諮問庁：外務大臣
諮問日：令和８年７月６日（令和８年（行情）諮問第９４０号）
答申日：令和８年９月２８日（令和８年度（行情）答申第６１３号）
事件名：特定のサマリーレコードの送信者等が分かる文書の不開示決定（不存在）に関する件
答申書
第１ 審査会の結論
別紙に掲げる文書（以下「本件対象文書」という。）につき、これを保有していないとして不開示とした決定は、妥当である。
第２ 審査請求人の主張の要旨
１ 審査請求の趣旨
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（以下「法」という。）３条の規定に基づく開示請求に対し、令和８年６月１日付け情報公開第０１００９号により外務大臣（以下「処分庁」又は「諮問庁」という。）が行った不開示決定（以下「原処分」という。）の取消しを求める。
２ 審査請求の理由
審査請求人の主張する審査請求の理由は、審査請求書及び意見書によると、おおむね以下のとおりである。
（１）審査請求書
処分庁が令和８年６月１日付（情報公開第：０１００９号）で行った不開示決定（不存在）を取り消し、対象文書の全開示を求める。
ア 対象文書がかつて確実に存在した事実と、処分庁の主張の矛盾本件は、情報公開第０２５９９号により処分庁自らが開示した「障害者権利委員会第５９４・５９５回会議のサマリーレコード（２０２２年８月２２・２３日分）」に関して、その受領の日時や方法などが特定できる文書（メール等を含む）を求めたものである。
処分庁から当該サマリーレコードが実際に開示されているという事実は、処分庁が障害者権利委員会（または国連関係機関）から同文書を受領したことを確実に証明している。外交交渉や国際会議に係る公式文書を受領するにあたり、何ら記録を残さずに受領することは、外交当局の執務として通常あり得ない。したがって、求める対象文書（受領の経緯がわかる記録）は、過去において「確実に作成又は取得され、存在していた」ことは客観的に明白である。
イ 原処分の理由の違法・不当性（理由提示義務違反）
これに対して処分庁は、本件対象文書について「当時の入手方法等について記録は保存されておらず、該当する文書は確認出来なかった」として、不存在を理由に不開示決定を行った。
しかしながら、行政手続法８条１項が定める理由提示義務の趣旨に照らし、処分庁の示す理由は、過去に確実に存在したはずの対象文書が、法的な保存期間満了に伴い適正に「廃棄」されたのか、あるいは「紛失（亡失）」したのかすら判然としない、極めて不十分かつ曖昧なものである。単に「現在は保存されていない」という状態を述べるだけでは、理由の提示として全く成立していない。
ウ 情報公開・個人情報保護審査会答申（令和６年３月２７日・第８７１号）の趣旨違反
同様の曖昧な不存在理由を巡っては、情報公開・個人情報保護審査会の答申（令和６年３月２７日・令和５年度（行情）答申第８７１号）の「付言」において、以下のとおり明確に示されている。『「不存在」とする決定の際には、「単に対象文書を保有していないという事実だけでは足りず、対象文書を作成又は取得していないのか、あるいは作成又は取得した後に廃棄又は亡失したのか等、当該文書が存在しないことの要因についても理由として付記することが求められる」』
その上で同答申は、こうした理由は「行政手続法８条１項の趣旨に照らし、適切さを欠くものであるといわざるを得ず、処分庁においては、今後の対応において、上記の点につき留意すべきである」と厳しく指摘している。
処分庁は、本件の「開示請求対象行政文書一覧表」等において、上記答申の「付言」で厳しく戒められた内容と全く同様の、存在しない要因（経緯）を伏せた不透明な決定を行った。これは、審査会から突きつけられた留意事項を意図的に無視し、理由提示義務の本質を著しく欠いた、不適切な手続きである。
エ 公文書管理の原則および廃棄記録の不存在について
公文書管理法に基づけば、仮に対象文書が保存期間を満了して正当に廃棄されたのであれば、当然「行政文書廃棄簿」等にその日時や選定の記録が厳格に残されていなければならない。
万が一、処分庁において当該廃棄の記録（廃棄簿への記載）が存在しないのでわけではない（原文ママ）。公式に廃棄されていない以上、本件対象文書は依然として庁内に保有されている（あるいは組織的な探索が著しく不十分である）と推認するのが合理的である。さらに、仮に正当な手続きを経ずに「紛失（亡失）」させたのであれば、それは外務省の重大な違法状態（公文書管理法違反）を自認するものにほかならない。
