているものと解するが、上記のとおり、これらの開示決定は法に基づき適切に行われたものである。
⑤ 上記（２）⑤については、上記③に記載したとおりである。
⑥ 処分庁における行政文書ファイルの取扱いに問題はなく、隠蔽の事実はないが、処分庁に対し、審査請求人が主張する法１２７条の「開示請求等をしようとする者に対する情報の提供等」の規定に違反する事実の有無について確認したところ、そのような事実はなかった。
⑦ 上記（２）⑦については、上記③に記載したとおりである。法６５条では、「行政機関の長等は、利用目的の達成に必要な範囲内で、保有個人情報が過去又は現在の事実と合致するよう努めなければならない。」と規定されているところ、審査請求人が指摘する相談対応票は、局所相談データベースの利用目的の達成に必要な範囲内で作成した結果、４件の行政文書ファイルで保存管理されているものであり、法６５条の規定に違反している事実は認められない。また、法６６条では、「行政機関の長等は、保有個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。」と規定されているところ、審査請求人が不適切と指摘している事実が同条の規定に違反しているとする根拠は不明である。
⑧ 上記（２）⑧、⑨及び⑩については、上記（１）③及び④に記載のとおりである。なお、法６４条では、「行政機関の長等は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。」と規定されており、「不正の手段」とは、「暴行・脅迫等の手段により取得した場合、個人情報の取得について定めた個別の法令に違反して取得した場合等である」と解されている（「新・個人情報保護法の逐条解説」（有斐閣発行。宇賀克也著））。審査請求人による⑧の主張が法６４条及び６５条の規定に違反しないことは、処分庁の説明及び諮問庁の既述の考え方により明らかである。
⑨ 上記（２）⑪について、処分庁における違法事実は認められないが、審査請求人が、処分庁において個人情報ファイルの定義等について故意に虚偽説明をしていると主張していることから、処分庁に事実の有無を確認したところ、審査請求人に対し、虚偽説明した事実はないとのことであった。
（４）結論
以上のことから、本件審査請求は法９２条に規定する「訂正請求に理由があると認めるとき」に該当しないため、処分庁による原処分は妥当であると判断する。
第４ 調査審議の経過
当審査会は、本件諮問事件について、以下のとおり、調査審議を行った。
① 令和６年６月１４日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年７月２５日審査請求人から意見書を収受
④ 同年１２月１３日審議
⑤ 令和７年１月２４日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件訂正請求について
本件訂正請求は、本件対象保有個人情報について、別紙２のとおり訂正を求めるものである。
処分庁は、法９２条に規定される保有個人情報の「訂正請求に理由があると認めるとき」に該当しないなどとして、不訂正とする原処分を行った。これに対し、審査請求人は、別紙２のとおりの訂正を求めているが、諮問庁は、上記第３の４（１）記載の理由で原処分の結論を維持すべきであるとしていることから、以下、本件対象保有個人情報の訂正の要否について検討する。
２ 法９０条１項１号について
本件対象保有個人情報は、本件訂正請求に先立ち、審査請求人が法７６条１項の規定に基づき行った開示請求に対して、処分庁から本件開示決定により開示された自己を本人とする保有個人情報であることから、法９０条１項１号の「開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報」に該当すると認められる。
３ 訂正の要否について
（１）訂正請求を行う者は、開示を受けた保有個人情報のうち、①どの部分（「事実」に限る。）の表記について、②どのような根拠に基づき、当該部分の表記が事実でないと判断し、③その結果、どのような表記に訂正すべきと考えているのか等の、請求を受けた行政機関の長が当該保有個人情報の訂正をすべきか否かを判断するに足りる内容を、自ら根拠を示して明確かつ具体的に主張する必要がある。
そして、請求を受けた行政機関の長においては、訂正請求を行う請求人から明確かつ具体的に主張や根拠の提示がない場合や、当該根拠をもってしても請求人が訂正を求めている事柄が「事実でない」とは認められない場合には、法９２条に規定する「訂正請求に理由があると認めるとき」に該当しないと判断することになる。
（２）そこで、当審査会において、諮問書に添付された本件対象保有個人情報を確認したところによると、本件対象保有個人情報が記録された文書（以下「本件文書」という。）は、特定の年月日に相談担当職員が審査請求人から受け付けた相談について、行政評価局における対応結果等が記録されている１２４件の相談対応票であると認められる。
以下、別紙の２に記載の訂正請求１ないし６（以下、順に「訂正請求１」ないし「訂正請求６」という。）について、順次検討する。（３）訂正請求１について
ア 訂正請求１は、１２４件の相談対応票に記録された本件対象保有個人情報は、同一の行政相談に関するものであるから、特定受付番号Ａの相談対応票にまとめることを求める趣旨のものであると解される。
イ この点についての諮問庁の説明は、上記第３の４（１）①のとおりであるところ、相談対応票は、それぞれの行政相談に対して、各件ごとに個別に作成しているものである旨の上記説明に、特段不自然、不合理な点は見当たらない。
ウ そして、個々の行政相談において、どこまでを１件と見て相談対応票を作成するかは、行政文書の作成及び保存管理の問題であって、各行政機関における文書管理者の判断に委ねられている事項であると考えられるから、行政相談の件数の算定及び作成する相談票の数についての訂正請求は、特段の事情のない限り、保有個人情報の内容が事実か否かに関わるものとはいえず、保有個人情報の訂正請求の対象とならないと解されるところ、本件では、上記特段の事情の存在はうかがえない。
エ したがって、訂正請求１は、法９２条の訂正請求に理由があると認めるときに該当するとは認められない。
（４）訂正請求２について
ア 訂正請求２は、特定の相談対応票（特定受付番号Ａの記録項目の［回答内容］）に記録された保有個人情報に、処分庁の職員が審査請求人の主張する内容の説明をした旨の追加記録を求めるものであると解される。
イ この点、諮問庁は、上記第３の４（１）②において、諮問庁から処分庁に対し、審査請求人が相談対応票に追記を求めている内容について、説明が行われた事実の有無を確認したところ、そのような事実はない旨の回答があったと説明するところ、これを覆すに足りる事情はない。
ウ そうすると、審査請求人が追加記録を求める上記ア記載の処分庁の職員の説明内容が特定受付番号Ａ相談対応票の記録項目の［回答内容］に記載がないことが事実でないとは認められない。
エ したがって、訂正請求２は、法９２条の訂正請求に理由があると認めるときに該当するとは認められない。
オ なお、原処分においては、この点の訂正請求につき、不訂正とした理由を、審査請求人が追加記録の前提として存在を指摘する内容が上記［回答内容］に記載されていないことについて求めた補正が期限内にされなかった「形式上の不備」としており、審査請求人は、この点を争うものと解されるが、審査請求人が追加記録を求める内容自体が不明確・不特定というわけではない場合であること、訂正請求の場合には、上記（１）に記載したとおり、訂正請求を行う請求人から明確かつ具体的に主張や根拠の提示がない場合でも、法９２条に規定する「訂正請求に理由があると認めるとき」に該当しないと判断することになること及び上記イの点に照らせば、原処分が、不訂正の理由を上記のとおりとしたことは、結論に影響するものではない。
（５）訂正請求３について
ア 訂正請求３は、特定の相談対応票に記録された保有個人情報に、審査請求人の主張する内容を追加して記録することを求めるものであり、具体的には、特定年月日Ｃに既に対応が完了している特定受付番号Ａ相談対応票の記録項目の［調査結果］に、その後行われた特定年月日Ｒ受付の相談対応票（特定受付番号Ｆ）及び特定年月日Ｓ受付の相談対応票（特定受付番号Ｂ）に記載されている内容を追加して記録することを求めるものであると解される。
イ 上記（３）ウに記載したとおり、個々の行政相談において、どこまでを１件と見て相談対応票を作成するかは、行政文書の作成及び保存管理の問題であって、各行政機関における文書管理者の判断に委ねられている事項であると考えられるところ、諮問庁は、上記第３の４（１）③において、相談対応票は、局所相談データベースの利用目的の達成に必要な範囲内で、それぞれ個別の相談記録として作成されている旨説明し、その内容に不自然、不合理な点はない。
ウ また、審査請求人が追加記録を求めている内容は、上記ア記載のとおりなのであるから、特定受付番号Ａ相談対応票の完結年月日以降に受け付けた行政相談の内容である特定受付番号Ｆ及び特定受付番号Ｂの相談対応票の内容が、特定受付番号Ａ相談対応票に記録されていないことが事実でないとはいえない。
エ したがって、訂正請求３は、法９２条の訂正請求に理由があると認めるときに該当するとは認められない。
（６）訂正請求４について
ア 訂正請求４は、特定の相談対応票（特定受付番号Ａの記録項目の［回答内容］）に記録された保有個人情報に、審査請求人が指摘する処分庁の職員の回答内容を追加して記録することを求めるものである。
イ 上記（３）ウに記載したとおり、個々の行政相談において、どこまでを１件と見て相談対応票を作成するかは、行政文書の作成及び保存管理の問題であって、各行政機関における文書管理者の判断に委ねられている事項であると考えられるところ、諮問庁は、上記第３の４（１）④のとおり、相談対応票は、事案の受付から必要と認められる対応が完了するまでの経緯について、受付事案ごとに記録して作成するものであり、特定受付番号Ａ相談対応票は、特定年月日Ｃに対応が完了している事案に係る記録であることから、完結後の特定年月日Ｄ以降に取得した情報を追加する必要はない旨説明し、その内容に、不自然、不合理な点は見当たらない。
ウ したがって、訂正請求４は、法９２条の訂正請求に理由があると認めるときに該当するとは認められない。
（７）訂正請求５について
ア 訂正請求５は、各相談対応票の「完結年月日」欄に記録された完結年月日の保有個人情報の削除を求めるものである。
