諮問庁：厚生労働大臣
諮問日：令和５年２月７日（令和５年（行個）諮問第３４号及び同第３５号）
答申日：令和６年４月３日（令和６年度（行個）答申第２号及び同第３号）
事件名：長崎労働局特定部特定課において共有されている本人の保有個人情報の一部開示決定に関する件（保有個人情報の特定）
長崎労働局管内の公共職業安定所で共有している本人に係る情報等の一部開示決定に関する件（保有個人情報の特定）
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１に掲げる保有個人情報（以下「本件請求保有個人情報」という。）の開示請求につき，別紙の２及び３に掲げる保有個人情報（以下，順に「本件対象保有個人情報１」及び「本件対象保有個人情報２」といい，併せて「本件対象保有個人情報」という。）を特定し，一部開示した各決定については，別紙の４に掲げる保有個人情報を対象として，改めて開示決定等をすべきである。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
本件各審査請求の趣旨は，個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）７６条１項の規定に基づく各開示請求に対し，長崎労働局長（以下「処分庁」という。）が，令和４年１０月２０日付け長崎労個開第３１号及び同第３２号により行った各一部開示決定（以下「原処分１」及び「原処分２」といい，併せて「原処分」という。）について，その取消しを求めるというものである。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書及び意見書によると，おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求書（原処分共通）
※どちらも，実際には一部文書が非開示でした。
ア 趣旨
処分庁の積極的な開示を促す様，裁決願います。
イ 理由
（ア）処分庁は，実際に特定ハローワークが保有する個人情報を開示していない為。
（イ）上記（ア）は，処分庁から発信されたメールも含まれます。ので，処分庁に控えが存在しているはずです。廃棄されているのでしたら，その理由を，開示決定通知書に記載願います。
（ウ）補足
審査請求人は，開示請求申立時，以前の答申書を添付し，積極的な開示を求めておりました。更に，審査請求人の方から積極的に「不備のない旨の確認」と「不明な点は，電話でお問合せ願います。」旨のコミュニケーション（電話）を図っておりました。が，しかし，ご理解が得られず残念に思っております。
（資料略）
（２）意見書（原処分共通）
ア 処分庁は，開示すべきである。
現実として，そこに保有する個人情報が存在するのであれば，素直に開示すべきと考えます。例え，開示決定後であったとしても，新たに別の処分で開示決定ができたはずです。
また，廃棄（又は亡失）を行っているのであれば，その理由も開示決定通知書に記載して説明すべきだと考えます。
処分庁は，信義誠実な対応を心がけて頂きたい。
イ 審査請求人の不服内容
処分庁の対応が不十分（不適切）である。
（ア）開示決定について
ａ 開示に際し，十分な情報提供・文書探索・文書特定が曖昧である事。
ｂ 開示決定通知の際，審査請求人の希望を無視して，送料の教示が誤っている事。
ｃ 開示決定通知書と非開示決定通知書が分かれていない事。
ｄ 非開示決定通知書の「理由の付記」が不十分である事。（イ）教示制度（不服申立期間）について
客観的審査請求期間の説明を求めた際，処分庁は，「おそらく，この場合は，該当しないだろ」と曖昧な説明を行い，「また改めて手数料３００円を負担し開示請求する」旨の説明を行っている事。（ウ）その他
「補正を求める」を濫用し，「申請拒否処分」？を行っている事。処分庁は，審査請求人との間で十分なコミュニケーションを図ることなく，いきなり文書補正を求めている。
そもそも補正は，行政機関の長（この場合，処分庁：長崎労働局長）に権限が与えられており，当然その行政機関の長の名前で求めるものである。にもかかわらず，特定課長の名前（公印無し）で補正を求めている（行政行為の瑕疵）。
更に，その理由を開示決定通知書に記載されておらず，総務省長崎行政監視行政相談センターからの回答文や諮問庁の「理由説明書」でようやく知る事が出来た事。
ウ 上記の事から，処分庁の対応は，適切さを欠くものであり，本審査請求申立に至りました。
（資料略）
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求の経緯
（１）審査請求人は，開示請求者として，令和４年９月２１日付け（同月２２日受付）で，処分庁に対して，法の規定に基づき，下記の記載のうち，諮問第３４号については下記（３）に掲げる保有個人情報，諮問第３５号については下記（３）を除いた部分の保有個人情報の各開示請求を行った。
