諮問庁：総務大臣
諮問日：令和６年８月２１日（令和６年（行個）諮問第１３８号）
答申日：令和７年３月２１日（令和６年度（行個）答申第２０７号）
事件名：本人に係る相談対応票等の不訂正決定に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙１に掲げる保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）の訂正請求につき、不訂正とした決定は、妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）９０条１項の規定に基づく訂正請求に対し、令和６年２月２７日付け関東相第１４号により関東管区行政評価局長（以下「処分庁」という。）が行った不訂正決定（以下「原処分」という。）を取り消すと共に、安全管理措置義務違反という重大事件を認めた上で、法６６条に基づき、行政文書ファイルの廃棄に伴う当該相談に係る保有個人情報の滅失の防止の安全管理のために必要かつ適切な措置を直ちに講じる、との裁決を求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人が主張する審査請求の理由は、審査請求書及び意見書によると、以下のとおりである。なお、添付書類は省略する。
（１）審査請求書
別紙３のとおり。
（２）意見書
別紙４のとおり。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 審査請求の経緯
令和６年１月５日付けで、処分庁に対し、法９１条１項の規定に基づき、下記２の保有個人情報について訂正請求があった。これを受けて、処分庁は、法９２条に規定する「当該訂正請求に理由があると認めるとき」には該当しないとして、令和６年２月２７日付け関東相第１４号で当該保有個人情報の訂正をしない旨の原処分を行った。
本件審査請求は、原処分を不服として、令和６年５月２４日付けで諮問庁に対し行われたものである。
なお、経緯の詳細は以下のとおりである。
（１）審査請求人は、処分庁に対し、次の保有個人情報について、特定日付Ａ付けで開示請求を行った。
私が総務省から実施して頂いている、個人情報保護委員会（以下「個情委」という）が苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有しているにも関わらず、個情委が「個情委には苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルは存在していない。」と個人情報ファイルを特定することができないように故意に虚偽説明をしてる虚偽説明の撤回要求の行政相談（以下「当該相談」という）に関する全ての保有個人情報、および（原文ママ）総務省が特定年月、および（原文ママ）特定日付Ｂに個情委の特定担当の特定役職から「個情委は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という事実に基づく保有個人情報を取得しているにも関わらず、個情委と総務省が「当該相談において、個情委が保有している苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを特定することができない。」と個人情報ファイルを特定することができないように個人情報ファイルの定義について故意に虚偽説明をしている重大事件に関する全ての保有個人情報。
（２）処分庁は、上記（１）の開示請求書において開示を請求する保有個人情報の内容が特定されていないことから、これを特定するため、審査請求人に対し、特定日付Ｃ付け文書、特定日付Ｄ付け文書及び特定日付Ｅ付け文書により補正を求めたところ、審査請求人による特定日付Ｆ付け回答書により、次のとおり、開示を請求する保有個人情報が補正された。○局所相談データベース（１６ファイル）の特定受付年月日Ａ特定受付番号Ａの個情委が保有している苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを特定する目的のあっせんの行政相談に関する１～３６の記録項目で保存管理している全ての保有個人情報、および（原文ママ）、補正期間中に特定職員Ａが的確に特定している「個情委は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という特定受付番号Ａの当該相談の目的を達成する為に必要な事実に基づく保有個人情報を保存管理している特定受付年月日Ｂ特定受付番号Ｂ、および（原文ママ）、特定受付年月日Ｃ特定受付番号Ｃの行政相談対応票及び添付資料という当該相談と違う行政文書を含む、関東管区行政評価局が記録項目の（２．受付番号）で新たに受付番号を２４０件以上も採番して特定受付番号Ａの当該相談に関する保有個人情報を記録している２４０件以上の行政文書の１～３６の記録項目で保存管理している全ての保有個人情報（２４０件以上の行政文書を個別に識別することができる行政文書の記録項目の２．受付番号、および（原文ママ）、３．受付年月日の保有個人情報を含む）
【局所相談データベース（１６ファイル）について】
局所相談データベースは、総務省の行政相談に関し、個別具体の相談に対応する際に必要な相談者の相談内容等の記録及び相談事案に類似する事案の検索、行政相談の傾向の分析並びに行政機関の業務上の課題の検証・把握のために使用することを利用目的としたデータベースであり、「局所相談データベース（１６ファイル）」は、同データベース上の個人情報ファイルである。なお、局所相談データベースには、「対応局所」、「受付番号」、「完結年月日」、「相談内容」及び「調査結果」等の３６項目が記録される。
（３）処分庁は、開示請求に係る保有個人情報が著しく大量であること等の理由により、法８４条による開示決定等の期限の特例の規定を適用することとし、特定日付Ｇ付け関東相第６２号により、審査請求人に対し、特定日付Ｈまでに可能な部分について開示決定等を行い、残りの部分については特定日付Ｆまでに開示決定する予定であることを通知した。
（４）処分庁は、審査請求人に対し、次のとおり、保有個人情報の開示を決定した。
① 特定日付Ｉ付け関東相第８０号により、相談対応票１２４件とその添付資料８１件について開示決定（以下「第１回開示決定」という。）
② 特定日付Ｊ付け関東相第９１号により、相談対応票１１９件とその添付資料１４３件について開示を決定（以下「第２回開示決定」という。）
（５）審査請求人は、第１回開示決定で開示された保有個人情報について、１２４件の相談対応票の各項目に記載されている記録を、最初の相談を受け付けた際に作成された相談対応票（特定受付年月日Ａ受付、特定日付Ｋ完結。特定受付番号Ａ。以下「特定受付番号Ａ相談対応票」という。）の各項目にまとめることなどを内容として、処分庁に対し、特定日付Ｋ付けで保有個人情報の訂正を請求した。
これに対し、処分庁は、令和５年１２月２２日付け関東相第１３４号により、保有個人情報の訂正をしない旨の決定を行った。
（６）審査請求人は、上記（５）の処分を不服として、特定日付Ｎ付けで総務大臣に対し審査請求を行った。
これに対し、諮問庁は、訂正の必要は認められず、処分庁による処分を維持することが適当とあると考えられるため、同年６月１３日付け総評行第２３号により、情報公開・個人情報保護審査会に諮問した（同月１４日情報公開・個人情報保護審査会事務局受付、令和６年（行個）諮問第８９号。）（以下「前回諮問」という。）。
（７）審査請求人は、第２回開示決定で開示された保有個人情報について、１１９件の相談対応票の各項目に記載されている記録を特定受付番号Ａ相談対応票の各項目にまとめることなどを内容として、処分庁に対し、令和６年１月５日付けで保有個人情報の訂正を請求した。
これに対し、処分庁は、同年２月２７日に原処分を行った。
２ 訂正請求の対象となった保有個人情報
① 第１回開示決定で開示された相談対応票（１２４件）のうち、最初の相談を受け付けた際に作成された特定受付番号Ａ相談対応票
② 第２回開示決定で開示された相談対応票１１９件
３ 審査請求の趣旨
審査請求人は、審査請求の趣旨において、原処分の取消しと原処分の別紙に記載されている「訂正をしないこととした理由」の取消しを求めている。
また、概要以下のとおり裁決することを求めている。
（１）処分庁が法６６条の安全管理措置義務違反という不適切な対応事実について認めた上で、同条に基づき、行政文書ファイルの廃棄に伴う当該相談（（注）参照）の保有個人情報について是正措置を講じること【審査請求の趣旨の１、２、３、６、７に記載】
（注）審査請求人は、特定受付番号Ａ相談対応票に係る相談を「当該相談」と表現している。
（２）処分庁がメールで回答している「特定受付番号Ａ相談対応票の相談は個情委における内部事務管理と法律の解釈に関する問題であり、総務省の行政相談では対応できない旨、メール及び電話により既に何度も回答しており、これ以上の対応はできない旨説明しています。」という保有個人情報を、個人情報ファイル（相談対応票）の記録項目の［３２．回答内容］に追加記録すること【審査請求の趣旨の３に記載】
（３）処分庁が法６０条２項２号の個人情報ファイルの定義を適用して、当該相談を特定日付Ｌに強制的に完了させた根拠の「個情委には苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルが存在していないことから、当該相談で個人情報ファイルを特定することは不可能なことである。」という保有個人情報を特定受付番号Ａ相談対応票の記録項目の［３２．回答内容］に追加記録すること【審査請求の趣旨の４に記載】
（４）訂正請求内容を当該相談に係る保有個人情報から相談対応票（行政文書）に故意に変更して「訂正請求の期間を経過している為、訂正しない。」という不適切な対応事実について説明責任を果たすとともに、「個情委は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という当該相談の目的を達成する為に必要な事実に基づく保有個人情報を個人情報ファイル（相談対応票）の記録項目の［２９．調査結果］に追加記録すること【審査請求の趣旨の５に記載】
（５）是正を求めている処分庁の違法事実について、処分庁の職員全員が「処分庁は違法対応事実とは考えていない。」と繰り返し回答している不適切な回答内容を、特定受付番号Ａ相談対応票の記録項目の［３２．回答内容］に追加記録すること【審査請求の趣旨の６に記載】（６）処分庁が公文書に虚偽記載をしている重大事件を隠ぺいする為に、当該相談を特定日付Ｌに強制的に完了させている不適切な対応事実を認めた上で、相談対応票（行政文書）２４３件の記録項目の［４．完結年月日］で保存管理している保有個人情報の全てを削除すること【審査請求の趣旨の７に記載】
（７）個人情報ファイルを構成している相談対応票（行政文書）について故意に虚偽説明（回答）をして、訂正請求内容を当該相談に係る保有個人情報から相談対応票（行政文書）に故意に変更して「訂正請求の期間を経過している為、訂正しない。」という重大事件について説明責任を果たすとともに、個人情報ファイルの記録項目の［２７．対応結果］で保存管理している当該相談に係る全ての保有個人情報を削除すること【審査請求の趣旨の８に記載】
４ 諮問庁の意見等
本件審査請求は、前回諮問における審査請求と一連のものであり、審査請求人の主張は前回諮問時と基本的に同じである。そこで、（１）に前回諮問時における諮問庁の意見等の概要を記載した上で、（２）で、今回の審査請求人の主張を踏まえた諮問庁の意見を記載する。
（１）前回諮問時における諮問庁の意見等（概要）
諮問庁は、前回諮問時の理由説明書において、審査請求人の主張に対する諮問庁の意見等を、既に以下のとおり示している。
【処分庁の判断と原処分の妥当性について】
① 審査請求人は、第１回開示決定で開示した１２４件の相談対応票の各項目に記載されている記録を、最初に相談を受け付けた際に作成された特定受付番号Ａ相談対応票の各項目にまとめるよう求めた。これに対し、処分庁は、相談対応票は、受付事案ごとに事案の受付から必要と認められる対応が完了するまでの経緯を記録して作成するものであり、特定受付番号Ａ相談対応票の記録と、同日以降に受け付けた事案に係る記録はそれぞれ個別に作成しているものであるため、相談対応票の作成方法に問題はないとした。
諮問庁は、総務省の行政相談では、相談者の相談内容等の記録を局所相談データベースに個別具体に記録しており、処分庁の取扱いは妥当と判断した。
② 審査請求人は、処分庁が開示した相談対応票の「回答内容」欄に、審査請求人により処分庁が説明しているとされる内容を追加記録することを求めた。
これに対し、処分庁は、訂正請求の内容が不明であったことから、訂正請求の内容を明確にするよう補正を求めたが、期限までに補正がなされなかったことから、形式上の不備があることを理由に不訂正とした。
諮問庁は、審査請求人は既に開示された文書に対して訂正請求を行うものであり、訂正内容を自ら明確に示して訂正請求を主張する必要があることから、補正依頼の求めに問題はないこと、また、処分庁において、審査請求人が相談対応票に追記を求めている内容の説明をした事実はないことから、審査請求人が求める記載を追記する必要は認められないと判断した。