イ 上記（３）ウに記載したとおり、個々の行政相談において、どこまでを１件と見て相談対応票を作成するかは、行政文書の作成及び保存管理の問題であって、各行政機関における文書管理者の判断に委ねられている事項であると考えられるところ、諮問庁は、上記第３の４（１）⑤において、相談対応票は、事案の受付から必要と認められる対応が完了するまでの経緯について、受付事案ごとに記録して作成するものであり、開示した相談対応票の「完結年月日」欄には、処分庁が必要と認められる対応を完了した時点の日付をそれぞれ記載しているものである旨説明し、その内容に、不自然、不合理な点は見当たらない。
ウ したがって、訂正請求５は、法９２条の訂正請求に理由があると認めるときに該当するとは認められない。
（８）訂正請求６について
ア 訂正請求６は、特定の相談対応票（特定受付番号Ａの記録項目の［対応結果］）に記録された「非あっせん事実誤認等」の部分の保有個人情報の削除を求めるものである。
イ この点に関し、諮問庁は、上記第３の４（１）⑥のとおり説明するところ、当該相談対応票「対応結果」欄には、特定年月日Ｃに対応が完了している事案について、事案への対応内容を踏まえた分類を記載しているものである旨の説明内容について、不自然、不合理な点があるとはいえず、これを覆すに足りる事情も認められない。
ウ したがって、訂正請求６は、法９２条の訂正請求に理由があると認めるときに該当するとは認められない。
（９）以上のとおり、本件対象保有個人情報については、審査請求人が訂正を求める点に関し、法９２条に基づく訂正義務があるとは認められない。
４ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は、当審査会の上記判断を左右するものではない。
５ 本件不訂正決定の妥当性について
以上のことから、本件対象保有個人情報の訂正請求につき、不訂正とした決定については、本件対象保有個人情報は、法９２条の保有個人情報の訂正をしなければならない場合に該当するとは認められないので、妥当であると判断した。
（第１部会）
委員合田悦三、委員木村琢麿、委員中村真由美
別紙１（本件対象保有個人情報）
特定年月日Ａ付け関東相特定番号Ｂ「保有個人情報の開示をする旨の決定について（通知）」により開示した相談対応票１２４件に記録された保有個人情報
※別紙２及び別紙３においては、一部を除き、用語の定義も含めて、審査請求人の記載のとおり記載する。
別紙２（保有個人情報訂正請求書の訂正請求の趣旨及び理由）
１ 開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報の名称等
完成年月日が違う１２４件の行政文書（個人情報ファイル）の１～３６の記録項目で保存管理している特定受付番号Ａの当該相談に関する全ての保有個人情報
２ 訂正請求の趣旨及び理由
訂正請求の趣旨及び理由を記載するにあたり、
特定受付番号Ａの個人情報保護委員会（以下「個情委」という）が保有している苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを特定することが目的の行政相談（以下「当該相談」という）において、関東管区行政評価局（以下「行政評価局」という）が個人情報ファイル（行政文書）の特定受付番号Ａの記録項目の［２９．調査結果］で保存管理している特定年月日Ｐの個情委の虚偽報告という重大事件（以下「個情委の虚偽報告という重大事件」という）の保有個人情報を隠ぺいする為に、当該相談に関する保有個人情報を特定受付番号Ａの当該相談の個人情報ファイル（行政文書）に故意に記録せずに、完結年月日が違う２４２件の行政文書（個人情報ファイル）に記録している違法対応事実（以下「行政評価局の違法対応事実」という）が原因で、開示請求の補正の時と同じように特定受付番号Ａの当該相談の個人情報ファイル（行政文書）を１件だけ的確に特定して訂正請求をすることができません。
行政評価局は行政評価局の違法対応事実について、完結年月日が違う２４２件の行政文書（個人情報ファイル）を特定受付番号Ａの当該相談の行政文書（個人情報ファイル）と密接な関連を有する１件の行政文書（個人情報ファイル）とみなして、２４２件の行政文書を一つの行政文書ファイルにまとめる［一部複製方式］によって、特定年月日Ａ、および、特定年月日Ｂに特定受付番号Ａの当該相談に関する保有個人情報を開示決定しています。その結果、行政評価局は１件の行政文書とみなした個人情報ファイルの１～３６の各記録項目で、特定受付番号Ａの当該相談に関する保有個人情報を２４２件も保存管理しています。
その為、開示請求の補正の時と同じように特定受付番号Ａの１～３６の各記録項目で保存管理している当該相談に関する保有個人情報を１件だけ的確に特定して訂正請求をすることができない異常事態になっています。つきましては、以下の通り、訂正請求の趣旨及び理由を記載して訂正請求をしますので、ご対応して頂きます様よろしくお願いいたします。まず、初めに、訂正請求１の趣旨として、
訂正請求１行政評価局が特定年月日Ａに開示決定した、完結年月日が違う１２４件の個人情報ファイル（行政文書）の１～３６の記録項目で保存管理している特定受付番号Ａの行政相談に関する全ての保有個人情報を特定受付番号Ａの１～３６の記録項目にまとめることを求めます。
訂正請求１の理由は、以下の通りです。
ａ．【局所相談データベース（１６ファイル）】という個人情報ファイルを保有している行政評価局には、特定受付番号Ａの行政相談の目的を達成する為に必要な事実に基づく保有個人情報を開示、訂正等、利用停止の権限を有する保有個人情報として、特定受付番号Ａの１～３６の記録項目で適正に保存管理する義務があります。
ｂ．特定受付番号Ａの記録項目の［２９．調査結果］で保存管理している特定年月日Ｐの個情委の虚偽報告という重大事件の保有個人情報を隠ぺいする為に、当該相談に関する保有個人情報を当該相談の個人情報ファイルに故意に追加記録せずに、完結年月日が違う１２４件の個人情報ファイルで保存管理している不適切な対応事実は個人情報保護法第五章の行政機関等の義務等、および、公文書管理法に抵触している明らかな違法対応事実です。
ｃ．よって、行政評価局の違法対応事実の是正を求める為に訂正等の請求をします。
その上で、訂正請求２の趣旨として、
訂正請求２行政評価局が開示した記録項目の［３２．回答内容］で保存管理している『「特定受付番号Ａの当該相談は個情委における内部事務管理と法律の解釈に関する問題であり、総務省の行政相談では対応できない」旨、メール及び電話により既に何度も回答しており、これ以上の対応はできない旨説明しています。』という保有個人情報に、『行政評価局が法６０条２項２号の個人情報ファイルの定義を適用して、「個情委には苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルは存在していないことから当該相談で個人情報ファイルを特定することは不可能なことである。」』と繰り返し説明している保有個人情報を追加することを求めます。
訂正請求の２の理由は、以下の通りです。
ａ．特定受付番号Ａの個情委が保有している苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを特定することが目的の当該相談において、行政評価局が「特定受付番号Ａの当該相談は、個情委における内部事務管理と法律の解釈に関する問題であり、総務省の行政相談では対応できない」と繰り返し説明している根拠は、特定受付番号Ａの記録項目の［２９．調査結果］で保存管理している、『なお、審査請求人は同規定が義務規定であるか否かの解釈において、委員会の職員間で見解が異なると主張しているが、「義務規定でない。」と回答した職員は、個人情報ファイルを特定されても存在しないので提供する義務はないとの趣旨で説明したとしており、委員会内において解釈の齟齬はないと考えている。』という特定年月日Ｐの個情委の虚偽報告という重大事件の保有個人情報に基づく、法６０条２項２号の個人情報ファイルの定義が根拠です。
ｂ．特定受付番号Ａの記録項目の［２７．対応結果］の保有個人情報は、「非あっせん事実誤認等」という対応結果の保有個人情報です。ｃ．よって、行政評価局が法６０条２項２号の個人情報ファイルの定義を適用して、「個情委には苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルは存在していないことから当該相談で個人情報ファイルを特定することは不可能なことである。」と繰り返し説明している保有個人情報、および、法的根拠の保有個人情報を追加することを求めます。
訂正請求３の趣旨として、
訂正請求３行政評価局が特定年月日Ｑ付けメールで、不適切な回答をした後に取得している「個情委は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という当該相談の目的を違成する為に必要な事実に基づく保有個人情報を特定受付番号Ａの記録項目の［２９．調査結果］に追加記録することを求めます。
訂正請求３の理由は、以下の通りです。
ａ．行政評価局が特定年月日Ｑ付けメールで、不適切な回答をした後に「個情委は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という当該相談の目的を達成する為に必要な事実に基づく保有個人情報を取得しているにも関わらず、特定職員Ａが「行政評価局は事実に基づく保有個人情報を特定受付番号Ａの個人情報ファイルの記録項目の［２９．調査結果］には記録しない。」という不適切な回答を繰り返して、特定職員Ａと特定職員Ｅが、事実に基づく保有個人情報を特定受付番号Ａの個人情報ファイルの記録項目の［２９．調査結果］に故意に追加記録していない不適切な対応事実は、明らかな違法対応事実（以下「特定職員Ａの違法対応事実」という）です。
ｂ．特定職員Ａの違法対応事実は行政評価局が特定年月日Ｐに特定受付番号Ａの記録項目の［２９．調査結果］に適正に記録していなければならない違法対応事実です。
ｃ．【局所相談データベース（１６ファイル）】という個人情報ファイルを保有している行政評価局には、特定受付番号Ａの当該相談の目的を達成する為に取得している「個情委は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という保有個人情報を特定受付番号Ａの個人情報ファイルの記録項目の［２９．調査結果］に記録する義務があります。ｄ．よって、特定職員Ａの違法対応事実の是正を求める為に追加記録の請求をします。
訂正請求４の趣旨として、
訂正請求４行政評価局が特定年月日Ｑ付けメールで、不適切な回答をした後に「個情委は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という当該相談の目的を達成する為に必要な事実に基づく保有個人情報を取得しているにも関わらず、特定職員Ａと特定職員Ｄが『行政評価局は「個情委は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という当該相談の目的を達成する為に必要な事実に基づく保有個人情報を特定受付番号Ａの記録項目の［２９．調査結果］に追加記録はしない。』と繰り返し回答している不適切な対応事実の保有個人情報が記録項目の［３２．回答内容］から故意に削除されています。