結論
以上のことから、原処分は同審査会答申の趣旨および行政手続法に違反する不適切な手続きであり、かつ処分庁による対象文書の探索も著しく不十分である。よって、本件不存在決定の速やかな取消しと、対象文書の徹底的な再探索および開示を求める。
（２）意見書
外務大臣宛ての審査請求書（２０２６年６月５日。上記（１）を指す。）の「審査の趣旨・理由」に記したものが、審査請求人の主張であるが、外務省からの「理由説明書（２０２５―０１４２３）」（下記第３を指す。以下同じ。）における「審査請求人の主張について」に記載のあった事項について、反論する。
外務省は、「審査請求人の主張について」において、「審査請求人は、不存在とした文書について、当省が障害者権利委員会からサマリーレコードを確実に受領していることを前提に存在しているとして開示を求めて」いるとしているが、当然のことである。なぜなら、本件は、情報公開第０２５９９号により、外務省自らが開示した「障害者権利委員会第５９４・５９５回会議のサマリーレコード（２０２２年８月２２・２３日分）」に関して、その受領の日時や方法などが特定できる文書（メール等を含む）を求めたものであるからである。サマリーレコードは、外務省が作成したものではなく、国連・障害者権利委員会が作成した文書であり、外務省が外部から受領した文書であることは確実である。そうであれば、行政機関が外部から文書を収受・取得したものであるので、公文書管理法４条（文書作成義務）にもとづき、その事務処理の経緯（日時、手段、ルート等）を「合理的に跡付け、又は検証することができるよう」に記録した文書や、送付されてきたメール、収受手続きを行った記録（行政文書）が適切に作成・保存されていなければならないのである。
それにも関わらず、外務省は、不開示決定通知書（２０２６年６月１日）において、「サマリーレコードについて、当時の入手方法等について記録は保存されておらず、該当する文書は確認出来なかったため不開示（不存在）としました」との「決定理由」を示している。また、「理由説明書」においても、サマリーレコードについて、「多くの場合、国連ホームページ上で公開されたものをダウンロードして入手するのが実情であ」るとするとともに、「仮に国連側から個別の送付があった場合にも、メールで送信されてくるのが通常であり、事務連絡のメール自体は保存期間１年未満の行政分として分類され」ており、いずれについても、「現在においては当時の入手方法を確認出来る記録は当省には残されていない」とする。
まず、「理由説明書」に示された、国連のサイトからダウンロードしたものであれば、情報公開第０２５９９号により開示された「障害者権利委員会第５９４・５９５回会議のサマリーレコード（２０２２年８月２２・２３日分）」は、電磁的記録媒体により開示を受けており、外務省において保存されている、この文書ファイルの「プロパティ」を確認すれば、請求人が請求していた、「いつ」「誰から」受領したかわかる。
同様に、メールで受領していたとしても、添付されていたと思われる、サマリーレコードの文書ファイルの「プロパティ」を確認すれば、請求人が請求していた、「いつ」「誰から」受領したかわかる。「理由説明書」における外務省の主張にもとづけば、開示された「障害者権利委員会第５９４・５９５回会議のサマリーレコード（２０２２年８月２２・２３日分）」のファイルの「プロパティ」画面を開示するように求める。
公文書管理法２条２項において、行政文書とは「行政機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録」と定義されている。電子ファイルにおけるプロパティ情報は、本文と不可分一体の「電磁的記録の一部」であり、まさに同法４条が求める「事務の経緯及び実績を合理的に跡付け、又は検証することができる」客観的記録そのものである。