「１．長崎労働局及び長崎労働局管内全所（ハローワーク）に存在する審査請求人の個人情報全ての開示を求めます。具体的には，以下の通りです。
（１）求職票と求職管理情報の求職条件変更状況など（長崎局管内全所）
（２）管轄所（山口局特定所）に統合管理されている求職管理情報（長崎局管内全所）（略）
（３）長崎局特定部特定課にて共有されている個人情報（長崎局）（４）同じく各所内で共有している個人情報（長崎局管内全所）」（２）これに対し，処分庁が，一部開示の原処分を行ったところ，審査請求人はこれを不服として，令和４年１１月３日付け（同月９日受付）で，諮問庁に本件各審査請求を提起したものである。
２ 諮問庁としての考え方
本件各審査請求については，原処分は妥当であるから，棄却すべきである。
３ 理由
（１）本件対象保有個人情報について
本件対象保有個人情報は，別紙に掲げるとおりであるが，審査請求人の不服は以下のとおりである。
ア 原処分１に対する不服
審査請求書の趣旨及び理由，別添資料及び審査請求人への電話での確認から，原処分１において一部開示決定を行った文書の不開示部分についての不服ではなく，「審査請求人への対応について特定課長が各公共職業安定所（以下，公共職業安定所は「安定所」という。）に対し通知したメール」が本件対象保有個人情報１として特定されていないことへの不服と認められる。
イ 原処分庁２に対する不服
審査請求書の趣旨及び理由，別添資料及び審査請求人への電話での確認から，原処分２において一部開示決定を行った文書の不開示についての不服ではなく，①審査請求人への対応について特定課長が各ハローワークに通知したメール，②審査請求人が過去に特定ハローワークに提出した資料（個別求人開拓に係るフローチャート等）が本件対象保有個人情報２として特定されていないことへの不服と認められる。（２）処分庁の判断について
ア 原処分１
諮問庁が，処分庁に対し，審査請求人が本件対象保有個人情報１について，審査請求書において「※どちらも，実際には一部文書が非開示でした。」としていることについて確認したところ，処分庁の説明は，以下のとおりであった。
審査請求人が審査請求書に添付した令和４年１０月４日付け事務連絡「保有個人情報開示請求書の補正について」において，長崎労働局特定部特定課（以下，第３において「特定課」という。）長が，本件開示請求書の記載について「特定所の担当職員が保存しているメール（以下，第３において「特定課長メール」という。）に係る記載が漏れています。」と指摘しているが，特定課長メールが，本件対象保有個人情報１に含まれてない理由は，以下のとおりである。
「各安定所における審査請求人への相談（電話）対応は，各安定所とも専任の職員で対応しています。特定課長メールについては，審査請求人への相談対応について特定課長から各安定所で審査請求人からの相談を担当している専任の職員に限定して送付しており，特定安定所（以下「特定所」という。）を除く，安定所の担当者は，当該メールを既に廃棄しております。
審査請求人は，本件開示請求書において「（３）長崎局特定部特定課にて共有されている個人情報（長崎局）」として，極めて具体的に本件対象保有個人情報１を特定しています。本件開示請求書に基づき，本件対象保有個人情報１を特定しましたが，特定課長メールは，上記のように安定所の限定した職員に送付されているものであり，本人が求めている長崎局特定部特定課内において共有されている個人情報に該当しないことから，本件対象保有個人情報１にはあたらず，開示請求の対象外としたものです。」
イ 原処分２について
諮問庁が，処分庁に対し，審査請求人が本件対象保有個人情報２について，審査請求書において「※どちらも，実際には一部文書が非開示でした。」と主張していることについて確認したところ，処分庁の説明は，以下のとおりであった。
（ア）「特定所の担当職員が保存しているメール」について審査請求人が審査請求書に添付した令和４年１０月４日付け事務連絡「保有個人情報開示請求書の補正について」において，特定課長が本件開示請求書の記載について「特定課長メールに係る記載が漏れています。」と指摘しているが，特定課長メールが，本件対象保有個人情報２に含まれていない理由は，以下のとおりである。「各安定所における審査請求人への相談（電話）対応は，各安定所とも専任の職員で対応しています。特定課長メールについては，審査請求人への相談対応について特定課長から各安定所で審査請求人からの相談を担当している専任の職員に限定して送付しており，特定所を除く，安定所の担当者は，当該メールを既に廃棄しております。
メールを保有していた特定所における特定課長メールの取扱いについて，特定所においても，審査請求人への相談対応は，担当職員が専任で行っており，審査請求人が特定所に相談（電話）する際には，担当職員を名指ししておりますので，担当職員が不在時は他の職員とは相談せず，折り返しの電話連絡を求めていたことから，審査請求人の対応は担当職員が専任で行っていました。そのため，特定課長から専任の担当職員に送付されたメールの内容については，他の職員と共有する必要がないことから，担当職員のみで保管していたものです。