よって、特定職員Ａと特定職員Ｄが繰り返し回答している不適切な対応事実（不適切な回答内容）の保有個人情報を記録項目の［３２．回答内容］に明確に記録することを求めます。
訂正請求４の理由は以下の通りです。
ａ．特定職員Ａ（行政評価局）は、電話で回答している、虚偽の説明内容、虚偽の回答内容、不適切な回答内容について、メールでの回答要求には一切応じていません。
ｂ．また、特定職員Ａ（行政評価局）は、一度、電話で回答している、虚偽の説明内容、虚偽の回答内容、不適切な回答内容について、再度、電話で回答することができないことから、私の回答要求内容を故意に明らかにせず、「行政評価局は、私の回答要求には何度も回答している。何度も説明している。」という不適切な回答を繰り返しているだけです。
ｃ．行政評価局は、特定職員Ａと特定職員Ｄが繰り返し回答している、虚偽の説明内容、虚偽の回答内容、不適切な回答内容の保有個人情報を記録項目の［３２．回答内容］から故意に削除しています。
ｄ．よって、特定職員Ａと特定職員Ｄが繰り返し回答している不適切な回答内容の保有個人情報を記録項目の［３２．回答内容］に明確に記録することを求めます。
訂正請求５の趣旨として、
訂正請求５記録項目の［４．完結年月日］で保存管理している完結年月日の１２４件の全ての保有個人情報を削除することを求めます。
訂正請求５の理由は、以下の通りです。
ａ．特定受付番号Ａの当該相談は適正に完結していません。
ｂ．特定受付番号Ａの当該相談は、特定職員Ａと特定職員Ｅが、特定職員Ａの違法対応事実を認めた上で、行政評価局が取得している「個情委は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という当該相談の目的を達成する為に必要な事実に基づく保有個人情報を特定受付番号Ａの個人情報ファイルの記録項目の［２９．調査結果］に適正に追加記録すれば、容易に個情委が保有している苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを特定して、適正に完結することができる行政相談です。ｃ．特定受付番号Ａの当該相談の完結年月日は１件だけです。
従って、記録項目の［４．完結年月日］で特定受付番号Ａの完結年月日の保有個人情報を１２４件も保存管理している不適切な対応事実は明らかな違法対応事実です。
ｄ．個人情報ファイルの記録項目の［４．完結年月日］で保存管理している１２４件の完結年月日の保有個人情報は行政文書の保存期間の起算日となる重要な保有個人情報です。
ｅ．よって、当該相談において、個情委が保有している苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを特定して当該相談の目的を達成した事実に基づく完結年月日の保有個人情報を特定受付番号Ａの個人情報ファイルの記録項目の［４．完結年月日］に記録して頂く為に、行政評価局が開示した個人情報ファイルの記録項目の［４．完結年月日］で保存管理している完結年月日の１２４件の全ての保有個人情報を削除することを求めます。訂正請求６の趣旨として、
訂正請求６特定受付番号Ａの当該相談の記録項目の［２７．対応結果］で保存管理している「非あっせん事実誤認等」の保有個人情報を削除することを求めます。
訂正請求６の理由は、以下の通りです。
ａ．当該相談において、個情委が保有している苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを特定して当該相談の目的を違成した事実に基づく対応結果の保有個人情報を特定受付番号Ａの個人情報ファイルの記録項目の［２７．対応結果］に記録して頂く為に、記録項目の［２７．対応結果］で保存管理している「非あっせん事実誤認等」という保有個人情報を削除することを求めます。
別紙３（意見書）
１ 審査請求の主たる趣旨及び理由
（１）本件の令和６年（行個）諮問第８９号の諮問庁の理由説明書に対する意見書を提出するにあたり、本件の審査請求の主たる趣旨及び理由は、行政評価局が特定年月日Ａ及び特定年月日Ｂの開示決定に基づき開示した特定受付番号Ａの行政相談（以下「当該相談」という。）に係る保有個人情報の滅失の防止の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じていない、個人情報保護法（以下「法」という。）の根幹を揺るがす、法６６条の安全管理措置義務違反の是正を求めるための保有個人情報の不訂正決定の処分に対する審査請求であることを明確にした上で意見書を提出する。（２）個人情報保護法上において、当該相談に係る保有個人情報を特定受付番号Ａの１件の相談対応票（行政文書）（以下「特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）」という。）の１～３６の記録項目で適正に保存管理することは、局所相談データベース（１６ファイル）という個人情報ファイルを保有している処分庁の根本的な義務である。
（３）従って、処分庁が特定年月日Ａ及び特定年月日Ｂの開示決定に基づき開示した当該相談に係る保有個人情報を完結年月日が異なる２４３件の相談対応票（行政文書）で保存している管理方法は、保存期間満了日が異なる４件の行政文書ファイルで保存管理していることから、行政文書ファイルの廃棄に伴う当該相談に係る保有個人情報の滅失の防止の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じていない、個人情報保護法の根幹を揺るがす、法６６条の安全管理措置義務違反である。
（４）諮問庁は理由説明書の「２．訂正請求の対象となった保有個人情報」で、「特定年月日Ａ付け関東相特定番号Ｂ「保有個人情報の開示をする旨の決定について（通知）」により開示した相談対応票１２４件」と虚偽記載をしているが、個人情報保護法上において、訂正請求の対象は、処分庁の法６６条の安全管理措置義務違反の完結年月日が異なる２４３件の相談対応票（行政文書）ではなく、処分庁が特定年月日Ａ、および、特定年月日Ｂの開示決定に基づき開示した、２４３件の相談対応票（行政文書）で保存管理している特定受付番号Ａの当該相談に係る保有個人情報である。（５）処分庁は法６６条の安全管理措置義務違反を是正するために、また、完結年月日が異なる２４３件の相談対応票（行政文書）で保存している当該相談に係る保有個人情報を１件の特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の１～３６の記録項目で保存管理しているようにみなして開示決定をするために一部複製方式の行政文書ファイルを作成している。
（６）諮問庁が理由説明書の「２．訂正請求の対象となった保有個人情報」で、訂正請求の対象となった保有個人情報を法６６条の安全管理措置義務違反の完結年月日が異なる２４３件の相談対応票（行政文書）に故意に変更しているために、結果的に諮問庁は理由説明書で、【局所相談デ－タベ－ス（１６ファイル）】という個人情報ファイルの定義、個人情報ファイルを構成している相談対応票（行政文書）、及び、２４３件の相談対応票（行政文書）を１件の特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）にみなすために新たに作成している一部複製方式の行政文書ファイルの存在について虚偽説明をしている。
（７）そのため、完結年月日が異なる２４３件の相談対応票（行政文書）で保存している当該相談に係る保有個人情報を１件の特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の１～３６の記録項目で保存管理しているようにみなして開示決定に基づき開示した、当該相談に係る保有個人情報を保存管理している一部複製方式の行政文書ファイルを的確に特定して諮問庁の理由説明書に対する意見書を提出することができない異常事態になっている。（８）諮問庁は、処分庁が違法事実を是正するために新たに作成している一部複製方式の行政文書ファイルの情報提供要求に対して、理由説明書の「４．諮問庁の意見等、（３）諮問庁の意見について、⑥」で、「処分庁の行政文書ファイルの取扱いに問題はなく、隠ぺいの事実はないが、処分庁に対し、審査請求人が主張する法１２７条の「開示請求等をしようとする者に対する情報の提供等」の規定に違反する事実の有無について確認したところ、そのような事実はなかった。」と説明しているが、処分庁は一年以上にも亘って、新たに作成している一部複製方式の行政文書ファイルを的確に特定することができる情報提供要求に一切応じておらず、ｅ－Ｇｏｖの行政文書ファイル管理簿で一部複製方式の行政文書ファイルを公表していない違法事実は、新たに作成している一部複製方式の行政文書ファイルの明らかな隠ぺい工作であり、諮問庁の明らかな虚偽説明である。
（９）処分庁が法６６条の安全管理措置義務違反を是正するために新たに作成している一部複製方式の行政文書ファイルは、複製元の４件の行政文書ファイルの保存期間満了日が異なる、公文書管理法５条２項の整理の義務規定に抵触している行政文書ファイルであることから、処分庁はｅ－Ｇｏｖの行政文書ファイル管理簿で公表することができない状態になっている。（１０）そのため、令和６年４月から処分庁の新たに相談担当職員となった特定職員Ｃは、処分庁が新たに作成している一部複製方式の行政文書ファイルをｅ－Ｇｏｖの行政文書ファイル管理簿で公表していない違法事実を隠ぺいするために、「処分庁は、行政文書ファイルの廃棄に伴う当該相談に係る保有個人情報の滅失の防止の安全管理のために、一部複製方式の行政文書ファイルを新たに作成していない。」と明らかな虚偽説明をしている。
（１１）当該相談は、処分庁が特定年月日Ｑ付けメールで不適切な回答をした後に取得している、「個情委は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という当該相談の目的を達成するために必要な事実に基づく保有個人情報を特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の記録項目の「２９．調査結果」に追加記録するだけで、容易、かつ、適正に完結することができる行政相談である。
よって、審査請求人は処分庁が当該相談の目的を達成するために必要な事実に基づく保有個人情報を特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の記録項目の「２９．調査結果」に追加記録して、当該相談を適正に完結していない不適切な対応を理解することができない。