③ 審査請求人は、処分庁が特定日付Ｍ付けメール（相談対応票特定受付番号Ｄの添付資料）で回答をした後に取得したとする情報を、特定受付番号Ａ相談対応票の「調査結果」欄に追加記録することを求めた。これに対し、処分庁は、特定受付番号Ａ相談対応票は、特定日付Ｌに対応が完了している事案に係る記録であり、特定日付Ｍより後に取得した情報を追加記録する必要はないこと等により、法９２条に規定する「訂正請求に理由があると認めるとき」に該当しないとした。諮問庁は、これらの相談対応票は、局所相談データベースの利用目的の達成に必要な範囲内で、それぞれ個別の相談記録として作成されているものであり、審査請求人が求める情報を特定受付番号Ａ相談対応票に追記する必要は認められず、処分庁の判断は妥当であるとした。
④ 審査請求人は、特定受付番号Ａ相談対応票に上記③で求めている情報が追加記録され、特定受付番号Ａ相談対応票の１件のみに完結年月日が記録されることにより当該相談は適正に完結されるものであるから、開示した１２４件全ての相談対応票の「完結年月日」欄の日付を削除するよう求めた。
これに対し、処分庁は、上記①と同様の説明により、開示した相談対応票の「完結年月日」欄には、処分庁が必要と認められる対応を完了した時点の日付をそれぞれ記載しているものであることから、法９２条に規定する「訂正請求に理由があると認めるとき」に該当しないと判断し、諮問庁はこれを妥当とした。
⑤ 審査請求人は、特定受付番号Ａ相談対応票に上記③で求めている情報が追加記録された上で「対応結果」欄が記載されることを求め、同欄に記載されている「非あっせん事実誤認等」を削除することを求めた。
これに対し、処分庁は、上記①と同様の説明により、特定受付番号Ａ相談対応票の「対応結果」欄は、事案への対応内容を踏まえた分類を記載しているものであることから、法９２条に規定する「訂正請求に理由があると認めるとき」に該当しないと判断し、諮問庁はこれを妥当とした。
【審査請求の理由に対する諮問庁の意見】
⑥ 審査請求人による、処分庁が開示決定した特定受付番号Ａ相談対応票に記載されている、「完結年月日」、「対応結果」、「調査結果」及び「回答内容」の各記録項目には、処分庁が保有個人情報を虚偽記載しているとの主張に対し、諮問庁は処分庁に確認を求め、また、諮問庁においても内容を確認した結果、虚偽記載がうかがわれる点は認められないとした。
⑦ 審査請求人による、処分庁は上記⑥の虚偽記載の事実を隠蔽するため、特定受付番号Ａ相談対応票に係る相談を強制的に完了させているとの主張に対し、諮問庁は、⑥の結果を踏まえ、当該相談対応票の記載に不自然・不合理な点はみられないとした。
⑧ 審査請求人による、処分庁は上記⑥及び⑦の事実を隠蔽するため、特定受付番号Ａ相談対応票１件の各記録項目に故意に追加記録せず、特定受付番号Ａ相談対応票ほか２４２件の相談対応票に記録して保存期間満了日が異なる４件の行政文書ファイルで保存管理していることは違法であるとの主張に対し、諮問庁は、上記①の説明のとおり、相談対応票の作成方法に問題はなく、結果として、審査請求人に係る２４３件の相談について個別に相談対応票が作成されて、保存期間満了日の異なる特定年度Ａから特定年度Ｂまでの４件の行政文書ファイルで保存管理されることに問題はないとした。
⑨ 審査請求人による、第１回開示決定及び第２回開示決定は違法であるとの主張に対し、諮問庁は、これらの開示決定は法に基づき適切に行われたものであるとした。
⑩ 審査請求人による、処分庁の相談担当職員は、特定受付番号Ａ相談対応票に係る保有個人情報を保存期間満了日が異なる４件の行政文書ファイルで保存管理している違法事実を是正するため、また、特定受付番号Ａ相談対応票と違う２４２件の相談対応票に係る相談の保有個人情報を特定受付番号Ａ相談対応票の各記録項目で保存管理しているようにみなして開示決定するため、行政文書の保存期間延長手続によって、新たに作成した行政文書ファイルに２４２件の相談対応票を複製した上で、開示決定しているとの主張に対し、諮問庁は、上記⑧に説明のとおり問題はないとした。
⑪ 審査請求人による、処分庁の複数の相談担当職員は、処分庁の違法事実を隠蔽するため、上記⑩で新たに作成した行政文書ファイルに関する情報提供要求に応じず、法１２７条の「開示請求等をしようとする者に対する情報の提供等」の規定に違反しているとの主張に対し、処分庁に対する確認結果も踏まえて、隠蔽の事実はなく、処分庁における行政文書ファイルの取扱いにも問題はなく、また、情報提供要求に応じない事実はないとした。
⑫ 審査請求人による、処分庁が、特定受付番号Ａ相談対応票に記載の相談に係る保有個人情報を当該相談と違う２４２件の相談対応票に記録して、保存期間満了日が異なる４件の行政文書ファイルで保存管理していることは不適切であり、法６５条の正確性の確保及び法６６条の安全管理措置の規定に違反しているとの主張に対し、諮問庁は、上記⑧に記載の取扱いについて、法６５条の規定に違反している事実は認められず、また、審査請求人が、法６６条の規定に違反しているとする根拠は不明であるとした。
⑬ 審査請求人による、処分庁は、個情委から得た事実を特定受付番号Ａ相談対応票の「調査結果」欄に追加記録しないことは不適切であり、法６４条の適正な取得及び法６５条の正確性の確保の規定に違反しているとの主張に対し、諮問庁は、上記（１）③に記載のとおりとした上で、法６４条の逐条解説も引用しつつ、法６４条及び６５条の規定に違反していないことは、処分庁の説明及び諮問庁の既述の考え方により明らかであるとした。
⑭ 審査請求人による、処分庁の相談担当職員が違法事実を隠蔽するため、個人情報ファイルの定義等について虚偽説明をし、また、訂正請求内容を保有個人情報から相談対応票に故意に変更して、違法対応事実を是正しない不適切な対応は理解できないとしたことに対し、諮問庁は、処分庁における違法事実は認められないとした上で、処分庁に確認した結果も踏まえ、審査請求人に虚偽説明した事実はないとした。（２）諮問庁の意見
審査請求書に記載された審査請求の趣旨及び理由を踏まえ、今回の審査請求人の主張の論点を整理すると、大きくは以下の４点であり、これらに対する諮問庁の意見等は、前回諮問時の理由説明書に既述のとおりである。
○第１回開示決定及び第２回開示決定で開示した特定受付番号Ａ相談対応票以外の２４２件の相談対応票の各項目に記録されている内容を、最初に相談を受け付けた際に作成された特定受付番号Ａ相談対応票の各項目にまとめること
→前回諮問時における諮問庁の意見等は、上記４（１）①参照。○審査請求人が、処分庁の職員が発言しているとする内容等を特定受付番号Ａ相談対応票に追記すること
→今回の審査請求人の主張は、上記３（２）、（３）、（４）及び（５）参照。
前回諮問時における諮問庁の意見等は、上記４（１）②及び③参照。
○第１回開示決定及び第２回開示決定で開示した相談対応票に記載された完結年月日の日付を削除すること
→今回の審査請求人の主張は、上記３（６）参照。
前回諮問時における諮問庁の意見等は、上記４（１）④参照。○第１回開示決定及び第２回開示決定で開示した相談対応票に記載された対応結果欄の記載を削除すること
→今回の審査請求人の主張は、上記３（７）参照。
前回諮問時における諮問庁の意見等は、上記４（１）⑤参照。今回の審査請求人の主張について、前回諮問時の主張と異なる点は、上記３（１）に記載のとおり、処分庁の行政文書ファイルの取扱いについて法６６条１項に規定する安全管理措置義務違反であることを繰り返し主張していること、また、処分庁が、原処分において、法９０条３項に規定する訂正請求の期間を超過していることを訂正しない理由の一つとしたことに対し、不服を申し立てている点である。
そこで、この点について、以下のとおり詳述する。
① 審査請求人は、原処分の別紙の１において、審査請求人が第２回開示決定で開示した全ての保有個人情報を第１回開示決定で開示した特定受付番号Ａ相談対応票の各記録項目にまとめて保存管理することを求めたことに対し、処分庁が、当該訂正請求は法９０条３項に規定する訂正請求の期間を超過しているため訂正しないとしたことについて、法９２条の保有個人情報の訂正義務は、処分庁が開示決定に基づき開示した保有個人情報の訂正義務であって、相談対応票（行政文書）の訂正義務ではないことから、第２回開示決定に基づき開示した保有個人情報の訂正請求は、訂正請求の期間を超過していないと主張している。
しかしながら、法６０条において、「保有個人情報」とは、行政機関等の職員が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、当該行政機関等の職員が組織的に利用するものとして当該行政機関等が保有しているものとされ、これは、行政文書等に記録されているものに限るとされている。
次に、法９０条３項において、訂正請求は保有個人情報の開示を受けた日から９０日以内にしなければならないとされているところ、審査請求人が訂正を求めている特定受付番号Ａ相談対応票は、審査請求人が令和５年８月５日に開示を受けており、原処分に係る保有個人情報訂正請求書が提出された時点（令和６年１月９日受付）では、訂正請求の請求期限を超過していることから、処分庁は訂正しないとしたものであり、この取扱いは法の規定に則ったものである。
他方、前回諮問及び本件に係る一連の開示請求は、開示請求に係る保有個人情報が著しく大量であること等の理由により、処分庁が法８４条による開示決定等の期限の特例の規定を適用することとし、開示請求に係る保有個人情報のうちの相当の部分と残りの保有個人情報とに分けて開示決定していることに鑑みて、審査請求人による訂正請求の趣旨を検討した結果は、以下②に記載のとおりである。
② 審査請求人は、処分庁が特定日付Ｉに開示決定した１２４件及び特定日付Ｊに開示決定した１１９件の合計２４３件の相談対応票について、これらは特定受付番号Ａ相談対応票にまとめて記載されるべきであるのに、保存期間満了日の異なる特定年度Ａから特定年度Ｂまでの４件の行政文書ファイルで保存管理され、それぞれの保存期間満了日に伴って廃棄されることは、法６６条１項の安全管理措置義務に違反した保存管理方法であると主張している。これは、前回諮問時においても一部主張されている。
このことについては、前回諮問時の理由説明書に記載したとおり、総務省の行政相談において、相談対応票は、受付事案ごとに事案の受付から必要と認められる対応が完了するまでの経緯を記録して作成するものであり、特定日付Ｌに対応が完了している特定受付番号Ａ相談対応票の記録と、同日以降に受け付けた事案に係る記録はそれぞれ個別に作成しているものであることから、相談対応票の作成方法に問題はない。そして、結果として、審査請求人に係る２４３件（（注）参照）の相談について個別に相談対応票が作成され、これらが保存期間満了日の異なる４件の行政文書ファイルで保存管理されることにも問題はない。
（注）２４３件は、審査請求人が、前回及び今回の審査請求において審査請求の対象としている保有個人情報が記載された相談対応票の総数である。
③ 法６６条第１項では、「行政機関の長等は、保有個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。」と規定されている。個情委事務局作成の「個人情報の保護に関する法律についての事務対応ガイド」（行政機関等向け）（令和４年２月、同年１０月一部改正。）によれば、行政機関等において講ずべき「安全管理のために必要かつ適切な措置」として、以下のものが示されている。
【組織的安全管理措置】
・組織体制の整備
・個人情報の取扱いに係る規律に従った運用
・個人情報の取扱状況を確認する手段の整備
・漏えい等の事案に対応する体制の整備
・個人情報の取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し
【人的安全管理措置】
・従事者の教育
【物理的安全管理措置】
・個人情報を取り扱う区域の管理
・機器及び電子媒体等の盗難等の防止
・電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止
・個人情報の削除及び機器、電子媒体等の廃棄
【技術的安全管理措置】
・アクセス制御
・アクセス者の識別と認証
・外部からの不正アクセス等の防止
・情報システムの使用に伴う漏えい等の防止
【外的環境の把握】
・保有個人情報が取り扱われる外国の特定
・外国の個人情報の保護に関する制度等の把握
審査請求人は、処分庁による行政文書ファイルの保存方法は法６６条１項違反であると主張するが、処分庁が総務省の行政相談の取扱いにより相談対応票を作成及び保存している対応が、上記の各安全管理措置にどのように反しているかの根拠は不明であり、審査請求人の主張を認めることはできない。
④ また、審査請求人は、処分庁が特定受付番号Ａ相談対応票に係る保有個人情報の滅失防止の安全管理のために、「一部複製方式」（（注）参照）を用いた行政文書ファイル作成の一時的な措置を講じていると説明したかのような主張をしているが、処分庁がそのような説明を行った事実はない。
