諮問庁：法務大臣
諮問日：令和５年８月２８日（令和５年（行個）諮問第２０５号）
答申日：令和６年７月５日（令和６年度（行個）答申第５４号）
事件名：裁決書に記載されている本人が特定日に法務大臣に提出したとされる審査請求書等の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１に掲げる保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）７６条１項の規定に基づく開示請求に対し，令和５年３月１４日付け法務省矯総第７６９号により法務大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人が主張する審査請求の理由は，審査請求書によると，おおむね以下のとおりである。
処分庁は，対象個人情報を保有していないとしているが，令和４年７月２７日付け法務省矯総第２５８２号の裁決の対象審査請求は，本件の対象個人情報である。存在しないのは不自然ではあるが，もし，本件の対象個人情報が存在しないのであれば，令和４年７月２７日付け，法務省矯総第２５８２号の裁決は，存在しない審査請求について裁決がされたということになる。
法務省が存在しない審査請求について裁決をして請求人に通知したのならば，過失を認め，請求人に直接説明するのが常識と思料される。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求は，審査請求人が処分庁に対し，令和５年２月３日受付保有個人情報開示請求書により，本件対象保有個人情報の開示請求（以下「本件開示請求」という。）を行い，これを受けた処分庁が，本件対象保有個人情報を保有していないとして不開示とした原処分を行ったことに対するものであり，審査請求人は，原処分を取消し，本件対象保有個人情報の開示を求めているものと解されることから，以下，処分庁における本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 処分庁における本件対象保有個人情報の有無について
本件開示請求を受け，処分庁担当者は，本件対象保有個人情報を特定すべく探索したところ，別紙の２に掲げる各文書に記録された保有個人情報を保有していたことから，審査請求人にその旨情報提供したものの，審査請求人から当該保有個人情報は本件対象保有個人情報ではなく，当該保有個人情報以外の保有個人情報の開示を請求する旨の意思が示されたため，改めて探索したが，当該保有個人情報以外に本件開示請求の趣旨に合致する保有個人情報を保有している事実は認められなかった。
また，本件審査請求を受け，処分庁において，再度の探索を行い，文書庫，事務室及びパソコンの共有フォルダ等についても探索したが，上記探索結果を覆す保有個人情報の存在は確認できなかった。
なお，審査請求人は，審査請求書において，処分庁が本件請求の趣旨に合致する保有個人情報を保有しているとする理由を種々申し述べているが，いずれも，かかる探索結果を覆して処分庁が本件請求の趣旨に合致する保有個人情報を保有しているとする理由とはなり得ない。
３ 以上のとおり，原処分は，処分庁担当者において十分に探索を尽くした上で，本件請求の趣旨に合致すると思われる保有個人情報について情報提供するなどした結果なされたものであり，本件対象保有個人情報の不存在を理由に本件開示請求について不開示とした原処分は，妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和５年８月２８日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和６年６月２８日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象保有個人情報の開示を求めるものであるところ，処分庁は，本件対象保有個人情報については，これを保有していないとして不開示とする原処分を行った。
これに対して，審査請求人は，原処分の取消しを求めているところ，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）本件対象保有個人情報の保有の有無について，諮問庁は，上記第３の２のとおり説明するところ，審査請求人は，原処分の開示請求書及び求補正手続において，別紙の２に掲げる文書１及び文書２（以下「文書１」及び「文書２」という。）に記録された保有個人情報は本件請求の趣旨に合致する保有個人情報ではない旨の主張をしているので，当審査会事務局職員をして確認させたところ，おおむね以下のとおり補足して説明する。
ア 事実関係等
（ア）令和３年１２月３日，審査請求人は，法務大臣に対し，同月６日付け「行政不服審査請求申立書」と題する書面（文書１）により審査請求をした。
（イ）令和４年２月２１日，審査請求人は，法務大臣に対し，同日付け「行政不服審査請求補充書」と題する書面（文書２）により，上記審査請求の主張を補充した。
（ウ）同年７月２７日，法務大臣は，上記審査請求について，行政不服審査法（以下「行審法」という。）上の処分についてのものとは認められないから，不適法なものであるとして却下する裁決（法務省矯総第２５８２号）をした（以下，その裁決書を「本件裁決書」という。）。
イ 裁決書の取扱いについて
（ア）審査請求書を提出した日について
審査請求人は，文書１に記録された保有個人情報は，本件対象保有個人情報ではない旨主張しているが，当該「同月３日に提出された文書」とは文書１である。
行審法５０条１項は，裁決書の記載事項として，「主文」，「事案の概要」，「審理関係人の主張の要旨」及び「理由」を規定しているところ，「事案の概要」は，裁決を行うに当たっての前提となる具体的な事実を明らかにするものでなければならないと解される。