審査請求人は，本件開示請求書において「（４）各所内で共有されている個人情報（長崎局管内全所）」として，極めて具体的に本件対象保有個人情報２を特定しています。本件開示請求書に基づき，本件対象保有個人情報２を特定しましたが，特定課長メールは，・専任の担当職員に限定してメールを送付しており特定所内で共有することはしておらず，本人が求めている各所内で共有されている個人情報に該当しないこと，
・特定課長からのメールを担当職員が個人のメールフォルダに保管しており，安定所内の共有の保管場所にも保管しておらず，安定所内で共有していないこと，
から，本件対象保有個人情報２にはあたらず，開示請求の対象外としたものです。」
（イ）「過去に特定ハローワークに提出した資料（個別求人開拓に係るフローチャート等）」について
審査請求人が審査請求書に添付した令和４年１０月６日付け総務省長崎行政監視行政相談センター特定室から審査請求人宛ての回答文書「行政相談について（回答）」（以下「回答文書」という。）があるが，回答文中には，「審査請求人への対応について特定課長が各ハローワークに対し通知したメール」に加えて，「過去に特定ハローワークに提出した資料（個別求人開拓に係るフローチャート等）」（以下「特定所への提出資料」という。）に係る記載がある。「特定所への提出資料」が，本件対象保有個人情報２に含まれてない理由について処分庁に確認したところ，以下のとおり回答があった。
「「特定所への提出資料」とは，令和元年８月に，審査請求人が特定所に来所し，職業相談を行った際に専任の担当職員に提出した資料である。
※処分庁によると，審査請求人は，既存の求人から適職を探すのではなく，本人の希望等に合致する求人を開拓するよう求めるとともに，特定所への提出資料を専任の担当職員に手交したとのこと。
以後，特定所への提出資料については，専任の担当職員が単独で取得し，自己の職務の遂行の便宜のためのみに利用し，組織としての利用を予定していないもの（個人文書）として保存していたため，本件対象保有個人情報２には該当しないと判断したものである。なお，特定所への提出資料については，職員個人としても利用することが無いことから，既に廃棄しており，現在は，個人文書としても存在していない。
※特定所への提出資料に係る具体的な保管状況は，以下のとおり。・令和元年８月の取得時から，廃棄するまで専任の担当職員が，個人の引き出しの中に保存。
・組織として管理している安定所内の共有の場所には保管していない。
・他の職員との共有は一切行われず，他の職員の利用もなかった。
・所内での回覧，決裁なども行っていない。
・管理監督者の指示のもとに取得していない（審査請求人が一方的に持参して，専任の担当職員に手交したもの）。」
（３）原処分の妥当性について
審査請求人は，審査請求書において「理由として，処分庁は，実際に特定ハローワークが保有する個人情報を開示していない為。」と主張しているが，上記（２）のとおり諮問庁が処分庁に確認した本件対象保有個人情報の不開示理由について，不自然及び不合理な点は見受けられない。
また，処分庁としても，審査請求人に補正書を送付する等，積極的に開示する努力をしているにも関わらず，審査請求人は開示請求書の記載内容に存在しない事項を，他の事項を含めて請求していると主張し，補正にも同意しない以上，諮問庁としても処分庁に対して，これ以上，積極的な開示を求めることができない。
以上により，処分庁の不開示決定を覆す理由もなく，処分庁の判断は妥当である。
４ 結論
以上のとおり，本件審査請求については，原処分は妥当であるから，棄却すべきである。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件各諮問事件について，以下のとおり，併合し，調査審議を行った。
① 令和５年２月７日諮問の受理（令和５年（行個）諮問第３４号及び同第３５号）
② 同日諮問庁から理由説明書を収受（同上）
③ 同月２８日審査請求人から意見書及び資料を収受（同上）
④ 同年３月３日審査請求人から資料を収受（同上）
⑤ 令和６年２月２１日審議（同上）
⑥ 同年３月２７日令和５年（行個）諮問第３４号及び同第３５号の併合並びに審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件各開示請求について
本件各開示請求は，本件請求保有個人情報の開示を求めるものであり，処分庁は，本件対象保有個人情報を特定し，一部開示する原処分を行った。これに対し，審査請求人は，特定の保有個人情報が開示されていない旨を主張するが，諮問庁は，原処分を妥当であるとしていることから，以下，本件対象保有個人情報の特定の妥当性について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の特定の妥当性について
（１）本件対象保有個人情報１の特定の妥当性について
