諮問庁：法務大臣
諮問日：令和６年１２月２４日（令和６年（行個）諮問第２３３号及び同第２３４号）
答申日：令和７年１０月１７日（令和７年度（行個）答申第１０３号及び同第１０４号）
事件名：本人に係る特定の苦情申立書等の開示決定に関する件（保有個人情報の特定）
特定日時頃の本人からの電話に係る文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙１の１に掲げる各文書に記録された保有個人情報（以下、順に「本件請求保有個人情報１」ないし「本件請求保有個人情報３」といい、併せて「本件請求保有個人情報」という。）の開示請求につき、別紙１の２に掲げる各文書（以下、順に「文書１」ないし「文書３」という。）に記録された保有個人情報（以下、順に「本件対象保有個人情報１」ないし「本件対象保有個人情報３」といい、併せて「本件対象保有個人情報１ないし３」という。）を特定し、開示し、別紙２に掲げる保有個人情報（以下「本件対象保有個人情報４」という。）につき、これを保有していないとして不開示とした各決定については、本件対象保有個人情報１ないし３を特定したこと及び本件対象保有個人情報４を保有していないとして不開示としたことは、いずれも妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）７６条１項の規定に基づく開示請求に対し、令和６年６月１３日付け法務省秘庶第４２号により法務大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った開示決定（以下「原処分１」という。）及び同第４３号により処分庁が行った不開示決定（以下「原処分２」といい、原処分１と併せて「原処分」という。）について、その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は、審査請求書によると、以下のとおりである。
（１）原処分１（諮問第２３３号の関係）
処分の取消しを求める（法７８条及び８３条等違反）。
（２）原処分２（諮問第２３４号の関係）
上記（１）と同旨。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 原処分１（諮問第２３３号の関係）
（１）原処分１について
審査請求人は、処分庁に対し、令和６年３月２７日付け（法務省同月２９日受付）保有個人情報開示請求書（なお、原処分１及び原処分２の両方に係る開示請求書である。以下「本件開示請求書」という。）により、本件開示請求書別紙（別紙３と同旨。便宜上、以下「別紙３」という。）に掲げる趣旨に合致する複数の保有個人情報の開示請求をした。処分庁は、該当する個人情報の探索を行ったところ、法務省大臣官房秘書課（以下「秘書課」という。）が保有する個人情報として、別紙３記載のうち、本件請求保有個人情報が記録された文書として、文書１ないし文書３を特定し、審査請求人に対し、求補正書により特定した保有個人情報の情報を提供した上で、請求を維持するかの意思確認及び請求を維持する場合は手数料の追納（補正）を求めた。
そうしたところ、審査請求人は、処分庁に対し、本件開示請求を維持する旨を記載し、追納分の収入印紙を貼付した補正書を送付した。そこで、処分庁は、文書１ないし文書３について、法７８条各号に掲げる不開示とすべき情報が認められなかったことから、全部開示決定（原処分１）をした。
（２）審査請求の趣旨について
審査請求の趣旨は、必ずしも判然としないが、審査請求書において、審査請求の趣旨として処分の取り消しを求める旨、審査請求の理由として法７８条及び法８３条等違反の旨を記載していることから、開示決定期限の超過を理由として原処分１を取り消し、個人情報の追加特定を求めているものと推測される。
（３）原処分１の妥当性について
ア 法７８条に関する主張について
（ア）文書１について
文書１は、本件請求保有個人情報１のとおり審査請求人から秘書課に送付のあった苦情等の申立て（文書）に対し、秘書課が審査請求人に送付した文書の写しである。