外務省は「記録は残されていない」と主張するが、電子ファイルには、「メタデータ（プロパティ情報）」が組み込まれており、それを参照すれば、外務省が保有する文書データの入手経路等を確認できる。仮に外務省が弁明する通り、当該サマリーレコードが国連ホームページからダウンロードされたもの、メールで送信されたものであったとしても、外務省が保有する当該電子ファイルのプロパティ（作成日時、アクセス日時、あるいは保存ルート等）を確認すれば、外務省が「いつ」「誰が（どの端末・アカウントが）」当該事務処理（取得）を行ったかが一目瞭然で判明する。これらは、請求人が当初から開示を求めている「受領（取得）の日時や方法などが特定できる文書」に他ならない。
したがって、外務省は単に「当時の入手方法を確認できる記録はない」との回答を繰り返すのではなく、現に保有し開示実績のある当該電子ファイルの「プロパティ（詳細情報）画面」のスクリーンショット、または「メタデータ構造が確認できる電磁的記録」を誠実に特定し、行政文書として開示するべきである。
これを行わずに「不存在」として不開示とした当初決定は、事実の不調査および公文書管理法・情報公開法の解釈誤りに基づく違法・不当な決定であり、速やかに取り消されるべきである。
第３ 諮問庁の説明の要旨
１ 経緯
処分庁は、令和８年３月３１日付けで受理した審査請求人からの本件対象文書の開示請求に対し、法１０条に基づく開示決定期限の延長を行った後、不開示（不存在）とする決定を行った（原処分）。
これに対し、審査請求人は、令和８年６月５日付けで原処分を取り消すとともに、対象文書の全開示を求める審査請求を行った。
２ 本件対象文書について
本件審査請求の対象となる文書は、不存在である。
３ 原処分について
審査請求人からの開示請求を受け、該当する文書を探索した結果、取得した記録及び保存が確認できなかったため、不開示（不存在）とする決定を行った。
４ 審査請求人の主張について
（１）審査請求人は、不存在とした文書について、外務省が障害者権利委員会からサマリーレコードを確実に受領していることを前提に存在しているとして開示を求めており、また、不存在理由について、破棄されたのか紛失したのかが明瞭でないため不適切である、と主張している。（２）しかしながら、そもそも、サマリーレコードとは、必ずしも国連側から日本政府に対して個別に送付される文書ではない。多くの場合、国連のホームページ上で公開されたものをダウンロードして入手するのが実情であり、その場合には、入手方法の経緯は記録として残らない。また、仮に国連側から個別の送付があった場合にも、メールで送信されてくるのが通常であり、事務連絡のメール自体は保存期間１年未満の行政文書として分類される。したがって、上記いずれの入手方法の場合においても、現在においては当時の入手方法を確認できる記録は外務省には残されていない。それ故、処分庁は、「開示請求対象行政文書一覧表」の「決定理由」において、本件対象文書の不存在理由を「当時の入手方法等について記録は保存されておらず」として明示的に通知している。なお、本件審査請求を受け改めて対象文書を探索の上、特定されるべき文書に漏れがないことを確認した。
以上のことから、審査請求人の主張には理由がない。
５ 結論
上記の論拠に基づき、諮問庁としては、原処分を維持することが妥当であると判断する。
第４ 調査審議の経過
当審査会は、本件諮問事件について、以下のとおり、調査審議を行った。
① 令和８年７月６日諮問の受理
② 同日諮問庁から理由説明書を収受
③ 同月２１日審査請求人から意見書を収受
④ 同年９月１７日審議
第５ 審査会の判断の理由
１ 本件対象文書について
本件開示請求は、本件対象文書の開示を求めるものであり、処分庁は、別表のとおり、外務省において本件対象文書に該当する文書を保有していないため、不開示（不存在）とする原処分を行った。
２ 本件対象文書の保有の有無について
（１）本件対象文書の保有の有無について、諮問庁は上記第３の４（２）のとおり説明する。当審査会事務局職員をして国連デジタルライブラリーを検索させたところ、本件開示請求文言にある「障害者権利委員会第５９４・５９５回会議のサマリーレコード」（以下「サマリーレコード」という。）が掲載されていることが認められた。そうすると、国連が作成したサマリーレコードを国連のウェブサイトから外務省がダウンロードし、入手したとする上記第３の４（２）の諮問庁の説明は、不自然、不合理とはいえない。
