諮問庁：国税庁長官
諮問日：令和６年３月５日（令和６年（行個）諮問第４５号）
答申日：令和６年９月２７日（令和６年度（行個）答申第９５号）
事件名：本人に係る延納・物納指導調査表等の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１に掲げる各文書（以下「本件文書」という。）に記録された保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報」という。）につき，これを保有していないとして不開示とした決定は，妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）７６条２項の規定に基づく開示請求に対し，令和５年９月２７日付け特定記号第９７８号により特定税務署長（以下「処分庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について，その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は，審査請求書及び意見書の記載によると，おおむね以下のとおりである（資料については省略）。（１）審査請求書
ア 請求の要旨
（ア）開示請求に係る文書について，その廃棄日前に開示請求に係る相談をしているものを廃棄したとして開示を制限するのは，その文書の存在（現存）を知りながら開示を拒むものであり，違法である。（イ）大阪国税局長は処分庁が廃棄したとする特定個人１の一連の個人情報を整然と保有しているのであるから，それは廃棄ではなく，処分庁がその保管の移転に同意したものであるから，廃棄とすることはできないし，それを理由とする通知処分は違法である。
仮に，上記の文書保管の移転が徴収事務上の写しの作成によるものであるとしても，審査請求等に必要な文書で，その審査請求人の代理人から個人情報の開示請求の相談を受けている対象の文書を廃棄日前に開示個人情報の文書特定をする際に廃棄したとして拒むことはできない。
（ウ）上記（イ）に関して，個人情報に係る開示文章が特定できれば，「その写しを保有している範囲であれば個人情報の開示ができる」（大阪国税局情報公開窓口）としたことから，処分庁が廃棄したとする文書の一部開示を受けているが，これではその写しを審査請求に係る原処分庁が都合のいい範囲で開示できるのであるから，審査請求人が真に求める文書が開示されず，これは大阪国税局長と処分庁が共謀した不都合な文書の不開示（廃棄）を狙った行為で極めて不当である。
イ 請求理由
開示請求は，特定個人１に係る延納手続に係る文書の開示請求であり，昨年来，特定税務署に開示請求を行い，その開示を受け，それら開示文書を証拠資料等として審査請求（以下，第２において「別件前回審査請求」という。）を行っていたものである。
別件前回審査請求については，いったん裁決が行われたが，その１月後にその裁決に係る原処分が突然取り消され，再度，取消と同時に差押処分がなされることとなった。このため再度当該処分に係る審査請求（以下，第２において「別件審査請求」という。）を行うこととなった。
別件審査請求は，別件前回審査請求に引き続き，①延納許可手続関係の文書である担保物の評価が違法に行われていた点，②決議書の審議欄に署長・副署長の押印がなされず，決裁の証明が行われていない決議書の信憑性，③滞納者が自主納付の意思表示をしたにもかかわらず，当時延納手続が法令に基づき適正に処理されていたか，④滞納者が自主納付の意思表示をしたにもかかわらず，違法な延納手続により，自主納付を受け入れてもらえず，滞納が継続した結果，最終的に差押処分に至ったことの違法性などが大きな争点となっていることに起因している。そのため，これまでと同様に延納手続に係る文書の個人情報の開示は不可欠であることから，その開示を特定税務署に求め事前相談したところ，突然，「当該延納手続に係る文書は保存年限徒過により廃棄しているから開示できないので，大阪国税局に現存する滞納処分に係る文書のみ開示する」という指導を受けることとなった。そこで，別件審査請求の期限まで時間がなかったことから，その指導に従って開示請求を行い，その資料などにより別件審査請求を行ったが，その後，特定税務署に行政文書の開示請求により，当該文書廃棄日の確認をしたところ，廃棄日は開示請求に係る相談日の翌日であること，別件審査請求に係る答弁に当たり大阪国税局長は特定税務署が保存年限徒過により廃棄したとする延納手続に係る文書を大量に審判所に提出して主張立証を行っていることなどから，当該相談日には開示を求めた文書は存在していたという事実が判明した。
これは，別件審査請求では廃棄したとする文書を証拠として大阪国税局長は自由に主張立証を行っているのに，別件審査請求に係る審査請求人には反証を不可能とするような不公正な処理が行われたものと考えられる。
現在，別件審査請求では，当該審査請求に係る審査請求人の主張に対して大阪国税局長は，延納許可の経緯を踏まえ事実に基づいて正しい処分がされたことを主張立証することをせず，延納許可に係る法令の要件や延納許可手続に係る必須となっている決議書の審議欄に署長・副署長の押印がないことについて，具体的な根拠を全く示さず，単なる決裁印漏れであり，決裁された事実は治癒されているなどと根拠のない主張を繰り返しており，違法な延納許可に係る事実を隠蔽しているものと考えられる。また，別件審査請求に係る延納許可手続は平成５年～平成７年にかけて行われたものであるが，大阪国税局長が別件審査請求に係る主張に用いた大阪地裁平成１４．１０．７判決（国賠関係事件）の裁判例の事実によると，平成５年当時特定税務署の延納事務を担当する部署で違法な事務処理により納税者に損害を与えていたことが明らかにされている。そのような事件発覚の税務署における延納許可手続であれば，延納許可決議に係る手続はより厳正にされることが求められており，違法な方法で担保充足の計算がされている場合には厳に適正な手続に正すための審議が行われなければならないところ，決議欄に署長・副署長の決裁印が押されていないのは極めて異常であり，審議が行われず，違法な方法で担保充足の計算が放置されていた可能性が高いと考えられる。