審査請求人は、別紙３において、開示請求の対象を「本人（開示請求者）が政府に宛てた一連の苦情等の申立てに対する政府の対応を指す」旨を記載していることから、秘書課においては、審査請求人から送付のあった文書に対する秘書課の対応結果を示すものとして、文書１を特定し、審査請求人にその旨の情報を提供した上で開示したものであり、秘書課では、文書１の他に本件請求保有個人情報１に該当する保有個人情報は保有していない。
（イ）文書２及び文書３について
文書２及び文書３は、いずれも審査請求人から処分庁に対し送付のあった文書である。
これは、本件請求保有個人情報２及び本件請求保有個人情報３のとおり審査請求人から秘書課に送付のあった苦情等の申立て（文書）に対し、秘書課において特段の文書を作成していないため、対応結果を示すものとしては、審査請求人から送付のあった文書以外に存在しないことから、当該送付文書を特定し、審査請求人に対しその旨の情報を提供した上で開示したものであり、秘書課では、文書２及び文書３の他に本件請求保有個人情報２及び本件請求保有個人情報３に該当する保有個人情報は保有していない。
イ 法８３条に関する主張について
処分庁は、令和６年３月２９日、審査請求人から送付のあった本件開示請求書を受け付けたが、法８３条１項に規定する期限内に開示決定等をすることは、他に処理すべき事務の量が多く、本件開示請求の事務処理が困難であるため、審査請求人に対し、同年４月１８日、「保有個人情報開示決定等の期限の延長について（通知）」により開示決定等期限を３０日延長し、延長後の開示決定等期限が同年５月２８日である旨を通知するとともに、「保有個人情報開示請求について（求補正）」により不足する開示請求手数料の追納（補正）を求めた。
同年５月１０日、審査請求人から、不足する開示請求手数料分の収入印紙が貼付された補正書の送付があった。
開示決定等の期限の延長については、法８３条２項により、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、同条１項が規定する開示決定期限を３０日以内に限り延長することができる旨が規定されているほか、同項ただし書きにより、法７７条３項の規定により補正を求めた場合には、当該補正に要した日数は開示決定期限までの期間に算入しない旨が規定されている。
原処分１においては、開示決定等の期限を３０日延長した上、補正に２２日間を要したため、開示決定等の期限は、令和６年６月１９日となるところ、処分庁は、原処分１を同月１３日に行っている。（４）結論
以上のことから、処分庁が行った原処分１について、処分庁において、本件対象保有個人情報１ないし３の他に開示請求の対象として特定すべき保有個人情報を保有しているとは認められない。また、原処分１は、開示決定等の期限内に行われている。よって、原処分１は妥当である。
２ 原処分２（諮問第２３４号の関係）
（１）原処分２について
審査請求人は、処分庁に対し、本件開示請求書により、別紙３に掲げる趣旨に合致する保有個人情報の開示請求をした。
処分庁は、該当する個人情報を探索したところ、秘書課では、本件対象保有個人情報４に該当する保有個人情報を保有していないため、審査請求人に対し、求補正書によりその旨を情報提供した上で、請求を維持するかの意思確認及び請求を維持する場合は手数料の追納を求めたところ、審査請求人から処分庁に対し、開示請求を維持する旨を記載し、手数料の追納分の収入印紙が貼付された補正書の送付があった。そこで、処分庁は、該当する保有個人情報を保有していないことから、保有個人情報の不開示決定（原処分２）をした。
（２）審査請求の趣旨について
審査請求の趣旨は、必ずしも判然としないが、審査請求書において、審査請求の趣旨として処分の取り消しを求める旨、審査請求の理由として法７８条及び８３条等違反の旨を記載していることから、開示決定期限の超過を理由として原処分２を取り消し、個人情報の特定を求めているものと推測される。