行審法５０条１項の規定により，本件裁決書「事案の概要」に審査請求書を提出した日を記載している趣旨は，審査請求人が審査請求をした日を特定することで，当該審査請求が審査請求期間（審査請求をできる期間をいう。行審法１８条）にされたかを確認するためであるが，同法１９条が，審査請求は，審査請求書を提出しなければならないと規定していることからすれば，審査請求をした日とは，すなわち，審査請求人が，審査庁に対し，審査請求書を提出した日ということとなる。
よって，本来，行審法１９条２項６号は，審査請求をした日を特定するため，審査請求書の記載事項として，審査請求の年月日を規定しているものの，文書１には，審査請求の年月日が明記されていないものと認められる。ここで，同法１８条３項は，審査請求書を郵送で提出する場合，送付に要した日数は，審査請求期間に算入されないと規定していることからすれば，審査請求書を提出した日は，審査請求書が審査庁に到着した日ではなく，審査請求人が郵便等により提出した日と解すべきであることから，文書１が封入されていた封皮に押印されていた消印の日付である令和３年１２月３日をもって，審査請求人が当該審査請求を提出した日と判断したものである。
なお，文書２について，同書は，文書１による審査請求についての審査請求人の主張を補充するものと解されるところ，審査請求そのものとは異なり，審査請求期間を考慮する必要がないため，上記のような取扱いを要するものとは解されず，同書面１行目右端記載の日付である「令和４年２月２１日」をもって，同書面を提出した日の記載とみなしたものである。
（イ）文書１の提出先について
文書１及び文書２の３行目左端には，いずれも「法務省御中」との記載が認められ，審査請求人は，これらの書面を法務省宛てに提出する意思をもって，送付したものと認められる。
一方，文書１には，処分庁として，特定刑事施設との記載が認められるが，審査請求人が，文書１において，特定刑事施設における処遇に対する不服を申し立てていることからすれば，処分庁は特定刑事施設長であると解される。そうすると，行審法４条３号が，審査請求をすべき行政庁について，主任の大臣が処分庁等の上級行政庁である場合，当該主任の大臣と規定していることからすれば，特定刑事施設長の処分に対する審査請求は，法務大臣宛てにすべきことは明らかである。
よって，当該審査請求は，誤った宛先にされたものであるから，行審法４条３号の規定に反するものとして，行審法２３条に基づく補正命令をもって補正を命じることも考えられるところではあるが，文書１の記載事項から，審査請求人が特定刑事施設の被収容者であり，同所における処遇に不服を申し立てていることが明らかであることから，簡易迅速な不服申立ての処理という行審法の趣旨に鑑み，法務省宛てに送付された文書１について，本来の宛先である法務大臣に提出されたものとみなしたものである。
ウ 上記のとおりであるが，処分庁は，念のため，担当部局の執務室，書庫及び共有フォルダ内のデータ等の探索を行ったが，法務省において，文書１及び文書２の外に審査請求人が主張するような保有個人情報を記録した文書の存在を確認することはできなかった。
エ 以上のことから，本件対象保有個人情報については，法務省において作成又は取得しておらず，保有していない。
（２）検討
ア 当審査会において，諮問庁から提示を受けた文書１及び文書２に記録された保有個人情報の内容を確認したところ，上記（１）イの諮問庁の説明に符合する内容であると認められ，法務省において，文書１及び文書２に記録された保有個人情報以外に本件請求の趣旨に合致すると思われる保有個人情報の保有をしていないとの上記第３の３及び上記（１）の諮問庁の説明は，否定することまではできず，これを覆すに足りる事情も認められない。
イ 上記（１）ウ及び上記第３の２の探索の範囲等について，特段の問題があるとは認められない。
ウ したがって，法務省において，本件対象保有個人情報を保有しているとは認められない。
４ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
５ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，法務省において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第１部会）
委員合田悦三，委員木村琢麿，委員中村真由美
別紙
１ 本件対象保有個人情報
（１）法務省矯総第２５８２号裁決書の事案の概要１に記載されている審査請求人が令和３年１２月３日に法務大臣に提出したとされる審査請求書に記録された保有個人情報
（２）法務省矯総第２５８２号裁決書の事案の概要２に記載されている審査請求人が令和４年２月２１日に法務大臣に提出したとされる「行政不服審査請求補充書」と題する書面に記録された保有個人情報
２ 本件請求の趣旨に合致しないとされた保有個人情報が記録された文書文書１令和３年１２月６日付け「行政不服審査請求申立書」（開示請求者作成のものであり，同年１２月３日の消印が押印されたもの。）
文書２令和４年２月２１日付け「行政不服審査請求補充書」（開示請求者作成のものであり，同年２月２５日の消印が押印されたもの。）
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r06k002.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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