諮問庁：総務大臣
諮問日：令和７年４月１７日（令和７年（行情）諮問第４８５号）
答申日：令和７年１１月２１日（令和７年度（行情）答申第５９１号）
事件名：窓口事務質疑応答集の特定記述の原文となる文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
「窓口事務質疑応答集（市町村自治研究会）の「第２章印鑑登録証明第４節印鑑登録証明書」の「印鑑登録証を同封し郵送により印鑑登録証明書の交付申請があった場合、これを受理してよいですか。」の回答の原文となる文書」（以下「本件対象文書」という。）につき、これを保有していないとして不開示とした決定は、妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し、令和６年１０月２３日付け総行住第１２３号により総務大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について、その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は、審査請求書によると、おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求人は、処分庁に対して、本件対象文書【別紙１（略）（以下同じ。）】について、法４条１項の規定に基づき令和６年９月２５日付けで行政文書開示請求（行政文書開示請求書は同月２４日付け。以下「本件開示請求」という。）をした。処分庁は、本件開示請求を受けて、原処分【別紙１】の「２不開示とした理由」で本件対象文書を「該当する行政文書を作成・取得しておらず、保有していないため（不存在）。」として、法９条２項の規定により本件対象文書の開示をしなかった。
（２）ところで、自治省は、「印鑑登録証明事務処理要領」（昭和４９年２月１日自治振第１０号自治省行政局振興課長から各都道府県総務部長あて通知）（以下「本件事務処理要領」という。）を提示しており、そこで、本件事務処理要領の解釈の一つと思われる窓口事務質疑応答集（市町村自治研究会編集）（昭和６３年５月２０日発行）の「郵送により印鑑登録証明書の交付申請があった場合の取扱い」（１６７４頁）【別紙２（略）（以下同じ。）】において、「問印鑑登録証を同封し郵送により印鑑登録証明書の交付申請があった場合、これを受理してよいですか。答以下の理由により、受理すべきではありません。①印鑑登録証明事務処理要領においては、「印鑑登録証を提示しない限り、印鑑登録証明書の交付を受けることができない」、「印鑑登録証明書の交付を申請する場合は、印鑑登録証を添えて、書面でしなければならない」ものとしており、郵送による申請は想定していないことから、それに準拠して定められた条例においても、郵送による申請を認める規定が設けられていないこと。②印鑑の登録を受けている者又はその代理人は、印鑑登録証が郵送により送り返されてくるまでの間、印鑑登録証の適正な管理ができないこと。」と解説されており、印鑑登録証明書を郵送で交付すべきでないとしている。
（３）一方、上記窓口事務質疑応答集の「郵送により印鑑登録証明書の交付申請があった場合の取扱い」（１６７４頁）【別紙２】における出典先未記載であるが、自治省が本件事務処理要領を提示している事実を鑑みると、同じく自治省が出典先と推認することができることから、処分庁に対して本件開示請求をしたものである。そうすると、原処分【別紙１】の「２不開示とした理由」で本件対象文書を「該当する行政文書を作成・取得しておらず、保有していない」とは言えず、少なくとも本件対象文書を作成したが、結果的に破棄してしまい保有していないと推認することが相当であり、原処分【別紙１】の「開示しない根拠規定及びその理由」に対して重大な瑕疵があると言うべきである。しかしながら、上記窓口事務質疑応答集の「郵送により印鑑登録証明書の交付申請があった場合の取扱い」（１６７４頁）【別紙２】における出典先未記載である事実からも出典先不明の怪文書の類等の合理的理由を有する場合に限り、本件対象文書を「取得・作成しておらず、保有していない」という主張にも一定の合理性があるため、不開示理由を明らかにするために審査請求をするものである。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 審査請求の経緯
本件審査請求は、審査請求人である開示請求者が、法４条１項の規定に基づいて行った本件開示請求に対し、処分庁が法９条２項の規定に基づいて行った原処分を不服として、令和７年１月２２日付けをもって行われたものである。
２ 本件開示請求について
（１）本件開示請求の内容
本件開示請求の内容は、本件対象文書の開示を求めるとするものである。
（２）原処分について
処分庁では本件開示請求に係る行政文書について、該当する行政文書を作成・取得しておらず、保有していないため、令和６年１０月２３日付け総行住第１２３号をもって不開示決定（原処分）し、審査請求人に通知したところである。
３ 審査請求について
審査請求人は、原処分に対し、上記第２の２の理由で、原処分を取り消すことを求める審査請求を行った。
４ 原処分の妥当性について