（注）「一部複製方式」とは、「行政文書の管理に関するガイドラインの細目等を定める公文書管理課長通知」（令和４年２月１０日内閣府大臣官房公文書管理課長、令和６年２月９日一部改正）において、行政文書ファイルの保存期間の延長の取扱いの３つの方式（全部延長方式、一部複製方式、一部延長・抜出方式）のうちの一つとして説明されており、「保存期間の延長ではなく、行政文書ファイルのうち一部の行政文書を複製し、これを別の行政文書ファイルとして必要な期間保存する。」ものとされている。
上記（注）に記載の通知は、「行政文書の保存期間の延長、移管、廃棄について」として発出されているものであり、同通知には、保存期間満了時の措置（保存期間の延長を含む。）について説明されているものの、審査請求人が主張するような、行政文書の滅失防止の安全管理や法６６条１項に規定されるような安全管理措置との関係は記載されていない。
処分庁によると、過去に、審査請求人から、開示請求により保存期間の延長はどのように行われるかと照会があったことから、上記課長通知を基に、全部延長方式、一部複製方式及び一部延長・抜出方式があることを説明し、また、審査請求人による、「自分の開示請求は１件の開示請求として取り扱っているようだが、開示された文書の取扱いはどのようになるのか」との質問に対し、行政相談対応記録に係る年度別の行政文書ファイルとは別に、開示請求対応の文書を行政文書ファイルとして１件にまとめて保存していることを説明しているが、安全管理措置と行政文書ファイルを関連付けた説明はしていない。
（３）結論
以上のとおり、本件審査請求については、前回諮問時の理由説明書において諮問庁が示した意見等も踏まえ、法９２条に規定する「訂正請求に理由があると認めるとき」に該当しないため、処分庁による原処分は妥当であると判断する。
第４ 調査審議の経過
当審査会は、本件諮問事件について、以下のとおり、調査審議を行った。
① 令和６年８月２１日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年１０月１１日審査請求人から意見書を収受
④ 令和７年３月１４日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件訂正請求について
本件訂正請求は、本件対象保有個人情報について、別紙２の「訂正請求の趣旨（以下「本件訂正請求」という。）」欄記載のとおり訂正を求めるものであるところ、処分庁は、別紙２の「訂正をしないこととした理由」欄記載の理由により、不訂正とする原処分を行った。
これに対し、審査請求人は、原処分の取消しを求めているが、諮問庁の上記第３の説明は、一部理由を付加した上で、原処分は妥当であるとする趣旨と解されることから、以下、本件対象保有個人情報の訂正の要否について検討する。
２ 訂正請求について
（１）法９０条１項に基づく訂正請求は、同項各号に掲げる保有個人情報のみについて請求することができるところ、諮問書に添付された本件訂正請求書の「開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報の名称」欄には、第２回開示決定の通知書の文書番号と日付が記載されているから、本件訂正請求は、第２回開示決定において開示を受けた保有個人情報が、同項１号の「開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報」に当たるとして、その訂正を求める趣旨のものと解される。
（２）保有個人情報の訂正請求を行う者は、保有個人情報の開示を受けた日から９０日以内に訂正請求をしなければならず（法９０条３項）、また、訂正請求に際しては、開示を受けた保有個人情報のうち、①どの部分（「事実」に限る。）の表記について、②どのような根拠に基づき、当該部分の表記が事実でないと判断し、③その結果、どのような表記に訂正すべきと考えているのか等の、請求を受けた行政機関の長が当該保有個人情報の訂正をすべきか否かを判断するに足りる内容を、自ら根拠を示して明確かつ具体的に主張する必要がある。
そして、請求を受けた行政機関の長においては、訂正請求を行う請求人から明確かつ具体的に主張や根拠の提示がない場合や、当該根拠をもってしても請求人が訂正を求めている事柄が「事実でない」とは認めらない場合その他、法９２条に規定する「訂正請求に理由があると認めるとき」に該当しないと判断した場合には、訂正しない旨の決定をすることになる（法９３条２項）。
３ 訂正の要否について
（１）当審査会において、諮問書に添付された本件対象保有個人情報を確認したところによると、本件対象保有個人情報は、特定の年月日に相談担当職員が審査請求人から受け付けた相談について、関東管区行政評価局における対応結果等が記録された１１９件の相談対応票に記録されている保有個人情報（第２回開示決定において開示された保有個人情報）であると認められる。
以下、別紙２に記載の本件訂正請求１ないし８について、順次検討する。
（２）本件訂正請求１について
ア 本件訂正請求１は、要するに、本件対象保有個人情報は、第１回開示決定の対象である特定受付番号Ａの相談対応票に記録された保有個人情報と同一の連続した１件の行政相談に関するものであるから、その全てを特定受付番号Ａの相談対応票に記録された保有個人情報にまとめて記載することを求める趣旨のものであると解される。
イ そこで検討するに、この点の審査請求人の請求は、結局、本件対象保有個人情報（第２回開示決定において開示の対象とされた保有個人情報）に含まれない保有個人情報の訂正を求めるに帰するものであるから、法９２条の訂正請求に理由があると認めるときに該当するとは認められない。
ウ 本件における審査請求人の主張は、上記アのとおり、本件対象保有個人情報が記録された行政対応票は、特定受付番号Ａの相談対応票の対象である行政相談と同一の連続した１件の行政相談であることを前提としているが、複数回にわたって行われた行政相談について、どこまでを１件と見て相談対応票を作成するかは、行政文書の作成及び保存管理の問題であって、各行政機関における文書管理者の判断に委ねられている事項であると考えられるから、行政相談の件数の算定及び作成する相談票の数は、特段の事情のない限り、上記文書管理者の判断を前提とすることになるところ、本件では、上記特段の事情の存在はうかがえない以上、第１回開示決定の対象である特定受付番号Ａの相談対応票に記録された保有個人情報は、本件訂正請求の範囲外と解さざるを得ない。
エ したがって、本件訂正請求１は、本件対象保有個人情報に含まれない保有個人情報の訂正を求めるものであるから法９２条の訂正請求に理由があると認めるときに該当しないとすべきところ、原処分は、第１回開示決定から本件訂正請求までに法９０条３項の期間が経過しているとして訂正をしないとしているが、法９２条の訂正をすべき場合に当たらないことは同様であるから、不訂正とした原処分は、妥当である。
（３）本件訂正請求２について
ア 本件訂正請求２は、「［一部複製方式］によって、新たに作成している行政文書ファイルのファイル名称、保存期間、保存期間満了日及び複製元の特定年度Ａ～特定年度Ｂの「行政相談総合システム局所相談データベース」という４件の行政文書ファイルとの関連性について、ご回答を求めます」というものであり、一見して訂正請求ではなく質問であって、法９１条１項３号に規定する事項（訂正請求の趣旨及び理由）を含まないという形式上の不備があることが明らかである。
イ そして、当審査会において、諮問書に添付された令和６年１月１５日付けで処分庁が発出した求補正書面の写し（回答期限同年２月７日。以下「求補正書面」という。）及び同月６日付けの審査請求人の回答書の写し（以下「回答書」という。）を確認したところ、諮問庁が、本件訂正請求２につき、訂正請求の内容を明らかにするように求めたのに対し、審査請求人は、本件訂正請求２は「行政文書ファイルの情報提供要求」であるとして、訂正請求の内容を明らかにしていないものと認められる。
ウ したがって、本件訂正請求２は、処分庁が相当の期間を定めて補正を求めても形式上の不備が補正されなかったのであるから、法９２条の訂正請求に理由があると認めるときに該当するとは認められず、原処分が不訂正としたことは妥当である。
（４）本件訂正請求３について
ア 本件訂正請求３は、第１回開示決定の対象である特定受付番号Ａの相談対応票の［３２．回答内容］欄に記録された保有個人情報に、審査請求人の主張する内容を追加して記録することを求めるものであると解される。
イ そうすると、本件訂正請求３に関する原処分は、上記（２）イ及びエと同様の理由により、妥当である。
（５）本件訂正請求４について
ア 本件訂正請求４は、本件対象保有個人情報に、審査請求人が指摘する処分庁の職員の回答内容を追加して記録することを求めるものであると解される。
イ しかしながら、当該訂正請求の内容には、本件対象保有個人情報のうち、どの部分について、指摘の追加記録を求めるのかが明らかではないという形式上の不備が存することが明らかであるところ、求補正書面及び回答書によれば、処分庁が、その点を指摘して補正を求めたのに対し、審査請求人は、処分庁が追加記録する１件の相談対応票を的確に特定して訂正請求するよう強要しているなどと主張して当該補正に応じず、結局、訂正を求める保有個人情報の内容が明らかになっていないことが認められる。
ウ そうすると、本件訂正請求４については、上記（３）ウと同様の理由により、原処分が不訂正としたことは妥当である。
（６）本件訂正請求５について
ア 本件訂正請求５は、特定日付Ｍ付けメールにより取得した保有個人情報を、第１回開示決定の対象である特定受付番号Ａの相談対応票の［２９．調査結果］欄に記録された保有個人情報に追加して記録することを求めるものであると解される。
イ そうすると、本件訂正請求５に関する原処分は、上記（２）イ及びエと同様の理由により、妥当である。
（７）本件訂正請求６について
ア 本件訂正請求６は、審査請求人が指摘する関東管区行政評価局の回答の追加記録を求めるものであるところ、訂正請求書の記載からは、どの保有個人情報に追加記録することを求めているかが明確ではないが、求補正書及び回答書によれば、審査請求人は、第１回開示決定の対象である特定受付番号Ａの相談対応票の［３２．回答内容］欄に追加記録することを求めているものであると解される。
イ そうすると、本件訂正請求６に関する原処分は、上記（２）イ及びエと同様の理由により、妥当である。
（８）本件訂正請求７について
ア 本件訂正請求７は、本件対象保有個人情報である１１８件の相談対応票の[４．完結年月日]欄に記録された完結年月日の保有個人情報の削除を求めるものである。
イ 上記（２）ウに記載したとおり、本件に関連する個々の行政相談において、どこまでを１件と見て相談対応票を作成するかは、行政文書の作成及び保存管理の問題であって、処分庁の文書管理者の判断に委ねられている事項であると考えられるところ、諮問庁は、上記第３の４（２）で引用する同４（１）④において、相談対応票は、受付事案ごとに事案の受付から処分庁において必要と認められる対応が完了するまでの経緯を記録して作成するものであり、相談対応票の完結年月日欄には、処分庁が必要と認められる対応が完了した時点の日付を記載しているものである旨説明しており、その内容に、不自然、不合理な点は見当たらず、他に、当該１１８件の相談対応票の[４．完結年月日]欄に記録された完結年月日の保有個人情報が事実でないと認めるべき理由はない。
ウ したがって、本件訂正請求７は、法９２条の訂正請求に理由があると認めるときに該当するとは認められず、原処分が不訂正としたことは妥当である。
（９）本件訂正請求８について
ア 本件訂正請求８は、第１回開示決定で開示された特定受付番号Ａの相談対応票に記録された保有個人情報のうち、［２７．対応結果］欄に記録された「非あっせん事実誤認等」の部分及び本件対象保有個人情報である１１８件の相談対応票に記録された保有個人情報のうち、同記録項目欄に記録された保有個人情報の全部の削除を求めるものである。
イ 第１回開示決定により開示された特定受付番号Ａの相談対応票の［２７．対応結果］欄に記録された保有個人情報に関する部分標記部分に関する原処分は、上記（２）イ及びエと同様の理由により、妥当である。
ウ 本件対象保有個人情報である１１８件の相談対応票に記録された保有個人情報のうち、［２７．対応結果］欄に記録された保有個人情報に関する部分
上記（２）ウに記載したとおり、本件に関連する個々の行政相談において、どこまでを１件と見て相談対応票を作成するかは、行政文書の作成及び保存管理の問題であって、処分庁の文書管理者の判断に委ねられている事項であると考えられるところ、諮問庁は、上記第３の４（２）で引用する同４（１）⑤において、相談対応票は、受付事案ごとに事案の受付から処分庁において必要と認められる対応が完了するまでの経緯を記録して作成するものであり、相談対応票の「対応結果」欄には、事案への対応内容を踏まえた分類を記載しているものである旨説明しており、その内容に、不自然、不合理な点は見当たらず、他に、当該１１８件の相談対応票の［２７．対応結果］欄に記録された保有個人情報の内容が事実でないと認めるべき理由はない。