このように延納申請から延納許可に至る経緯は別件審査請求に係る主張をする上で，延納許可手続に係る一連の文書は，当時の手続が職員によって適正にされ，税務署長の意思決定がされたものとして成立したものかを検証する重要なもので，不服を申し立てる者だけでなく，適正な事務処理を行う必要がある税務当局としても大変重要な書類であるし，別件審査請求の焦点となる重要な書類である。従って，前回審査請求の際に，期限徒過により廃棄されているのであればともかく，存在するとして開示していたものを審査請求が終結するまでに廃棄処分を行うことはあってはならない。しかしながら，現に廃棄前の数日前に電話で開示請求の相談をし，廃棄の前日に相談をしているのであるから，それを無視して既に廃棄したと答え，その翌日に廃棄するというのは違法であるばかりか，極めて不自然であり，この特定税務署の対応は，明らかに当該文書の開示が特定税務署にとって不都合であるから拒否しているものであり，証拠隠滅を図る極めて違法性の高い行為であり断じて許容されるものではない。
現に，その後の延納手続に係る一部書類の存在を通じて，違法な手続の延納許可審議の前に納税者から「現金による完納を申出ている」ことやそれにも関わらず違法に担保充足を結論付け税務署から分納許可を指導しているという事実も明らかとなっている。これは，延納申請から延納許可まで１５月の記録のうちの，数日分が他の書類とともにあったとして開示を受けたが，１５月の記録があれば，延納許可に至る経緯も自ずとあきらかとなるし，そうすることが容易にできた。
それにも関わらず，処分庁は，延納関係書類を廃棄したのであるから，正当な手続を求める納税者の権利を奪う不当な措置であり，それを前提とする通知処分（別紙９）は違法であり，それに至る事実の解明を求め審査請求を行うものである。
ウ これまでの経緯等（証拠資料の整理を含む。）
（ア）審査請求の経緯等
本件の審査請求人は，大阪国税不服審判所に差押処分の取消を求めて審査請求をしている特定個人１の代理人税理士で，本件通知処分に係る個人情報の開示請求は，特定個人１を代理して行ったもので，特定個人１の延納関係書類に係る個人情報の開示は当該審査請求に係る証拠資料の収集のためである。
（イ）通知処分に至る個人情報開示請求の経緯等
ａ 特定個人１に係る差押処分取消の審査請求は，平成５年分の特定被相続人の相続税に係るもので，平成１６年に延納取消がされた。延納許可申請は平成５年１０月にされたが適当な担保がなかったことから特定個人１ら共同相続人は，特定市の土地売却により●億円の譲渡収入があることから特定税務署に現金で完納すると申し出ていたが，特定税務署職員は，特定個人１の同族会社が提供した取得価額●億円の担物を提供時の路線価ではなく，平成５年分の路線価を適用し，所在を変更し，極端な不整形地であるにも関わらず補正をしないなどして，時価●億円と明らかに違法な価額により見積価額を計算し担保充足しているとして延納許可決議書を作成した。しかし，当該決議書の内容は違法であったことから特定税務署長及び副署長は審議欄に押印をしなかったが，審議を経ない決議を許可があったと取り扱った（当該決議書には審議欄の押印に加え，官印の押捺記録印，発送印などもない。）。この特定税務署の許可の扱いを受けて，特定個人１ら特定被相続人の共同相続人は，当該同族会社に譲渡代金の全てを貸し付け，当該同族会社が分納税金を納付することとなった。ところが，当該同族会社の経営は平成１０年頃から悪化し，納税ができなくなり，延納不履行となり，数度にわたる延納条件の変更許可がされたが，平成１６年１２月に延納許可が取り消され，それと同時期に母が居住し，特定個人１と共同所有の相続財産である土地家屋も売却され，当該同族会社の借入の整理に充てられた。
その後，担保不動産は平成１８年に公売された。公売時の鑑定価額（時価）は●億円で，そのうち，特定税務署が●億円とした土地は●億円（この鑑定書は，延納申請時の特定税務署の時価●億円の評価が誤りであったかを証明している。）であり，近隣の土地所有関連会社が落札したことから幾分高額となったもののその公売代金では特定個人１の滞納税金が賄えないから，必然的に滞納となったが，特定税務署は延納許可したとする時期から延納取消に至る地価下落の激しい時期にあっても追加担保の請求をせず，担保物の時価●億円を変更していなかったから，特定個人１は公売で完納したと信じていた。
平成２３年に自宅の捜索（時効の中断の目的と考えられる）を受け，多額の滞納があることを思い知らされ，その後，自身の生活の糧である給与により納税をしていたが，コロナに伴う蔓延防止期間が明ける直前に，大阪国税局長から老後の糧となる退職金の差押えを受け，この期間の滞納処分は異例なことから，職場の同僚の驚きは大変なもので，特定個人１も相当の気苦労があり，大阪国税局から差押えをすると聞いていたが，この時期の差押処分には納得できないとして審査請求の相談があった。特定個人１の滞納は，延納取消に伴うもので，滞納に見合う延納担保物を徴していた税務署が公売をしたが足りなかったものを給与から徴収するもので，職業も住所も明らかで，病床の妻を抱えながら納税もしており，資産を分散するような行為もないことから，わざわざ蔓延防止期間中を狙って差押えをする必要はないと思われたから，なぜ蔓延防止期間を選んで処分がされたのかの理由の解明のためにも，差押処分に係る審査請求（別件前回審査請求）をすることとなった。