（１２）処分庁が特定年月日Ｑ付けメールで不適切な回答をした後に取得している、「個情委は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という当該相談の目的を達成するために必要な事実に基づく保有個人情報は、個人情報ファイルを保有している処分庁が特定年月日Ｐに個情委から適正に取得して、特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の記録項目の「２９．調査結果」で適正に保存管理していなければならない保有個人情報である。
（１３）諮問庁と処分庁が、処分庁の法６６条の安全管理措置義務違反を隠ぺいするために、個人情報ファイルの定義、個人情報ファイルを構成している相談対応票（行政文書）、及び、一部複製方式の行政文書ファイルの存在について、虚偽説明をしていることが原因で、特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の記録項目の「２９．調査結果」で虚偽記載をしている保有個人情報を処分庁が特定年月日Ｑ付けメールで不適切な回答をした後に取得している、「個情委は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という当該相談の目的を達成するために必要な事実に基づく保有個人情報に訂正することができない異状事態になっている。
（１４）よって、まずは、【局所相談デ－タベ－ス（１６ファイル）】という個人情報ファイルの定義、個人情報ファイルを構成している相談対応票（行政文書）、及び、法６６条の安全管理措置義務違反を是正するために新たに作成している一部複製方式の行政文書ファイルの存在を明確にした上で、処分庁が開示決定に基づき開示した、完結年月日が異なる２４３件の相談対応票（行政文書）で保存管理している当該相談に係る全ての保有個人情報を１件の特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の１～３６の記録項目で保存管理しているものとみなして、処分庁の法６６条の安全管理措置義務違反の是正を求めるための保有個人情報の不訂正決定の処分について、以下のとおり、諮問庁の理由説明書に沿って意見書を提出する。
２ 個人情報ファイルの定義、個人情報ファイルを構成している相談対応票（行政文書）、及び、一部複製方式の行政文書ファイルの存在について（１）個人情報ファイルの定義
ⅰ．処分庁が保有している記録媒体が電子の局所相談デ－タベ－ス（１６ファイル）という個人情報ファイルは、「保有個人情報を含む情報の集合物であって、一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの」である。
ⅱ．局所相談デ－タベ－ス（１６ファイル）という個人情報ファイルは、端的に言えば、行政文書ファイルの中から、記録項目の「２．受付番号」の保有個人情報が「特定受付番号Ａ」の当該相談の１件の相談対応票（行政文書）を容易に検索することができるように、相談対応票（行政文書）の記録項目が体系的に構成されている「令和元年度行政相談総合システム局所相談デ－タベ－ス」という１件の行政文書ファイルである。
ⅲ．個人情報ファイルは、一事案ごとの行政相談の目的を達成するために必要な事実に基づく保有個人情報を、１件の相談対応票（行政文書）の１～３６の記録項目で適正に保存管理することで整合性を保っている、保存期間満了日が同じ複数の相談対応票（行政文書）を一つにまとめている１件の行政文書ファイルである。
従って、一事案の特定受付番号Ａの当該相談に係る保有個人情報が、保存期間満了日が違う４件の行政文書ファイルで保存管理されることはない。
ⅳ．個人情報ファイルは、特定受付番号Ａの当該相談の目的を達成するために、処分庁が開示、訂正等（訂正・削除・追加）、利用停止の権限を有する当該相談に係る保有個人情報として、１件の特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の１～３６の記録項目で適正に保存管理することができるように、また、保有個人情報を容易に検索することができるように、事前に記録項目を体系的に構成している行政文書ファイルである。ⅴ．個人情報保護法上において、当該相談に係る保有個人情報を１件の特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の１～３６の記録項目で適正に保存管理することは、局所相談デ－タベ－ス（１６ファイル）という個人情報ファイルを保有している処分庁の根本的な義務である。
ⅵ．従って、個人情報ファイルを保有している処分庁が、一事案の当該相談に係る保有個人情報を保存期間満了日が違う４件の行政文書ファイルで保存している管理方法は、行政文書ファイルの廃棄に伴う当該相談に係る保有個人情報の滅失の防止の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じていない、個人情報保護法の根幹を揺るがす、直ちに是正しなければならない、法６６条の安全管理措置義務違反である。
ⅶ．審査請求人が個人情報ファイルの存在に固執している理由は、行政機関が個人情報ファイルを保有していなければ、本人は実質的に保有個人情報の目的を達成する為に個人情報ファイルの記録項目を的確に特定して訂正請求をすることができないと考えているからである。
（２）相談対応票（行政文書）について
ⅰ．個人情報保護法上において、当該相談に係る保有個人情報を１件の特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の１～３６の記録項目で適正に保存管理することは、局所相談デ－タベ－ス（１６ファイル）という個人情報ファイルを保有している処分庁の根本的な義務である。
ⅱ．諮問庁は、処分庁の法６６条の安全管理措置義務違反を隠ぺいするために、理由説明書の「２．訂正請求の対象となった保有個人情報」で、処分庁が開示決定に基づき開示した保有個人情報を相談対応票（行政文書）に故意に変更している。
ⅲ．相談対応票（行政文書）は、上記「２．（１）ⅳ．」で述べているとおり、特定受付番号Ａの一事案の当該相談の目的を達成するために必要な事実に基づく保有個人情報を、処分庁が開示、訂正等（訂正・削除・追加）、利用停止の権限を有する保有個人情報として、１件の相談対応票の１～３６の記録項目で保存管理することができるように、また、保有個人情報を容易に検索することができるように、事前に記録項目を体系的に構成している行政文書である。
ⅳ．相談対応票（行政文書）は、特定受付番号Ａの当該相談の目的を達成するために必要な事実に基づく保有個人情報を１件の相談対応票（行政文書）の１～３６の記録項目で適正に保存管理することで整合性を保っている行政文書である。
ⅴ．処分庁は相談対応票（行政文書）の保存期間の起算日を記録項目の「４．完結年月日」で保存管理している保有個人情報によって決定している。
ⅵ．従って、処分庁が相談対応票（行政文書）の記録項目の「２．受付番号」で保存管理している「特定受付番号Ａ」という保有個人情報と記録項目の「４．完結年月日」で保存管理している「特定年月日Ｃ」という保有個人情報で整合性を保っている特定受付番号Ａの当該相談に係る保有個人情報を保存期間満了日が違う４件の行政文書ファイルで保存管理している不適切な保存管理方法は、個人情報保護法の根幹を揺るがす、明らかな法６６条の安全管理措置義務違反である。
（３）一部複製方式の行政文書ファイルについて
諮問庁は処分庁が法６６条の安全管理措置義務違反を是正するために作成している、一部複製方式の行政文書ファイルの情報提供要求について、理由説明書の「（（３）諮問庁の意見についての⑥」で、「処分庁の行政文書ファイルの取扱いに問題はなく、隠ぺいの事実はないが、処分庁に対し、審査請求人が主張する法１２７条の「開示請求等をしようとする者に対する情報の提供等」の規定に違反する事実の有無について確認したところ、そのような事実はなかった。」と説明をしているが、以下の事実から、諮問庁の説明は明らかな虚偽説明であり、明らかな一部複製方式の行政文書ファイルの隠ぺい工作である。
ⅰ．上記、「１．審査請求の主たる趣旨及び理由（３）」、及び、「２．（１）個人情報ファイルの定義ⅵ．」で述べているとおり、処分庁が特定年月日Ａ及び特定年月日Ｂの開示決定に基づき開示した当該相談に係る保有個人情報を完結年月日が異なる２４３件の相談対応票（行政文書）で保存している管理方法は、保存期間満了日が異なる４件の行政文書ファイルで保存管理していることから、行政文書ファイルの廃棄に伴う当該相談に係る保有個人情報の滅失の防止の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じていない、個人情報保護法の根幹を揺るがす、法６６条の安全管理措置義務違反である。
ⅱ．審査請求人の本件、審査請求の主たる趣旨及び理由は、処分庁の当該相談に係る保有個人情報の保存管理方法の個人情報保護法の根幹を揺るがす法６６条の安全管理措置義務違反の是正要求である。
ⅲ．個人情報保護法上において、当該相談に係る保有個人情報を１件の特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の１～３６の記録項目で適正に保存管理することは、局所相談デ－タベ－ス（１６ファイル）という個人情報ファイルを保有している処分庁の根本的な義務である。
ⅳ．従って、当該相談に係る保有個人情報が、保存期間満了日が違う４件の行政文書ファイルで保存管理されることは絶対にない。
ｖ．処分庁の相談担当職員の特定職員Ａは、法６６条の安全管理措置義務違反を是正するために、また、２４３件の相談対応票（行政文書）を１件の特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）とみなして、特定年月日Ａ、および、特定年月日Ｂに開示決定するために一部複製方式の行政文書ファイルを新たに作成している。
ⅵ．しかし、新たに作成している一部複製方式の行政文書ファイルは、複製元の行政文書ファイルの保存期間満了日が異なる４件の行政文書ファイルであることから、公文書管理法５条２項の整理の義務規定に抵触している行政文書ファイルであるために、ｅ－Ｇｏｖの行政文書ファイル管理簿で公表することができない行政文書ファイルになっている。ⅶ．そのため、処分庁が２４３件の相談対応票（行政文書）を１件の特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）にみなすために、新たに作成している一部複製方式の行政文書ファイルを的確に特定して審査請求、及び、本件の令和６年（行個）諮問第８９号の諮問庁の理由説明書に対する意見書を提出することができない異状事態になっている。
