諮問庁：資源エネルギー庁長官
諮問日：令和６年２月１４日（令和６年（行情）諮問第１３６号）
答申日：令和８年２月２５日（令和７年度（行情）答申第９３２号）
事件名：特定の出張に係る電子決裁の初回決裁ルート設定日が分かる文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の２に掲げる文書２（以下「本件対象文書」という。）につき、これを保有していないとして不開示とした決定は、妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し、令和５年１１月１日付け２０２３１００２公開資第２号により資源エネルギー庁長官（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った一部開示決定（以下「原処分」という。）について、その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
（１）審査請求書
本件で、文書保存期間の満了による廃棄済みを理由に不開示決定された行政文書は、公文書等の管理に関する法律施行令９条に基づいて文書保存期間の延長が行われ、保存が継続されている状態にある。以下、その点に関して主に主張する。
（別件開示請求の経緯等の記載は省略する。）
さて、別件開示請求の開示請求の内容中、「特定年月日に特定役場にて開催された「特定勉強会」に説明員として出席した資源エネルギー庁職員の「出張」」が、本件において「初回決裁ルート設定日」等の開示を求めている「特定旅行番号」の出張と同一の出張である。
別件開示請求で審査請求人は、「当該出張の起案や許可に係るすべての行政文書」を開示請求し、当該開示請求を受けた処分庁は「当該出張の起案や許可に係るすべての行政文書」を特定している。
一方、審査請求人が本件で開示を求めているのは、当該旅行番号の出張に係るＳＥＡＢＩＳの「決裁ルート設定」画面の「初回決裁ルート設定日」「決裁者行為」「命令権者」「支出官」及び「決裁状況」について知ることができる行政文書、である。この「初回決裁ルート設定日」「決裁者行為」「命令権者」「支出官」及び「決裁状況」は全て別件開示請求に係る開示請求内容「当該出張の起案や許可に係る」情報であり、それら情報を含む行政文書「ＳＥＡＢＩＳの「決裁ルート設定」画面」は、別件開示請求により処分庁が特定した「当該出張の起案や許可に係るすべての行政文書」に該当している。
別件開示請求に係る審査請求（令和４年（行情）諮問第１７８号）は現在も審理中であることから、別件開示請求に係る開示請求対象行政文書はすべて、公文書等の管理に関する法律施行令９条に基づき文書保存期間が延長された状態にあることがわかる。（公文書等の管理に関する法律施行令９条は、審査請求に係る諮問庁の裁決の翌日から起算して１年間の文書保存期間の延長を義務として規定している。）
処分庁は、本件で不開示決定処分とされた「ＳＥＡＢＩＳの「決裁ルート設定」画面の「初回決裁ルート設定日」」等を含む行政文書について、公文書等の管理に関する法律施行令９条に基づき文書保存期間の延長措置を行い保存を継続していなければならない法律上の明確な義務を負っているのである。
上に述べてきたことから、本件の対象行政文書（「初回決裁ルート設定日」等の情報を含む行政文書）の保存期間満了による廃棄は、処分庁が法律上行い得ない行為であり、したがって当該行政文書の廃棄は為されていない。処分庁が行った保存期間満了による廃棄を理由とした不開示決定処分は誤りである。
当該不開示決定処分を取り消し、本件で開示請求しているすべての行政文書を開示決定処分とすることを求める。
（２）意見書
ア 開示請求人が開示請求した行政文書の再確認
本件で開示請求人が開示請求を行ったのは、ＳＥＡＢＩＳシステムで作成する二つの行政文書（システム上で作成される決裁ルート設定画面ふたつ）です。
ひとつは、令和２年度の職員出張（特定旅行番号）の旅行計画の起案・決裁に係り作成された旅行計画の決裁に関する決裁ルート設定画面です。
もうひとつは、令和２年度の職員出張（上と同一の出張）の旅費精算（特定精算番号）の起案・決裁に係り作成された、旅費精算の決裁に関する決裁ルート設定画面です。