ｂ 別件前回審査請求では，延納許可から取消に至るまでの各処分の通知が特定個人１の住所あてにされていなかったため，処分内容などを明らかにする書類がなく，証拠書類の収集は特定税務署に保存されている個人情報の開示に負うところが大きく，それらを通じて，担保物の計算が違法で，延納許可決議書の審議がされていない，手続きの内容がずさんで署長・副署長の審議を了しておらず担保充足要件を満たしていないことについて，特定税務署から収集した延納関係書類を基に主張した。
ｃ なお，証拠収集のために特定個人１及びその共同相続人であった特定個人２に係る延納許可から取消に至る延納関係書類の開示請求を行い，その開示を受けた延納関係書類は別紙１，２のとおりであるが，それ以外に特定税務署と開示請求の交渉をし，開示文書の特定をしたが，開示請求に至らなかったものが２件（別紙３）あった。
ｄ 令和５年４月２８日付で別件前回審査請求に係る差押処分は取り消されたが，同日改めて退職金に対する差押処分が行われた。
ｅ 令和５年５月１６日に大阪国税局で特定個人１と共に担当者の特定職員１と面会し，取消及び差押えの経緯を確認したところ，前回の差押処分は有効な処分であるが，今後，訴訟等においても文書の不備が争点とならないように明確に記載したと説明を受けた。その際，再度審査請求をする旨を伝えた。
ｆ 別件審査請求に当たり，特定個人１の母，特定個人３の税務署に「特定市の土地売却代金で納税するといったが，税務署が分納できると言い出した」ということの確証を得ることができなかった発言が気になったことから，証拠収集は延納関係書類，特に大阪国税局が証拠としていた延納・物納調査票次葉の開示を求めることで，延納手続の全体が把握できるものと考えられたので，これを中心に収集を進めることとした。
ｇ 令和５年６月１３日特定税務署総務課の特定職員２と面接して，延納物納・調査票次葉などの文書の開示を求めたところ（別紙４），対象の延納関係書類は廃棄期限が過ぎ，廃棄されているので昨年開示できるとしていた文書（別紙３）も含めて開示ができない旨，開示が可能な滞納処分票及び次葉については，後日文書でその記述方法を連絡する旨の指導があり，令和５年６月１４日付で別紙５の文書で請求できる旨の連絡があり，当該手続は令和５年６月２３日特定税務署で行ったが開示は大阪国税局からと伝えられ，令和５年７月２１日に大阪国税局から開示（別紙６）があった。
ｈ 令和５年６月１４日令和５年９月２８日行政文書の開示請求により令和５年６月１４日に管理部門で【平成１６年度】延納関係書類（事案完結分）が廃棄されたとする記録が確認される（別紙７）。
ｉ 令和５年７月２８日，令和５年４月２８日付の差押処分に係る国税不服審判所への審査請求（別件審査請求）をした。
ｊ 令和５年９月１２日大阪国税局長は別件審査請求に係る証拠書類として，令和５年６月１４日に保存年限経過により処分庁が廃棄した延納関係書類を含む証拠資料を大阪国税不服審判所に提出した（別紙８）。
ｋ 令和５年９月７日に（４）で開示請求をしていなかった文書について処分庁に開示請求をしたところ令和５年９月２７日付で開示しない旨の本件処分通知（別紙９）がされた。
（２）意見書
ア 諮問事件に係る意見の趣旨
処分庁が廃棄したから不開示とした文書を含む本件ファイルは，別件審査請求における事実関係を根拠づける基本的な証拠資料であり，本件ファイルには，本件開示請求に係る文書のほか，処分庁が明らかに担保物の評価を誤っているもの，処分庁の審議がされていない許可決議書，本人が提出していない申請書などがあり，それらは別件審査請求の争点となっている。
処分庁はその重要性を認識していながら，本件開示請求の事前相談日に当該文書は廃棄したから開示できないと伝え，その翌日に本件開示請求に係る文書を含む本件ファイルを廃棄したとしている。その後，大阪国税局長は，処分庁の保存文書である本件ファイルに係る文書の写しを証拠資料として審判所長に提出している。これは，本件ファイルが存在していて，開示請求を求める本人には廃棄していると伝え，大阪国税局長には，写しを作成させ審判所に証拠資料としての提出を許すというものであるが，これは，別件審査請求に係る審査請求人の正当な証拠収集活動を大きく妨害し，また，廃棄ということで文書を隠蔽し，その文書が自らに不都合に扱われることを避けようとする意図さえ感じられる極めて不当な行為である。
そもそも，別件審査請求中に処分庁のみの判断で別件審査請求に係る証拠物を大量に廃棄するとは考えられず，また，廃棄後も大阪国税局長は審判所長に本件ファイルに係る文書を提出しているのであるから，本件ファイルは存在している。よって，廃棄を理由とする不開示処分は不当であり，処分庁は早急に開示しなければならない。以下，イ及びウにおいてその理由を述べる。
【意見書の用語の意味】
別件審査請求下記イの【別件審査請求と本件開示請求】のｉのとおり。
本人又は特定個人１特定個人１，個人情報開示請求に係る本人で別件審査請求に係る審査請求人
特定個人２特定個人２特定個人１の弟で，平成５年分
特定被相続人の共同相続人で相続税が滞納と
なっている
審判所長大阪国税不服審判所長
本件開示請求諮問事件に係る特定税務署に対する個人情報の開示請求で，処分庁から廃棄を理由に不開
示とされた（別紙５）。当該請求に係る個人
情報は，特定被相続人（特定年月日相続開
始）に係る延納・物納指導調査表（次葉）の
うち特定個人１に係るもの（平成５年１０月
１９日（延納申請日）から平成１６年１２月
末までももので，他の関係書類に添付され保
存されているものを含む。）などであった。
