諮問庁：防衛大臣
諮問日：令和６年１２月１２日（令和６年（行情）諮問第１３８５号）
答申日：令和８年８月３１日（令和８年度（行情）答申第４７３号）
事件名：「期限管理」に関して行政文書ファイル等につづられた文書の不開示決定（不存在）に関する件）
答申書
第１ 審査会の結論
別紙の１に掲げる文書（以下「本件対象文書」という。）につき、これを保有していないとして不開示とした決定については、別紙の２に掲げる文書を特定し、更に該当するものがあれば、これを特定し、改めて開示決定等をすべきである。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し、平成３０年１０月３１日付け防官文第１７０８３号により防衛大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）について、その取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は、審査請求書によると、おおむね以下のとおりである。
一部に対する不開示決定の取消し。
本件請求に対して処分庁は、形式的不備をなしている箇所について具体的なご指摘ができず、かつ審査請求人が行政手続法３５条に基づく「書面の交付」を求めたにも関わらず、これを行っていないので、違法な処分である。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 経緯
本件開示請求は、本件対象文書の開示を求めるものであり、これに該当する行政文書の保有を確認することができなかったことから、平成３０年１０月３１日付け防官文第１７０８３号により、法９条２項の規定に基づき、文書不存在による不開示決定処分（原処分）を行った。
本件審査請求は、原処分に対して提起されたものである。
なお、原処分に対する審査請求について、審査請求が提起されてから情報公開・個人情報保護審査会への諮問を行うまでに約６年を要しているが、その間多数の開示請求に加え、開示請求の件数を大幅に上回る大量の審査請求が提起され、それらにも対応しており、諮問を行うまでに長期間を要したものである。
２ 本件対象文書の保有の有無について
本件開示請求に該当する行政文書を作成又は取得しておらず、保有していないことから、文書不存在につき不開示とした。
３ 審査請求人の主張について
審査請求人は、「一部に対する不開示決定の取消し」として、形式的不備をなしている箇所について具体的な指摘ができず、かつ審査請求人が行政手続法３５条に基づく「書面の交付」を求めたにも関わらず、これを行っていないとしているが、原処分は、上記２のとおり、本件開示請求に該当する行政文書を保有していないことから、文書不存在につき不開示としたものである。
よって、審査請求人の主張には理由がなく、原処分を維持することが妥当である。
第４ 調査審議の経過
当審査会は、本件諮問事件について、以下のとおり、調査審議を行った。
① 令和６年１２月１２日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 令和８年６月１０日審議
④ 同年７月１５日審議
⑤ 同年８月２５日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件開示請求について
本件開示請求は、本件対象文書の開示を求めるものであり、処分庁は、これを保有していないとして不開示とする原処分を行った。
これに対し、審査請求人は、原処分の取消しを求めているが、諮問庁は、原処分は妥当であるとしていることから、以下、本件対象文書の保有の有無について検討する。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）本件対象文書の保有の有無について、当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ、諮問庁から次のとおり説明があった。
ア 本件対象文書の開示請求文言及び添付資料から、大臣官房文書課情報公開・個人情報保護室（以下「情報公開室」という。）（現：公文書監理室）における開示決定等に係る事務処理についての期限管理に関して行政文書ファイル等につづられた文書の開示を求めるものと解した。
イ 情報公開室においては、防衛省・自衛隊における情報公開請求・審査請求に係る業務の進捗管理・期限管理等の処理を効率的に行うため、「情報公開支援システム」（以下「当該システム」という。）を利用している。
当該システムを用いた期限管理については、情報公開に係る開示請求から開示決定等まで及び審査請求から答申後の裁決までに至る一連の事務手続に携わる職員が、共有サーバ上のアプリケーションに進捗状況を都度入力する形で行っていることから、当該システム上で必要な状況を確認しており、行政文書ファイル等につづっておらず、この他に期限の管理に関する行政文書を作成する必要もなかったことから、請求に該当する行政文書を保有していないとして、文書不存在による不開示決定処分を行った。
（２）当該システムの仕様について、当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ、当該システムから情報公開室における開示決定等に係る事務処理の期限管理に関する一覧を出力し、印刷することができるとのことであった。
当審査会において、諮問庁から当該資料の提示を受け確認したところ、情報公開室における各開示請求等に係る事案の開示決定等の事務処理に係る期限等が記載されている資料であることが認められる。
そうすると、当該資料は、情報公開室における開示決定等に係る事務処理についての期限管理に関する文書に該当するものと認められる。（３）したがって、防衛省において、本件対象文書に該当する文書として、少なくとも別紙の２に掲げる文書を保有していると認められるので、これを特定し、調査の上、更に本件対象文書に該当するものがあれば、これを特定し、改めて開示決定等すべきである。
３ 付言
本件は、審査請求から諮問までに約６年が経過しており、諮問庁の説明を考慮しても、「簡易迅速な手続」による処理とはいい難く、また、審査請求の趣旨及び理由に照らしても、諮問を行うまでに長期間を要するものとは考え難い。
諮問庁においては、今後、開示決定等に係る審査請求事件における処理に当たって、迅速かつ的確な対応が望まれる。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから、本件対象文書につき、これを保有していないとして不開示とした決定については、防衛省において別紙の２に掲げる文書を保有していると認められるので、これを特定し、調査の上、更に本件対象文書に該当するものがあれば、これを特定し、改めて開示決定等をすべきであると判断した。
（第２部会）
委員武藤京子、委員佐藤郁美、委員寺田麻佑
別紙
１ 本件対象文書
「期限管理」（「情報公開ハンドブック（業務処理要領編）」３０頁）に関して行政文書管理ファイル等に綴られた文書の全て。【出典を裏面にプリントアウト】
２ 開示決定等すべき文書
情報公開支援システムから出力した情報公開室における開示決定等に係る事務処理の期限管理の一覧に関する資料
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0810.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
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