したがって、標記部分に関しては、法９２条の訂正請求に理由があると認めるときに該当するとは認められず、不訂正とした原処分は妥当である。
４ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は、当審査会の上記判断を左右するものではない。
５ 本件不訂正決定の妥当性について
以上のことから、本件対象保有個人情報の訂正請求につき、不訂正とした決定については、本件対象保有個人情報は、法９２条の保有個人情報の訂正をしなければならない場合に該当するとは認められないので、妥当であると判断した。
（第１部会）
委員合田悦三、委員木村琢麿、委員中村真由美
別紙１（本件対象保有個人情報）
特定日付Ｊ付け関東相第９１号「保有個人情報の開示をする旨の決定について（通知）」により開示した相談対応票１１９件に記録された保有個人情報別紙２（訂正請求の趣旨及び訂正をしないこととした理由）訂正請求の趣旨訂正をしないこととした理由
１．行政評価局が当該相談に係る保１請求者は、相談対応票（特定受有個人情報を当該相談の個人情報付年月日Ａ受付。特定受付番号Ａ。ファイル（当該対応票）の１～３以下「特定年月Ａ対応票」とい６の記録項目に故意に追加記録せう。）における各項目に、特定日ずに、当該相談と違う２４１件の付J 開示対応票における各項目の個人情報ファイル（その他対応記録をまとめるよう求めている。票）の１～３６の記録項目に記録しかし、特定年月Ａ対応票は、している行政評価局の違法対応事「保有個人情報の開示をする旨の実の是正を求める為に、行政評価決定について（通知）」（令和５局が特定日付J に開示決定した全年７月１９日付け関東相第８０ての保有個人情報を特定受付番号号。以下「令和５年７月決定」とＡの個人情報ファイル（当該対応いう。）に基づき開示した相談対票）の１～３６の記録項目でまと応票であり、法９０条３項に規定めて保存管理することを求めまする訂正請求の期間を超過していす。るため、訂正をしない。
２．行政評価局は、訂正請求の１．２訂正請求の趣旨は、開示を受けの行政評価局の違法対応事実を是た保有個人情報のうち、どの部分正する為に、一時的な措置としについて、どのような内容の訂正て、［一部複製方式］によって、（追加又は削除を含む。）を求め特定受付番号Ａの当該相談に係るるのかを明確にする必要がある保有個人情報を開示しています。が、本件はこれらが明確になってつきましては、行政評価局の違法いない。
対応事実を是正する為に［一部複このため、法９１条３項の規定製方式］によって、新たに作成しに基づき、令和６年１月１５日付ている行政文書ファイルのファイけの補正依頼文書により、相当のル名称、保存期間、保存期間満了期間を定めて補正を求めたとこ日、および、複製元の特定年度Ａろ、請求者から、同年２月６日付～特定年度Ｂの「行政相談総合シけの回答書が提出されたが、同回ステム局所相談データベース」と答書には、補正の撤回を求めるないう４件の行政文書ファイルとのどとして補正に応じない意思が示関連性について、ご回答を求めまされており、同条１項３号に掲げす。る事項は提示されなかった。
したがって、形式上の不備が補
正されなかったことから、訂正を
しない。
３．行政評価局は個人情報ファイル３訂正請求の趣旨は、開示を受け（その他対応票）の記録項目のた保有個人情報のうち、どの部分［３２．回答内容］で、「具体のについて、どのような内容の訂正記録内容については既に繰り返し（追加又は削除を含む。）を求め説明済みであること、また、本件るのかを明確にする必要がある。についてはこれ以上の対応を行わ本件は、「特定受付番号Ａの当ないことを既に説明済みであるこ該相談は個情委における内部事務とから記録をもって完結とす管理と法律の解釈に関する問題でる。」という保有個人情報を数多あり、総務省の行政相談では対応く記録していますが、「具体の記できない旨、メール及び電話によ録内容」の保有個人情報が具体的り既に何度も回答しており、これに記録されていません。以上の対応はできない旨説明してつきましては、「具体の記録内います。」という記載を、どの相容」の保有個人情報の「特定受付談対応票の回答内容欄の、どの箇番号Ａの当該相談は個情委におけ所に追加することを求めるのかがる内部事務管理と法律の解釈に関明確になっていない。
する問題であり、総務省の行政相このため、法９１条３項の規定談では対応できない旨、メール及に基づき、令和６年１月１５日付び電話により、既に何度も回答しけの補正依頼文書により、相当のており、これ以上の対応はできな期間を定めて補正を求めたとこい旨説明しています。」と特定職ろ、請求者から、同年２月６日付員Ａが繰り返し説明（回答）してけの回答書が提出された。いる「具体の記録内容」の保有個同回答書には、当該記載を令和人情報を個人情報ファイルの（相元年９月対応票の回答内容欄に追談対応票）の記録項目の［３２．加することを求めるとされていた回答内容］に追加記録することをが、特定年月Ａ対応票は、特定年求めます。月Ｂ決定に基づき開示した相談対
応票であり、法９０条３項に規定
する訂正請求の期間を超過してい
るため、訂正をしない。
４．行政評価局が開示している記録４訂正請求の趣旨は、開示を受け項目の［３２．回答内容］に行政た保有個人情報のうち、どの部分評価局が法６０条２項２号の個人について、どのような内容の訂正情報ファイルの定義を適用して、（追加又は削除を含む。）を求め「個情委には苦情あっせん手続にるのかを明確にする必要がある。関する個人情報ファイルが存在し本件は、「個情委には苦情あっていないことから、当該相談で個せん手続に関する個人情報ファイ人情報ファイルを特定することはルが存在していないことから、当不可能なことである。」と電話で該相談で個人情報ファイルを特定繰り返し虚偽説明（回答）をしてすることは不可能なことであ法を根拠に、特定日付Ｌ強制的にる。」という記載を、どの相談対完結させている対応事実の保有個応票の回答内容欄の、どの箇所に人情報を追加記録することを求め追加することを求めるのかが明確ます。になっていない。
このため、法９１条３項の規定
に基づき、令和６年１月１５日付
けの補正依頼文書により、相当の
期間を定めて補正を求めたとこ
ろ、請求者から、同年２月６日付
けの回答書が提出されたが、同回
答書には、補正の撤回を求めるな
どとして補正に応じない意思が示
されており、同条１項３号に掲げ
る事項は提示されなかった。
したがって、形式上の不備が補
正されなかったことから、訂正を
しない。
５．行政評価局が特定日付Ｍ付けメ５請求者は、特定日付Ｍより後にールで、不適切な回答をした後に当局が「個情委は苦情あっせん手取得している「個情委は苦情あっ続に関する個人情報ファイルを保せん手続に関する個人情報ファイ有している。」という個人情報をルを保有している。」という当該取得しているため、この内容を特相談の目的を達成する為に必要な定年月Ａ対応票の調査結果欄に追事実に基づく保有個人情報を特定加することを求めている。受付番号Ａの記録項目の［２９．しかし、特定年月Ａ対応票は、調査結果］に追加記録することを特定年月Ｂ決定に基づき開示した求めます。相談対応票であり、法９０条３項
に規定する訂正請求の期間を超過
しているため、訂正をしない。
６．特定職員Ａは私が指摘をして是６訂正請求の趣旨は、開示を受け正を求めている、特定職員Ａの違た保有個人情報のうち、どの部分法対応事実、行政評価局の違法対について、どのような内容の訂正応事実について、「行政評価局は（追加又は削除を含む。）を求め違法対応事実とは考えていなるのかを明確にする必要がある。い。」という不適切な回答を繰り本件は、「行政評価局は違法対返して違法対応事実を是正してい応事実とは考えていない。」といません。う記載を、どの相談対応票の回答
つきましては、特定職員Ａ（行内容欄の、どの箇所に追加するこ政評価局）の不適切な回答内容をとを求めるのかが明確になってい個人情報ファイル（相談対応票）ない。
の記録項目の［３２．回答内容］このため、法９１条３項の規定に追加記録することを求めます。に基づき、令和６年１月１５日付けの補正依頼文書により、相当の
期間を定めて補正を求めたとこ
ろ、請求者から、同年２月６日付
けの回答書が提出された。
同回答書には、当該記載を令和
元年９月対応票の回答内容欄に追
加することを求めるとされていた
が、特定年月Ａ対応票は、特定年
月Ｂ決定に基づき開示した相談対
応票であり、法９０条３項に規定
する訂正請求の期間を超過してい
るため、訂正をしない。
７．記録項目の［４．完結年月日］７請求者は、特定日付Ｊ開示対応で保存管理している完結年月日の票の完結年月日欄の日付につい１１８件の全ての保有個人情報のて、当該日付を削除するよう求め削除を求めます。ている。
しかし、相談対応票は、事案の
受付から当局において必要と認め
られる対応が完了するまでの経緯
について、受付事案ごとに記録し
て作成するものである。
特定日付J 開示対応票の完結年
月日欄には、当局において必要と
認められる対応が完了した時点の
日付を記載しているため、訂正理
由は、法９２条に規定する「訂正
請求に理由があると認めるとき」
に該当しない。
８．特定受付番号Ａの当該相談の記８請求者は、特定年度Ａ対応票及録項目の［２７．対応結果］で保び特定日付J 開示対応票における存管理している「非あっせん事実対応結果欄の記載を削除するよう誤認等」、また、１１８件のその求めている。
他対応票の記録項目の［２７．対相談対応票は、事案の受付から応結果］で保存管理している「そ当局において必要と認められる対の他」等の全ての保有個人情報の応が完了するまでの経緯につい削除を求めます。て、受付事案ごとに記録して作成
するものである。
特定年月Ａ対応票は、特定年月
Ｂ決定に基づき開示した相談対応
票であり、法９０条３項に規定す
る訂正請求の期間を超過している
ため、訂正をしない。
また、特定日付J 開示対応票の
対応結果欄は、事案への対応内容
を踏まえた分類を記載しているも
のであるため、訂正理由は、法９
２条に規定する「訂正請求に理由
があると認めるとき」に該当しな
い。
※別紙３及び別紙４においては、一部を除き、用語の定義も含めて、審査請求人の記載のとおり記載する。
別紙３（審査請求の趣旨及び理由）
１．審査請求の趣旨
『１．記載の処分のうち、訂正請求の趣旨－１．に対する、訂正をしないこととした理由、および、訂正をしない旨の決定の処分を取り消すと共に、安全管理措置義務違反という重大事件を認めた上で、個人情報保護法第６６条に基づき、行政文書ファイルの廃棄に伴う当該相談に係る保有個人情報の滅失の防止の安全管理のために必要かつ適切な措置を直ちに講じる。」との裁決を求める。
審査請求の理由
（１）処分庁の関東管区行政評価局は、開示決定に基づき開示した保有個人情報の訂正をしないこととした理由を
ⅰ．「請求者は、相談対応票（特定受付年月日Ａ受付。特定受付番号Ａ。（以下「特定年月Ａ対応票」という。））における各項目に、特定日付J 開示対応票における各項目の記録をまとめるよう求めている。ⅱ．しかし、特定年月Ａ対応票は、「保有個人情報の開示をする旨の決定について（通知）」（特定日付Ｉ付け関東相第８０号（以下「特定年月決定」という。））に基づき開示した相談対応票であり、法９０条３項に規定する訂正請求の期間を経過している為、訂正しない。
と回答しているが、個人情報保護法９２条の保有個人情報の訂正義務は、関東管区行政評価局が特定日付Ｉ、および、特定日付Ｊの開示決定に基づき開示した保有個人情報の訂正義務であって、相談対応票（行政文書）の訂正義務ではない。従って、本件特定日付Ｊの開示決定に基づき開示した保有個人情報の訂正請求は、訂正請求の期間を経過していない。（２）関東管区行政評価局が、特定受付番号Ａの当該相談の相談対応票（公文書）の記録項目の［２９．調査結果］に「個人情報保護委員会には苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルは存在していない。」と公文書に虚偽記載をしている重大事件を隠ぺいする為に、当該相談に係る保有個人情報を当該相談の１件の相談対応票（行政文書）の１～３６の記録項目に故意に記録せずに、当該相談と違う２４２件の相談対応票（行政文書）に記録して、保存期間満了日が違う４件の行政文書ファイルで保存管理している、保有個人情報の不適切な保存管理方法は、行政文書ファイルの廃棄に伴う当該相談に係る保有個人情報の滅失の防止の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じていない重大事件となっている安全管理措置義務違反の保存管理方法である。
（３）関東管区行政評価局の当該相談に係る保有個人情報の安全管理措置義務違反は、既に特定日付Ｎの審査請求で、是正を求めている安全管理措置義務違反である。