本件ファイル【平成１６会計年度】延納関係書類（事案完結分）特定個人１，特定個人２に係る延納関係書類
を構成するファイル
ファイルを構成する各文書の保存年限は徒
過しているが，行政文書ファイルの作成時期
（保存期間の起算日）等が不明のため，本件
ファイルの実際の保存期間は不明であり，ま
た，当該ファイルに係る開示請求や不服申立
により，保存期間は延長されているから，廃
棄されたとする令和５年６月１４日には廃棄
できない。
イ 処分庁は，別件審査請求で処分庁の違法な行為，常識では理解できない行政文書の取扱などの争点を明らかにするために不可欠な本件ファイルを破棄したこと
本件ファイルに含まれている文書は，別件審査請求の原処分庁である大阪国税局長が証拠として審判所長に提出しているものであるが，それら文書の中には，例えば，延納許可決議等に係る違法な担保評価，署長・副署長の審議を経ない決議書，担当者のみの起案文書，必要な担保充足を判断しない決議書，特定個人１の筆跡でない申請書など，それら文書は特定個人１らの延納手続について一般に職員に求められる程度の事務がされていたとはとても理解することができないもので，もし，通常の事務処理がされていたら，特定個人１，特定個人２の相続税の滞納はなく，別件審査請求に係る差押えもないものと考えられた。
そこで，延納・物納指導調査票（次葉）は担保提供の交渉の記録や許可決議までの経緯などが記述されているから，上記決議書等のみでは理解できない事実が把握でき，なぜ通常の事務処理がされなかったのかを確認できると期待されたことから，本件開示請求を行った。
これに対して，処分庁は，本件ファイルの重要性を十分に認識しながら，大阪国税局長が審判所長に提出し特定個人１がそれら別件審査請求の争点としているすべての本件ファイルを廃棄したというのであるから，その廃棄は異常というほかなく，処分庁の本件ファイルの廃棄は，不服審査手続における事実解明を妨害する極めて不当な行為である。
【別件審査請求と本件開示請求】
ｉ 別件審査請求の概要
特定個人１（本人）の平成５年分特定被相続人の相続税滞納に係る退職金の差押処分（大阪国税局長の事情でいったん解除され，当該解除と同時に再度差押がされた。）の取消を求める審査請求で，その滞納原因は，相続税の延納に係る分納税額が支払えなくなり，滞納となったもので，延納担保物は公売されたが地価下落が著しい中，担保価値は著しく下落したため，担保物の公売代金では充当できず，特定個人１らには多額の滞納が残り，他に財産等もないことから，重病の妻を抱えながら給与から相続税の納付を続けていた。
延納の担保である不動産の平成１８年の公売時の見積価額（約●千万円）からすると，平成７年の延納許可時の価額は●億円にも満たないが，それが特定個人１らの延納相続税約●億円を担保しているとは考えられないこと，また，平成７年以降，地価下落は著しいから，処分庁から増担保が求められてしかるべきところ，そのような国税債権の管理はなされていないこと，延納に係る通知等や滞納に係る督促は特定個人１や共同相続人である特定個人２の住所ではなく納税地に送付しているから所持していないことなど，処分庁の延納許可から取消しに至る事務処理が滞納相続税を増大させた大きな原因であり，それを相続財産ではなく滞納者の老後の糧である退職金に求めるのは不当で，その手続にも重大な瑕疵があると考えられたので，審査請求に及んだものである。
ⅱ本件開示請求の役割
大阪国税局長が審判所に提出した文書並びに特定個人１及び特定個人２に係る個人情報の開示請求により，それらの文書から，特定税務署長の決議等について次の事実関係が明らかとなり，それらの処分の存在等が争点として顕在化したところ，これら文書（その一部を別紙として添付している）のほとんどが，特定税務署長が廃棄したとする本件ファイルの文書に係るものである。
これらの事実のうち，③の事実は大阪国税局長が特定個人２の文書に添付されていたとして開示した延納・物納指導調査票（次葉）（ただし，限られた期間のみ）から明らかとなったが，処分庁がその申出を受け，提供された納担保物では延納相続税を担保できないから申出どおり全納を指導していたら，特定個人１に滞納は生じなかった。
処分庁がなぜ，そのような法令に沿った指導をしなかったのか，署長は違法な担保計算を本当に許可決議していたのか，それとも署長は決議書の審議欄にあるどおり許可をしなかったものの，職員が許可したと扱ったのか，などについては，交渉や決済の経緯などを記載した延納・物納指導調査表（次葉）全体の開示が不可欠であることから，当該文書の開示を求めた。
① 延納の担保を提供していないものを無担保で１５月なぜ放置したのか
② 取得価額●億円の土地を●億円と水増し計算して担保充足といえるか
③ 納税者の土地譲渡による相続税全納の申出の扱い
④ 延納の許可決議書に署長・副署長の押印がなく（別紙９）許可要件を欠く内容の決識書
⑤ 担当者の起案文書を許可決議ありとするもの（別紙１０）
⑥ 著しい時価下落の中で担保の見直しのない延納条件の変更許可
⑦ 代理権限の確認を欠く第三者との応接（プライバシーの侵害，守秘義務違反）
⑧ 居住していない納税地への文書の送付（このため一憲の手元に延納関係の文書はない。）
なお，大阪国税局長はこれらについて，担保物の評価の誤りは認めたが水増しは否定し，正しい計算は示すことなく「後日の担保提供により（延納の要件は）治癒された」，担保不足の許可について「申請どおり許可をした」，署長・副署長の審議欄に押印がない決議や起案文書については「決裁者が決裁印の押印を失念した事実を証明するもの」，個人情報に係る職員の守秘義務違反は，「職員が処分されるに過ぎず，違反した行為であっても行政行為を左右しない」などとしている。