（３）原処分２の妥当性について
ア 法７８条に関する主張について
行政機関の職員の文書の作成については、公文書等の管理に関する法律（以下「公文書管理法」という。）４条により、処理に係る事案が軽微なものである場合を除いて文書を作成しなければならないこととされている。
秘書課では、公文書管理法の具体的解釈・留意点等を示している行政文書の管理に関するガイドライン（平成２３年４月１日内閣総理大臣決定）（以下「ガイドライン」という。）を踏まえ、電話等による所掌事務に関する単なる照会・問合せに対する応答及びこれを受けた事務処理上の連絡等については、処理に係る事案が軽微なものに該当するものとし、文書を作成していない。
本件対象保有個人情報４の説明にある特定年月日時頃に審査請求人が法務省にかけた電話の内容は、別紙３の（５）によれば、秘書課が審査請求人に送付した郵便物の不適切な取扱いに関する苦情や照会等である旨を説明されており、当時の秘書課の担当者に確認したところ、その頃、審査請求人から同趣旨の電話を受けた記憶があるということであった。
そうであれば、秘書課では、法務省の所掌事務に関する単なる問合せに対する応答であり、処理に係る事案が軽微なものとして、他の同種の案件と同様に文書を作成しないケースとなる。
イ 法８３条に関する主張について
上記第３の１（３）イと同旨。（ただし、「原処分１」とあるのを「原処分２」に改める。）
（４）結論
以上のことから、処分庁が作成又は取得をしておらず保有していないことを理由として行った原処分２は妥当である。また、原処分２は、開示決定等の期限内に行われている。
第４ 調査審議の経過
当審査会は、本件各諮問事件について、以下のとおり、併合し、調査審議を行った。
① 令和６年１２月２４日諮問の受理（令和６年（行個）諮問第２３３号及び同第２３４号）
② 同日諮問庁から理由説明書を収受（同上）
③ 令和７年９月１２日審議（同上）
④ 同年１０月１０日令和６年（行個）諮問第２３３号及び同
第２３４号の併合並びに審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は、本件請求保有個人情報及び本件対象保有個人情報４の開示を求めるものであり、処分庁は、本件請求保有個人情報につき、本件対象保有個人情報１ないし３を特定し、その全部を開示する原処分１及び本件対象保有個人情報４につき、これを保有していないとして不開示とする原処分２を行った。
これについて、審査請求人は、原処分の取消しを求め、諮問庁は、原処分は妥当であるとしているところ、当審査会事務局職員をして確認させたのに対し、諮問庁は、上記第３の１（２）及び同２（２）記載のとおり、審査請求人は、原処分１について、保有個人情報の特定の不当及び開示決定等の期限超過を、原処分２について、不存在による不開示決定の不当及び開示決定等の期限超過を争うものと解して本件各諮問を行ったと説明するので、以下、それを前提に、原処分１について本件対象保有個人情報１ないし３の特定の妥当性、原処分２について本件対象保有個人情報４の保有の有無並びに原処分について開示決定等の期限超過の有無を検討する。
２ 本件対象保有個人情報１ないし３の特定の妥当性について
（１）文書１について
ア 標記文書に記録された保有個人情報の特定の妥当性について、諮問庁は、上記第３の１（３）ア（ア）のとおり説明するので、当審査会事務局職員をして更に確認させたところ、諮問庁は、おおむね以下のとおり補足して説明する。
（ア）文書１は、特定年月日Ａ付け秘書課庶務係宛て「連絡書」と題する文書（以下「特定年月日Ａ付け連絡書」という。）において、特定年月日Ｅ付け秘書課庶務係から審査請求人宛ての郵便物（以下「特定年月日Ｅ付け郵便物」という。）の発送時の状況及び内容物等について情報提供を求める旨の記載があったことから、これに対して、秘書課庶務係から審査請求人に宛てに、特定年月日Ｅ付け郵便物の発送時の状況及び内容物等を回答した文書である。