（４）安全管理措置義務違反について、これまで関東管区行政評価局は、当該相談に係る保有個人情報の滅失の防止の安全管理のために、「当該相談と違う２４２件の相談対応票（行政文書）に記録して、保存期間満了日が違う４件の行政文書ファイルで保存管理している当該相談に係る保有個人情報を特定受付番号Ａの当該相談の１件の相談対応票（行政文書）の１～３６の記録項目で保存管理しているようにみなすことができる一部複製方式によって新たに１件の行政文書ファイルを作成する一時的な措置を講じている。」と説明（回答）をしていたが、特定日付Ｏに本省の特定部局の特定担当課室の特定職員Ｃを通じて、当該相談に係る保有個人情報の安全管理措置の事実を確認した結果、関東管区行政評価局は個人情報保護法６６条に基づく、当該相談に係る保有個人情報の安全管理措置を何も講じていない重大事件が判明している。よって、関東管区行政評価局には、保有個人情報の訂正をしない旨の決定の処分を取り消すと共に、安全管理措置義務違反という重大事件を認めた上で、個人情報保護法６６条に基づき、当該相談に係る保有個人情報の滅失の防止の安全管理のために必要かつ適切な措置を直ちに講じる義務がある。
（５）関東管区行政評価局は安全管理措置義務違反の是正を求める為の保有個人情報の同じ訂正請求について、令和５年１２月２２日付け「保有個人情報の訂正をしない旨の決定について（通知）」で、
ｉ．請求者は、相談対応票（特定受付年月日Ａ受付。特定受付番号Ａ。以下「当該対応票」いう。）における各項目に、その他１２３件の相談対応票（以下「その他対応票」いう。）における各項目の記録をまとめるよう求めている。
ⅱ．しかし、相談対応票は、事案の受付から当局において必要と認められる対応が完了するまでの経緯について、受付事案ごとに記録して作成するものである。
ⅲ．当該対応票は、特定日付Ｌに対応が完了している事案に係る記録であり、その他対応票は、同日より後に受け付けた事案に係る記録であることから、それぞれ個別に作成している。
以上の相談対応票の作成方法に問題はなく、訂正理由は、法９２条に規定する「訂正請求に理由があると認めるとき」に該当しない。
と個人情報ファイルを構成している相談対応票（行政文書）について故意に虚偽説明（回答）をして、保有個人情報の訂正をしない旨の決定をしているにも関わらず、令和６年２月２７日付け行政文書（公文書）で相談対応票（行政文書）について、さらなる虚偽説明（回答）をして、訂正請求内容を保有個人情報から相談対応票（行政文書）に故意に変更して、法９０条３項に規定する訂正請求の期間を悪用して、保有個人情報の訂正をしない旨の決定の処分をしている不適切な対応事実は、実に悪質な、説明責任を果たさなければならない安全管理措置義務違反という重大事件である。（６）個人情報ファイルを構成している特定受付番号Ａの相談対応票（行政文書）は、関東管区行政評価局が開示、訂正等（訂正・削除・追加）、利用停止の権限を有する特定受付番号Ａの当該相談に係る保有個人情報を１～３６の記録項目で適正に保存管理しなければならない行政文書である。個人情報保護法上において、特定受付番号Ａの当該相談に係る保有個人情報が保存期間満了日が違う４件の行政文書ファイルで保存管理されることはない。
従って、関東管区行政評価局の相談対応票（行政文書）の作成方法は、重大な問題がある作成方法である。
（７）よって、関東管区行政評価局が、特定受付番号Ａの当該相談に係る保有個人情報を保存期間満了日が違う４件の行政文書ファイルで保存管理している不適切な対応事実は、当該相談に係る保有個人情報の滅失の防止の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じていない安全管理措置義務違反である。
２．審査請求の趣旨
「１．記載の処分のうち、訂正請求の趣旨－２．に対する、訂正をしないこととした理由、および、訂正をしない旨の決定の処分を取り消すと共に、安全管理措置義務違反という重大事件を是正していない（一部複製方式によって新たに１件の行政文書ファイルを作成していない）不適切な対応事実について説明責任果たした上で、個人情報保護法６６条に基づき、当該相談に係る保有個人情報の滅失の防止の安全管理のために必要かつ適切な措置を直ちに講じる。」との裁決を求める。
審査請求の理由
（１）処分庁の関東管区行政評価局は、開示決定に基づき開示した保有個人情報の訂正をしないこととした理由を
ｉ．訂正請求の趣旨は、開示を受けた保有個人情報のうち、どの部分について、どのような内容の訂正（追加又は削除を含む。）を求めるのかを明確にする必要があるが、本件はこれらが明確になっていない。ⅱ．このため、法９１条３項の規定に基づき、令和６年１月１５日付けの補正依頼文書により、相当の期間を定めて補正を求めたところ、請求者から、同年２月６日付けの回答書が提出されたが、同回答書には、補正の撤回を求めるなどとして補正に応じない意志が示されており、同条１項３号に掲げる事項は提示されなかった。したがって、形式上の不備が補正されなかったことから、訂正をしない。」
と回答しているが、本件は、関東管区行政評価局が個人情報保護法９２条の保有個人情報の訂正義務においてまで、個人情報ファイルの定義について故意に虚偽説明（回答）をして、当該相談と違う２４２件の相談対応票（行政文書）に記録して、保存期間満了日が違う４件の行政文書ファイルで保存管理している当該相談に係る保有個人情報の不適切な保存管理方法について、「関東管区行政評価局は、個人情報保護法６６条の安全管理措置の義務規定に基づき、当該相談に係る保有個人情報の滅失の防止の安全管理のために、当該相談に係る保有個人情報を特定受付番号Ａの当該相談の１件の相談対応票（行政文書）の１～３６の記録項目で保存管理しているようにみなすことができる一部複製方式によって新たに１件の行政文書ファイルを作成して一時的な措置を講じている。」と電話で説明（回答）している、安全管理措置義務の確認要求である。
（２）関東管区行政評価局の当該相談に係る保有個人情報の保存管理方法は、保有個人情報を保存期間満了日が違う４件の行政文書ファイルで保存管理している安全管理措置義務違反が原因で、個人情報ファイル（行政文書ファイル）を的確に特定して訂正請求をすることができない保存管理方法である。
（３）個人情報保護法９２条の保有個人情報の訂正義務において、これまで関東管区行政評価局は、「保存期間満了日が違う４件の行政文書ファイルで保存管理している当該相談に係る保有個人情報の滅失の防止の安全管理のために、一部複製方式によって新たに１件の行政文書ファイルを作成する一時的な措置を講じている。」と電話で何度も説明（回答）をしておりましたが、特定日付Ｏに本省の特定部局の特定担当課室の特定職員Ｃを通じて、安全管理措置義務に関する事実確認をした結果、関東管区行政評価局は当該相談に係る保有個人情報の滅失の防止の安全管理のために必要かつ適切な措置を何も講じていない重大事件が判明した。
（４）個人情報保護法９２条の保有個人情報の訂正義務において、関東管区行政評価局が安全管理措置義務違反を隠ぺいする為に、これまで電話で虚偽説明（回答）をしている対応事実は、実に悪質な対応事実である。３．審査請求の趣旨
『１．記載の処分のうち、訂正請求の趣旨－３．に対する、訂正をしないこととした理由、および、訂正をしない旨の決定の処分を取り消すと共に、安全管理措置義務違反という重大事件について説明責任果たした上で、個人情報保護法６６条に基づき、当該相談に係る保有個人情報の滅失の防止の安全管理のために必要かつ適切な措置を直ちに講じて、関東管区行政評価局がメールで回答している「特定受付番号Ａの当該相談は個情委における内部事務管理と法律の解釈に関する問題であり、総務省の行政相談では対応できない旨、メール及び電話により既に何度も回答しており、これ以上の対応はできない旨説明しています。」という保有個人情報を個人情報ファイル（相談対応票）の記録項目の［３２．回答内容］に追加記録して、安全管理措置義務違反を直ちに是正する。』との裁決を求める。
審査請求の理由
（１）処分庁の関東管区行政評価局は、開示決定に基づき開示した保有個人情報の訂正をしないこととした理由を
ⅰ．訂正請求の趣旨は、開示を受けた保有個人情報のうち、どの部分について、どのような内容の訂正（追加又は削除を含む。）を求めるのかを明確にする必要がある。
ⅱ．本件は「特定受付番号Ａの当該相談は個情委における内部事務管理と法律の解釈に関する問題であり、総務省の行政相談では対応できない旨、メール及び電話により既に何度も回答しており、これ以上の対応はできない旨説明しています。」という記載をどの相談対応票の回答内容欄の、どの箇所に追加することを求めているのかが明確になっていない。
ⅲ．このため、法９１条３項の規定に基づき、令和６年１月１５日付けの補正依頼文書により、相当の期間を定めて補正を求めたところ、請求者から、同年２月６日付けの回答書が提出された。
ⅳ．同回答書には、当該記載を特定年月Ａ対応票の回答内容欄に追加することを求めるとされていたが、特定年月Ａ対応票は、特定年月Ｂ決定に基づき開示した相談対応票であり、法９０条３項に規定する訂正請求の期間を経過している為、訂正しない。
と回答しているが、個人情報保護法９２条の保有個人情報の訂正義務は、関東管区行政評価局が特定日付Ｉ、および、特定日付Ｊの開示決定に基づき開示した保有個人情報の訂正義務であって、相談対応票（行政文書）の訂正義務ではない。従って、本件特定日付Ｊの開示決定に基づき開示した保有個人情報の訂正請求は、訂正請求の期間を経過していない。（２）本件の追加（訂正）請求の「特定受付番号Ａの当該相談は個情委における内部事務管理と法律の解釈に関する問題であり、総務省の行政相談では対応できない旨、メール及び電語により既に何度も回答しており、これ以上の対応はできない旨説明しています。」という保有個人情報は、関東管区行政評価局が特定日付Ｐ、特定日付Ｑ、特定日付Ｒ、および、特定日付Ｍにメールで回答している保有個人情報であり、また、４件の相談対応票（行政文書）で保存管理している事実を特定日付Ｉ、および、特定日付Ｊの開示決定に基づき開示している保有個人情報である。
（３）関東管区行政評価局はこれまで、開示している本件の追加（訂正）請求の保有個人情報が当該相談と完結年月日が違う２４２件の相談対応票（行政文書）で保存管理している保有個人情報であることから、本件の追加（訂正）請求の保有個人情報を特定受付番号Ａの当該相談の１件の相談対応票（行政文書）の記録項目の［３２．回答内容］で保存管理しているようにみなす為に、一部複製方式によって、新たに行政文書ファイルを作成して、完結年月日が違う２４２件の相談対応票（行政文書）を１件の行政文書ファイルにまとめた上で開示していることを説明（回答）している。（４）本件の追加（訂正）請求の保有個人情報は、関東管区行政評価局が本件の保有個人情報を個人情報ファイルの記録項目の［３２．回答内容］で保存管理している事実を特定日付Ｉの開示決定に基づき開示しているにも関わらず、令和５年１２月２２日付け行政文書（公文書）で、
ｉ．請求者は、開示した相談対応票の回答内容欄における『「特定受付番号Ａの当該相談は個情委における内部事務管理と法律の解釈に関する問題であり、総務省の行政相談では対応できない」旨、メール及び電話により既に何度も回答しており、これ以上の対応はできない旨説明しています。』という記載に、「個情委には苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルは存在していないことから当該相談で個人情報ファイルを特定することは不可能なことである。」』という記載を追加するよう求めている。
ⅱ．しかし、開示した相談対応票の回答内容欄には、請求者が指摘する記載はないことから、法９１条３項の規定に基づき、令和５年１１月１４日付けの補正依頼文書により、相当の期間を定めて補正を求めたが、期限までに補正がなされなかったことから、同１項３号に掲げる事項に形式上の不備があるため、
をしない。（原文ママ）
と本件の追加（訂正）請求の保有個人情報を故意に滅失させて、形式上の不備を理由に保有個人情報の訂正をしない旨の決定をしている保有個人情報である。
（５）本件の追加（訂正）請求の保有個人情報は、関東管区行政評価局の令和６年１月１５日付け「令和６年１月５日付け保有個人情報訂正請求書の補正について」という行政文書（以下「令和６年１月１５日付けの補正依頼文書」という。）に対して、私が令和６年２月６日付け回答書（以下「令和６年２月６日付け回答書」という。）で、「私が追加することを求めている個人情報ファイルの記録項目は、特定受付番号Ａの当該相談の相談対応票（行政文書）の記録項目の［３２．回答内容］です。」と個人情報ファイルの記録項目を明確に特定して追加（訂正）請求をしている保有個人情報である。
（６）本件の追加（訂正）請求の保有個人情報は、個人情報保護法９２条の保有個人情報の訂正義務において、関東管区行政評価局が安全管理措置義務違反を認めた上で、個人情報保護法６６条に基づき、当該相談に係る保有個人情報の滅失の防止の安全管理のために、個人情報ファイル（特定受付番号Ａの相談対応票）の記録項目の［３２．回答内容］に追加（訂正）記録しなければならない保有個人情報である。