ⅷ．従って、処分庁が新たに作成している一部複製方式の行政文書ファイルは、個人情報保護法の根幹を揺るがす、法６６条の安全管理措置義務違反の証拠の行政文書ファイルであり、公文書管理法５条２項の整理の義務規定に抵触している証拠の行政文書ファイルである。
ⅸ．処分庁が新たに作成している一部複製方式の行政文書ファイルについては、処分庁が特定年月日Ａ、および、特定年月日Ｂの開示決定に基づき開示した当該相談に係る保有個人情報を保存管理している行政文書ファイルを的確に特定して訂正請求、及び、審査請求をするために、審査請求人は処分庁に対して一年以上にも亘って情報提供要求をしているが、処分庁は一部複製方式の行政文書ファイルについて虚偽説明をして情報提供要求に一切応じていない。
ｘ．処分庁が新たに作成している一部複製方式の行政文書ファイルは、処分庁がｅ－Ｇｏｖの行政文書ファイル管理簿で公表する義務がある行政文書ファイルである。
ⅺ．従って、諮問庁が処分庁の個人情報保護法の根幹を揺るがす、法６６条の安全管理措置義務違反を隠ぺいするために、理由説明書で処分庁が新たに作成している一部複製方式の行政文書ファイルの存在について、故意に虚偽説明をしている事実は、不適切であり、重大事件である。ⅻ．よって、処分庁が特定年月日Ａ及び特定年月日Ｂの開示決定に基づき開示した当該相談に係る保有個人情報の保存管理方法について、行政文書ファイルの廃棄に伴う当該相談に係る保有個人情報の滅失の防止の安全管理のために、一部複製方式の行政文書ファイルを新たに作成する措置を講じていないのであれば、処分庁には法６６条の安全管理措置の義務規定に基づき、行政文書ファイルの廃棄に伴う当該相談に係る保有個人情報の滅失の防止の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じる義務がある。
３ 理由説明書の「１．審査請求の経緯（１）（２）」の不適切な開示請求の補正について
ⅰ．本件は、審査請求人が特定年月日Ｅ付開示請求で当該相談に係る保有個人情報を的確に特定して開示請求をしているにも関わらず、処分庁が、「開示を請求する保有個人情報の内容が特定されていなかった。」と虚偽説明をして、審査請求人が知る由もない当該相談に係る保有個人情報を保存管理している完結年月日が異なる２４３件の相談対応票（行政文書）を的確に特定して開示請求をするように、特定年月日Ｇ付け文書、特定年月日Ｈ付け文書、及び、特定年月日Ｉ付け文書で三度にも亘って開示請求の補正を強要した実に悪質な対応事実の説明である。
ⅱ．処分庁が当該相談に係る保有個人情報を保存期間満了日が異なる４件の行政文書ファイルで保存管理している法６６条の安全管理措置義務違反は、開示請求の補正のときに判明している重大事件である。
ⅲ．処分庁の相談担当職員の特定職員Ａから、処分庁の法６６条の安全管理措置義務違反を是正するために、また、完結年月日が違う２４３件の相談対応票（行政文書）で保存管理している当該相談に係る保有個人情報を特定受付番号Ａの１件の相談対応票（行政文書）で保存管理しているようにみなして開示決定をするために、一部複製方式の行政文書ファイルを新たに作成している事実の説明を受けたのも、開示請求の補正のときである。
４ 理由説明書の「１．審査請求の経緯（５）（６）」の不適切な訂正請求の補正の強要について
ⅰ．本件は、審査請求人が令和５年１１月１日付け訂正請求で、処分庁が開示決定に基づき開示した当該相談に係る保有個人情報を保存管理している個人情報ファイルの記録項目の「３２．回答内容」を的確に特定して、かつ、処分庁が当該相談の対応結果として繰り返し説明（回答）している法的根拠の保有個人情報、及び、回答内容の保有個人情報を的確に特定して追加（訂正）請求をしているにも関わらず、処分庁が法６６条の安全管理措置義務違反を隠ぺいするために、「開示決定している相談対応票に係る記載に誤りが認められたことから、訂正請求の内容を明確にする必要があることを伝えて補正を求め、同年１２月７日までに回答がない場合には、補正に応じないとみなし、保有個人情報訂正請求書に記載された内容で訂正決定等をすると伝えたが、審査請求人から回答はなかった。」と訂正請求内容の保有個人情報を相談対応票（行政文書）に故意に変更して補正を強要した不適切な対応事実の説明である。ⅱ．本件は、審査請求人が本件の不適切な訂正請求の補正の強要に応じなかった事実に基づき、処分庁が訂正請求の形式上の不備を理由に不訂正決定の処分を行った根拠の、訂正請求の補正を強要した対応事実の説明である。
５ 理由説明書の「２．訂正請求の対象となった保有個人情報」についてⅰ．諮問庁は、訂正請求の対象となった保有個人情報を「特定年月日Ａ付け関東相特定番号Ｂ「保有個人情報の開示をする旨の決定について（通知）」により開示した相談対応票１２４件」と説明しているが、審査請求人が訂正請求をした対象の保有個人情報は、１２４件の相談対応票ではなく、処分庁が特定年月日Ａ、および、特定年月日Ｂの開示決定に基づき開示した、完結年月日が異なる２４３件の相談対応票（行政文書）を１件の特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の相談対応票（行政文書）とみなすために、新たに作成している一部複製方式の行政文書ファイルで保存管理している当該相談に係る保有個人情報である。
ⅱ．諮問庁が理由説明書で、「訂正請求の対象となった保有個人情報」について、諮問庁が開示決定に基づき開示した当該相談に係る保有個人情報から、審査請求人が是正を求めている処分庁の法６６条の安全管理措置義務違反の完結年月日が異なる２４３件の相談対応票（行政文書）に故意に変更している不適切な対応事実は、個人情報保護法の根幹を揺るがす重大事件である。
６ 諮問庁の意見等の（１）処分庁の判断と原処分の妥当性について
① 処分庁の法６６条の安全管理措置義務違反の是正を求めるための保有個人情報の不訂正決定の処分について
（１）処分庁の当該相談に係る保有個人情報の保存管理方法の法６６条の安全管理措置義務違反について
ⅰ．諮問庁は、理由説明書の「４．諮問庁の意見等の（１）処分庁の判断と原処分の妥当性①」で、処分庁の法６６条の安全管理措置義務違反の是正を求めるための保有個人情報の不訂正決定の判断は妥当であると説明しているが、処分庁が特定年月日Ａ及び特定年月日Ｂの開示決定に基づき開示した当該相談に係る保有個人情報を完結年月日が異なる２４３件の相談対応票（行政文書）で保存している管理方法は、保存期間満了日が異なる４件の行政文書ファイルで保存管理していることから、行政文書ファイルの廃棄に伴う当該相談に係る保有個人情報の滅失の防止の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じていない、個人情報保護法の根幹を揺るがす、明らかな法６６条の安全管理措置義務違反である。
ⅱ．諮問庁は、理由説明書「４．（１）①」で、「相談対応票は、受付事案ごとに事案の受付から必要と認められる対応が完了するまでの経緯を記録して作成するものであり、特定年月日Ｃに対応が完了している特定受付番号Ａ相談対応票の記録と、同日以降に受け付けた事案に係る記録はそれぞれ個別に作成しているものであることから、相談対応票の作成方法に問題はなく、訂正理由は法９２条に規定する「訂正請求に理由があるときと認めるとき」に該当しない。」と処分庁の判断は妥当であるという説明をしているが、個人情報保護法上において、当該相談に係る保有個人情報を１件の特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の１～３６の記録項目で適正に保存管理することは、局所相談デ－タベ－ス（１６ファイル）という個人情報ファイルを保有している処分庁の根本的な義務である。
ⅲ．従って、処分庁の当該相談に係る保有個人情報の保存管理方法は、個人情報ファイルの定義と、個人情報ファイルを構成している相談対応票（行政文書）について、明らかに虚偽説明をしている、個人情報保護法の根幹を揺るがす、法６６条の安全管理措置義務違反という、直ちに是正しなければならない重大事件である。
ⅳ．よって、理由説明書の「４．諮問庁の意見等の（１）処分庁の判断と原処分の妥当性①」の処分庁の法６６条の安全管理措置義務違反の是正を求めるための保有個人情報の不訂正決定の処分は不当である。（２）特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の記録項目の「２９．調査結果」で保存管理している特定年月日Ｐの個情委の虚偽報告の保有個人情報について
ⅰ．諮問庁は、理由説明書の「４．諮問庁の意見等の（１）処分庁の判断と原処分の妥当性①」で、「なお、審査請求人は、本件訂正請求の趣旨について、処分庁が特定受付番号Ａ相談対応票に記録されている特定年月日Ｐの個情委の虚偽報告を隠蔽するために特定受付番号Ａ相談対応票に故意に追加記録していないとするが、諮問庁が特定受付番号Ａ相談対応票に記録されている個情委への照会結果を確認したところ、同委員会の回答に不自然さはみられないことから、処分庁がこれを虚偽報告と認める事由はなく、また、虚偽報告を隠蔽する理由もない。よって、処分庁の判断は妥当である。」と説明しているが、処分庁が特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）を開示した結果、処分庁は記録項目の「４．完結年月日」、「２７．対応結果」、「２９．調査結果」、及び、「３２．回答内容」で虚偽記載をしている。ⅱ．当該相談は、処分庁が開示決定に基づき開示している特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の記録項目の「２９．調査結果」で保存管理している、「なお、審査請求人は同規定が義務規定であるか否かの解釈において、委員会の職員間で見解が異なると主張しているが、「義務規定でない。」と回答した職員は、個人情報ファイルを特定されても存在しないので提供する義務はないとの趣旨で説明したとしており、委員会内において解釈の齟齬はないと考えている。」という特定年月日Ｐの個情委の虚偽報告の保有個人情報を根拠に、処分庁が法６０条２項２号の個人情報ファイルの定義を適用して、「個情委には苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルは存在していないことから、当該相談で個人情報ファイルを特定することは不可能なことである。」という当該相談の対応結果を繰り返し説明（回答）して、特定年月日Ｃに強制的に完結させている行政相談である。
ⅲ．当該相談は、諮問庁が理由説明書の「４．諮問庁の意見等の（１）処分庁の判断と原処分の妥当性②」で説明しているとおり、処分庁が特定年月日Ｐの個情委の虚偽報告の保有個人情報を根拠に、「当局は、あなた様のご相談については、「個人情報保護委員会における内部事務処理と法律の解釈に関する問題であり、総務省の行政相談では対応できない」旨、メール及び電話により既に何度も回答しており、これ以上の対応できない旨説明しています。」と処分庁がメールで回答している行政相談である。