（２）また、審査請求人は、上記第２の２（２）において、サマリーレコードのプロパティ情報を参照すれば、サマリーレコードの入手経路等が確認できるとして、プロパティ情報が表示された画面の開示を求めている。そこで、以下、当該プロパティ情報の行政文書該当性について検討する。
ア 法２条２項において「行政文書」とは、①行政機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、②文書、図画及び電磁的記録、③当該行政機関の職員が組織的に用いるもの、④当該行政機関が保有しているものであることとされている。
ここで「組織的に用いる」とは、当該行政機関の組織において、業務上必要なものとして、作成・取得され、利用され、又は保存されている状態のものを意味すると解するのが相当である。
そして、作成又は取得された文書が、どのような状態にあれば組織的に用いるものであるかについては、ⅰ）当該文書の作成又は取得の状況、ⅱ）当該文書の利用の状況、ⅲ）当該文書の保存又は廃棄の状況などを総合的に考慮して実質的な判断を行うのが相当である。
イ 通常、パソコンのソフトウェアを利用して文書（電磁的記録）を作成した場合、パソコンで文書のプロパティ情報を参照すると、文書の作成日・更新日、保存先等が表示されることが認められる。
ウ そこで検討すると、プロパティ情報のⅰ）当該文書の作成又は取得の状況、ⅱ）当該文書の利用の状況、ⅲ）当該文書の保存又は廃棄の状況などについて、当審査会事務局職員をして諮問庁に確認させたところ、以下のとおり説明する。
（ア）外務省文書管理規則上、プロパティ情報に関する規定は存在しない。
（イ）サマリーレコードは、担当部署において業務上使用されているものの、そのプロパティ情報については、パソコン内のソフトウェア又はＷｉｎｄｏｗｓといったオペレーションシステムが勝手に情報を生み出している（ファイルに情報を付与している）にすぎず、組織として当該プロパティ情報を業務上必要なものとして作成・利用・管理していない。
エ サマリーレコードのプロパティ情報について、組織として作成・利用・管理していないとする上記ウの（ア）及び（イ）の諮問庁の説明に不自然・不合理な点は認められない。
（３）以上から、外務省において本件対象文書を保有しているとは認められない。
３ 審査請求人のその他の主張について
審査請求人は、上記第２の２（１）において、「理由提示の不備」による原処分の取消しを求めていると解される。当審査会において、本件開示請求に係る行政文書開示決定等通知書を確認したところ、「開示請求対象行政文書一覧表」には、別表のとおり記載されていることが認められる。そうすると、本件対象文書について、不開示とした理由を了知し得る程度には理由が示されていると認められ、原処分の理由提示に不備があるとは認められない。
４ 本件不開示決定の妥当性について
以上のことから、本件対象文書につき、これを保有していないとして不開示とした決定については、外務省において本件対象文書を保有しているとは認められず、妥当であると判断した。
（第２部会）
委員武藤京子、委員佐藤郁美、委員寺田麻佑
別紙（本件対象文書）
２０２６年１月６日付けの開示決定通知書（情報公開第０２５９９号）によって、障害者権利委員会第５９４・５９５回会議のサマリーレコード（２０２２年８月２２・２３日分）の開示を受けた。
このサマリーレコードを、いつ、誰から、どのように受領したのかなど、その送信者および宛先、方法や日時等がわかる文書（メール等を含む）。既に、開示を受けているサマリーレコードなどの開示は不要。
別表
行政文書の名称等決定区分決定理由
障害者権利委員会第５９不開示（不サマリーレコードについて、当時４・５９５回会議のサマ存在）の入手方法等について記録は保存リーレコードの受領、及されておらず、該当する文書は確
び受領の方法等について認出来なかったため不開示（不存
分かる文書在）とした。
出典：総務省ホームページ「情報公開・個人情報保護審査会 答申」（https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/singi/jyouhou/toushin_r0813.html）を加工して作成（加工：TaiLexi AI）。
本文は公表資料（PDF 等）から機械的に抽出・整形したもので、改行や記号に誤りを含むことがあります。正確な文言は原本でご確認ください。