（イ）本件開示請求を受けた際に、秘書課の執務室、書庫、パソコン上のフォルダ内等を探索し、また本件審査請求を受けた際にも改めて同じ範囲を探索したが、本件対象保有個人情報１以外には、本件請求保有個人１に該当する保有個人情報を確認することはできなかった。
イ 以下、検討する。
（ア）当審査会において、諮問書に添付された文書１及び諮問庁から提示を受けた特定年月日Ａ付け連絡書（写し）を確認したところによれば、文書１及び特定年月日Ａ付け連絡書の記載内容は、上記ア（ア）の諮問庁の説明のとおりであることが認められることから、文書１は、本件請求保有個人情報１に該当する保有個人情報が記録された文書であると認められる。
（イ）また、上記ア（イ）の探索の範囲について特段の問題があるとは認められない。
（ウ）そして、文書１の性質に鑑みても、文書１以外に本件請求保有個人情報１が記録された文書の存在を確認することができなかったとする上記アの諮問庁の説明に特段不自然、不合理な点はなく、これを覆すに足りる事情も認められない。
（エ）したがって、法務省において、文書１の外に、本件請求保有個人情報１が記録されている文書を保有しているとは認められないので、本件対象保有個人情報１を特定したことは、妥当である。
（２）文書２及び文書３について
ア 標記各文書に記録された保有個人情報の特定の妥当性について、諮問庁は、上記第３の１（３）ア（イ）のとおり説明するので、当審査会事務局職員をして更に確認させたところ、諮問庁は、おおむね以下のとおり補足して説明する。
（ア）文書２及び文書３は、実質的には裁判所の判断等に対する不服が記載されているところ、文書２及び文書３が法務省に到達する以前にも、審査請求人から法務省宛てに、同趣旨の文書が送付されており、それに対し、特定年月日Ｅ付けで返答文書（以下「特定年月日Ｅ付け返答文書」という。）を、審査請求人宛てに発出した経緯があり、文書２及び文書３を受けて、再度、返答文書を発出する等の対応をする必要性はないことから、少なくとも文書を作成しての対応は行わなかった。なお、この対応は、公文書管理法、法務省行政文書管理規則及びガイドラインの規定等に照らしても、特段問題のない対応である。
（イ）また、文書２及び文書３の記載内容は、法務省の所管外であることが明らかであったことから、秘書課から、法務省の秘書課以外の部局に対し、当該文書の送付は行っていない。
（ウ）本件開示請求を受けた際、秘書課の執務室、書庫、パソコン上のフォルダ内等を探索し、また本件審査請求を受けた際にも改めて同じ範囲を探索したが、本件対象保有個人情報２及び本件対象保有個人情報３以外には、本件請求保有個人情報２及び本件請求保有個人情報３に該当する保有個人情報を確認することはできなかった。
イ 以下、検討する。
（ア）当審査会において、諮問庁から提示を受けた特定年月日Ｅ付け返答文書を確認すると、秘書課から審査請求人宛てに、文書２及び文書３と同趣旨の苦情に対するものとして不自然ではない返答を行っていることが認められる。
（イ）そうすると、文書２及び文書３の記載内容を踏まえ、特定年月日Ｅ付け返答文書と同趣旨の返答文書を発出する等の対応を行う必要性はないと判断し、文書２及び文書３に対して、文書を作成しての対応を行わなかった旨の上記ア（ア）の諮問庁の説明には、特段不自然、不合理な点はなく、これを覆すに足りる事情も認められない。そうすると、審査請求人が秘書課宛てに送付した文書２及び文書３に関し、秘書課が対応した文書が存在するとは認められない。（ウ）次に、文書２及び文書３を秘書課以外の部局に送付していない旨の上記ア（イ）の諮問庁の説明にも不自然、不合理な点はなく、これを覆すに足りる事情も認められない。そうすると、上記ア（ウ）の探索の範囲について、特段の問題があるとは認められない。（エ）したがって、法務省において、本件対象保有個人情報２及び本件対象保有個人情報３の外に、本件請求保有個人情報２及び本件請求保有個人情報３に該当する保有個人情報を保有しているとは認められないので、本件対象保有個人情報２及び本件対象保有個人情報３を特定したことは妥当である。
