諮問庁：防衛大臣
諮問日：令和６年６月２７日（令和６年（行情）諮問第７６１号）
答申日：令和７年９月３日（令和７年度（行情）答申第３１６号）
事件名：特定期の初任採用者集合教育の実施に当たり陸上自衛隊特定学校が取得した「身上調書」及び「身上把握記録」の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の２に掲げる文書（以下「本件対象文書」という。）につき、これを保有していないとして不開示とした決定は、妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し、令和６年２月２６日付け防官文第３５７１号により防衛大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った一部開示決定（以下「原処分」という。）について、その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は、審査請求書及び意見書の記載によると、おおむね以下のとおりである。なお、添付資料は省略する。（１）審査請求書
実施機関は当該文書（本件対象文書）を不開示とした理由について、「保存期間満了により廃棄済みのため、保有が確認できなかったことから文書不存在につき不開示」と示しているところ、当該不開示理由につき、実施機関に何らかの事実・制度等誤認があると思料されるため。以下に詳細を記述
ア 保存期間
当該文書の保存期間は１年未満であるか、１年以上であるか。この点、防衛省における保存期間を１年未満にすることができる文書の類型は、「①正本又は原本の写し、②定型的・日常的な業務連絡・日程表等、③出版物・公表物を編集した文書、④所掌事務に関する事実確認の問合せへの応答、⑤明白な誤り等の客観的な正確性の観点から利用に適さなくなった文書、⑥意思決定の途中段階で作成したもので、当該意思決定に与える影響がないものとして、長期の保存を要しないと判断される文書、⑦保存期間表において、保存期間を１年未満と設定することが適当なものとして、業務単位で具体的に定められた文書」の７類型に限られる。
本件において、当該文書が①、③、④、⑤、⑥に該当しないことは明白であり、また、類型②については、別紙第１（略）及び別紙第２（略）が当該文書の原紙（定型用紙）であるところ、ここに内容が記載された当該文書が定型的・日常的な業務連絡・日程表等に該当しないことは明らかである。最後に、類型⑦については、小平学校の保存期間表（標準文書保存期間基準）において、保存期間を１年未満と設定することが適当なものとして指定されておらず、該当しない。
よって当該文書の保存期間を１年未満に設定することはできず、少なくとも１年以上の保存期間が設定されていることとなる。
イ 廃棄済み
当該文書は既に廃棄されているのか。
この点、公文書等の管理に関する法律８条２項によると、行政文書を廃棄するには、行政文書を保存している行政文書ファイル等の保存期間が満了するだけでは足りず、廃棄について内閣総理大臣、実務的には内閣府の同意が下りていることが必要とされている。本件において、平成３１年度に取得された当該文書の保存期間満了の日は早くとも令和３年３月３１日以降であるところ、開示請求日現在（令和５年１２月２４日）、保存期間満了日が令和３年３月３１日以降の文書に係る内閣府の廃棄同意は下りていない。よって、保存期間が満了している可能性はあるものの、文書の廃棄にはいたっていない。
ウ 結論
以上により、確かに文書の保存期間が満了している可能性はあるものの、未だ内閣府の廃棄同意が下りていないため、当該文書は実質的に実施機関が保有している現状にあり、このような文書は行政文書の開示の対象に含まれる。よって、実施機関は速やかに当該文書の全部を開示されたい。
エ 添付書類（略）
別紙第１「身上調書第５１期第５２期第５３期事務官等初任採用者集合教育」
別紙第２「身上把握記録」
（２）意見書
ア 事実
諮問庁は、①身上調書等の不開示決定について、その理由を「保存期間満了により廃棄済みのため、保有が確認できなかったことから文書不存在につき不開示」と示す。
この点、審査請求書に記載のとおり、当該文書は、「保存期間が満了している可能性はあるものの、（開示請求日現在、）未だ内閣府の廃棄同意が下りていない」文書であるため、本来であれば「実施機関が保有している現状にあり、このような文書は行政文書の開示の対象に含まれる」はずであった。ところが、本件においては、諮問庁自身が適正手続を踏まなかったため、つまり内閣府の廃棄同意を得ることなく文書の廃棄を行ったために、開示の対象に含まれなかったものである。
イ 要望
上記諮問庁の対応は、許容され得るものなのか。仮に、何の問題もないと判断されるならば、保存期間満了後の文書の保有期間を約３年短縮することが可能ということであり、今後、いわば法令順守に努めない省庁等が得をする結果となる。したがって、少なくとも、「何の問題もない」とするには無理があり、何かしらの事後処置を講ずる必要があると思料する。
その一環として、審査請求人は諮問庁に対し、不開示決定の理由について、文書の廃棄が適正手続に則って行われたものではないことがわかるように、その文言を修正することを要望する。確かに、多くの前例のように、文書が適正手続に則って廃棄されたのならば、「保存期間満了により廃棄済み」という表現で足りると思われるが、本件において特筆されるべきは保存期間満了ではなく、むしろ、廃棄同意が下りる前に廃棄した点のはずである。よって、法１条の説明責任に則り、これを詳細に示されたい。
また、併せて今後の防止策等を検討し、必要に応じて情報公開・個人情報保護審査会にこれを説明する等、その他の責務を果たされたい。
ウ 結論
よって、防衛大臣の不開示決定について、
① 複数回文書の探索を行ったにもかかわらず保有が確認できないのであれば、不開示理由の内、「保有が確認できなかったことから文書不存在につき不開示」という結論の部分には一定の理解を示すものの、
② 不開示理由の内、「保存期間満了により廃棄済みのため、」という理由の部分については、文書の廃棄が適正手続に則って行われたものではないことがわかるよう、「保存期間満了後、廃棄同意が下りる前に廃棄済みのため、」又は「誤廃棄により廃棄済みのため、」等、その文言を修正されたい。
エ 補足
諮問庁から提出された「理由説明書」別紙の連番１について、対象文書の名称に誤りが見受けられたため、訂正されたい。
誤：「身上調書子※」
正：「身上調書※」
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 経緯