ⅳ．審査請求人は二年以上にも亘って、処分庁が開示決定に基づき開示している特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）という公文書の記録項目の「２９．調査結果」に虚偽記載をしている、「個人情報ファイルを特定されても存在しないので提供する義務はない。」という特定年月日Ｐの個情委の虚偽報告の保有個人情報を処分庁が特定年月日Ｄ付けメールで不適切な回答をした後に取得している「個情委は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という当該相談の目的を達成するために必要な事実に基づく保有個人情報に訂正（追加）することを求めている。
ⅴ．諮問庁は当該相談における特定年月日Ｐの個情委の虚偽報告を否定しているが、特定年月日Ｐの個情委の虚偽報告の保有個人情報は、処分庁が特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の記録項目の「２９．調査結果」で保存管理している、個人情報ファイルを保有している処分庁しか訂正することができない保有個人情報であることから、処分庁が個情委の虚偽報告の保有個人情報を隠ぺいするために、当該相談を特定年月日Ｃに強制的に完結させて、当該相談に係る保有個人情報を１件の特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の１～３６の記録項目に故意に記録せずに、完結年月日が違う２４３件の相談対応票（行政文書）に記録して、保存管理している法６６条の安全管理措置義務違反の原因の保有個人情報である。
ⅵ．従って、処分庁が、特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の記録項目の「２９．調査結果」で保存管理している、特定年月日Ｐの個情委の虚偽報告の保有個人情報の訂正（追加）請求について、「特定受付番号Ａ相談対応票は特定年月日Ｃに対応が完了している事案に係る記録であることから、特定年月日Ｄより後に取得した情報を追加する必要はない。」と個人情報ファイルを構成している相談対応票（行政文書）について明らかな虚偽説明をして、二年以上にも亘って、訂正（追加）請求に応じていない不適切な対応事実は、特定年月日Ｐの個情委の虚偽報告の保有個人情報の明らかな隠ぺい工作である。ⅶ．よって、諮問庁が理由説明書で、「特定受付番号Ａ相談対応票に記録されている個情委への照会結果を確認したところ、同委員会の回答に不自然さはみられないことから、処分庁がこれを虚偽報告と認める事由はなく、また、虚偽報告を隠蔽する理由もない。よって、処分庁の判断は妥当である。」と説明している説明内容は明らかな虚偽説明である。
ⅷ．また、本件、訂正請求の主たる趣旨、及び、理由は、処分庁の法６６条の安全管理措置義務違反の是正要求である。
ⅸ．よって、理由説明書の「４．諮問庁の意見等の（１）処分庁の判断と原処分の妥当性①」の処分庁の法６６条の安全管理措置義務違反の是正を求めるための保有個人情報の不訂正決定の処分は不当である。
② 訂正請求の形式上の不備を理由に不訂正決定の処分をしている保有個人情報について
ⅰ．本件は上記、「４．ⅰ．」で述べているとおり、審査請求人が令和５年１１月１日付け訂正請求で、処分庁が特定年月日Ａ及び特定年月日Ｂの開示決定に基づき開示した、当該相談に係る保有個人情報を保存管理している個人情報ファイルの記録項目の「３２．回答内容」を的確に特定して、かつ、処分庁が当該相談の対応結果として繰り返し説明（回答）している法的根拠の保有個人情報、及び、回答内容の保有個人情報を的確に特定して追加（訂正）請求をしているにも関わらず、処分庁が「開示決定に基づき開示した保有個人情報を的確に特定して訂正することができない。」という訂正請求の不適切な補正の強要に対して、審査請求人が訂正請求の補正に応じなかった事実を根拠に、処分庁が訂正請求の形式上の不備を理由に不訂正決定を行った処分に対する審査請求である。
ⅱ．諮問庁は理由説明書の「１．審査請求の経緯（６）」で、「訂正請求の趣旨として記載されている内容について、開示決定している相談対応票に係る記載に誤りが認められたことから、訂正請求の内容を明確にする必要があることを伝えて補正を求め、」と諮問庁の補正理由の説明をして、理由説明書の「４．諮問庁の意見等の（１）処分庁の判断と原処分の妥当性②」では、「処分庁は、本件訂正請求において開示している相談対応票の「回答内容」欄には審査請求人が指摘する記載はないことから、訂正請求の内容を明確にするよう補正を求めた。」と処分庁の補正理由を説明している。
ⅲ．さらに、諮問庁は、理由説明書の「４．（１）②」で、処分庁が「相談対応票の「回答内容」欄には審査請求人が指摘する記載はない。」と補正した保有個人情報について、処分庁が開示決定に基づき開示した相談対応票（行政文書）の記録項目の「３２．回答内容」を確認したところ、審査請求人が的確に特定して訂正請求をした保有個人情報と、ほぼ同様の「当局は、あなた様のご相談については、「個人情報保護委員会における内部事務処理と法律の解釈に関する問題であり、総務省の行政相談では対応できない」旨、メール及び電話により既に何度も回答しており、これ以上の対応できない旨説明しています。」という保有個人情報を記録項目の「３２．回答内容」で保存管理している４件の相談対応票（行政文書）を確認したことから、「処分庁が補正依頼において、４件の相談対応票（行政文書）の記載を教示することは可能であったと考えられる。」と説明している。
ⅳ．しかし、諮問庁は理由説明書の「４．（１）②」で、「しかし、本件は、審査請求人が既に開示された文書に対して訂正請求を行うものであり、審査請求人は、追記を求める部分を自ら明確に示して訂正請求を主張する必要があることから、補正依頼の進め方に問題があったとは言えない。」という明らかな虚偽説明をして、「また、諮問庁から処分庁に対し、審査請求人が相談対応票に追記を求めている内容について、説明が行われた事実の有無を確認したところ、そのような事実はないとのことであった。よって、審査請求人が求める記載を追記する必要は認められない。」という重大事件となる虚偽説明をしている。
ⅴ．本件は、処分庁の「開示決定に基づき開示した保有個人情報を的確に特定して訂正することができない。」という補正に対して、審査請求人が応じなかったことを根拠に、処分庁が訂正請求の形式上の不備を理由に不訂正決定の処分を行ったものである。
ⅵ．しかし、本件は、審査請求人が追加（訂正）請求している保有個人情報の、処分庁が法６０条２項２号の個人情報ファイルの定義を適用して、「個情委には苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルは存在していないことから、当該相談で個人情報ファイルを特定することは不可能なことである。」と繰り返し説明（回答）している事実の有無について、諮問庁が処分庁に確認した結果、「そのような事実はないとのことから、審査請求人が追加（訂正）請求している保有個人情報を追加する必要は認められない。」と諮問庁が理由説明書で虚偽説明をして、不訂正決定をしている重大事件である。ⅶ．本件の追加（訂正）請求の保有個人情報は、処分庁が特定年月日Ｐの個情委の虚偽報告の保有個人情報を隠ぺいするために、当該相談を特定年月日Ｃに強制的に完結させた、処分庁が繰り返し説明（回答）している法的根拠とその回答内容の保有個人情報である。従って、諮問庁の説明は明らかな虚偽説明である。
ⅷ．個人情報保護法上において、本件の追加（訂正）請求の保有個人情報を追加（訂正）することができるのは諮問庁ではなく、当該相談の目的を達成するために、開示、訂正等（訂正・削除・追加）、利用停止の権限を有する当該相談に係る保有個人情報として、局所相談デ－タベ－ス（１６ファイル）という個人情報ファイルの記録項目の「３２．回答内容」で保存管理している、令和５年１１月１４日に訂正請求の補正をして、訂正請求の形式上の不備を理由に不訂正決定の処分を行った処分庁だけである。
上記、「４．ⅰ．」で述べているとおり、処分庁は補正依頼書で、「同年１２月７日までに回答がない場合には、補正に応じないとみなし、保有個人情報訂正請求書に記載された内容で訂正決定等をする。」と伝えている。
従って、処分庁が訂正請求の形式上の不備を理由に不訂正決定の処分を行っているにも関わらず、諮問庁が本件の追加（訂正）請求の保有個人情報の事実の有無を処分庁に確認をして、理由説明書で不訂正決定を行っている事実は不適切である。
ⅸ．よって、理由説明書の「４．諮問庁の意見等の（１）処分庁の判断と原処分の妥当性②」で処分庁が訂正請求の対象の保有個人情報を完結年月日が違う２４３件の相談対応票（行政文書）に故意に変更して、「開示決定に基づき開示した保有個人情報を的確に特定して訂正することができない。」という不適切な補正をして、審査請求人が補正に応じなかった事実を根拠に、処分庁が訂正請求の形式上の不備を理由に不訂正決定を行った処分は不当であり、また、審査請求人が追加（訂正）請求をしている保有個人情報の事実の有無について、諮問庁が処分庁に確認をした結果、「そのような事実はないとのことから、審査請求人が追加（訂正）請求している保有個人情報を追加する必要は認められない。」という事実の有無の確認について虚偽説明をして、諮問庁が理由説明書で審査請求人が追加（訂正）請求をしている保有個人情報の不訂正決定を行っている事実は、個人情報保護法の根幹を揺るがす、重大事件である。
③ 「個情委は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という保有個人情報の追加（訂正）請求について
ⅰ．諮問庁は理由説明書の「４．諮問庁の意見等の（１）処分庁の判断と原処分の妥当性③」で、
●「処分庁は、特定受付番号Ａ相談対応票は特定年月日Ｃに対応が完了している事案に係る記録であることから、特定年月日Ｄより後に取得した情報を追加する必要はないとしている。」
●「諮問庁が、処分庁が開示した相談対応票を確認したところ、審査請求人が特定受付番号Ａ相談対応票の「調査結果」欄に追加記録することを求めている情報は、特定年月日Ｒ受付の相談対応票（同日完結。特定受付番号Ｆ）に、審査請求人から相談内容として、「特定月日Ａに個人情報保護委員会総括係に「個人情報ファイルを保有しているか」と電話で聞いたところ、保有していると認めた。」と記録されていることが確認できる。