３ 本件対象保有個人情報４の保有の有無について
（１）本件対象保有個人情報４の保有の有無について、諮問庁は、上記第３の２（３）アのとおり説明するので、当審査会事務局職員をして更に確認させたところ、諮問庁は、おおむね以下のとおり補足して説明する。
ア 別紙３の（５）の本件対象保有個人情報４の説明において、特定年月日時頃の電話の内容は、秘書課から審査請求人宛てに送付した、特定年月日Ｅ付け郵便物の取扱いに関する苦情等である旨記載されているところ、これは、処理に係る事案が軽微なものに該当するため、公文書管理法、法務省行政文書管理規則及びガイドラインの規定等を踏まえ、通常、口頭にて対応を行い、文書等を作成することはない。
イ 念のため、本件開示請求を受けた際に、秘書課の執務室、書庫、パソコン上のフォルダ内等を探索し、また本件審査請求を受けた際にも改めて同じ範囲を探索したが、本件対象保有個人情報４を確認することはできなかった。
（２）以下、検討する。
ア 公文書管理法及び法務省行政文書管理規則には、処理に係る事案が軽微なものである場合には文書作成を要しないという趣旨が定められ、ガイドラインには、所掌事務に関する単なる照会・問合せに対する応答等は、処理に係る事案が軽微なものである場合に該当する旨が記載されていることが認められる。
イ そうすると、当該電話の内容は、秘書課の所掌事務に関する問合せ等であり、処理に係る事案が軽微なものとして、対応に際して文書を作成していない旨の上記（１）ア及び上記第３の２（３）アの諮問庁の説明には特段不自然、不合理な点はなく、これを覆すに足りる事情も認められない。
ウ また、上記（１）イの探索の範囲等について、特段の問題があるとは認められない。
エ したがって、法務省において、本件対象保有個人情報４を保有しているとは認められない。
４ 原処分の開示決定等の期限超過の有無について
諮問書に添付された書面（写し）によれば、本件において、処分庁が求補正書を発出し、審査請求人が補正書を提出するまでの経緯については、諮問庁が上記第３の１（３）イ及び同２（３）イで説明するとおりであることに加え、令和６年４月１８日付けの開示決定等期限延長通知に定められた延長後の開示決定等の期限は、同年５月２８日であったことが認められる。また、法８３条１項ただし書によれば、補正に要した日数（２２日間）は開示決定等の期限の日数に算入されないのであるから、補正後の開示決定等の期限は同年６月１９日であったことが認められる。
したがって、原処分に開示決定等の期限超過は認められない。
５ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人のその他の主張は、当審査会の上記判断を左右するものではない。
６ 本件各決定の妥当性について
以上のことから、本件請求保有個人情報の開示請求につき、本件対象保有個人情報１ないし３を特定し、開示し、本件対象保有個人情報４につき、これを保有していないとして不開示とした各決定については、本件請求保有個人情報につき、法務省において、本件対象保有個人情報１ないし３の外に開示請求の対象として特定すべき保有個人情報を保有しているとは認められないので、本件対象保有個人情報１ないし３を特定したことは妥当であり、法務省において本件対象保有個人情報４を保有しているとは認められず、これを保有していないとして不開示としたことは妥当であると判断した。
（第１部会）
委員中里智美、委員木村琢麿、委員中村真由美
別紙１原処分１関係（令和６年（行個）諮問第２３３号）
１ 本件請求保有個人情報が記録された文書
（１）特定年月日Ａ付けの「連絡書」（法務省大臣官房秘書課庶務係宛て）に対する政府の対応に関する文書
（２）特定年月日Ｂ付けの「公文書の管理に関する苦情の申立書」（法務大臣宛て）に対する政府の対応に関する文書
（３）特定年月日Ｃ付けの「苦情申立書」（法務大臣宛て）に対する政府の対応に関する文書