ウ 本件開示請求に廃棄（不存在）を理由とした不開示は文書の隠蔽であること
処分庁は，令和５年６月１３日の本件開示請求の事前相談（別紙２（添付文書２通を含む。））で，文書は廃棄したから開示できないとした。そして，その翌日の令和５年６月１４日に本件ファイルを廃棄したとしている。
その後，大阪国税局長は，令和５年９月１２日付で審判所長に「証拠説明資料」（別紙４）とともに処分庁が作成又は保存している本件ファイルに含まれる多くの文書の写しを証拠資料として提出している。
これら証拠書類は大阪国税局長が，特定個人１の令和５年７月２８日付審査請求（別紙１の二枚目）を受けて，答弁書とともに審判所に提出したものであるから，令和５年７月２８日付以降に作成されたものであり，少なくとも令和５年７月２８日まで本件ファイルは特定税務署に存在していたと合理的に考えられるから，令和５年６月１４日時点で処分庁が廃棄していたとは考えられない。また，大阪国税局長の令和５年９月１２日付答弁書にあっても，別件審査請求にかかる処分庁が行った特定個人１らへの延納手続に係る処分について，それぞれその処分の根拠となる文書を基に事実関係を主張しており，そこに，それら文書が廃棄済であることなどの記述はなく，処分庁が処分等をした文書の存在を前提として主張が展開されている。これは，本件ファイルに係る文書の存在を示し，その事実を基に主張を展開するもので，もし，審査請求人がその証拠書類である行政文書に疑義がある場合は，開示請求などによりその証拠の全体を収集して当該証拠の内容を確認できることを前提としている。これに関して国税庁行政文書管理規則２２条は，施行令９条１項各号に掲げる場合にあっては，定める期限まで延長しなければならないとし，同項３号に不服申立における手続上の行為をするために必要とされるものは，当該裁決の翌日から起算して１年延長されている。
このことについては，通常，大阪国税局の国税訟務官室などその文書を必要とする担当の部署から所要の指示がされるのであるから，審査請求や訴訟手続中に，処分庁のみの判断で廃棄がされるとは考えられない。
加えて，下記「不自然な文書管理と不自然な説明書の説明」のとおり，①本件ファイルに係る大量の文書は文書ファイルを作らないで大阪国税局長が所持していること，②国税庁の説明書の説明が不自然であることを併せ考えると，処分庁の廃棄を理由とした不開示は，本件ファイルの重要性を認識しながら，その存在を隠蔽し，審査請求等に係る審査請求人の正当な証拠収集活動を妨害するものと推察される。
上記の事情からすると，審査請求中の文書を処分庁が独断で廃棄することはできないから，大阪国税局長が処分庁に代わって所持している，言い換えると，廃棄ではなく，大阪国税局長が不服申立てをしている部署へ移管したとするのが合理的で，廃棄を理由とした本件処分は不当である。
【不自然な文書管理と不自然な説明書の説明】
ⅰ本件ファイルに係る大量の文書の写しを行政文書ファイルを作らないで大阪国税局長が所持していること
処分庁の廃棄については，昨年来審査請求のために開示を求めていたもので，突然の廃棄には納得できないことから，「大阪国税局長が令和４年１１月１０日に作成し審判所に証拠として提出した調査報告書（別紙８）は，大阪国税局の事務室で特定個人１に係る延納・物納指導調査票（次葉）を調査して作成しているから，処分庁から大阪国税局長に移管して所持している可能性があるので調査して欲しい」と大阪国税局情報公開窓口に申し入れたところ，「その一部が特定個人２の滞納処分票及びその次葉に添付して存在する（なぜそこに存在するのかの説明はない。）ので，特定個人２から開示請求があれば開示ができる」という説明を受けた。
そこで，その説明に従って大阪国税局長に開示を求めたところ，令和５年１０月５日付（別紙１１）及び令和５年１０月１７日付（別紙１２）でその一部の開示があったが，関心の延納申請日から延納許可に至る交渉の継続した記録は存在しないとして開示はなかったが，このことから，本件ファイルの複製（又は原本）が大阪国税局長によって作成（又は保存）され，他の文書ファイルの添付書類に姿を変えていることが認められた。そして，このようにして保存されている複製文書は，独立した行政文書ファイルがないため，行政文書の存在をあいまいにして，開示請求を困難なものとしていることが明らかとなった。また，このような添付文書は，大量にあっても事務に必要な文書以外は保存しないから，大阪国税局長の立証活動に不要又は不都合な部分は，容易に削ることも可能となる。
一方で，大阪国税局長は，処分庁が令和５年６月１４日に廃棄したとされているものを，令和５年９月１２日「証拠説明資料」とともに，本件ファイルを構成している文書を大量にかつ整然と整理し，作成者を特定税務署長とするなどして審判所に提出していることからすると，処分庁の廃棄は，実は廃棄ではなく大阪国税局長への移管で，その文書について文書ファイルを新たに作るのではなく，他の文書に添付させているという手段を用いて，個人情報の特定を困難とし，そうすることで開示範囲をコントロールできるものとしているという疑念がある。ⅱ説明書の説明が不自然であること
（ア）「令和５年６月の廃棄対象である」という特定税務署の案内は不自然であること
説明書の３（１）ウについては，令和５年６月１３日に特定税務署の担当者に別紙２（添付文書２通を含む。）を示して，開示文書の特定を求め，存在するということであれば，その指導に従って開示請求をするものであり，その文書の開示請求を求めて交渉をしている者に対して，翌日廃棄予定を「令和５年６月の廃棄対象である」という案内は不自然で，もし請求があるのであれば「文書は存在するので早急に開示請求をしてください」と案内すべきである。