決裁ルート設定画面には、旅行計画決裁のための決裁ルート設定用と旅費精算決裁のための決裁ルート設定用の二つの画面が存在し、その二つは、決裁ルート設定画面上の「起案種別」欄の「旅行計画（内国旅行）一般職員等」か「旅費精算（内国旅行）一般職員等」かを確認することで容易に区別することが可能です。開示請求人は旅行番号（旅行計画起案時に取得する番号）と精算番号（旅費精算起案時に取得する番号）の両方の番号を開示請求書に記載することにより旅行計画と旅費精算の二つの決裁ルート画面についての開示請求を同時に行うことができると考え、本件開示請求を行いました。処分庁の行政文書開示決定等通知書及び諮問庁の理由説明書では、開示請求した二つの文書の扱いが不明確になっている（決裁ルート設定画面が旅費精算決裁に係る決裁ルート設定画面一つしか存在しないように扱われている）ように感じます。
開示請求人の開示請求文書は旅費精算に係る決裁ルート設定画面ひとつではなく、上に示したふたつの画面（ふたつの行政文書）であることを、確認のため、ここで改めて主張します。
また、開示請求人が開示請求した行政文書は、ＳＥＡＢＩＳシステムで電子的・磁気的に作成され電子的・磁気的方法で保存されている行政文書であることもここで改めて確認します。
イ ＳＥＡＢＩＳのマスターデータ保存の枠組みと保存期間（ＳＥＡＢＩＳの概要等の記載は省略する。）
諮問庁は、資源エネルギー庁文書管理規則１６条６項（６）を根拠に、本件対象文書の文書保存期間が１年未満であると主張しますが誤りです。省庁間を跨いで運用されるシステムにおいて各省庁が個別の文書保存期間を設定することは極めて不合理です。もしも省庁ごとにバラバラの文書保存期間が設定され、省庁ごとにバラバラの廃棄処分が行われることになるのならば、それはシステムの統一的な運用に重大な障害や著しい悪影響を及ぼすことになります。デジタル庁が定めた行政文書保存期間「常用」がＳＥＡＢＩＳシステムを導入・利用している各省庁における共通した文書保存期間と考えることが合理的であることは明らかです。
法２条２項が定める行政文書の定義には、「当該行政機関が保有しているもの」との定めがあります。省庁横断型のシステムに保存される行政文書の保存先は、資源エネルギー庁内部のサーバーではなくデジタル庁が運用するサーバー内部となりますが、その場合の「当該行政機関が保有」の考え方について、資源エネルギー庁が省庁横断型のＳＥＡＢＩＳシステム上で作成した行政文書は、保存場所の如何によらず資源エネルギー庁が保有している行政文書と解されるべきと審査請求人は考えます。この点について、もし法解釈上の疑義や問題が生じる可能性があるのであれば、審査会によるご判断をお願いいたしたく思います。
ウ 電子的・磁気的に作成された行政文書の廃棄方法
処分庁は、原処分の不開示理由で、本件対象文書について、「資源エネルギー庁では、文書管理規則上の保存期間が満了したため既に廃棄済みであり、」と説明し、諮問庁は理由説明書で、「廃棄済みであり保有していないと認められる」としています。本件対象文書は電子的・磁気的に作成された行政文書ですが、処分庁・諮問庁とも、当該文書の廃棄をどのような方法で行ったかについては説明していません。
紙文書の廃棄は、例えばシュレッダーにかけて細断する、適切な方法で適正な処理を行う処理業者に廃棄を委託するなど、物理的に文書の再構築が不可能な状態を作ることが廃棄の方法となります。一方、電子的・磁気的に作成された行政文書の廃棄は、例えばハードディスク等の文書の保存装置を物理的に破壊して行う方法と、保存装置に記録された情報を電子的・磁気的な方法で完全に消去したり完全に削除したりする等の廃棄方法があると考えられますが、複数省庁を跨いで運用されているシステムの場合、それらの廃棄方法はいずれも省庁ごとに単独で行い得る廃棄の方法とは考えられません。処分庁である資源エネルギー庁が、どのような方法をもって複数省庁で運用している電磁的に作成された当該行政文書の廃棄を行い得たのか、審査会による確認をお願いいたします。
審査請求人が上記イで主張したように、本件対象文書を構成するマスターデータはデジタル庁によりその全てが「常用」保存されているのですから、本件対象文書を廃棄したとする処分庁及び諮問庁の主張は誤りであると審査請求人は考えています。