２ 本件対象保有個人情報１ないし３が記録された文書（なお、上記１（２）及び（３）に該当する文書としては、審査請求人から法務大臣宛てに送付のあった下記文書２及び文書３以外には存在しないことから、当該文書を特定して、審査請求人に対し、その旨の情報を提供した上で開示したものである。）
（１）文書１法務省大臣官房秘書課から請求人宛ての特定年月日Ｂ付け文書の写し
（２）文書２特定年月日Ｂ付け「公文書の管理に関する苦情の申立書」と題する法務大臣宛ての文書
（３）文書３特定年月日Ｃ付け「苦情申立書」と題する文書
別紙２原処分２関係（令和６年（行個）諮問第２３４号）特定年月日時頃に本人が法務省にかけた電話（法務省代表電話番号宛て）に対する政府の対応に関する文書に記録された保有個人情報別紙３本件開示請求書別紙の記載（原文ママ）
開示を請求する行政文書の名称は「苦情処理に関する文書」です。（１）「苦情処理」とは、ここでは本人（開示請求者）が政府に宛てた一連の苦情等の申し立てに対する政府の対応を指します。この「苦情等の申し立て」とは、ここでは事実の申告、行政行為や情報管理への不服や異議、ならびに是正、中止、救済、照会、確認等を求める旨の本人（開示請求者）の意思表示をいいます。本請求では文書や口頭による次に掲げる２２件の申し立て（補正書において、審査請求人が「２４件の申し立て」と訂正している。）がそれぞれこの「苦情等の申し立て」に相当します。
１～８（略）
９ 特定年月日Ａ付けの「連絡書」（法務省大臣官房秘書課庶務係宛て）
１０ （略）
１１ 特定年月日Ｂ付けの「公文書の管理に関する苦情の申立書」（法務大臣宛て）
１２ 特定年月日時頃に本人が法務省にかけた電話（法務省代表電話宛て）１３～２０（略）
２１ 特定年月日Ｃ付けの「苦情申立書」（法務大臣宛て）
２２ （略）
（２）苦情処理に係る文書とは、ここでは苦情等の申し立ての内容を表示する申立書（申立者が作成した文書）、あるいは口頭（通話など）の申し立ての内容や態様を記録したメモなど、ならびに苦情等の申し立てに対する政府（法務省）内の組織的な応答の有り方や情報共有の有り方、あるいは組織的な意思決定を表示した行政文書を指します。
（３）組織的な応答や情報共有の方針等を決定するための起案文書や組織的な意思決定のための決裁文書などは開示を請求する行政文書の範囲に含まれます。
（４）前記１２の「特定年月日時頃に本人が法務省にかけた電話（法務省代表電話番号宛て）」による苦情等の申し立ては、法務省大臣官房秘書課より特定年月日Ｅ付けで本人宛てに発信された郵便物の不適切な取り扱いに関する苦情を述べたり照会や確認を申し出たりしたものです。
（５）前記１２の「特定年月日時頃に本人が法務省にかけた電話（法務省代表電話番号宛て）」による苦情等の申し立ては、法務省大臣官房秘書課より特定年月日Ｅ付けで本人宛てに発信された郵便物の不適切な取り扱いに関する苦情を述べたり照会や確認を申し出たりしたものです。
本人が特定年月日時頃に架電した際の宛先の電話番号は０３－３５８０－４１１１です。このとき本人が発信に使用した電話番号は特定電話番号です。これらのことを参考にする資料（略）を右に表示しています。電話は法務省大臣官房秘書課に転送されました。その際に本人が同課の職員に口頭で申し立てた苦情は２件ありました。一は法務省大臣官房秘書課より発出され本人宛てに届いた特定年月日Ｅ付けの文書が封入された郵便物の取り扱いに関する苦情等（情報漏洩の危険が生じていた疑いと事実の申告、当該郵便物に係る封筒の内容物の確認、その発送時の物理的な態様について説明を求める旨の照会）です。二は法務省大臣官房長宛ての「司法行政文書の管理に関する疑義の申立書」（特定年月日Ｆ付け）が受理されなかったこと（返送されたこと）についての苦情です。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r07k003.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。