また，「令和５年６月の廃棄対象である」として，翌日の令和５年６月１４日に廃棄するというのでは，個人情報の開示請求のために相談した者との信頼関係を著しく害するものであり，そのような説明書の説明は著しく不自然である。
（イ）本件ファイルの文書管理システムヘの登録時期等などが明確に説明されていないこと
説明書では，「本件ファイルは文書管理システムに登録されておらず，その後，本件ファイルは文書管理システムに登録され」としているが，登録されていない本件ファイルがいつ，どのような理由で，誰の指示によって登録されたのか，明らかにされていない。
しかし，これらの情報は，本件ファイルを文書管理システムに登録しているのであるから，いつ，だれが登録したのかは，システムで管理されている記録，レコード識別番号などの取得時期などは確認できるのであるから，それを明らかにしないのは説明不足と言わざるを得ないが，これらの説明ができないのは，本件ファイルの登録から廃棄までの手続きがあいまいであるからと考えられる。
（ウ）本件ファイルは保存文書ではなかったこと
行政文書ファイルは作成されると，文書管理システムに登録されるが，これに関して説明書は「本件ファイルは文書管理システムに登録されておらず」としている。しかし，この説明では，本件ファイルがいつ作成されたのかは明らかではないが，この作成日は，保存期間の起算日と密接な関係があることから，これを明らかにしない説明では納得ができない。
また，行政文書ファイルは作成後，文書管理システムに登録され，インターネットで公開するとともに，閲覧に供することで広く一般に開示され，その存在を公にすることとされているところ，処分庁は，これら文書について行政文書ファイルを作成せず，文書管理システムにも登録しないという特別な扱いをしているが，それがどのような理由でそのように扱われたのかも明らかでない。
仮に，本件ファイルの作成が文書管理システムの登録日だとすると，国税庁行政文書管理規則１５条１０項は，行政文書をファイルで管理する場合は，ファイルにまとめた日を保存期間の起算日としているのであるから，それに従った廃棄がされなければならず，その説明がないのは不自然である。
また，廃棄期限が過ぎた文書は登録後すぐ廃棄できるとすると，そのような扱いをすることで行政庁に不都合な行政文書は，廃棄期限まで，机かロッカーに保管し，廃棄年限ギリギリに持ち出して文書管理システムに登録して廃棄することで，当該行政文書ファイルが保存文書リストに現れる期間を短くし，一般公衆に知られる端緒を十分に与えることなく廃棄ができるからである。
そして，後に保存文書リストで分かっても廃棄期限に廃棄していれば，説明書の言うように物理的にないのであるから不開示は適正となってしまう。
しかし，このようなファイルの未登録を利用した文書の廃棄は，文書管理システムを悪用した隠蔽行為であり，公文書管理法の趣旨にも反するものであるから，処分庁のみの判断で，このような本件ファイルを登録後，即時に廃棄するようなことはありえず，かつ，許されないものと考える。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 本件審査請求について
本件審査請求は，法７６条１項に基づく開示請求に対し令和５年９月２７日付特定番号第９７８号により処分庁が行った不開示決定（原処分）を不服としてなされたものである。
２ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象保有個人情報の開示を求めるものである。これに対し，処分庁は，本件対象保有個人情報は，平成２２年３月３１日に文書保存期間（事案完結後５年）が満了し，既に廃棄したとして，不開示決定（原処分）を行った。
審査請求人は，本件対象保有個人情報に係る文書（本件文書）について，その廃棄日前に開示請求に係る相談をしているものを廃棄したとして開示を制限するのは，その文書の存在（現存）を知りながら開示を拒むものであり違法であることなどを理由に本件審査請求をしているところ，処分庁は，本件対象保有個人情報は保存期間が満了し，既に廃棄しているとして原処分を行っていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
３ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）本件対象保有個人情報の保有の有無について，処分庁に確認したところ，処分庁は，以下のとおり説明する。
ア 令和４年９月２７日，審査請求人が別紙の２に掲げる各文書（以下「前回対象文書」という。）に記録された保有個人情報の開示請求をしたため，処分庁は，同年１０月１９日付特定番号第９０２号により一部開示決定を行った。
なお，前回対象文書は，いずれも「【平成１６会計年度】延納関係書類（事案完結分）」（以下「本件ファイル」という。）に編てつされていた。
イ 処分庁は，令和４年１１月１日付「保有個人情報の開示をする旨について」をもって，審査請求人に対し，「特定個人１（委任者）が提出した特定被相続人（特定年月日相続開始）に係る相続税延納条件変更決議書（平成１１年１０月６日起案分）」が開示可能である旨伝えた。
なお，当該文書は本件文書の一部であるところ，前回対象文書同様，本件ファイルに編てつされていた。
ウ 令和５年６月１３日，審査請求人から保有個人情報の開示請求について相談があった。
その際，総務課の担当者は，審査請求人作成の同日付文書に記載された「開示を求める書類」について，管理運営部門の担当者に対し保有個人情報の特定を依頼した。管理運営部門の担当者は，総務課の担当者に対し，審査請求人が開示を求める文書のうち管理運営部門で保存する文書は令和５年６月の廃棄対象であると回答したことから，総務課の担当者は，その旨審査請求人に伝えた。