（７）関東管区行政評価局が安全管理措置義務違反を隠ぺいする為に、個人情報保護法９２条の保有個人情報の訂正義務においてまで、個人情報ファイルの定義について故意に虚偽説明（回答）をして、本件の追加（訂正）請求の保有個人情報を開示している完結年月日が違う２４２件の相談対応票（行政文書）の中から、１件の相談対応票（行政文書）を的確に特定して訂正請求をするように強要している不適切な対応事実は、実に悪質な対応事実である。
（８）個人情報保護法９２条の保有個人情報の訂正義務において、訂正請求内容を開示決定に基づき開示した保有個人情報から相談対応票（行政文書）に故意に変更して、「法第９０条第３項に規定する訂正請求の期間を経過している為、訂正しない。」という保有個人情報の訂正をしない旨の決定の処分は明らかな違法事実である。
４．審査請求の趣旨
『１．記載の処分のうち、訂正請求の趣旨－４．に対する、訂正をしないこととした理由、および、訂正をしない旨の決定の処分を取り消すと共に、関東管区行政評価局が個人情報保護法６０条２項２号の個人情報ファイルの定義を適用して、当該相談を特定日付Ｌに強制的に完了させた根拠の「個情委には苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルが存在していないことから、当該相談で個人情報ファイルを特定することは不可能なことである。」という保有個人情報を特定受付番号Ａの当該相談の相談対応票（行政文書）の記録項目の［３２．回答内容］に追加記録する。」との裁決を求める。審査請求の理由
（１）処分庁の関東管区行政評価局は、開示決定に基づき開示した保有個人情報の訂正をしないこととした理由を
ｉ．訂正請求の趣旨は、開示を受けた保有個人情報のうち、どの部分について、どのような内容の訂正（追加又は削除を含む。）を求めるのかを明確にする必要がある。
ⅱ．本件は「個情委には苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルが存在していないことから、当該相談で個人情報ファイルを特定することは不可能なことである。」という記載を、どの相談対応票の回答内容欄の、どの箇所に追加することを求めているのかが明確になっていない。
ⅲ．このため、法９１条３項の規定に基づき、令和６年１月１５日付けの補正依頼文書により、相当の期間を定めて補正を求めたところ、請求者から、同年２月６日付けの回答書が提出されたが、同回答書には、補正の撤回を求めるなどとして補正に応じない意志が示されており、同条第１項３号に掲げる事項は提示されなかった。したがって、形式上の不備が補正されなかったことから、訂正をしない。と回答しているが、個人情報ファイル（行政文書ファイル）を保有している関東管区行政評価局には、１～３６の記録項目で保存管理している当該相談に係る保有個人情報を検索して、当該相談に係る保有個人情報の利用目的である、当該相談の対応結果について、説明責任を果たす義務がある。（２）当該相談は、関東管区行政評価局が個人情報保護法６０条２項２号の個人情報ファイルの定義を適用して、「個情委には苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルが存在していないことから、当該相談で個人情報ファイルを特定することは不可能なことである。」という、本件の追加（訂正）請求の保有個人情報を電話で繰り返し説明（回答）をして、特定日付Ｌに強制的に完了させている行政相談である。
（３）関東管区行政評価局が当該相談を強制的に完了させた証拠として、関東管区行政評価局は「特定受付番号Ａの当該相談は個情委における内部事務管理と法律の解釈に関する問題であり、総務省の行政相談では対応できない旨、メール及び電話により既に何度も回答しており、これ以上の対応はできない旨説明しています。」と特定日付Ｐ、特定日付Ｑ、特定日付Ｒ、および、特定日付Ｍにメールで回答している。
（４）本件の追加（訂正）請求の保有個人情報について、関東管区行政評価局は、特定日付Ｉ、および、特定日付Ｊの開示決定に基づき開示した相談対応票（行政文書）を的確に特定して追加（訂正）請求をしていない形式上の不備を理由に訂正をしない旨の決定をしているが、本件の訂正請求の保有個人情報は、関東管区行政評価局が令和５年１２月２２日に「しかし、開示した相談対応票の回答内容欄には、請求者が指摘する記載はないことから、法９１条３項の規定に基づき、令和５年１１月１４日付けの補正依頼文書により、相当の期間を定めて補正を求めたが、期限までに補正がなされなかったことから、同１項３号に掲げる事項に形式上の不備があるため、訂正をしない。」と開示している当該相談に係る保有個人情報を故意に滅失させて、形式上の不備を理由に訂正をしない旨の決定をしている同じ保有個人情報である。
（５）本件の追加（訂正）請求の保有個人情報について、関東管区行政評価局は、「どの相談対応票の回答内容欄の、どの箇所に追加することを求めているのかが明確になっていない。」という形式上の不備を理由に訂正をしない旨の決定をしているが、本件の追加（訂正）請求の保有個人情報は、関東管区行政評価局が当該相談を特定日付Ｌに強制的に完了させている根拠として繰り返し回答（説明）している、重要な事実に基づく保有個人情報であることから、関東管区行政評価局の令和６年１月１５日付け訂正請求の補正文書に対して、私が令和６年２月６日付け回答書で、『その上で、行政評価局が当該相談を特定日付Ｌに強制的に完了させている根拠として繰り返し回答（説明）している「個情委には苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルが存在していないことから当該相談で個人情報ファイルを特定することは不可能なことである。」という保有個人情報を個人情報ファイルの記録項目の［３２．回答内容］に追加記録することを求めます。』と明確に回答している保有個人情報である。
５．審査請求の趣旨
『１．記載の処分のうち、訂正請求の趣旨－５．に対する、訂正をしないこととした理由、および、訂正をしない旨の決定の処分を取り消すと共に、個人情報保護法９２条の保有個人情報の訂正義務においてまで、個人情報ファイルを構成している相談対応票（行政文書）について故意に虚偽説明（回答）をして、訂正請求内容を当該相談に係る保有個人情報から相談対応票（行政文書）に故意に変更して「訂正請求の期間を経過している為、訂正しない。」という不適切な対応事実について説明責任果たすと共に、「個情委は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という当該相談の目的を達成する為に必要な事実に基づく保有個人情報を個人情報ファイル（相談対応票）の記録項目の［２９．調査結果］に追加記録する。」との裁決を求める。
審査請求の理由
（１）処分庁の関東管区行政評価局は、開示決定に基づき開示した保有個人情報の訂正をしないこととした理由を
ｉ．請求者は、特定日付Ｍより後に当局が「個情委は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という個人情報を取得しているため、この内容を特定年月Ａ対応票の調査結果欄に追加することを求めている。
ⅱ．しかし、特定年月Ａ対応票は、令和５年７月決定に基づき開示した相談対応票であり、法９０条３項に規定する訂正請求の期間を経過している為、訂正しない。
と回答しているが、個人情報保護法９２条の保有個人情報の訂正義務は、関東管区行政評価局が特定日付Ｉ、および、特定日付Ｊの開示決定に基づき開示した保有個人情報の訂正義務であって、相談対応票（行政文書）の訂正義務ではない。従って、本件特定日付Ｊの開示決定に基づき開示した保有個人情報の訂正請求は、訂正請求の期間を経過していない。（２）本件の追加（訂正）請求の保有個人情報は、関東管区行政評価局が令和５年１２月２２日付け「保有個人情報の訂正をしない旨の決定について（通知）」で、下記の理由で当該相談に係る保有個人情報の訂正をしない旨の決定をしている同じ追加（訂正）請求の保有個人情報である。ⅰ．請求者は、特定日付Ｍより後に当局が「個情委は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という個人情報を取得しているため、この内容を当該対応票の調査結果欄に追加することを求めている。
ⅱ．しかし、相談対応票は、事案の受付から当局において必要と認められる対応が完了するまでの経緯について、受付事案ごとに記録して作成するものである。
ⅲ．当該対応票は、特定日付Ｌに対応が完了している事案に係る記録であることから、特定日付Ｍより後に取得した後に取得した情報を追加する必要はない。
ⅳ．また、当該対応票の調査結果欄には、請求者が追加を求める「個情委は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という記載はないものの、令和元年１０月４日に個人情報保護委員会から得た同趣旨の回答として、同委員会は請求者に関する相談実績等の個人情報を保有していること、相談実績等の個人情報の集合物はあるが名称は付与していないことを既に記載している。
ｖ．以上のことから、訂正理由は法９２条に規定する「訂正請求に理由があると認めるとき」に該当しない。
（３）関東管区行政評価局は個人情報ファイルを構成している相談対応票（行政文書）について、上記（２）で、「相談対応票は、事案の受付から当局において必要と認められる対応が完了するまでの経緯について、受付事案ごとに記録して作成するものである。」と説明（回答）しているが、相談対応票（行政文書）は行政相談が適正に完了するまでの経緯、および、行政相談の対応結果について、関東管区行政評価局が１件の相談対応票（行政文書）を事後検証することで、説明責任を果たすことができるように、当該相談に係る保有個人情報を関東管区行政評価局が開示、訂正等（訂正・削除・追加）、利用停止の権限を有する保有個人情報として、１～３６の記録項目で適正に保存管理している行政文書である。
（４）関東管区行政評価局は本件の追加（訂正）請求の保有個人情報について、上記（２）で、「当該対応票は、特定日付Ｌに対応が完了している事案に係る記録であることから、特定日付Ｍより後に取得した後に取得した情報を追加する必要はない。」と説明（回答）しているが、
（ア）当該相談は、関東管区行政評価局が公文書の虚偽記載を隠ぺいする為に特定日付Ｌに強制的に完了させている行政相談である。従って、当該相談は適正に完了しておらず、現在も継続中である。
（イ）本件の追加（訂正）請求の保有個人情報は、局所相談データベース（１６ファイル）という個人情報ファイルを保有している関東管区行政評価局が、令和元年１０月４日に個人情報保護委員会から適正に取得して、記録項目の［２９．調査結果］で適正に保存管理していなければならない保有個人情報である。
（ウ）個人情報ファイルを保有している関東管区行政評価局には、特定日付Ｍ付けメールで不適切な回答をした後に取得している「個情委は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という当該相談の目的を達成する為に必要な事実に基づく保有個人情報を記録項目の［２９．調査結果］で適正に保存管理する義務がある。
（エ）当該相談は、関東管区行政評価局が安全管理措置義務違反という重大事件を認めた上で、本件の追加（訂正）請求の保有個人情報を相談対応票（行政文書）の記録項目の［２９．調査緒果］に追加（訂正）すれば、適正に完了することができる行政相談である。
（５）関東管区行政評価局は本件の追加（訂正）請求の保有個人情報について、上記（２）で、
「また、当該対応票の調査結果欄には、請求者が追加を求める「個情委は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という記載はないものの、令和元年１０月４日に個人情報保護委員会から得た同趣旨の回答として、同委員会は請求者に関する相談実績等の個人情報を保有していること、相談実績等の個人情報の集合物はあるが名称は付与していないことを既に記載している。」と説明（回答）しているが、
（ア）当該相談は、「個情委には苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルが存在していないことから当該相談で、苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを特定することはできない。」と関東管区行政評価局が電話で繰り返し説明（回答）をして、メールで回答している行政相談である。
（イ）当該相談は、特定受付番号Ａの相談対応票（行政文書）の記録項目の［２９．調査結果］で保存管理している「個情委には苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルが存在していない。」という公文書に虚偽記載をしている違法対応事実を隠ぺいする為に、関東管区行政評価局が法６０条２項２号の個人情報ファイルの定義の解釈を適用して当該相談を特定日付Ｌに強制的に完了させている行政相談である。従って、関東管区行政評価局が令和元年１０月４日に個人情報保護委員会から得た回答は同趣旨の回答ではない、まったく逆の回答である。６．審査請求の趣旨