ア 本件対象保有個人情報１は，「長崎労働局特定部特定課において共有されている個人情報（長崎局）」である。
諮問庁は，理由説明書（上記第３の３（１）ア）において，審査請求人の不服は，「審査請求人への対応について長崎労働局特定部特定課長が各安定所に対して通知したメール」（以下「課長メール」という。）が，本件対象保有個人情報１として特定されていないことであると説明する。
イ また，諮問庁は，理由説明書（上記第３の３（２）ア）において，課長メールは，安定所の限定した職員に送付されているものであり，本人が求めている長崎局特定部特定課内において共有されている個人情報に該当しないことから，本件対象保有個人情報１には当たらない旨説明する。
ウ しかしながら，審査請求人は，審査請求書（上記第２の２（１）イ（ア）及び（イ））において，特定ハローワークが保有する個人情報は，処分庁から発信されたメールも含まれ，処分庁に控えが存在しているはずであるとしており，長崎労働局から特定ハローワーク（特定所）に発信されたメールが同労働局でも保有されている旨を主張する。
エ 上記アないしウを勘案すると，審査請求人が本件対象保有個人情報１として開示を求めるものは，長崎労働局が保有している課長メールであると解される。
オ そこで，当審査会事務局職員をして説明を求めさせたところによると，諮問庁は，長崎労働局における課長メールの保有の有無について，おおむね以下のとおり説明する。
（ア）厚生労働省行政文書管理規則（平成２３年厚生労働省訓令第２０号。以下「規則」という。）１５条１項において，文書管理者は保存期間表を定めることとされ，同条６項で，保存期間の設定において，同項各号のいずれかに該当する文書は，保存期間を１年未満と設定することができるとされている。
課長メールについては，規則１５条６項２号に定める「定型的又は日常的な業務連絡，日程表等」に該当し，保存期間が１年未満と設定されている行政文書に該当する。
（イ）また，課長メールは，令和２年特定日付けで長崎労働局特定部特定課長から各安定所の担当者宛てに発信され，各安定所への情報の伝達を終了した後に廃棄しており，本件開示請求日（令和４年９月２１日）においては保有していない。
なお，念のため，長崎労働局において関係するメールフォルダ等を確認したが，当該メールは発見されなかった。
（ウ）以上のことから，長崎労働局において，本件対象保有個人情報１の外に開示請求の対象として特定すべき保有個人情報を保有していない。
カ 当審査会において諮問庁から規則の提示を受けて確認したところ，上記オ（ア）第１段落の諮問庁の説明のとおり規定されていることが認められた。
また，下記（２）イのとおり，特定所が受信側として課長メールを保有していることから，当審査会において諮問庁から課長メールの提示を受け，確認したところ，当該メールは，上記オ（イ）の諮問庁の説明のとおり，令和２年特定日付けで発信されたものであり，さらに，その内容については，他局管内に居住する特定の求職者からの特定の求人開拓方法の依頼を受ける相談が増加していることやその対応に関する情報について共有する旨が記載されており，上記オ（ア）の諮問庁の説明のとおり，日常的な業務連絡の範囲のものであると認められる。
キ 上記カを勘案すると，長崎労働局において，課長メールは本件開示請求時点で保有していないことから，本件対象保有個人情報１の外に開示請求の対象として特定すべき保有個人情報を保有していないとする上記オの諮問庁の説明は，不自然，不合理であるとは認められず，これを覆すに足りる特段の事情も認められない。
ク したがって，本件対象保有個人情報１を特定した原処分１は妥当である。
（２）本件対象保有個人情報２の特定の妥当性について
ア 本件対象保有個人情報２は，別紙の３に掲げるとおりであり，長崎局管内全所（全安定所）で保有する個人情報である。
諮問庁は，理由説明書（上記第３の３（１）イ）において，審査請求人の不服は，「課長メール」及び「特定所への提出資料」が，本件対象保有個人情報２として特定されていないことであり，また，課長メールについては保有個人情報に該当せず，特定所への提出資料についてはこれを保有していないとして，原処分２は妥当である旨説明するので，以下検討する。
イ 課長メールの保有個人情報該当性について
（ア）当審査会事務局職員をして確認を求めさせたところによると，諮問庁は，本件開示請求日に，特定所において受信側として課長メールを保有しているとする。また，理由説明書（上記第３の３（２）イ（ア））において，課長メールは，おおむね以下の理由により，保有個人情報に該当しない旨説明する。
課長メールは，審査請求人への対応を専任する担当職員に限定して送信しており，当該担当職員が個人のメールフォルダに保管しており，特定所内の共有の保管場所に保管しておらず，特定所内で共有していないことから，審査請求人が求めている各所内で共有している個人情報に該当しない。