審査請求人は審査請求書において、本件において開示請求の対象となっている（原文ママ）「窓口事務質疑応答集（以下「本書籍」という。）は、（原文ママ）の「郵送により印鑑登録証明書の交付申請があった場合の取扱い」における出典先未記載であるが、自治省が本件事務処理要領を提示している事実を鑑みると、同じく自治省が出典先と推認することができる」と主張しているが、本書籍は、市町村自治研究会において編集されたものであり、自治省において編集されたものではなく、出典先も同省ではない。そのため、本書籍の原文となる文書は、作成・取得しておらず、保有していないことから、審査請求人の主張は当たらないと考えられる。
５ 結論
以上のことから、原処分を維持することが妥当であると考える。
第４ 調査審議の経過
当審査会は、本件諮問事件について、以下のとおり、調査審議を行った。
① 令和７年４月１７日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年１０月１７日審議
④ 同年１１月１４日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は、本件対象文書の開示を求めるものであり、処分庁は、これを作成・取得しておらず、保有していないとして不開示とする原処分を行った。
これに対し、審査請求人は、原処分の取消しを求めているが、諮問庁は、原処分を維持することが妥当であるとしていることから、以下、本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）本件対象文書の保有の有無について、当審査会事務局職員をして更に確認させたところ、諮問庁は、おおむね以下のとおり補足して説明する。
ア 本件開示請求については、本書籍に記載されている「印鑑登録証を同封し郵送により印鑑登録証明書の交付申請があった場合、これを受理してよいですか。」という問いに対する回答の出典が自治省であることを前提に、その回答の原文（回答の根拠又は参考となり得るものを含む。）となる行政文書の開示請求を行ったものと解した。
イ 当時の自治省は、旧自治省設置法に基づき、住民基本台帳法の施行に関する事務をつかさどり、各市町村（特別区を含む。以下同じ。）において、印鑑の登録及び証明に関する事務が正確かつ迅速に処理されるために、各市町村長（特別区の区長を含む。）が準拠すべき事項を記した技術的助言として、本件事務処理要領を通知したが、実際の印鑑の登録及び証明に関する事務は、各市町村がそれぞれの条例等に基づき行っているものである。
ウ このように、実際の印鑑の登録及び証明に関する事務は、あくまでも各市町村の条例等に基づき行われるものであって、自治省の所掌外であるので、本件対象文書を作成することはない。したがって、これを自治省以外の者に対し、本書籍の編集及び発行のために提供等することもない。
エ 仮に、本件開示請求時点において、本件対象文書を保有しているとすれば、本件事務処理要領に関連する文書として、総務省自治行政局住民制度課の標準文書保存期間基準の「大分類：印鑑登録」の「中分類：通知」につづられると考えられるところ、当該行政文書ファイルを調査したが、本件対象文書の保有は確認できなかった。また、上記自治行政局における行政文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿を調査しても、本件対象文書の登録及び廃棄・移管に関する記録は確認できなかった。
オ 以上のとおり、当時の自治省において、本件対象文書を作成・取得しておらず、総務省はこれを保有していない。
カ 本件審査請求を受け、念のため、総務省自治行政局住民制度課の執務室内の書庫、書棚、共用ドライブ等の探索を行ったが、本件対象文書に該当する文書を確認することはできなかった。
（２）検討
ア そこで検討するに、住民基本台帳法の施行に関する事務を行っていた当時の自治省は、本件事務処理要領を発出したが、実際の印鑑の登録及び証明に関する事務は、各市町村がそれぞれの条例等に基づき行っているから、本件対象文書を作成することはなく、また、総務省自治行政局住民制度課の関係する行政文書ファイルを調査しても、本件対象文書を保有している事実は確認できず、行政文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿においても、本件対象文書に係る記録は確認できなかったとして、当時の自治省において本件対象文書を作成・取得しておらず、総務省もこれを保有していない旨の諮問庁の上記（１）アないしオの説明は、否定することまではできず、これを覆すに足りる事情も認められない。
イ また、上記（１）カの探索の範囲等についても、特段の問題があるとは認められない。
ウ 以上によれば、総務省において、本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は、当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから、本件対象文書につき、これを保有していないとして不開示とした決定については、総務省において本件対象文書を保有しているとは認められず、妥当であると判断した。
（第１部会）
委員中里智美、委員木村琢麿、委員中村真由美
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0712.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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