『１．記載の処分のうち、訂正請求の趣旨－６．に対する、訂正をしないこととした理由、および、訂正をしない旨の決定の処分を取り消すと共に、個人情報保護法９２条の保有個人情報の訂正義務においてまで、個人情報ファイルの定義について故意に虚偽説明（回答）をして、安全管理措置義務違反という重大事件を是正していない不適切な対応事実を認めた上で、私が是正を求めている関東管区行政評価局の違法事実について、関東管区行政評価局の職員の全員が「行政評価局は違法対応事実とは考えていない。」と繰り返し回答している、不適切な回答内容を特定受付番号Ａの相談対応票（行政文書）の記録項目の［３２．回答内容］に追加記録する。」との裁決を求める。
審査請求の理由
（１）処分庁の関東管区行政評価局は、開示決定に基づき開示した保有個人情報の訂正をしないこととした理由を
ⅰ．訂正請求の趣旨は、開示を受けた保有個人情報のうち、どの部分について、どのような内容の訂正（追加又は削除を含む。）を求めるのかを明確にする必要がある。
ⅱ．本件は、「行政評価局は違法対応事実とは考えていない。」という記載を、どの相談対応票の回答内容欄の、どの箇所に追加することを求めているのかが明確になっていない。
ⅲ．このため、法９１条３項の規定に基づき、令和６年１月１５日付けの補正依頼文書により、相当の期間を定めて補正を求めたところ、請求者から、同年２月６日付けの回答書が提出された。
ⅳ．同回答書には、当該記載を特定年月Ａ対応票の回答内容欄に追加することを求めるとされていたが、特定年月Ａ対応票は、令和５年７月決定に基づき開示した相談対応票であり、法９０条３項に規定する訂正請求の期間を経過している為、訂正しない。
と回答しているが、個人情報保護法９２条の保有個人情報の訂正義務は、関東管区行政評価局が特定日付Ｉ、および、特定日付Ｊの開示決定に基づき開示した保有個人情報の訂正義務であって、相談対応票（行政文書）の訂正義務ではない。従って、本件特定日付Ｊの開示決定に基づき開示した保有個人情報の訂正請求は、訂正請求の期間を経過していない。（２）私は「本件の追加（訂正）請求の保有個人情報を個人情報ファイル（相談対応票）の記録項目の［３２．回答内容］に追加記録することを求めます。」と個人情報ファイルの記録項目を的確に特定して訂正請求をしている。
（３）関東管区行政評価局は、『本件は、「行政評価局は違法対応事実とは考えていない。」という記載を、どの相談対応票の回答内容欄の、どの箇所に追加することを求めているのかが明確になっていない。』という理由で保有個人情報の訂正をしない旨の決定をしているが、関東管区行政評価局は特定受付番号Ａの当該相談に係る保有個人情輯の安全管理措置義務違反の是正要求について、「行政評価局は違法対応事実とは考えていない。」という不適切な回答を繰り返して安全管理措置義務違反を是正していない。従って、関東管区行政評価局が個人情報保護法９２条の保有個人情報の訂正義務においてまで、安全管理措置義務違反を是正していない根拠として、繰り返し回答している「行政評価局は違法対応事実とは考えていない。」という不適切な回答の保有個人情報を個人情報ファイルの記録項目の［３２．回答内容］に追加記録して、特定受付番号Ａの相談対応票（行政文書）を３年間保存管理することは、局所相談データベース（１６ファイル）という個人情報ファイルを保有している関東管区行政評価局の義務である。
７．審査請求の趣旨
『１．記戴の処分のうち、訂正請求の趣旨－７．に対する、訂正をしないこととした理由、および、訂正をしない旨の決定の処分を取り消すと共に、関東管区行政評価局が公文書に虚偽記載をしている重大事件を隠ぺいする為に、当該相談を特定日付Ｌに強制的に完了させている不適切な対応事実、および、安全管理措置義務違反という重大事件を是正していない不適切な対応事実を認めた上で、直ちに安全管理措置義務違反を是正して、相談対応票（行政文書）２４３件の記録項目の［４．完結年月日］で保存管理している保有個人情報の全てを削除する。」との裁決を求める。
審査請求の理由
（１）処分庁の関東管区行政評価局は、開示決定に基づき開示した保有個人情報の訂正をしないこととした理由を
ⅰ．請求者は特定日付J 開示当該対応票の完結年月日欄の日付について、当該日付を削除するよう求めている。
ⅱ．しかし、相談対応票は、事案の受付から当局において必要と認められる対応が完了するまでの経緯について、受付事案ごとに記録して作成するものである。
ⅲ．特定日付J 開示当該対応票の完結年月日欄には、当局において必要と認められる対応が完了した時点の日付を記載しているため、訂正理由は、法９２条に規定する訂正請求に理由があると認めるとき」に該当しない。
と回答しているが、個人情報ファイルを構成している特定受付番号Ａの相談対応票（行政文書）は関東管区行政評価局が開示、訂正等（訂正・削除・追加）、利用停止の権限を有する特定受付番号Ａの当該相談に係る保有個人情報を１～３６の記録項目で適正に保存管理しなければならない行政文書である。
（２）個人情報保護法上において、特定受付番号Ａの当該相談に係る保有個人情報が保存期間満了日が違う４件の行政文書ファイルで保存管理されることはない。
従って、関東管区行政評価局の相談対応票（行政文書）の作成方法は、重大な問題がある作成方法である。
よって、関東管区行政評価局の当該相談に係る保有個人情報の保存管理方法は安全管理措置義務違反の保存管理方法である。
（３）特定受付番号Ａの当該相談は、関東管区行政評価局が公文書に虚偽記載をしている重大事件を隠ぺいする為に、当該相談を特定日付Ｌに強制的に完了させている行政相談である。
従って、当該相談は適正に完了しておらず、継続中である。
（４）局所相談データペース（１６ファイル）という個人情報ファイルの１～３６の記録項目で保存管理している特定受付番号Ａの当該相談に係る保有個人情報は、関東管区行政評価局しか訂正等（訂正・削除・追加）をすることができない保有個人情報として、適正に保存管理していなければならない保有個人情報である。
従って、個人情報ファイルを保有している関東管区行政評価局には、当該相談の目的を達成する為に、記録項目の［４．完結年月日］で保存管理している、事実に基づかない．適正に完結していない完結年月日の全ての保有個人情報を削除（訂正）する義務がある。
そもそも、特定受付番号Ａの当該相談の完結年月日の事実に基づく保有個人情報は１件だけである。
８．審査請求の趣旨
『１．記載の処分のうち、訂正請求の趣旨－８．に対する、訂正をしないこととした理由、および、訂正をしない旨の決定の処分を取り消すと共に、個人情報保護法９２条の保有個人情報の訂正義務においてまで、個人情報ファイルを構成している相談対応票（行政文書）について故意に虚偽説明（回答）をして、訂正請求内容を当該相談に係る保有個人情報から相談対応票（行政文書）に故意に変更して「訂正請求の期間を経過している為、訂正しない。」という重大事件について説明責任果たすと共に、「個人情報ファイルの記録項目の［２７．対応結果］で保存管理している当該相談に係る全ての保有個人情報を削除する。」との裁決を求める。
審査請求の理由
（１）処分庁の関東管区行政評価局は、開示決定に基づき開示した保有個人情報の訂正をしないこととした理由を
ｉ．請求者は、特定年月Ａ対応票及び特定日付J 開示当該対応票における対応結果欄の記載を削除するよう求めている。
ⅱ．相談対応票は、事案の受付から当局において必要と認められる対応が完了するまでの経緯について、受付事案ごとに記録して作成するものである。
ⅲ．特定年月Ａ対応票は、令和５年７月決定に基づき開示した相談対応票であり、法９０条３項に規定する訂正請求の期間を経過している為、訂正しない。
ⅳ．また、特定日付J 開示対応票の対応緒果欄は、事案への対応内容を踏まえた分類を記載しているものであるため、訂正理由は、法９２条に規定する訂正請求に理由があると認めるとき」に該当しない。と回答しているが、個人情報保護法９２条の保有個人情報の訂正義務は、関東管区行政評価局が特定日付Ｉ、および、特定日付Ｊの開示決定に基づき開示した保有個人情報の訂正義務であって、相談対応票（行政文書）の訂正義務ではない。従って、本件特定日付Ｊの開示決定に基づき開示した保有個人情報の訂正請求は、訂正請求の期間を経過していない。（２）関東管区行政評価局が開示した、特定受付番号Ａの当該相談の記録項目の［２７．対応結果］で、保存管理している「非あっせん事実誤認等」という保有個人情報は、明らかに公文書の虚偽記載である。
（３）特定受付番号Ａの当該相談は、関東管区行政評価局が公文書に虚偽記載をしている重大事件を隠ぺいする為に、当該相談を特定日付Ｌに強制的に完了させている行政相談である。
従って、当該相談は適正に完了しておらず、継続中であり、当該相談の結果は、まだ出ていない。
（４）当該相談は、個人情報ファイルの記録項目の［２９．調査結果］に虚偽記載している「個人情報保護委員会には苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルは存在していない。」という保有個人情報を「個人情報保護委員会は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という当該相談の目的を達成する為に必要な事実に基づく保有個人情報に訂正（追加）して、訂正（追加）した事実を関東管区行政評価局からメールでご回答して頂ければ、私が訂正請求をするまでもなく適正に完了することができる行政相談である。
（５）そもそも、特定受付番号Ａの当該相談の対応結果の事実に基づく保有個人情報は１件だけである。
別紙４（意見書）
諮問庁の諮問第１３８号の理由説明書に対する意見書を審査会に提出するにあたり、処分庁が特定日付Ｉ、および、特定日付Ｊの開示決定に基づき開示した特定受付番号Ａの一事案の行政相談（以下「当該相談」という。）に係る同じ保有個人情報の訂正請求について、諮問第１３８号の原処分で諮問第８９号（以下「前回諮問第８９号」という。）の処分と異となる理由で不訂正決定を行っている、個人情報保護法上ではあり得ない、違法な処分が原因で、諮問庁は諮問第１３８号の原処分について、理由説明書で【処分庁の判断と原処分の妥当性】を説明していない。
ついては、以下の事実を明確にした上で、諮問第１３８号の理由説明書に対する意見書を提出する。
１．諮問庁が諮問第１３８号の理由説明書で【処分庁の判断と原処分の妥当性】について説明することができない原因－その１．（処分庁の令和６年１月１５日の違法な保有個人情報の訂正請求の補正事実）
① 諮問庁が諮問第１３８号の理由説明書で【処分庁の判断と原処分の妥当性】について説明することができない原因は、前回諮問第８９号と同じように、処分庁が令和６年１月１５日付け保有個人情報の訂正請求の補正文書で、当該訂正請求に係る保有個人情報を完結年月日が異なる２４３件の相談対応票（行政文書）に故意に変更して補正をしている違法行為が原因である。
② 処分庁は結果的に、令和６年１月１５日付け保有個人情報の訂正請求の補正文書で補正した補正理由の「処分庁が開示した保有個人情報を的確に特定して訂正することができない形式上の不備」、また、「処分庁が開示した特定受付番号Ａの相談対応票（行政文書）の訂正請求の期間が経過している法９０条３項に規定する訂正請求の期間の経過」を理由に令和６年２月２７日付け関東相第１４号で不訂正決定を行っている。
③ 審査請求人は、処分庁の令和６年１月１５日付け保有個人情報の訂正請求の補正の撤回を求める為の理由を付して、回答文書を令和６年２月６日に処分庁に提出している。
④ 従って、審査請求人が処分庁に提出している令和６年２月６日付け回答文書の回答内容が、諮問第１３８号の原処分の不当性に関する審査請求人の意見である。
⑤ 諮問庁は、処分庁が令和６年１月１５日付け保有個人情報の訂正請求の補正文書で、当該訂正請求に係る保有個人情報を行政文書に故意に変更して補正をしている違法行為を隠ぺいする為に、処分庁の令和６年１月１５日付け保有個人情報の訂正請求の補正文書と、審査請求人の令和６年２月６日付け回答文書の事実を諮問第１３８号の理由説明書の「１．審査請求の経緯」で故意に説明せずに、また、令和６年８月２０日に諮問第１３８号の諮問をする時にも二つの文書の写しを審査会事務局に故意に提出していない。
⑥ 諮問庁が処分庁の令和６年１月１５日付け保有個人情報の訂正請求の補正文書と、審査請求人の令和６年２月６日付け回答文書の写しを審査会事務局に提出したのは、審査会事務局から二つの文書の写しの提出要求をされた令和６年８月２３日のことである。
２．諮問庁が諮問第１３８号の理由説明書で【処分庁の判断と原処分の妥当性】について説明することができない原因－その２．（処分庁が開示した当該相談に係る保有個人情報の違法な保存管理方法）
① 本件、諮問第１３８号の当該訂正請求に係る保有個人情報は、前回諮問第８９号と同じ処分庁が特定日付Ｉ、および、特定日付Ｊの開示決定に基づき開示した特定受付番号Ａの一事案の当該相談に係る保有個人情報である。