単に手元の端末装置で当該画面が閲覧できない状態になったことをもって当該行政文書が廃棄されたこととなったとする諮問庁の主張はただの詭弁です。手元の端末装置に画面が表示されなくなったことが電磁的に作成され電磁的に保存が継続されている行政文書の「廃棄」に該当しないことは言うまでもないことです。「手元の端末画面で閲覧できなくなった＝廃棄が完了した」のようないい加減な行政文書廃棄方法が私たちの国の公文書管理において認められていない行政文書の廃棄方法であることは論を俟ちません。上で述べたとおり、本件対象文書は「廃棄」されていません。当該行政文書を構成する各情報・各画面構成要素はデジタル庁によりすべて保存されているのですから、もし本件の担当課である放射性廃棄物対策課に、ＳＥＡＢＩＳの仕様上手元の端末装置上に一時的に不表示となった当該画面を再表示させることのできるＩＴスキルを有する職員がいないということであるならば、例えば、資源エネルギー庁のＳＥＡＢＩＳシステム管理者やデジタル庁のＳＥＡＢＩＳシステムエンジニア等、当該システムの仕組みや仕様に明るく、かつ必要なＩＴスキルを有する国の職員に助言・助力を仰ぐなどの適切な方法を用いることにより本件対象文書の再閲覧・画面の再表示を行うことが可能であると考えられますので、処分庁・諮問庁はそのような適切な方策を講じて当該行政文書を開示してください。
エ 開示請求人が開示請求した行政文書のうち、処分庁が不開示決定した箇所と不開示決定していない箇所について
開示請求人は、特定出張に係る『ＳＥＡＢＩＳの「決裁ルート設定」画面の「初回決裁ルート設定日」「決裁者行為」「命令権者」「支出官」「決裁状況」について知ることができる行政文書』を開示請求しました。一方、本件で不開示決定されているのは、『ＳＥＡＢＩＳの「決裁ルート設定」画面の「初回決裁ルート設定日」について知ることができる行政文書』のみです。
ＳＥＡＢＩＳの「決裁ルート設定」画面の「決裁者行為」について知ることができる行政文書は不開示決定されていません。ＳＥＡＢＩＳの「決裁ルート設定」画面の「命令権者」について知ることができる行政文書は不開示決定されていません。
ＳＥＡＢＩＳの「決裁ルート設定」画面の「支出官」について知ることができる行政文書は不開示決定されていません。
ＳＥＡＢＩＳの「決裁ルート設定」画面の「決裁状況」について知ることができる行政文書は不開示決定されていません。
上に示した、不開示決定が行われていない行政文書を改めて開示決定処分とし当該行政文書を開示してください。（なお、決裁ルート設定画面は、上記アに示したように、旅行計画の決裁に係る決裁ルート設定画面と、旅費精算の決裁に係る決裁ルート設定画面のふたつの決裁ルート設定についてであることも申し添えます。）
オ 行政文書開示請求書に記載しなかった行政文書が開示されている本件では、開示請求人が開示請求書に記載していない『決裁履歴帳票（特定起案番号）』と、当該決裁履歴帳票に係る『旅行命令簿』が開示されました。当該決裁履歴帳票は特定精算番号に対応する出張の旅費精算に係る決裁履歴が記録されている行政文書です。なぜ本件でこの行政文書が開示されたのかについて処分庁・諮問庁の説明がないので不明なのですが、この行政文書は、開示請求人が行政文書開示請求書の「１．請求する行政文書の名称等」欄に記載したものの開示はされていない『ＳＥＡＢＩＳの「決裁ルート設定」画面の「決裁状況」について知ることができる行政文書』の代替文書として特定され開示されたものである可能性があります。もしそうであるならば、上記アに示したように、旅費精算の決裁履歴帳票だけではなく旅行計画の決裁履歴帳票についても開示されるべきです。開示請求人は旅行計画と旅費精算のふたつの決裁ルート設定画面を開示請求しています。旅行計画決裁の決裁履歴帳票を開示してください。
また、開示された「旅行命令簿」は、開示請求人が行政文書開示請求書の「１．請求する行政文書の名称等」欄に記載したものの開示はされていない『ＳＥＡＢＩＳの「決裁ルート設定」画面の「命令権者」「支出官」について知ることができる行政文書』の代替文書として特定され開示されたものである可能性があります。審査請求人は、当該『旅行命令簿』を過去に行った行政文書開示請求で入手済みであり、その中に記載されている旅行命令権者「特定職員Ａ」氏の旅行命令権者（資源エネルギー庁電力・ガス事業部政策課長）としての在職期間と本件に係る真の旅行命令発令日とに著しい不整合があることを知りました。（日付等が意図的に書き換えられ、真の旅行命令発令日には在籍していなかった特定職員Ａ氏を旅行命令権者だと偽って記載した虚偽の公文書作成が行われています。）その犯罪事実立証の証拠補強のため審査請求人は開示請求を行っています。旅行計画の決裁日付が確認できる旅行計画の決裁ルート設定画面、あるいは、その代替文書としての当該旅行計画の決裁履歴帳票を、法に則り開示してください。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 事案の概要