エ 令和５年６月１４日，本件ファイルを含む行政文書の廃棄を実施した。
なお，本件ファイルは平成２２年３月３１日に保存期間が満了していたが，その後も廃棄されることなく，保管されていたものである。
オ 大阪国税局において上記「開示を求める書類」のうち「滞納処分票，滞納処分票次葉」を保有していたことから，令和５年６月１４日，総務課の担当者は，同日付「保有個人情報の開示をする旨について」をもって，審査請求人に対し，大阪国税局長宛てに提出する保有個人情報の開示請求書に記載する保有個人情報の名称等を伝えた。
カ 令和５年６月２６日，審査請求人は，大阪国税局長に対し，「特定個人１（委任者）に係る滞納処分票及びその次葉（平成５年１０月１９日（延納申請書提出日）から平成１６年１２月末まで）」に記録されている保有個人情報の開示請求をした。これに対し，大阪国税局長は，令和５年７月１４日付大局徴整第２０９８号により一部開示決定を行った。
キ 令和５年９月７日，審査請求人は，本件対象保有個人情報の開示請求をした。これに対し，処分庁は，上記エのとおり本件文書を既に廃棄していたことから，不開示決定（原処分）を行った。
ク 本件審査請求後，本件対象保有個人情報が保管されていたと考えられる特定税務署管理運営部門の書庫等を再度探索したが，本件対象保有個人情報の存在は確認できなかった。
（２）なお，処分庁から提示を受けた平成２３年４月１日付官総７－８「国税庁行政文書管理規則細則」（事務運営指針）を確認したところ，保存期間が満了した行政文書ファイル等のうち，法７６条の開示請求があったもので法８２条の措置を行った日（開示決定等の日）の翌日から起算して１年を経過していないものについては，開示決定等の日の翌日から起算して１年間延長すると規定されていることが認められる。（３）以上を踏まえると，本件ファイルの保存期間満了年月日は平成２２年３月３１日であり，内閣府による廃棄の同意を得ることにより，廃棄手続は可能であったものの，本件ファイルは文書管理システムに登録されておらず，廃棄手続がとられていなかった。
その後，本件ファイルは文書管理システムに登録され，内閣府による廃棄の同意を得た上で廃棄されたが，本件ファイルに編てつされた一部の文書について，令和４年１０月１９日に開示決定したことに伴い，保存期間を開示決定等の翌日から１年間延長すべきであった。
そうすると，本件文書が本件ファイルに編てつされていたことから，本件文書の保存期間は開示決定等の翌日から１年後の令和５年１０月１９日まで延長されるべきところ，上記（１）ウの特定税務署の総務課及び管理運営部門の担当者の回答からすれば，本件文書の保存期間の延長についての認識が欠けていたことは否めず，また，上記（１）エのとおり本件文書を含む本件ファイルを令和５年６月１４日に廃棄したことは適切であったとはいえない。
（４）しかしながら，上記（１）エ及びクに基づけば，本件文書を含む本件ファイルは，本件開示請求時点（令和５年９月７日）では，特定税務署において本件対象保有個人情報を保有していなかったことは明らかである。
（５）審査請求人のその他の主張は，上記の判断を左右するものではない。
４ 結論
以上のことから，本件開示請求につき，これを保有していないとして不開示とした原処分については，特定税務署において，開示請求時点で本件対象保有個人情報を保有しているとは認められないことから，原処分は妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は，本件諮問事件について，以下のとおり，調査審議を行った。
① 令和６年３月５日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年４月２２日審査請求人から意見書及び資料を収受
④ 同年８月３０日審議
⑤ 同年９月２０日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は，本件対象保有個人情報の開示を求めるものであり，処分庁は，本件対象保有個人情報は保有していないとして，不開示とする決定（原処分）を行った。
これに対し，審査請求人は，本件対象保有個人情報の開示を求め，諮問庁は，原処分を妥当としていることから，以下，本件対象保有個人情報の保有の有無について検討する。
２ 本件対象保有個人情報の保有の有無について
（１）本件文書を廃棄した経緯等について，当審査会事務局職員をして諮問庁に対し確認させたところ，上記第３の３に加え，以下のとおり説明する。
ア 前回対象文書及び本件文書を編てつした本件ファイル（「平成１６会計年度延納関係書類（事案完結分）」と題する文書ファイル）の作成当時の特定税務署の文書管理者は，本件ファイルを文書管理システムに登録することを失念した。
その結果，本件ファイルは，保存期間である５年間が満了した平成２２年４月以降も，廃棄されることなく保管されていた。
イ 令和４年８月，前回対象文書に係る保有個人情報の開示請求に関して審査請求人から特定税務署に事前相談があり，同相談があった当時の文書管理者は，本件ファイルが文書管理システムに登録されていないことに気付き，同月に本件ファイルを文書管理システムに登録した。令和４年９月２７日，前回対象文書に係る開示請求があり，同年１０月１９日，同開示請求に係る一部開示決定が行われたが，当該文書管理者は，保存期間が満了した行政文書ファイル等であっても，法７６条の開示請求等があったもので開示決定等を行った場合に保存期間の延長（開示決定等の翌日から１年間延長）をしなければならないことを失念し，本件ファイルにつき，同月２７日に内閣府に廃棄同意依頼を行い，令和５年６月１４日に廃棄したものである。（２）当審査会事務局職員をして，国税庁ウェブサイトにおいて公開されている「国税庁標準文書保存期間基準（保存期間表）」を確認させたところ，「延納関係書類（事案完結分）」の保存期間については，事案完結後５年と規定されていることが認められる。
