諮問庁：厚生労働大臣
諮問日：令和５年４月６日（令和５年（行個）諮問第５０１７号）
答申日：令和６年５月２９日（令和６年度（行個）答申第５００５号）
事件名：本人が提出した通報書に付随する文書の開示決定に関する件（保有個人情報の特定）
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１に掲げる保有個人情報（以下「本件請求保有個人情報」という。）の開示請求につき，別紙の２に掲げる保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）を特定し，開示した決定については，本件対象保有個人情報を特定したことは，結論において妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）１２条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和４年１月２１日付け厚生労働省発障０１２１第４号により厚生労働大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った開示決定（以下「原処分」という。）について，更なる対象保有個人情報の追加を求めるというものである。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書によると，おおむね以下のとおりである（なお，資料の記載は省略する。）。
処分庁は，原処分・令和４年１月２１日付け厚生労働省発障０１２１第４号につき，保有個人情報開示請求の対象である文書受付簿，文書管理簿も追加開示せよ。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求の経緯
（１）審査請求人は，開示請求者として，令和３年１２月２０日付け（同月２２日受付）で，処分庁に対し，法１２条１項の規定に基づき，本件請求文書に係る開示請求を行った。
（２）これに対して，処分庁が原処分を行ったところ，審査請求人がこれを不服として，令和４年４月２１日付け（同月２５日受付）で本件審査請求を提起したものである。
２ 諮問庁としての考え方
本件審査請求については，原処分は妥当であるから，棄却すべきである。
３ 理由
（１）本件審査請求について
本件開示請求については，開示請求書の「開示を請求する保有個人情報」の欄に，「２０２１年特定月日付け厚生労働省公益通報責任者あて通報書２件に付随する各行政文書一式」と書かれていることから，処分庁は，審査請求人が処分庁宛てに送付した通報書と題する書面（２通）を本件対象保有個人情報として特定し，その全部を開示しているところである。これに対し審査請求人は，本件審査請求において当該通報書を受け付けた旨が記載された文書受付簿ないし文書管理簿も本件対象保有個人情報に該当するとして追加開示を求めているものである。
（２）処分庁の判断について
上記（１）のとおり，本件開示請求の開示請求書の「開示を請求する保有個人情報」欄には，「（中略）通報書２件に付随する各行政文書一式」と記載されており「付随」とは，「広辞苑（第７版）」によれば，「つきしたがうこと，また従属的な関係にあること」とされている。したがって，通報書に「つきしたがって」又は「従属的な関係にあるものとして」作成される行政文書ではない文書受付簿等を本件開示請求の対象行政文書としなかった原処分は妥当であり，審査請求人の主張には理由がない。
４ 結論
以上のとおり，本件審査請求については，原処分は妥当であり，棄却すべきである。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和５年４月６日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和６年４月２５日審議
④ 同年５月２３日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件請求保有個人情報の開示を求めるものであり，処分庁は，本件対象保有個人情報を特定し，その全部を開示する原処分を行った。
これに対し，審査請求人は，本件対象保有個人情報を受け付けた旨の記載がある文書受付簿又は文書管理簿も本件請求保有個人情報に該当するとして追加開示することを求めているところ，諮問庁は，開示請求書における請求文言の記載から，文書受付簿又は文書管理簿は本件請求保有個人情報に該当しない旨説明する。
そこで，以下，本件対象保有個人情報の特定の妥当性について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の特定の妥当性について
（１）審査請求人が求める「本件対象保有個人情報を受け付けた旨の記載がある文書受付簿又は文書管理簿」を追加特定しない理由について，諮問庁は，理由説明書（上記第３の３（２））において，本件開示請求は「（中略）通報書２件に付随する各行政文書一式」の開示を求めるものであるところ，文書受付簿又は文書管理簿は通報書に「つきしたがって」又は「従属的な関係にあるものとして」作成される行政文書ではないことを挙げている。
（２）文書の受付手続において，文書受付簿又は文書管理簿上にどのような内容が記載されるのかを確認するため，当審査会事務局職員をして諮問庁に対して，当該文書受付簿又は文書管理簿の当審査会への提示を求めたところ，「当時，何らかの理由で，当該通報書２件について文書受付の手続をしていないことが判明した」との回答であった。
そこで，当審査会事務局職員をして諮問庁に対して，更に詳細な事情説明を求めさせたところ，おおむね以下のように説明する。
ア 厚生労働省に文書が送付されてきた場合の対応については文書取扱規則に定められており，文書の内容によって文書収受の処理を行う部署が異なっている。公益通報の通報書については，通常であれば，当該事務を所掌する原課において文書収受の処理を行うことになっている（収受印の押印や受付簿への記載等を行う。）。
イ 今回は，原課宛ての郵便で通報書は届いていたが，原課において文書収受の処理を行っていないことが判明した。なお，その原因は定かではない。収受印の押印がなくても行政文書であることに変わりはないので，封筒の消印等を頼りに，文書管理規則にのっとって必要な期間，保存することになる。
ウ 今回は文書収受の処理に漏れがあったが，今後，審査請求人から同様の文書が送付されてきた場合には，同じことがないように留意したい。
（３）上記（２）の諮問庁の説明を踏まえ，当審査会事務局職員をして諮問庁に対して，通報書２件の提示を求めさせ，当審査会においてその内容を確認したところ，当該通報書に文書収受の押印は認められなかった。このことは，上記（２）イの「郵便で通報書は届いていたが，その原因は定かではないものの，原課において文書収受の処理を行っていないことが判明した」旨の諮問庁の説明と符合し，したがって，審査請求人が追加特定を求める「本件対象保有個人情報を受け付けた旨の記載がある文書受付簿又は文書管理簿」が存在しないことは明らかである。そうすると，審査請求人が求める「本件対象保有個人情報を受け付けた旨の記載がある文書受付簿又は文書管理簿」を追加特定することができないという意味において，原処分は結論において妥当であるといわざるを得ない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人は，その他種々主張するが，いずれも当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 付言
諮問庁は，理由説明書において，通報書を受け付けた旨が記載された文書受付簿又は文書管理簿を特定しない理由について，上記第３の３（２）のとおり説明しているが，実際には通報書２件について，文書収受の処理（収受印の押印，文書受付簿への記入等）を行っていないことが判明した。文書収受の処理は，開示請求を受けた文書の保有の有無を判断するに当たって重要な根拠となるものであり，また，当該文書の保存期間が満了したかどうかを判断する際の参考となるものでもある。
したがって，例えば文書取扱規則上，文書収受の処理を必要としない場合に該当するなどの特段の事情がある場合は別として，文書を収受した場合には，遅滞なく，かつ適切にその処理を行うべきである。
５ 本件開示決定の妥当性について
以上のことから，本件請求保有個人情報の開示請求につき，本件対象保有個人情報を特定し，開示した決定については，厚生労働省において，本件対象保有個人情報の外に開示請求の対象として特定すべき保有個人情報を保有しているとは認められないので，本件対象保有個人情報を特定したことは，結論において妥当であると判断した。
（第３部会）
委員長屋聡，委員久末弥生，委員葭葉裕子
別紙
１ 本件請求保有個人情報（以下の文書に記録された保有個人情報）２０２１年９月２３日付け厚生労働省公益通報責任者宛て通報書２件に付随する各行政文書一式
２ 本件対象保有個人情報（以下の文書に記録された保有個人情報）２０２１年９月２３日付け厚生労働省公益通報部局責任者宛て通報書（２件）
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r06k01.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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