（１）審査請求人は、令和５年９月２８日付けで、法４条１項の規定に基づき、処分庁に対し、別紙の１に掲げる文書（以下「本件請求文書」という。）の開示請求（以下「本件開示請求」という。）を行い、処分庁は、同年１０月２日付けでこれを受け付けた。
（２）本件開示請求に対し、処分庁は、別紙の２に掲げる各文書を特定し、そのうち文書２（本件対象文書）については、法９条２項の規定に基づき、令和５年１１月１日付け２０２３１００２公開資第２号をもって、不開示決定（原処分）を行った。
（３）これに対し、開示請求者である審査請求人は、行政不服審査法（平成２６年法律第６８号）４条１号の規定に基づき、令和５年１１月１１日付けで、諮問庁に対し、原処分を取り消し、本件対象文書を開示することを求める審査請求（以下「本件審査請求」という。）を行い、諮問庁は、同月１６日付けでこれを受け付けた。
（４）本件審査請求を受け、諮問庁において、原処分の妥当性につき改めて慎重に精査したところ、処分庁は本件対象文書を本件開示請求時点で廃棄済みで保有していないと認められるため、諮問庁による裁決で本件審査請求を棄却することについて、情報公開・個人情報保護審査会に諮問するものである。
２ 原処分における処分庁の決定及びその理由
処分庁は、原処分で、本件対象文書は、資源エネルギー庁では、文書管理規則上の保存期間が満了したため廃棄済みであり、開示請求時点において保有していないため、法９条２項の規定に基づき、不開示とする決定を行った。
３ 審査請求人の主張についての検討
（１）審査請求人は、本件開示請求に対して処分庁が行った原処分について、本件対象文書の不開示決定を取り消して開示決定することを求めているので、以下、原処分の妥当性について、具体的に検討する。
（２）行政文書とは、公文書等の管理に関する法律（平成２１年法律第６６号）２条４項本文で規定する「行政機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書（図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）を含む。第十九条を除き、以下同じ。）であって、当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして、当該行政機関が保有しているもの」である。
（３）ＳＥＡＢＩＳの決裁ルート設定画面について、起案中（決裁ルートを一時保存した場合に限る。以下、同じ。）は、起案者及び起案の参照権限を有する者が、決裁中は、起案者、決裁ルートに入っている未決裁者及び起案の参照権限を有する者が閲覧可能である。起案の決裁完了後は、いずれの者も閲覧不可能となる。本仕様を踏まえると、起案中及び決裁中の決裁ルート設定画面は組織共有性を有し、行政文書に該当するものと考えるのが妥当である。
（４）また、決裁ルート設定画面は、資源エネルギー庁行政文書管理規則（最終改正２０２２０３２５資庁第９号）１６条６項６号「意思決定の途中段階で作成したもので、当該意思決定に与える影響がないものとして、長期間の保存を要しないと判断される文書」に該当し、同規則１６条４項の歴史公文書等及び同条５項の行政文書に該当しないものとして、保存期間を１年未満とすることができるものと考えるのが妥当である。（５）上記の整理を踏まえれば、ＳＥＡＢＩＳ上の決裁ルート設定画面は、起案中及び決裁中に組織共有性が生じることで行政文書に該当するものとなるが、「意思決定の途中段階で作成したもので、当該意思決定に与える影響がないものとして、長期間の保存を要しないと判断される文書」に該当するところ、ＳＥＡＢＩＳの仕様上、決裁完了時点で直ちに閲覧不可能となり、「保存期間の満了に伴う破棄」が行われるものと考えるのが妥当である。
（６）本件対象文書は、資源エネルギー庁の令和２年度の職員出張に係るＳＥＡＢＩＳの決裁ルート設定画面の初回決裁ルート設定日について知ることのできる行政文書である。また、審査請求人が審査請求の理由書で述べるところの別件開示請求の請求日は令和３年８月１０日であり、処分庁は同請求を令和３年８月１２日付けで受け付けている。上記を踏まえれば、当該行政文書として想定される決裁ルート設定画面が、別件開示請求の請求日が属する年度の前年度に、保存期間の満了に伴い廃棄されていることは妥当である。
（７）審査請求人の別件開示請求、別件審査請求及びその他の主張については、諮問庁の上記判断を左右するものではない。
４ 結論