●また、特定年月日Ｓ受付の相談対応票（同日完結。特定受付番号Ｂ）には、同日に、個情委事務局総務課から連絡があり、特定月日Ｂ以降、同委員会において特定年Ａからの経緯を改めて確認した結果、今まで個人情報ファイルに名称を付与していないので、代わりに行政文書ファイルを示したが、今回ファイル名を付与したことを審査請求人に説明予定であると、「調査結果」欄に記載されていることが確認できる。
●しかしながら、これらの保有個人情報が記録された保有個人情報が記録された相談対応票は審査請求人に既に開示されている上、これらの相談は、それぞれの受付日に完結処理されている。
●審査請求人は、審査請求人が求める情報を、特定受付番号Ａ相談対応票の「調査結果」欄に追加記録しないことは違法であり、処分庁は追加記録する義務があると主張するが、これらの相談対応票は、局所相談デ－タベ－スの利用目的の達成に必要な範囲内で、それぞれの個別の相談記録として作成されている。
●よって、審査請求人が求める情報を、特定受付番号Ａ相談対応票に追加記録する必要は認められず、処分庁の判断は妥当である。」と説明しているが、上記、「２．（１）個人情報ファイルの定義、及び、（２）相談対応票（行政文書）について」で述べているとおり、個人情報保護法上において、当該相談に係る保有個人情報を１件の特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の１～３６の記録項目で適正に保存管理することは、局所相談デ－タベ－ス（１６ファイル）という個人情報ファイルを保有している処分庁の根本的な義務である。
ⅱ．従って、当該相談に係る保有個人情報を１件の特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の１～３６の記録項目で適正に保存管理せずに、完結年月日が異なる２４３件の相談対応票（行政文書）で保存している管理方法は、個人情報保護法の根幹を揺るがす、法６６条の安全管理措置義務違反である。
ⅲ．諮問庁が理由説明書の「２．訂正請求の対象となった保有個人情報」で、訂正請求の対象を処分庁が開示決定に基づき開示した保有個人情報から、完結年月日が異なる２４３件の相談対応票（行政文書）に故意に変更している不適切な事実は、法６６条の安全管理措置義務違反を隠ぺいするための、個人情報保護法の根幹を揺るがす重大事件である。
ⅳ．諮問庁は理由説明書の「４．（１）、③」で、「処分庁は、特定受付番号Ａ相談対応票は特定年月日Ｃに対応が完了している事案に係る記録であることから、特定年月日Ｑより後に取得した情報を追加する必要はない。」と説明しているが、本件の審査請求人が訂正請求をしている保有個人情報は、上記、「１．（１２）」で述べているとおり、処分庁が特定年月日Ｑ付けメールで不適切な回答をした後に取得している、「個情委は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という当該相談の目的を達成するために必要な事実に基づく保有個人情報を、個人情報ファイルを保有している処分庁が特定年月日Ｐに個情委から適正に取得して、特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の記録項目の「２９．調査結果」で適正に保存管理していなければならない保有個人情報である。ⅴ．当該相談は、上記、「１．（１１）」で述べているとおり、処分庁が取得している「個情委は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という当該相談の目的を達成するために必要な事実に基づく保有個人情報を特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の記録項目の「２９．調査結果」に追加記録するだけで、適正に完結することができる行政相談である。
ⅵ．本件の審査請求人が処分庁に対して二年以上にも亘って訂正（追加）請求をしている保有個人情報は、上記、「６．①、（２）ⅳ」．で述べているとおり、特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の記録項目の「２９．調査結果」で保存管理している、「個人情報ファイルを特定されても存在しないので提供する義務はない。」という特定年月日Ｐの個情委の虚偽報告の保有個人情報を処分庁が特定年月日Ｑ付けメールで不適切な回答をした後に取得している「個情委は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という当該相談の目的を達成するために必要な事実に基づく保有個人情報に訂正（追加）することを求めている保有個人情報である。ⅶ．本件は、上記、「２．（１）個人情報ファイルの定義、ⅳ．」で述べているとおり、特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の記録項目の「２９．調査結果」で保存管理している「個人情報ファイルを特定されても存在しないので提供する義務はない。」という特定年月日Ｐの個情委の虚偽報告の保有個人情報を処分庁が取得している「個情委は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という当該相談の目的を達成するために必要な事実に基づく保有個人情報に訂正（追加）することは、開示、訂正等（訂正・削除・追加）、利用停止の権限を有する当該相談に係る保有個人情報として、局所相談デ－タベ－ス（１６ファイル）という個人情報ファイルで保存管理している処分庁しか訂正（追加）することができない、個人情報保護法上における処分庁の義務である。ⅷ．よって、理由説明書の「４．諮問庁の意見等の（１）処分庁の判断と原処分の妥当性③」で処分庁が、本件、訂正請求の対象を処分庁が開示決定に基づき開示した当該相談に係る保有個人情報から、完結年月日が異なる２４３件の相談対応票（行政文書）に故意に変更して、特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の記録項目の「２９．調査結果」で保存管理している特定年月日Ｐの個情委の虚偽報告の保有個人情報の訂正（追加）請求について、「特定受付番号Ａ相談対応票は特定年月日Ｃに対応が完了している事案に係る記録であることから、特定年月日Ｑより後に取得した情報を追加する必要はない。」という虚偽説明を理由に不訂正決定をしている処分は、明らかに不当であり、個人情報保護法の根幹を揺るがす、違法事実である。
④ 当該相談に係る保有個人情報を特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の記録項目の「３２．回答内容」から故意に削除している件について、ⅰ．諮問庁は理由説明書の「４．諮問庁の意見等、（１）処分庁の判断と原処分の妥当性④」で、諮問庁の考え方は、「理由説明書の「４．諮問庁の意見等、（１）処分庁の判断と原処分の妥当性③」に記載のとおりである。」と説明しているが、諮問庁の理由説明書「４．（１）、③」の説明は、上記、「６．③ⅲ．」で述べているとおり、訂正請求の対象を一事案の当該相談に係る保有個人情報から、完結年月日が違う２４３件の相談対応票（行政文書）に故意に変更している、個人情報保護法の根幹を揺るがす、違法事実の説明内容である。
ⅱ．本件、審査請求人が特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の記録項目の「３２．回答内容」を的確に特定して訂正（追加）請求をしている、「処分庁は、取得している当該相談の目的を達成するために必要な事実に基づく保有個人情報を特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の記録項目の「２９．調査結果」に追加記録はしない。」という保有個人情報は、処分庁の相談担当職員の特定職員Ａと特定職員Ｄが二年以上にも亘って、審査請求人に繰り返し回答している不適切な回答内容の保有個人情報である。
ⅲ．諮問庁は理由説明書で、「相談対応票の「回答内容」欄は、相談者への回答内容の概要を記載するものであり、開示した特定受付番号Ａ相談対応票の「回答内容」欄には、相談者への回答内容の概要を適切に記録していることから、訂正理由は法９２に規定する「訂正理由に理由があると認めるとき」に該当しないとしている。」という処分庁の不訂正決定理由を説明しているが、特定受付番号Ａの当該相談は、上記、「１．（１１）」、及び、「６．③ⅴ」で述べているとおり、処分庁が特定年月日Ｑ付けメールで不適切な回答をした後に取得している、「個情委は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という当該相談の目的を達成するために必要な事実に基づく保有個人情報を特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の記録項目の「２９．調査結果」に追加記録するだけで、適正に完結することができる行政相談である。
ⅳ．よって、処分庁は審査請求人への回答内容を適正に記録しておらず、諮問庁の理由説明は明らかな虚偽説明であり、本件、訂正（追加）請求に係る保有個人情報の処分庁の不訂正決定の処分は不当である。
⑤ 記録項目の「４．完結年月日」の保有個人情報の削除要求ⅰ．諮問庁は理由説明書の「４．諮問庁の意見、（１）処分庁の判断と原処分の妥当性⑤」で、処分庁が特定年月日Ａ、及び、特定年月日Ｂの開示決定に基づき開示した完結年月日が違う２４３件の相談対応票（行政文書）の記録項目の「４．完結年月日」で保存管理している当該相談の完結年月日の全ての保有個人情報の削除要求について、諮問庁の考え方は、「理由説明書の「４．諮問庁の意見等、（１）処分庁の判断と原処分の妥当性③」に記載のとおりである。」と説明しているが、諮問庁の理由説明書「４．（１）③」の説明内容は、上記、「６．③ⅲ．」、及び、「６．④ⅰ．」で述べているとおり、訂正請求の対象を一事案の当該相談に係る保有個人情報から、完結年月日が違う２４３件の相談対応票（行政文書）に故意に変更している、個人情報保護法の根幹を揺るがす、違法事実の説明内容である。
ⅱ．上記、「２．（１）個人情報ファイルの定義、ⅴ．」で述べているとおり、個人情報保護法上において、当該相談に係る保有個人情報を１件の特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の１～３６の記録項目で適正に保存管理することは、局所相談デ－タベ－ス（１６ファイル）という個人情報ファイルを保有している処分庁の根本的な義務である。