本件開示請求は、別紙の１に掲げる文書（以下「本件請求文書」という。）の開示を求めるものであり、これに該当する行政文書として、別紙の２に掲げる文書（本件対象文書）及び別紙の３に掲げる文書（２文書）を特定し、法９条１項の規定に基づき、令和６年２月２６日付け防官文第３５７１号により、本件対象文書を不開示とする一部開示決定処分（以下「原処分」という。）を行った。
本件審査請求は、原処分に対して提起されたものである。
２ 不開示とした部分及びその理由について
本件対象文書については、保存期間満了により廃棄済みのため、保有が確認できなかったことから文書不存在につき不開示とした。
３ 審査請求人の主張について
審査請求人は、「実施機関は当該文書を不開示とした理由について、「保存期間満了により廃棄済みのため、保有が確認できなかったことから文書文存在につき不開示」と示しているところ、当該不開示理由につき、実施機関に何らかの事実・制度等誤認があると思料されるため」等として、本件対象文書の開示を求めるが、当該文書については、上記２のとおり、開示請求日時点において、保存期間満了により廃棄済みのため保有しておらず、所要の探索を行ったにもかかわらず保有を確認できなかったことから、不存在につき不開示としたものであり、本件審査請求を受けて念のため所要の探索を行ったが、再度の探索においても保有を確認できなかった。よって、審査請求人の主張には理由がなく、原処分を維持することが妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は、本件諮問事件について、以下のとおり、調査審議を行った。
① 令和６年６月２７日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年８月１９日審査請求人から意見書を収受
④ 令和７年７月１４日審議
⑤ 同年８月２７日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件開示請求は、本件請求文書の開示を求めるものであり、処分庁は、別紙の３に掲げる文書を特定し、これを全部開示し、本件対象文書につき、これを保有していないとして不開示とする原処分を行った。
これに対し、審査請求人は、原処分の取消しを求めているが、諮問庁は原処分を維持することが妥当としていることから、以下、本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）本件対象文書の保有の有無について、当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ、諮問庁から次のとおり説明があった。
ア 防衛省行政文書管理規則（以下「管理規則」という。）１７条において、意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書については、原則として１年以上の保存期間を定めるものとされている。
イ 本件対象文書は、教育参加者個人の身上に関する詳細な情報を記載した文書であり、本来、保存期間を１年以上に設定すべき行政文書に該当する。
ウ しかし、本件対象文書を取得した陸上自衛隊小平学校において、保存期間を誤って１年未満に設定し、管理していたため、令和３年６月１５日に本件対象文書を廃棄しており、開示請求受付日（令和５年１２月２５日）時点において、本件対象文書を保有していなかった。
エ 本件審査請求を受け、本件対象文書を保有する可能性が考えられる関連部署等の探索を行ったが、本件対象文書の保有は確認できなかった。
（２）当審査会において、諮問庁から本件対象文書に係る当該行政文書ファイルの管理簿の提示を受けて確認したところ、当該行政文書ファイルは、令和３年６月１５日に廃棄されていることを確認した。
したがって、本件開示請求時点において、本件対象文書は廃棄されており、保有していなかったとする諮問庁の説明を覆すに足りる事情も存在しないことから、防衛省において、本件対象文書を保有しているということはできず、不開示とした原処分は妥当といわざるを得ない。
３ 審査請求人のその他の主張について
（１）審査請求人は、意見書（上記第２の２（２））において、本件不開示部分の不開示理由について、理由提示が不十分である旨についても主張していると解されるが、当審査会において、本件諮問書に添付された開示決定通知書の写しを確認したところ、当該通知書の記載は、不開示とした理由を了知し得る程度には不開示の理由が示されていると認められ、原処分の理由提示に不備があるとは認められず、審査請求人の上記主張は採用できない。
（２）審査請求人のその他の主張は、当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 付言
本件は、開示請求をきっかけとして、本来、存在すべき行政文書を保有していないことが判明したものであり、本件のような事態は、ひとえに行政文書の管理意識の欠如に起因するものと考えられるところ、防衛省においては、今後、同様の事態を起こさぬよう日頃の適切な行政文書の管理を徹底することが望まれる。
５ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから、本件対象文書につき、これを保有していないとして不開示とした決定については、防衛省において本件対象文書を保有しているとは認められず、妥当であると判断した。
（第２部会）
委員武藤京子、委員佐藤郁美、委員寺田麻佑
別紙
１ 本件請求文書
保有する機関：陸上自衛隊小平学校
取得年度：令和元年度
行政文書の名称等：
第５１期・第５２期・第５３期初任採用者集合教育の実施に当たり、
① 教育参加者個人から陸上自衛隊小平学校が取得した「身上調書※」、「身上把握記録」（総数約１５０名分）
② 及びその原紙（定型用紙）
※当該文書には、病歴等取り扱いに注意を要する情報が含まれているため、該当箇所は黒塗りして開示されたい。
２ 本件対象文書
開示請求された「①教育参加者個人から陸上自衛隊小平学校が取得した「身上調書※」、「身上把握記録」（総数約１５０名分）」に係る行政文書
３ 本件対象文書以外に原処分で特定した文書
（１）身上調書第５１期第５２期第５３期事務官等初任採用者集合教育（定型用紙）
（２）身上把握記録（定型用紙）
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0707.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。