（イ）しかしながら，当審査会において諮問庁から課長メールの提示を受け，その内容を確認したところ，上記（１）カのとおり，特定の求職者に関する情報を共有する旨のものであり，当該求職者が他局管内に居住する者であるとしても，職業安定行政機関として業務所管外の情報であるとはいえない。また，労働局及び安定所を含めた職業安定行政機関としての組織内において伝達された情報であることに鑑みれば，組織共用性，共有性がないとはいえず，当該課長メールは職員が単に自己の便宜のために保有したものではなく，特定所の業務上必要なものとしての文書と解される。このため，課長メールは，行政文書に該当し，その文書に記録されている審査請求人を本人とする保有個人情報は，本件請求保有個人情報に該当すると認められる。
（ウ）したがって，長崎労働局（特定所）においては，開示請求の対象として，別紙の４に掲げる保有個人情報を保有していると認められるので，これを対象として，改めて開示決定等をすべきである。
ウ 特定所への提出資料の保有の有無について
（ア）諮問庁は，理由説明書（上記第３の３（２）イ（イ））において，特定所への提出資料の保有の有無について，おおむね以下のとおり説明する。
ａ 「特定所への提出資料」とは，令和元年特定月に，審査請求人が特定所に来所し，職業相談を行った際に専任の担当職員に提出した資料であり，具体的には，個別求人開拓に係るフローチャート等である。
ｂ 審査請求人は，既存の求人情報から適職を探すのではなく，本人の希望等に合致する求人を開拓するよう求めるとともに，一方的に持参した当該資料を，専任の担当職員に手交した。
ｃ 当該資料は，組織として利用予定はなく，職員個人としても利用することがないことから，既に廃棄しており，本件開示請求日時点においては，存在していない。
（イ）特定所への提出資料は，特定のフローチャート等であり，審査請求人は，一方的に持参した当該資料を担当職員に手交したものであり，これを組織として利用予定がなく，担当職員としても利用することがないことから，既に廃棄したとする上記（ア）の諮問庁の説明は，不自然，不合理であるとは認められず，これを覆すに足りる特段の事情も認められない。
（ウ）したがって，長崎労働局において，特定所への提出資料を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人は，その他種々主張するが，いずれも当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 付言
処分庁は，本件各開示請求書に記載された保有個人情報名をほぼ引き写して本件各開示決定通知書に記載した上で，各一部開示決定を行ったものであるが，本来，特段の支障がない限り，開示決定通知書には，具体的に特定した保有個人情報名を端的に記載すべきであり，処分庁においては，今後，この点に留意して適切に対応することが望まれる。
５ 本件各一部開示決定の妥当性について
以上のことから，本件請求保有個人情報の開示請求につき，本件対象保有個人情報を特定し，一部開示した各決定については，長崎労働局において，本件対象保有個人情報の外に開示請求の対象として特定すべき保有個人情報として別紙の４に掲げる保有個人情報を保有していると認められるので，これを対象として，改めて開示決定等をすべきであると判断した。
（第３部会）
委員長屋聡，委員久末弥生，委員葭葉裕子
別紙
１ 本件請求保有個人情報
１．長崎労働局及び長崎労働局管内全書（ハローワーク）に存在する請求人の個人情報全ての開示を求めます。具体的には，以下の通りです。
（１）求職票と求職管理情報の求職条件変更状況など（長崎局管内全所）
（２）管轄所（山口局下関所）に統合管理されている求職管理情報（長崎局管内全所）
一覧表示・詳細画面（１コメントにつきＡ４サイズ１枚に表示（３）長崎局職業安定部職業安定課にて共有されている個人情報（長崎局）
（４）同じく各局所内で共有している個人情報（長崎局管内全所）２．補足
例え，メモでも，共有されていれば，あるいは，共有を図る事を目的に作成された文書は，行政文書と同様にみなされます。積極的な開示を求めます。
２ 本件対象保有個人情報１（諮問第３４号）
長崎労働局特定部特定課において共有されている個人情報（長崎局）
３ 本件対象保有個人情報２（諮問第３５号）
（１）求職票と求職管理情報の求職条件変更状況など（長崎局管内全所）（２）管轄所（山口局特定所）に統合管理されている求職管理情報（長崎局管内全所）
（３）同じく各所内で共有している個人情報（長崎局管内全所）
４ 特定公共職業安定所が保有する「審査請求人への対応について長崎労働局特定部特定課長が各安定所に対して通知したメール」
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r06k001.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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