ⅲ．処分庁は個人情報保護法の根幹を揺るがす、法６６条の安全管理措置義務違反を隠ぺいするために、「特定受付番号Ａの当該相談は特定年月日Ｃに完結している。」という虚偽説明（回答）を繰り返しているが、当該相談は、上記、「１．（１１）」、「６．③ⅴ．」、及び、「６．④ⅲ」で述べているとおり、処分庁が特定年月日Ｑ付けメールで不適切な回答をした後に取得している、「個情委は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という当該相談の目的を達成するために必要な事実に基づく保有個人情報を特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の記録項目の「２９．調査結果」に追加記録するだけで、適正に完結することができる行政相談である。
従って、当該相談は、いまだに適正に完結していない行政相談である。
ⅳ．個人情報保護法上において、個人情報ファイルを保有している処分庁が、開示、訂正等（訂正・削除・追加）、利用停止の権限を有する保有個人情報として、個人情報ファイルの記録項目の「４．完結年月日」で保存管理することができる、特定受付番号Ａの当該相談に係る完結年月日の保有個人情報は、処分庁が当該相談を適正に完結させた１件の保有個人情報だけである。
ⅴ．個人情報保護法上において、特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の「４．完結年月日」で保存管理している「特定年月日Ｃ」という虚偽の保有個人情報を当該相談の目的を達成するために必要な事実に基づく完結年月日の保有個人情報に訂正することは、訂正権限を有する処分庁しか訂正することができない、個人情報ファイルを保有している処分庁の義務である。
ⅵ．上記、「２．（２）相談対応票（行政文書）について、ⅴ．」で述べているとおり、処分庁は相談対応票（行政文書）の保存期間の起算日を記録項目の「４．完結年月日」で保存管理している保有個人情報によって決定している。
ⅶ．従って、個人情報ファイルを保有している処分庁には、個人情報ファイルの記録項目の「４．完結年月日」で保存管理している２４３件の全ての完結年月日の保有個人情報を当該相談の目的を達成するために必要な事実に基づく１件の完結年月日の保有個人情報に訂正して、保存期間満了日が違う４件の行政文書ファイルで保存管理している当該相談に係る保有個人情報を適正に保存管理して、法６６条の安全管理措置義務違反を直ちに是正する義務がある。
ⅷ．よって、本件、処分庁の法６６条の安全管理措置義務違反の是正を求めるための、特定受付番号Ａの当該相談に係る２４３件の全ての完結年月日の保有個人情報の削除要求に対する、処分庁の不訂正決定の処分は不当である。
⑥ 記録項目の「２７．対応結果」の保有個人情報の削除要求ⅰ．諮問庁は理由説明書の「４．諮問庁の意見等、（１）処分庁の判断と原処分の妥当性⑥」で、処分庁が特定年月日Ａ、及び、特定年月日Ｂの開示決定に基づき開示した完結年月日が違う２４３件の相談対応票（行政文書）の記録項目の「２７．対応結果」で保存管理している当該相談の対応結果の全ての保有個人情報の削除要求について、諮問庁の考え方は、「理由説明書の「４．諮問庁の意見等、（１）処分庁の判断と原処分の妥当性③」に記載のとおりである。」と説明しているが、諮問庁の理由説明書「４．（１）、③」の説明内容は、上記、「６．③、ⅲ」、「６．④ⅰ．」、及び、「６．⑤、ⅰ．」で述べているとおり、訂正請求の対象を一事案の当該相談に係る保有個人情報から、完結年月日が違う２４３件の相談対応票（行政文書）に故意に変更している、個人情報保護法の根幹を揺るがす、違法事実の説明内容である。
ⅱ．上記、「２．（１）個人情報ファイルの定義、ⅴ．」で述べているとおり、個人情報保護法上において、当該相談に係る保有個人情報を１件の特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の１～３６の記録項目で適正に保存管理することは、局所相談デ－タベ－ス（１６ファイル）という個人情報ファイルを保有している処分庁の根本的な義務である。
ⅲ．処分庁は個人情報保護法の根幹を揺るがす、法６６条の安全管理措置義務違反を隠ぺいするために、「特定受付番号Ａの当該相談は特定年月日Ｃに完結している。」という虚偽説明（回答）を繰り返しているが、当該相談は、上記、「１．（１１）」、「６．③ⅴ」、「６．④ⅲ」及び、「６．⑤ⅲ」で述べているとおり、処分庁が特定年月日Ｄ付けメールで不適切な回答をした後に取得している、「個情委は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という当該相談の目的を達成するために必要な事実に基づく保有個人情報を特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の記録項目の「２９．調査結果」に追加記録するだけで、適正に完結することができる行政相談である。
従って、当該相談は、いまだに適正に完結していない行政相談である。
ⅳ．個人情報保護法上において、個人情報ファイルを保有している処分庁が開示、訂正等（訂正・削除・追加）、利用停止の権限を有する保有個人情報として、個人情報ファイルの記録項目「２７．対応結果」で保存管理することができる、特定受付番号Ａの当該相談の対応結果の保有個人情報は、処分庁が当該相談を適正に完結させた事実に基づく対応結果の１件の保有個人情報だけである。
ⅴ．個人情報保護法上において、特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）相談対応票の「２７．対応結果」で保存管理している「非あっせん事実誤認等」という当該相談の対応結果の虚偽の保有個人情報を当該相談の目的を達成するために必要な事実に基づく対応結果の保有個人情報に訂正することは、当該相談の対応結果の保有個人情報の訂正権限を有する処分庁しか訂正することができない、個人情報ファイルを保有している処分庁の義務である。
ⅵ．行政相談において、特定受付番号Ａの当該相談の目的を達成するために必要な事実に基づく対応結果の保有個人情報は１件だけである。ⅶ．従って、個人情報ファイルを保有している処分庁には、個人情報ファイルの記録項目の「２７．対応結果」で保存管理している２４３件の全ての対応結果の保有個人情報を当該相談の目的を達成するために必要な事実に基づく１件の対応結果の保有個人情報に訂正して、法６６条の安全管理措置義務違反を直ちに是正する義務がある。ⅷ．よって、本件、処分庁の法６６条の安全管理措置義務違反の是正を求めるための、特定受付番号Ａの当該相談に係る２４３件の全ての対応結果の保有個人情報の削除要求に対する、処分庁の不訂正決定の処分は不当である。
７ 諮問庁の意見等の（３）諮問庁の意見について
ⅰ．諮問庁は理由説明書の「４．諮問庁の意見等、（３）諮問庁の意見について②」で、「「回答内容」欄には、処分庁が上記の調査結果を審査請求人に伝えたことともに、審査請求人が主張する過去における個情委の不適切な対応や職員間の発言の相違については、同組織における服務・内部管理の問題であり、行政相談では取扱いできないこと、前述のとおり、当該相談対応票に虚偽記載がうたがわれる点は認められず、また、相談対応票の記載に不自然・不合理な点はみられない。」と説明しているが、審査請求人が審査請求で是正を求めている、完結年月日が違う２４３件の相談対応票（行政文書）を作成している法６６条の安全管理措置義務違反の原因は、特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の記録項目の「２９．調査結果」で保存管理している「個人情報ファイルを特定されても存在しないので提供する義務はない。」という特定年月日Ｐの個情委の虚偽報告の保有個人情報が原因である。
ⅱ．処分庁は特定年月日Ｐの個情委の虚偽報告を隠ぺいするために、当該相談に係る保有個人情報を特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の１～３６の記録項目に故意に記録せずに、完結年月日が違う２４３件の相談対応票（行政文書）を作成して保存期間満了日が違う４件の行政文書ファイルで保存管理している。
ⅲ．処分庁は特定年月日Ｐの個情委の虚偽報告の保有個人情報との整合性をとるために、法６０条２項２号の個人情報ファイルの定義を適用して、「個情委には苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルは存在していないことから、当該相談で個人情報ファイルを特定することは不可能なことである。」という説明（回答）を繰り返して特定年月日Ｃに当該相談を強制的に完結させている。
ⅳ．処分庁が法６０条２項２号の個人情報ファイルの定義を根拠に特定年月日Ｃに当該相談を強制的に完結させている事実は、諮問庁が理由説明書の「４．諮問庁の意見等の（１）処分庁の判断と原処分の妥当性②」で説明しているとおり、「当局は、あなた様のご相談については、「個人情報保護委員会における内部事務処理と法律の解釈に関する問題であり、総務省の行政相談では対応できない」旨、メール及び電話により既に何度も回答しており、これ以上の対応できない旨説明しています。」と処分庁が四度にも亘ってメールで回答していることである。
ⅴ．従って、諮問庁が理由説明書の「４．諮問庁の意見等、（３）諮問庁の意見について②」で、処分庁が当該相談を特定年月日Ｃに強制的に完結させた根拠、つまり、当該相談の対応結果を「個情委における内部事務処理と法律の解釈に関する問題」から、「個情委における服務・内部管理の問題」に故意に変更している事実は不適切である。
８ 結論
ⅰ．本件の審査請求の主たる趣旨及び理由は、処分庁が特定年月日Ａ及び特定年月日Ｂの開示決定に基づき開示した当該相談に係る保有個人情報を１件の特定受付番号Ａ相談対応票（行政文書）の１～３６の記録項目に故意に記録せずに、完結年月日が違う２４３件の相談対応票（行政文書）に記録して、保存期間満了日が違う４件の行政文書ファイルで保存管理している、処分庁の法６６条の安全管理措置義務違反の是正を求めるための保有個人情報の不訂正決定の処分に対する審査請求である。
ⅱ．従って、処分庁が法９２条においてまで、法６６条の安全管理措置義務違反を隠ぺいするために、個人情報ファイルの定義、個人情報ファイルを構成している相談対応票（行政文書）、及び、一部複製方式の行政文書ファイルの存在について虚偽説明をして、法６６条の安全管理措置義務違反を是正していない事実は不適切である。ⅲ．よって、以上のことから、本件審査請求は法９２条に規定する「訂正請求に理由があるあると認めるとき」に該当するため、処分庁の原処分は不当である。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r06k004.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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