（３）本件対象保有個人情報は本件文書に記録された保有個人情報であるところ，本件文書は，特定被相続人に係る延納関係書類である。当審査会事務局職員をして，諮問庁に確認させたところ，特定被相続人に係る延納事案が完結したのは平成１６年１１月１２日とのことであり，審査請求人もこれに沿う主張をしている。そうすると，本件文書は，平成１６会計年度の「延納関係書類（事案完結分）」として本件ファイルに保存されていたことが推認される。
（４）当審査会において，諮問庁から提示を受けた特定税務署の廃棄簿書目録を確認したところ，本件ファイルは，平成２２年３月３１日に保存期間が満了したものとされていることが認められる。
（５）以上を踏まえ検討するに，本件文書を編てつしてあったと推認される本件ファイルは，上記（４）の保存期間の満了後も保有され続け，令和４年１０月１９日に前回対象文書に係る保有個人情報の一部開示決定があったことから，その保存期間は，その翌日から１年を経過した令和５年１０月１９日まで延長されていたものと認められる。ところが，諮問庁の前記説明によれば，本件ファイルは，本件開示請求（同年９月７日受付）の時点より前の同年６月１４日に廃棄されたというのであって，その探索の範囲は不十分とはいえず，その廃棄の事実及び時期については，審査請求人の主張を勘案しても，諮問庁の前記説明を覆すに足りる事情は認められない。
したがって，本件ファイルは，令和５年６月１４日に廃棄されたと認められるのであって，廃棄の時期が適正であったかはともかくとして，特定税務署において，本件対象保有個人情報を保有していると認めるべき事情はない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は，当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 付言
国税庁行政文書管理規則等に照らし，保存期間が延長されたにもかかわらず，その期間内に本件対象保有個人情報が記録された本件文書を廃棄したことは，公文書等の管理に関する法律にもとる行為であり，これは，行政文書の管理意識の欠如に起因するものと思われるから，処分庁においては，今後適切な行政文書の管理等を行うことが求められる。
５ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから，本件対象保有個人情報につき，これを保有していないとして不開示とした決定については，特定税務署において本件対象保有個人情報を保有しているとは認められず，妥当であると判断した。
（第４部会）
委員白井幸夫，委員田村達久，委員野田崇
別紙
１ 本件文書
（１）特定被相続人（特定年月日相続開始）に係る延納・物納指導調査表（次葉）のうち特定個人１に係るもの（平成５年１０月１９日（延納申請日）から平成１６年１２月末までのもので，他の関係書類に添付され保存されているものを含む。）
（２）特定被相続人（特定年月日相続開始）に係る特定個人１の延納条件変更許可決議書（平成１０年７月３１日付，平成１０年１２月２２日付，平成１１年１０月６日付のもの）
（３）上記（２）に係る担保財産調査書兼担保価額評定調書（不動産等）
２ 前回対象文書
（１）特定被相続人（特定年月日相続開始）に係る特定個人１（委任者）の相続税延納申請書（平成５年１０月１９日提出分）
（２）特定被相続人（特定年月日相続開始）に係る特定個人１（委任者）の延納納税猶予担保目録
（３）特定被相続人（特定年月日相続開始）に係る特定個人１（委任者）の相続税延納申請書（平成６年７月５日提出分）
（４）特定被相続人（特定年月日相続開始）に係る特定個人１（委任者）の延納納税猶予担保目録
（５）特定被相続人（特定年月日相続開始）に係る特定個人１（委任者）の相続税延納許可決議書
（６）特定被相続人（特定年月日相続開始）に係る特定個人１（委任者）の担保財産調査書兼担保価額評定調書（不動産等）
（７）特定被相続人（特定年月日相続開始）に係る特定個人１（委任者）の相続税延納条件変更申請書（平成１０年７月３日付，平成１０年１１月１８日付，平成１１年７月８日付，平成１４年１０月３０日付）
（８）特定被相続人（特定年月日相続開始）に係る特定個人１（委任者）の相続税延納条件変更申請書（平成１５年１１月１８日付）
（９）特定被相続人（特定年月日相続開始）に係る特定個人１（委任者）の相続税延納取消に対する弁明を求めるためのお知らせ（原義）（平成１４年１０月１７日付）
（１０）特定被相続人（特定年月日相続開始）に係る特定個人１（委任者）の相続税延納条件変更申請却下決議書
（１１）特定被相続人（特定年月日相続開始）に係る特定個人１（委任者）の相続税延納取消に対する弁明を求めるためのお知らせ（原義）（平成１６年８月３１日付）
（１２）特定被相続人（特定年月日相続開始）に係る特定個人１（委任者）の弁明聴取書
（１３）特定被相続人（特定年月日相続開始）に係る特定個人１（委任者）の相続税延納条件変更申請書の取下げ書
（１４）特定被相続人（特定年月日相続開始）に係る特定個人１（委任者）の相続税延納許可取消決議書
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r06k002.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。