② 審査請求人は、前回諮問第８９号の理由説明書に対する意見書の「１．審査請求の主たる趣旨及び理由、（２）」で、「個人情報保護法上において、当該相談に係る保有個人情報を特定受付番号Ａの１件の相談対応票（行政文書）の１～３６の記録項目で適正に保存管理することは、局所相談デ－タベ－ス（１６ファイル）という個人情報ファイルを保有している処分庁の根本的な義務である。」という指摘をして、意見書を令和６年７月２５日に審査会事務局にメールで提出している。
③ 審査会事務局は審査請求人が提出した意見書を同日の令和６年７月２５日に諮問庁にメールで転送している。
④ 本件、諮問第１３８号の当該訂正請求に係る保有個人情報が前回諮問第８９号と同じ当該訂正請求に係る保有個人情報であれば、処分庁の不訂正決定理由は同じでなければならない。
⑤ しかし、処分庁は当該訂正請求に係る保有個人情報が同じであるにも関わらず、令和５年１２月２２日付け関東相第１３４号と、令和６年２月２７日付け関東相第１４号で異なる「法第９０条第３項に規定する訂正請求の期間の経過」を理由に不訂正決定を行う、個人情報保護法上ではあり得ない違法な処分を行っている。
⑥ その為、諮問庁は審査会事務局が令和６年７月２５日に諮問庁にメールで転送している審査請求人の意見書を受領していないと虚偽回答をして、諮問第１３８号の理由説明書で、処分庁が令和６年２月２７日付け関東相第１４号で不訂正決定を行った処分の理由について、【処分庁の判断と原処分の妥当性】を故意に説明していない。
３．処分庁の法６６条の安全管理措置義務違反
① 処分庁の法６６条の安全管理措置義務違反について、諮問庁は理由説明書の「４．諮問庁の意見等、（２）諮問庁の意見、②．」で「このことについては、前回諮問時の理由説明書に記載したとおり、総務省の行政相談において、受付事案ごとに事案の受付から必要と認められる対応が完了するまでの経緯を記録して作成するものであり、特定日付Ｌに対応が完了している特定受付番号Ａ相談対応票の記録と、同日以降に受け付けた事案に係る記録はそれぞれ個別に作成しているものであることから、相談対応票の作成方法に問題はない。」と説明しているが、前回諮問第８９号の理由説明書に対する意見書の「１．審査請求の主たる趣旨及び理由、（３）」で述べているとおり、処分庁が特定日付Ｉ、および、特定日付Ｊの開示決定に基づき開示した特定受付番号Ａの当該相談に係る保有個人情報を完結年月日が異なる２４３件の相談対応票（行政文書）で保存している管理方法は、保存期間満了日が異なる４件の行政文書ファイルで保存管理していることから、それぞれの行政文書ファイルの廃棄に伴う、当該相談に係る保有個人情報の滅失の防止の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じていない、個人情報保護法の根幹を揺るがす、法６６条の安全管理措置義務違反の保存管理方法である。
② 処分庁が特定日付Ｉ、および、特定日付Ｊの開示決定に基づき開示した保有個人情報は、局所相談デ－タベ－ス（１６ファイル）という個人情報ファイルを構成している特定受付番号Ａの１件の相談対応票（行政文書）の１～３６の記録項目で保存管理していなければならない特定受付番号Ａの当該相談に係る保有個人情報である。
４．一部複製方式の行政文書ファイル
① 処分庁の前相談担当職員の特定職員Ａは、処分庁の法６６条の安全管理措置義務違反を一時的に是正する為に、また、２４３件の相談対応票（行政文書）の１～３６の記録項目で保存管理している特定受付番号Ａの当該相談に係る保有個人情報を特定受付番号Ａの１件の相談対応票（行政文書）の１～３６の記録項目で保存管理しているものとみなして開示する為に、一部複製方式の行政文書ファイル新たに作成している。
② 前回諮問第８９号の理由説明書に対する意見書の「２．（３）一部複製方式の行政文書ファイルについて、ⅷ．」で述べているとおり、処分庁の特定職員Ａが新たに作成している一部複製方式の行政文書ファイルは、処分庁の法６６条の安全管理措置義務違反の証拠の行政文書ファイルである。
③ 審査請求人は、特定職員Ａが新たに作成している一部複製方式の行政文書ファイルを的確に特定して訂正請求をすることができるように、また、審査会に意見書を提出することができるように、処分庁に対して一年以上にも亘って情報提供要求をしているが、処分庁の行政文書・保有個人情報の管理責任者の特定職員Ｂは、処分庁の全職員に特定職員Ａが新たに作成している一部複製方式の行政文書ファイルをｅ－Ｇｏｖの行政文書ファイル管理簿で公表しないように指示をして、処分庁の法６６条の安全管理措置義務違反の隠ぺい工作をしている。
④ 特定役職Ｂの法６６条の安全管理措置義務違反の隠ぺい工作は、公文書管理法７条２項の「行政文書ファイル管理簿」の義務規定に抵触する、明らかな違法行為である。
５．個人情報ファイルと個人情報ファイルを構成している相談対応票（行政文書）、および、相談対応票（行政文書）をまとめている行政文書ファイルの関係
① 処分庁は、局所相談データベース（１６ファイル）という個人情報ファイルを保有している事実をｅ－Ｇｏｖの個人情報ファイル簿で公表している。
② 局所相談デ－タベ－ス（１６ファイル）という個人情報ファイルは、前回諮問第８９号の理由説明書に対する意見書の「２．（１）個人情報ファイルの定義ⅱ．」で述べているとおり、端的に言えば、行政文書ファイルの中から、記録項目の「２．受付番号」の保有個人情報が「特定受付番号Ａ」の当該相談の１件の相談対応票（行政文書）を容易に検索することができるように、相談対応票（行政文書）の記録項目が体系的に構成されている「特定年度Ａ行政相談総合システム局所相談デ－タベ－ス」という１件の行政文書ファイルである。
③ 局所相談デ－タベ－ス（１６ファイル）という個人情報ファイルは、１件の相談対応票（行政文書）の１～３６の記録項目で保存管理している事実に基づく保有個人情報で整合性を保っているファイルである。
④ 従って、特定受付番号Ａの一事案の当該相談に係る保有個人情報を１～３６の記録項目で保存管理することができる相談対応票（行政文書）は、特定受付番号Ａの１件の相談対応票（行政文書）だけである。
⑤ 処分庁は、相談対応票（行政文書）の記録項目の「４．完結年月日」で保存管理している完結年月日の保有個人情報で、相談対応票（行政文書）の保存期間の起算日を決定している。
⑥ 処分庁は、公文書管理法５条２項の「整理」の義務規定に基づき、保存期間ごと（年度別）に相談対応票（行政文書）をまとめている。
⑦ 従って、個人情報ファイルの記録項目の「４．完結年月日」で特定受付番号Ａの完結年月日の保有個人情報を保存管理している、特定受付番号Ａの一事案の当該相談に係る保有個人情報が、保存期間満了日が異なる４件の行政文書ファイルで保存管理されることはない。
６．虚偽記載の保有個人情報
① 処分庁は、特定受付番号Ａの個人情報保護委員会（以下「個情委」という。）が保有している「苦情あっせん手続に関する個人情報ファイル」を特定する目的を達成する為に必要な事実に基づく保有個人情報を特定受付番号Ａの１件の相談対応票（行政文書）の１～３６の記録項目で保存管理する為に、個人情報ファイルを検索して当該相談に係る保有個人情報を入出力している事実を審査請求人に電話で説明している。
② 従って、審査請求人は処分庁から、個人情報ファイルを構成している特定受付番号Ａの１件の相談対応票（行政文書）の記録項目の「４．完結年月日」、「２７．対応結果」、「２９．調査結果」、および、「３２．回答内容」で虚偽記載の保有個人情報（以下「虚偽記載の保有個人情報」という。）を保存管理している事実を電話で説明を受けている。
③ よって、審査請求人は特定受付番号Ａの当該相談の目的を達成する為に、処分庁が誤った判断をして当該相談を強制的に完了させた根拠の記録項目の「２９．調査結果」で保存管理している「個情委には苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルが存在していない。」という虚偽記載している保有個人情報を処分庁が特定日付Ｍ付けメールで不適切な回答をした後に取得している「個情委は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という特定受付番号Ａの当該相談の目的を達成する為に必要な事実に基づく保有個人情報に訂正することを２年以上にも亘って求めている。
７．諮問第１３８号の訂正請求に係る保有個人情報
① 諮問庁は理由説明書の「２．訂正請求の対象となった保有個人情報」で①．第１回開示決定で開示された相談対応票（１２４件）のうち、最初の相談を受けた際に作成された特定受付番号Ａ相談対応票
②．第２回開示決定で開示された相談対応票１１９件
と説明しているが、「諮問第１３８号の訂正請求に係る保有個人情報」は、処分庁が特定受付番号Ａの１件の相談対応票（行政文書）の１～３６の記録項目で適正に保存管理していなければならない、処分庁が特定日付Ｉ、および、特定日付Ｊの開示決定に基づき開示した完結年月日が異なる２４３件の相談対応票（行政文書）で保存管理している、処分庁の法６６条の安全管理措置義務違反の特定受付番号Ａの当該相談に係る保有個人情報（以下「処分庁の法６６条の安全管理措置義務違反の保有個人情報」という。）である。
② 諮問庁は諮問第１３８号の当該訂正請求に係る保有個人情報を相談対応票（行政文書）に故意に変更して説明しているが、審査請求人は、一貫して処分庁が開示している虚偽記載の保有個人情報と、処分庁の法６６条の安全管理措置義務違反の保有個人情報を的確に特定して訂正請求をしている。
③ 本件、諮問第１３８号、および、前回諮問第８９号の当該訂正請求に係る保有個人情報は、完結年月日が異なる２４３件の相談対応票（行政文書）ではなく、処分庁の特定職員Ａが２４３件の相談対応票（行政文書）の１～３６の記録項目で保存管理している当該相談に係る保有個人情報を１件の相談対応票（行政文書）の１～３６の記録項目で保存管理しているものとみなす為に新たに作成している一部複製方式の行政文書ファイルで保存管理している特定受付番号Ａの当該相談に係る保有個人情報である。
④ 諮問庁が理由説明書の「２．訂正請求の対象となった保有個人情報、②．」で説明している「第２回開示決定で開示された相談対応票１１９件」のほとんどの相談対応票（行政文書）は、上記「６．虚偽記載の保有個人情報、③．」で述べている、特定受付番号Ａの相談対応票（行政文書）の記録項目の「２９．調査結果」で保存管理している「個情委には苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルが存在していない。」と虚偽記載している保有個人情報を処分庁が特定日付Ｍ付けメールで不適切な回答をした後に取得している「個情委は苦情あっせん手続に関する個人情報ファイルを保有している。」という特定受付番号Ａの当該相談の目的を達成する為に必要な事実に基づく保有個人情報に訂正する審査請求人の訂正の求めに対して、処分庁の全職員が法６６条の安全管理措置義務違反を隠ぺいする為に、特定受付番号Ａの個人情報ファイルの記録項目の「４．完結年月日」を検索して、「特定受付番号Ａの当該相談は特定日付Ｌに完結していることから、これ以上の対応はしない。」という不適切な回答を繰り返して、事実に基づく保有個人情報に訂正していない不適切な対応事実の保有個人情報を保存管理している相談対応票（行政文書）である。
⑤ その為、処分庁が特定日付Ｊの開示決定に基づき開示した完結年月日が異なる１１９件の相談対応票（行政文書）で保存管理している、特定受付番号Ａの当該相談に係る保有個人情報は、個人情報ファイルを構成している行政文書の１～３６の記録項目で保存管理している保有個人情報でありながら、１件の行政文書の１～３６の記録項目だけでは、整合性がとれていない、特定受付番号Ａの一事案の当該相談を事後検証することができない、異常な保有個人情報の保存管理方法になっている。
８．諮問第１３８号の原処分の不当性に関する審査請求人の意見
① 諮問第１３８号の原処分の不当性については、上記「１．、④．」で述べているとおり、審査請求人が処分庁に提出している令和６年２月６日付け回答文書の回答内容が、諮問第１３８号の原処分の不当性に関する審査請求人の意見である。
９．結論
以上のとおり、処分庁が法６６条の安全管理措置義務違反を隠ぺいする為に、当該訂正請求に係る保有個人情報を開示した保有個人情報から、開示した２４３件の行政文書に故意に変更する補正をして、前回諮問第８９号の処分と異なる、「訂正請求の形式上の不備」、また、「法第９０条第３項に規定する訂正請求の期間の経過」を理由に不訂正決定を行っている、本件、諮問第１３８号の原処分は、個人情報保護法上ではあり得ない、明らかに違法な処分である。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r06k005.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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