以上により、本件審査請求について、関係法令に従って、諮問庁が改めて精査したところ、処分庁は本件対象文書を本件開示請求時点で廃棄済みで保有していないと認められることから原処分を維持すべきであり、諮問庁の裁決で本件審査請求を棄却する裁決をすることにつき、情報公開・個人情報保護審査会へその妥当性を諮問する。
第４ 調査審議の経過
当審査会は、本件諮問事件について、以下のとおり、調査審議を行った。
① 令和６年２月１４日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同年３月１１日審査請求人から意見書を収受
④ 令和８年１月１３日審議
⑤ 同年２月１７日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は、本件請求文書の開示を求めるものであり、処分庁は、本件請求文書に該当する文書として別紙の２に掲げる文書１及び文書２を特定し、文書１の一部につき、法５条１号に該当するとして不開示とし、文書２（本件対象文書）につき、開示請求時点において保有していないとして不開示とする原処分を行った。
これに対し、審査請求人は、本件対象文書の開示を求めており、諮問庁は、原処分を維持すべきであるとしていることから、以下、本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）本件対象文書は、国家公務員の旅費等の決裁用システムである旅費等内部管理業務共通システム（ＳＥＡＢＩＳ）によって作成された令和２年度の資源エネルギー庁職員の出張に係る電磁的記録であると認められる。当審査会事務局職員をしてＳＥＡＢＩＳを操作させて確認させたところ、起案の決裁者を入力する画面は当該起案の決裁完了後に閲覧不可能になる旨の上記第３の３（３）の諮問庁の説明と符合するものと認められる。
（２）上記（１）を踏まえると、本件対象文書について、決裁完了時点で閲覧不可能となり、「保存期間の満了に伴う破棄」が行われたとする旨の上記第３の３（５）の諮問庁の説明は、あながち不合理とまではいえない。そうすると、本件開示請求の時点及び本件対象文書に係る旅費の決裁時期を踏まえれば、本件開示請求時点において本件対象文書は廃棄済みで保有していないとする上記第３の４の諮問庁の説明を否定することはできない。
また、原処分において起案の決裁完了後にＳＥＡＢＩＳ上で生成される決裁履歴帳票（文書１）を特定していることを踏まえると、処分庁は、本件開示請求の時点において、通常の手段によってＳＥＡＢＩＳから出力可能な文書を特定したといえ、仮に審査請求人が上記第２の２（２）ウで主張する手法があり得たとしても、法が、通常の設備や技術ではその情報内容を直接認識することができないような方式で作成される電磁的記録についてまで、その実質的な情報内容の開示のためにあらゆる措置を講ずべき義務を行政機関に課しているとは解し難いことからすると、資源エネルギー庁において、本件開示請求の対象として特定すべき行政文書として本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は、当審査会の上記判断を左右するものではない。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから、本件対象文書につき、これを保有していないとして不開示とした決定については、資源エネルギー庁において本件対象文書を保有しているとは認められず、妥当であると判断した。
（第２部会）
委員武藤京子、委員佐藤郁美、委員寺田麻佑
別紙本件対象文書
１ 本件請求文書
資源エネルギー庁の令和２年度の職員出張のうち、「特定旅行番号、特定精算番号」の出張に係る、ＳＥＡＢＩＳの「決裁ルート設定」画面の「初回決裁ルート設定日」「決裁者行為」「命令権者」「支出官」および「決裁状況」について知ることができる行政文書。（ＳＥＡＢＩＳの当該箇所の帳票あるいは当該画面のハードコピーやスクリーンショットやキャプチャ画像等）
２ 原処分で特定された文書
文書１「決裁履歴帳票」（特定起案番号）及びその「旅行命令簿」文書２資源エネルギー庁の令和２年度の職員出張のうち、「特定旅行番号、特定精算番号」の出張に係るＳＥＡＢＩＳの「決裁ルート設定」画面の「初回決裁ルート設定日」について知ることのできる行政文書。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0719.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。